Boekhouden

Ondernemers moeten boekhouden. Zo moeten ze een administratie opzetten, (meestal) btw-aangifte doen en zelf facturen maken. Een online boekhoudprogramma maakt het opzetten van een goede boekhouding  eenvoudig. Maar wat is boekhouden eigenlijk en waar moet je als startende ondernemer zoal aan denken?

Inhoud:

• Wat is boekhouden
• Online boekhouden
• Facturatie
• Debiteuren & crediteuren
• Winst- & verliesrekening
• Belastingaangiftes
• Boekhouding uitbesteden

Wat is boekhouden precies?

Boekhouden betekent het verwerken van alle financiële administratie van je onderneming. Denk aan facturen maken en verwerken hiervan, of het regelen van de belastingaangiftes.

Dit vormt voor de meeste ondernemers de kern van de financiële administratie. Met een boekhoudprogramma regelen startende ondernemers dit eenvoudig zelf.

Boekhouden is het verwerken van je administratie.

Zelf online leren boekhouden

De belastingdienst verplicht ondernemers om de boekhouding goed te regelen. Je kunt daarvoor een boekhoudprogramma kopen, een boekhouder inhuren maar ook zelf boekhouden in Excel. Ook zonder ervaring kun je het zelf en het is altijd goed om zelf inzicht te hebben in de cijfers van jouw onderneming.

De totale boekhouding bestaat uit meer dan alleen facturen maken of (btw-)aangifte doen en verschilt per bedrijf. Online kun je eenvoudig een opleiding of cursus boekhouden volgen. Maar de gratis studiegids van e-Boekhouden geeft ook al een goed beeld van jouw financiële situatie.

Met een gratis cursus kun je online zelf leren boekhouden.

Je kunt beginnen met facturen en aangiftes. Met behulp van gratis sjablonen regel je dit deel van de boekhouding eenvoudig in Excel. De administratieve werkzaamheden hiervoor kun je gemakkelijk online leren. e-Boekhouden.nl biedt online een gratis cursus boekhouden met een uitgebreide kennisbank.

Je administratie bijhouden met een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s als je liever zelf enkele pakketten wilt vergelijken.

Eenvoudig online boekhouden

In 2013 hield een op de vijf ondernemers uit het mkb de financiële situatie bij in een online boekhouding, inmiddels houdt de meerderheid het online bij. Online boekhouden heeft verschillende voordelen. Zo kun je via een mobiele app meestal eenvoudig facturen boeken of mobiel betalen, heb je altijd up-to-date back-ups en kun je een online boekhouding makkelijker delen met een boekhouder.

Drie programma’s waarmee je de hele boekhouding online kunt regelen:

Startende ondernemers zijn vaak geneigd om met behulp van een online boekhoudprogramma zelf te boekhouden om zo kosten te besparen, terwijl snelle groeiers het liefste alles wat niet hun corebusiness is uitbesteden aan een specialist.

Boekhouding begint met de facturatie

Om te beginnen ben je verplicht om tijdens het boekhouden je inkomsten en uitgaven duidelijk bij te houden. Als je klanten bestaan uit particulieren dan dien je een overzicht van alle rekeningen te bewaren. Voor bedrijven moet je facturen maken die aan regels van de belastingdienst moeten voldoen.

Voor facturen heeft de belastingdienst voorwaarden.

Een groot deel van de boekhouding kun je uitbesteden maar factureren doen ondernemers meestal zelf. Met een boekhoudprogramma of facturatieprogramma kun je eenvoudig zelf facturen opstellen en versturen volgens alle regels van de belastingdienst.

Verwerken van inkomende en uitgaande facturen

De facturen die je maakt moet je bewaren. Daarnaast krijg je te maken met facturen van leveranciers, de huurbaas of andere kosten voor een nieuwe onderneming.

Het invoeren van alle inkomsten en uitgaven in een spreadsheet- of boekhoudprogramma heet ook wel het inboeken van facturen.

Boekhouden begint bij het goed organiseren van ontvangen en verstuurde facturen.

Nog altijd zijn er ondernemers die tijdens het boekhouden alles uitprinten en in ordners stoppen. Als dat voor jou werkt dan mag dat, zolang je er maar een up-to-date overzicht van hebt en periodiek, meestal per maand of per kwartaal, hiermee btw-aangifte kan doen. Je moet dus wel weten wat je resultaten zijn.

Je kunt je resultaten berekenen door in een programma als Excel simpelweg kolommen bij elkaar op te tellen. Deze getallen heb je nodig voor je winst- en verliesrekening en de btw-aangifte. Als je onderneming groeit kun je meestal eenvoudig online boekhouden met een goed boekhoudprogramma.

Wil je de complete boekhouding in Excel? Voor 97 euro heb je de templates van professionals, inclusief financieel dashboard, offertes, facturatie, kilometer-, uren- en projectadministratie.

Beheren van debiteuren en crediteuren

Een klant die wel een factuur heeft ontvangen maar nog niet heeft betaald is een debiteur. Een bedrijf die jij nog geld schuldig bent, is je crediteur.

In een ideale wereld betaalt elke klant direct nadat jij een factuur verstuurt en heb jij altijd saldo als je zelf een factuur ontvangt. In de praktijk laten mensen soms rekeningen lang liggen en moet je ze aan je factuur herinneren.

Ook dat is onderdeel van het boekhouden. Het herinneren van debiteuren, of als dat niet werkt het starten van een incasso-traject, heet het debiteurenbeheer. Het is een specialisme van het boekhouden dat veel ondernemers deels uitbesteden. Het crediteurenbeheer (betalen van rekeningen) doen de meeste ondernemers wel zelf.

Winst- en verliesrekening maken

Als je overzichten maakt van de inkomende en uitgaande facturen dan ben je eigenlijk bezig met het bijwerken van de winst- en verliesrekening. Deze is belangrijk voor de boekhouding want naast de cijfers die voortkomen uit de factuurverwerking is deze administratie ook de basis voor de belastingaangiftes.

Als je onderneming groeit kun je de winst- en verliesrekening het beste maken met een boekhoudpakket. Naast dat je hiermee snel ziet hoe je ervoor staat houdt slimme boekhoudsoftware ook rekening met fiscale zaken. Denk aan het afschrijven van investeringen in bijvoorbeeld je inventaris, het afboeken van debiteuren, of het opstellen van de balans en uiteindelijk de jaarrekening of het jaarverslag.

De winst- en verliesrekening is een belangrijk onderdeel van je boekhouding.

De btw-aangifte indienen

Naast dat je zelf veel informatie uit de eerder genoemde overzichten kunt halen, zijn deze ook nodig voor aangiftes bij de belastingdienst. Het verzorgen van de belastingaangiftes is een belangrijk onderdeel van de boekhouding.

De btw-aangifte doen ondernemers meestal per kwartaal. Als je een goede winst- en verliesrekening hebt bijgehouden is dit vrij eenvoudig. Je telt dan alle btw die je hebt ontvangen op en vult dit in op de aangifte.

Ook tel je alle btw die je hebt betaald, bijvoorbeeld over je huur, aankopen of telefoonabonnement, bij elkaar op. De betaalde btw vul je in bij de voorbelasting. Het verschil betaal je aan de belastingdienst, of krijg je terug als je meer hebt betaald dan ontvangen.

De aangifte voor de inkomstenbelasting

Voor de omzetbelastingaangiftes zijn de overzichten van inkomende en uitgaande facturen vaak al voldoende. Voor de inkomstenbelastingaangifte heb je meer financiële gegevens nodig.

Hiervoor heb je bijvoorbeeld een volledige jaarrekening nodig inclusief berekening van het eigen vermogen. Ook kun je hier je afschrijvingen en belastingvoordelen verrekenen.

Voor de aangifte van de inkomstenbelasting heb je een jaarrekening nodig.

Met een eenmanszaak kun je de aangifte inkomstenbelasting zelf doen. Met een boekhoudprogramma is er weinig kennis van het boekhouden vereist. Je kunt deze aangifte ook laten doen door een boekhouder. Bedrijven met een bv als ondernemingsvorm laten cijfers soms (verplicht) controleren door een accountant.

Met de facturatie, debiteuren en crediteurenbeheer, de winst- en verliesrekening en de belastingaangiftes zijn de hoofdpunten van het boekhouden grotendeels geregeld. Welke administratie verder veel tijd kost  verschilt enorm per bedrijf.

Boekhouding is bedrijfsafhankelijk

Wat boekhouden precies inhoudt verschilt per bedrijf. Zo steken starters veel tijd in het maken van de eerste offertes, freelancers in de kilometeradministratie en groeiende webshops of startups zijn tijdens het boekhouden vooral bezig met het optimaliseren van het werkkapitaal of de voorraadadministratie.

Grote bedrijven met medewerkers besteden veel tijd aan de hele salarisadministratie, inclusief het beheren van arbeidscontracten, ziekteverzuim en andere medewerkers gerelateerde administratie. Al deze zaken zijn administratieve taken, en kun je dus zien als boekhoudkundige werkzaamheden.

Zelf boekhouden of zaken uitbesteden?

Ga je zelf online boekhouden met een slim boekhoudprogramma of ga je taken uitbesteden aan een boekhouder? De ideale oplossing is vaak een mix  waarbij zowel de ondernemer als een adviseur betrokken is.

Een ondernemer moet bekend zijn met de eigen boekhouding en een specialist kan bepaalde zaken vaak verder optimaliseren. En daar heeft die wel jouw hulp bij nodig.

Boekhouder heeft jouw hulp nodig

Een boekhouder of administratief medewerker kan het werk alleen doen als jij de juiste informatie geeft. Om daarin de juiste keuzes te kunnen maken als ondernemer is een basiskennis boekhouden wel vereist. Maar dat betekent niet dat je alles zelf moet doen. Goed boekhouden is lastig en daarvoor zijn verschillende expertises vereist.

Basiskennis van het boekhouden is vereist om de juiste keuzes te kunnen maken als ondernemer.

Zorgen dat klanten hun rekeningen betalen klinkt bijvoorbeeld vrij simpel. Toch is het aantal ondernemers dat een lening afsluit, terwijl ze nog geld van debiteuren tegoed zijn, niet te tellen. Als je de openstaande facturen niet continu in de gaten houdt dan is hier vaak veel winst te behalen.

Je kunt er dan voor kiezen om je totale debiteurenbeheer uit te besteden. Het is mogelijk om facturen door te verkopen (factoring). Verreweg de meeste bedrijven besteden incassotrajecten uit aan een gespecialiseerd incassobureau.

Ook hebben veel ondernemers een boekhouder nodig voor de inkomstenbelastingaangifte en salarisadministratie. Je mag het wel zelf doen, maar vaak blijkt hier veel kennis voor nodig terwijl je hier ook gemakkelijk een boekhouder of administratiekantoor voor kan inschakelen.

Ken je bedrijfscijfers

Een gespecialiseerd bureau kan je veel werk besparen, maar inzicht in je financiële positie is nodig om je bedrijf goed te kunnen runnen. Als jij niet weet hoeveel geld je tegoed bent of juist binnenkort moet betalen, dan weet je ook niet of je kunt investeren.

Goed inzicht in de bedrijfscijfers en geldstromen is cruciaal om tijdens het ondernemen de juiste keuzes te maken. Om die reden is een goed boekhoudprogramma, waarbij zowel jij als je boekhouder elk jullie eigen dashboard genereren en werkzaamheden kunnen uitvoeren, meestal de beste oplossing.

Veelgestelde vragen:

Enkele veelgestelde vragen over het boekhouden zijn:

Wat is boekhouden?

Boekhouden is het verwerken van alle financiële administratie. Als ondernemers het hebben over het boekhouden dan gaat het meestal over het maken van facturen en verwerken hiervan, of het regelen van de belastingaangiftes. Je regelt de hele boekhouding gemakkelijk met een online boekhoudprogramma.

Hoeveel tijd kost de administratie?

Hoeveel tijd de boekhouding kost hangt af van jouw onderneming. Bijvoorbeeld van hoeveel facturen je maakt, hoeveel verstand je hebt van boekhouden en wat je uitbesteedt. Een simpel facturatieprogramma of online boekhoudprogramma kan veel tijd besparen en automatiseren. Toch zal een ondernemer gemiddeld gezien wel een ochtend of middag per week bezig zijn met de administratie.

Hoeveel geld kost de boekhouding?

De kosten van de boekhouding zijn afhankelijk van hoe je dit regelt. Zo kun je veel overlaten aan een boekhouder en allerlei dure software kopen. Maar je kunt ook zelf de boekhouding doen voor je bedrijf. Zelfs als je niet wilt stoeien met Excel-formules, want er zijn ook prima gratis boekhoudprogramma’s te vinden. Wel ben je er dan relatief veel tijd aan kwijt.

Kan ik de boekhouding zelf doen?

Steeds meer ondernemers verzorgen de financiële administratie grotendeels zelf. Je kunt boekhouden in Excel, maar online software maakt het makkelijker.

Omdat boekhoudprogramma’s zich steeds meer richten op zzp’ers die alles zelf doen, kom je daar ook geen termen als het grootboek of journaalposten meer tegen. Soms schakelen ondernemers wel nog een boekhouder in om zo nu en dan de boekhouding te laten controleren, voor belastingaangiftes of voor de salarisadministratie.

Moet ik offline of online boekhouden?

Online boekhouden is populair. Hiermee kun je altijd en overal de administratie bijhouden. Ook blijft een online boekhoudprogramma beter up-to-date. Zo voldoet je administratie altijd aan de laatste (belasting)regels, heb je altijd een goede backup, en kun je de boekhouding gemakkelijk delen met een boekhouder, als dat nodig is.

Wil je online boekhouden via slimme boekhoudsoftware? De populairste vergelijk je makkelijk en snel in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.