Boekhouden

Ondernemers moeten boekhouden. Ze moeten een administratie opzetten, (meestal) btw-aangifte doen en zelf facturen maken. Een online boekhoudprogramma maakt het opzetten van een goede boekhouding  eenvoudig. Maar wat is boekhouden eigenlijk en waar moet je als startende ondernemer zoal aan denken?

Inhoud:

• Wat is boekhouden
• Facturatie
• Debiteuren & crediteuren
• Winst- & verliesrekening
• Belastingaangiftes
• Online boekhoudsoftware
• Boekhouding uitbesteden

Wat is boekhouden precies?

Boekhouden betekent het verwerken van alle financiële administratie van je onderneming. Denk aan facturen maken en verwerken hiervan, of het regelen van de belastingaangiftes.

Dit vormt voor de meeste ondernemers de kern van de financiële administratie. Met een boekhoudprogramma regelen startende ondernemers dit eenvoudig zelf.

Boekhouden is het verwerken van je administratie.

Zelf online leren boekhouden

De belastingdienst verplicht ondernemers om de boekhouding goed te regelen. Je kunt daarvoor een boekhoudprogramma kopen, een boekhouder inhuren maar ook zelf boekhouden in Excel. Een simpele zzp-boekhouding heb je zo gemaakt. Je kunt beginnen met facturen en aangiftes.

Ook als je een boekhouder inhuurt is het altijd goed om zelf inzicht te hebben in de financiële situatie van jouw onderneming. Online kun je hiervoor eenvoudig een opleiding of cursus boekhouden volgen. Zo biedt e-Boekhouden.nl online een gratis cursus boekhouden met een uitgebreide kennisbank.

Met een gratis cursus kun je online zelf leren boekhouden.

Zelf je administratie bijhouden met een goed boekhoudprogramma? Probeer e-Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Boekhouding begint met de facturatie

Ook als een boekhouder of administratief medewerker jouw boekhouding verwerkt moet je die eerst zelf de juiste informatie geven. Daarvoor is een basiskennis boekhouden wel vereist. Zo houd je meestal zelf je inkomsten en uitgaven bij. Als je zelf facturen maakt moeten die voldoen aan regels van de belastingdienst.

Met een facturatie- of boekhoudprogramma kun je eenvoudig zelf correcte facturen opstellen en versturen. Zo moet je op elke factuur een opvolgend factuurnummer, een adres van de klant en de bedragen zowel met als zonder btw noemen.

Verwerken van inkomende en uitgaande facturen

De meeste ondernemers factureren zelf. Naast de facturen die je zelf maakt ontvang je facturen voor aankopen of andere kosten van je onderneming.

Het invoeren van alle inkomsten en uitgaven in een spreadsheet- of boekhoudprogramma heet ook wel het inboeken van facturen. Al deze facturen moet je 7 jaar bewaren. Ze zijn belangrijk bewijs van de boekhouding.

Nog altijd zijn er ondernemers die tijdens het boekhouden alles uitprinten en in ordners stoppen. Dat mag,  zolang je maar een up-to-date overzicht hebt van je financiële situatie en periodiek, meestal per kwartaal, hiermee btw-aangifte kunt doen.

Je kunt je resultaten berekenen door in een programma als Excel kolommen bij elkaar op te tellen. Deze cijfers heb je nodig voor je winst- en verliesrekening en de btw-aangifte. Als je onderneming groeit kun je meestal eenvoudig online boekhouden met een goed boekhoudprogramma.

Wil je de complete boekhouding in Excel? Voor 97 euro heb je de templates van professionals, inclusief financieel dashboard, offertes, facturatie, kilometer-, uren- en projectadministratie.

Beheren van debiteuren en crediteuren

Een klant die wel een factuur heeft ontvangen maar nog niet heeft betaald is een debiteur. Een bedrijf die jij nog geld schuldig bent, is je crediteur.

Soms duurt het even voor een klant de factuur betaalt. Als dit te lang duurt, moet je ze aan je factuur herinneren.

Het herinneren van debiteuren of het starten van een incasso-traject, heet het debiteurenbeheer. Het is een onderdeel van het boekhouden dat ondernemers vaak uitbesteden. Het crediteurenbeheer (betalen van rekeningen) doen de meeste ondernemers wel zelf.

Winst- en verliesrekening maken

Tijdens het boekhouden maak je verschillende overzichten. Het overzicht van van alle inkomende en uitgaande facturen is de winst- en verliesrekening. Naast de cijfers die voortkomen uit de factuurverwerking is deze administratie ook de basis voor de belastingaangiftes.

Als je onderneming groeit kun je de winst- en verliesrekening het beste maken met een boekhoudpakket. Naast dat je hiermee snel ziet hoe je ervoor staat houdt slimme boekhoudsoftware ook rekening met fiscale zaken. Denk aan het afschrijven van investeringen in bijvoorbeeld je inventaris, het afboeken van debiteuren, of het opstellen van de balans en uiteindelijk de jaarrekening of het jaarverslag.

De winst- en verliesrekening is een belangrijk onderdeel van je boekhouding.

De btw-aangifte indienen

Naast dat je zelf veel informatie uit de eerder genoemde overzichten kunt halen, is dit deel van de boekhouding ook nodig voor aangiftes bij de belastingdienst. De btw-aangifte doen ondernemers meestal per kwartaal. Met een goede winst- en verliesrekening kun je dit eenvoudig zelf doen.

Je telt dan alle btw die je hebt ontvangen op en vult dit in op de aangifte. Ook tel je alle btw die je hebt betaald over je kosten bij elkaar op. De betaalde btw vul je in bij de voorbelasting. Het verschil betaal je aan de belastingdienst, of krijg je terug als je meer hebt betaald dan ontvangen.

De aangifte voor de inkomstenbelasting

Voor omzetbelastingaangiftes zijn de overzichten van inkomende en uitgaande facturen vaak voldoende. Voor de inkomstenbelastingaangifte heb je meer financiële gegevens nodig.

Hiervoor heb je bijvoorbeeld een volledige jaarrekening nodig inclusief berekening van het eigen vermogen. Ook kun je hier je afschrijvingen en belastingvoordelen verrekenen.

Voor de aangifte van de inkomstenbelasting heb je een jaarrekening nodig.

Met een eenmanszaak kun je de aangifte inkomstenbelasting zelf doen. Met een boekhoudprogramma is er weinig kennis van het boekhouden vereist. Je kunt deze aangifte ook laten doen door een boekhouder. Bedrijven met een bv als ondernemingsvorm laten cijfers soms (verplicht) controleren door een accountant.

Met de facturatie, debiteuren en crediteurenbeheer, de winst- en verliesrekening en de belastingaangiftes zijn de hoofdpunten van het boekhouden grotendeels geregeld. Welke administratie verder veel tijd kost  verschilt enorm per bedrijf.

Eenvoudig online boekhouden

Online boekhouden heeft verschillende voordelen. Zo kun je meestal eenvoudig facturen maken, boeken of betalen via een mobiele app. Ook regelt goede boekhoudsoftware up-to-date back-ups en deel je een online boekhouding sneller met een boekhouder.

Drie programma’s waarmee je de hele boekhouding online regelt:

Boekhouding is bedrijfsafhankelijk

Tijdens het boekhouden kunnen administratieve taken uit verschillende zaken bestaan. Zo steken starters veel tijd in het maken van de eerste facturen en offertes. Freelancers vooral aan de urenregistratie en kilometeradministratie en webshops optimaliseren vooral werkkapitaal of de voorraadadministratie.

Als jouw totale boekhouding alleen bestaat uit facturen maken of (btw-)aangifte doen wil je geen boekhoudprogramma dat vooral gericht is op de hele salarisadministratie, inclusief het beheren van arbeidscontracten, ziekteverzuim en andere medewerkers gerelateerde administratie.

Zelf boekhouden of zaken uitbesteden?

Ga je zelf online boekhouden met een slim boekhoudprogramma of wil besteed je taken uit aan een boekhouder? De ideale oplossing is vaak een samenwerking tussen de ondernemer en een adviseur.

Een ondernemer moet bekend zijn met de eigen boekhouding. Als jij niet weet hoeveel geld je tegoed bent of juist binnenkort moet betalen, dan weet je ook niet of je kunt investeren. Een specialist kan de zaken daarna verder optimaliseren.

Boekhouder heeft jouw hulp nodig

Goed boekhouden is lastig en daarvoor zijn verschillende expertises vereist. Zorgen dat klanten hun rekeningen betalen klinkt bijvoorbeeld vrij simpel. Toch is het aantal ondernemers dat een lening afsluit, terwijl ze nog geld van debiteuren tegoed zijn, niet te tellen.

Als je de uitstaande facturen niet continu bijhoudt dan is hier vaak veel winst te behalen. Je kunt dan je debiteurenbeheer uitbesteden. Je kunt openstaande facturen ook verkopen (factoring). De meeste bedrijven regelen het zelf. Wel besteden ze incassotrajecten uit aan een gespecialiseerd incassobureau.

Ook hebben veel ondernemers een boekhouder nodig voor de inkomstenbelastingaangifte en salarisadministratie. Je mag het wel zelf doen, maar vaak blijkt hier veel kennis voor nodig terwijl je hier ook gemakkelijk een boekhouder of administratiekantoor voor kan inschakelen.

Veelgestelde vragen:

Enkele veelgestelde vragen over het boekhouden zijn:

Wat is boekhouden?

Boekhouden is het verwerken van alle financiële administratie. Als ondernemers het hebben over het boekhouden dan gaat het meestal over het maken van facturen en verwerken hiervan, of het regelen van de belastingaangiftes. Je regelt de hele boekhouding gemakkelijk met een online boekhoudprogramma.

Hoeveel tijd kost de administratie?

Hoeveel tijd de boekhouding kost hangt af van jouw onderneming. Bijvoorbeeld van hoeveel facturen je maakt, hoeveel verstand je hebt van boekhouden en wat je uitbesteedt. Een simpel facturatieprogramma of online boekhoudprogramma kan veel tijd besparen en automatiseren. Toch is elke ondernemer gemiddeld gezien wekelijks wel een dagdeel bezig met de administratie.

Hoeveel geld kost de boekhouding?

De kosten van de boekhouding hangen af van hoe je dit regelt. Zo kun je veel overlaten aan een boekhouder en allerlei dure software kopen. Maar je kunt ook zelf de boekhouding doen voor je bedrijf. Zelfs als je niet wilt stoeien met Excel-formules, want er zijn ook prima gratis boekhoudprogramma’s te vinden. Wel ben je er dan relatief veel tijd aan kwijt.

Kan ik de boekhouding zelf doen?

Steeds meer ondernemers verzorgen de financiële administratie grotendeels zelf. Je kunt boekhouden in Excel, maar online software maakt het makkelijker.

Omdat boekhoudprogramma’s zich steeds meer richten op zzp’ers die alles zelf doen, kom je daar ook geen termen als het grootboek of journaalposten meer tegen. Soms schakelen ondernemers wel nog een boekhouder in om de boekhouding te laten controleren, voor belastingaangiftes of voor de salarisadministratie.

Moet ik offline of online boekhouden?

Online boekhouden is populair. Hiermee kun je altijd en overal de administratie bijhouden. Ook blijft een online boekhoudprogramma beter up-to-date. Zo voldoet je administratie altijd aan de laatste (belasting)regels, heb je altijd een goede backup, en kun je de boekhouding gemakkelijk delen met een boekhouder, als dat nodig is.

Wil je online boekhouden via slimme boekhoudsoftware? De populairste vergelijk je makkelijk en snel in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.