Financiële administratie

Maar weinig startende ondernemers zijn blij met de verplichte financiële administratie die zij moeten publiceren. Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beiden hebben ze verplichte zaken die zij moeten opgeven aan de belasting met betrekking tot de financiële administratie. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.

Financiële administratie

Verplichte administratie posten die je 7 jaar lang moet bewaren:

  • Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé-gebruik.
  • Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
  • Debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie. Hierover is het verplicht eens per jaar een balans en resultatenrekening op te maken. Elke post op deze resultatenrekening moet schriftelijk bewezen kunnen worden.
  • Salarisadministratie. Indien je medewerkers in dienst hebt moet je deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salarisadministratie maar vallen wel onder de administratie en moeten i.v.m het eerste punt worden bijgehouden.

Financiële administratie voor de belasting

Al deze posten hebben invloed op twee zaken. De omzet belasting (BTW) en de inkomsten-, of in het geval van een BV of NV, vennootschapsbelasting. De gehele administratie moet vastgelegd zijn. Dat kan schriftelijk, maar per 1 januari 2007 mag het ook in financiële administratie-software worden opgeslagen. Zorg ervoor dat je altijd een goede backup hebt van bestanden!

Administratie- en accountancykantoren

Je kunt met de spreekwoordelijke “schoenendoos met bonnetjes” naar een administratiekantoor stappen die voor jou de tussenstap kan zijn tussen jou en de belastingdienst. Mocht je nu echt de tijd hebben om de belastinggids uit je hoofd te leren kun je er altijd voor kiezen om het zelf uit te voeren. Het verzamelen van alle inkomsten en uitgaven dien je meestal zelf te doen. Niemand kan dit voor jou doen. Het uiteindelijke resultaat kan een administratiekantoor voor je berekenen, maar deze raadt je dus meestal wel aan om online boekhoudsoftware te gebruiken. Online zijn veel boekhoudprogramma’s te vinden, die je meestal wel kunnen helpen met een boekhoudkantoor in jouw regio.

Als je weinig verstand hebt van financiële zaken is het zeker aan te raden om de financiële administratie uit te besteden. Natuurlijk kost een boekhouder geld maar hij heeft wel verstand van zaken die belastingtechnisch aftrekbaar zijn, voordeelregeltjes, en andere belastingvoordelige zaken. Deze kunnen al snel in de duizenden euro’s lopen en zo veel kost een boekhouder eigenlijk nooit. Zo levert het inhuren van een boekhouder soms zelfs geld op!

Voor de grotere bedrijven zoals de Besloten Vennootschap en Limited bedrijven is een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijk administratief specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd. Zie voor meer verschillen tussen fiscalisten, boekhouders en accountants de website Ondernemersadministratie.nl.

Administratie bijhouden

7 jaar verplicht bewarenEen administratiekantoor berekent doorgaans gewoon zijn uren. Kom je dus binnen met een schoenendoos met bonnetjes dan zal dit eerst digitaal worden ingevoerd en voor deze tijd moet je betalen. Het is dan ook aan te raden om zelf ook het een en ander van de financiële administratie af te weten en zelf de gegevens vast op te slaan in administratiesoftware of, nog goedkoper, in Excel bij te houden. Administratiekantoren kunnen precies vertellen hoe zij graag zo’n Excel-bestand zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeldbestand. In ons artikel boekhouden via Excel kun je enkele voorbeeld-boekhoudingen zien.

Gegevens bijhouden

Als er toch al veel gegevens in Excel staan kun je onderzoeken of je ook gebruik kunt maken van wat meer geavanceerde mogelijkheden. Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over je bedrijf. Hoe actueler, hoe beter inzicht er gekregen kan worden in:

  • Het financiële plaatje van de onderneming; stijgt de winst en blijven de kosten binnen de marges?
  • De kostprijs van het product. Dit is niet alleen de grondstof maar ook uren, gas, water, licht etc. Door alle kosten te verrekenen over alle inkomsten kan een betere kostprijs worden samengevat.
  • De debiteuren-administratie. Met een actuele boekhouding is dit beter (bij) te sturen.
  • Privé-uitgaven.
  • Liquiditeit.

De statistieken wijzen uit dat ondernemers met een goede en bijgewerkte financiële administratie een kleinere kans hebben om failliet te gaan.