menu
e-boekhouden

Boekhouden in Excel

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een zakelijke administratie bij te houden. Dit wordt ook wel boekhouden genoemd. Tijdens het boekhouden houd je bij wat je inkomsten en uitgaven zijn op papier, en op de rekening. Op deze pagina meer over boekhouden in Excel.

Inhoud:

Boekhouden: hoe en waarom?

boekhoudenAls je een eigen eenmanszaak hebt ben je verplicht om te boekhouden. Hierin dien je zaken als de btw en andere administratie bij te houden. De belastingdienst kan je precies vertellen wat er allemaal onder deze administratie valt, maar voor een eerste basisuitleg kun je ons artikel over ondernemers & belasting lezen.

Voor het bijhouden van de boekhouding zijn verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar, maar voor een kleine onderneming, zoals die van een nieuwe zzp’er, is dit niet altijd direct nodig. Als je wilt beginnen met een eenmanszaak zonder personeel, auto van de zaak of andere meer lastigere boekhoudkundige zaken, is het goed mogelijk om je boekhouding in Excel bij te houden.

Voor een simpele boekhouding is Excel prima.

Sjablonen voor boekhouden in Excel

Speciaal voor startende ondernemers hebben wij enkele Excel-sjablonen voor het boekhouden verzameld.

Excelsjabloon boekhouden I
Op Excel-boekhouden.nl kun je een gratis sjabloon downloaden dat is gemaakt in samenwerking met e-Boekhouden. Deze is inclusief de mogelijkheid om facturen mee te maken en in de basis volledig om ook de cijfers voor de btw-aangifte mee te verzamelen. Zodra je de gratis Excel-boekhouding hebt gedownload kun je deze op een locatie naar keuze opslaan. Daar wordt automatisch een map ‘Facturen’ toegevoegd zodra je je eerste factuur opslaat.

Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Excelsjabloon boekhouden II
Een voorbeeld Excel-bestand van ondernemer Michel waarmee ondernemers gemakkelijk kunnen boekhouden. Deze is inclusief een indicatie van verschuldigde inkomstenbelasting (handig om te weten, sparen mensen, sparen!) en facturatie. De facturen zijn aan te passen met eigen logo en adresgegevens. Op het eerste blad vul je een klein aantal basisgegevens in. Daarna kan je op het tweede blad boeken. Knoppen leiden je door de rest van het geheel. Click met de rechtermuisknop op deze link en kies bestand opslaan als… om het op je computer op te slaan. Disclaimer: Je dient het sjabloon zelf bij te werken want het is inmiddels verouderd en updates/ondersteuning zijn niet (langer) mogelijk.

Excelsjabloon boekhouden III
Een tweede Excel-sjabloon om zelf te boekhouden is gemaakt door G.B. van der Pluym Hieraan is o.a. de “kleineondernemersregeling” toegevoegd. Een vrij uitgebreid Excel-boekhoudsjabloon. Klik op deze link en kies bestand opslaan als… om het op je computer op te slaan. Het bestand dient wel door middel van [MENU]  en vervolgens [AFSLUITEN]  te worden afgesloten. Dit om de standaard menubalk in Excel weer te-activeren. Dus niet met het [rode] “kruisje” rechts bovenin.

Zelf een hele boekhouding opzetten in Excel?

Wil je liever niet werken met een bestaand sjabloon maar zelf boekhouden in Excel? Het mag natuurlijk, maar het is zeker niet gemakkelijk.

Als je voor het eerst een administratie gaat opzetten heb je om te beginnen een winst- en verliesrekening nodig. Dit is een lijst met inkomende en uitgaande facturen zoals die ook in bovenstaande sjablonen zijn meegenomen. Vaak is het slim om voor de inkomsten en uitgaven elk een los overzicht te maken, zodat deze gescheiden blijven.

Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Omzet en btw bijhouden in Excel

De basis van je administratie kun je prima bijhouden in Excel. Voor een btw-aangifte is bijvoorbeeld niet veel meer nodig dan een overzicht van je omzet en btw. Veel boekhouders laten ondernemers dit deel ook bijhouden in een simpel Excel-overzicht. Ze hebben hiervoor meestal een sjabloon, maar dit kun je ook vrij makkelijk zelf realiseren. Zet op elke regel één factuur en zorg dat je voldoende invulvelden opneemt. Je wilt in ieder geval de klant kunnen terugzien. Dat kan met een omschrijving maar je klanten ook nummeren. Verder noem je de factuurnummers en rubriceer je de omzet.

Ontvangsten

Als duidelijk is voor wie de factuur is, en waar deze onder valt kun je de omzet zelf invoeren. Hiervoor wil je een bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en de status status. Verstuur je facturen met verschillende btw-tarieven of heb je soms te maken met facturen zonder btw? Bijvoorbeeld omdat je klanten uit het buitenland hebt? Dan dien je deze omzet te kunnen scheiden. Het  overzicht kun je vervolgens gebruiken in je omzetbelastingaangifte.

inkomsten bijhouden in Excel

Uitgaven

Bij de uitgaven heb je een overzicht nodig waarbij de facturen op btw-tarief gesorteerd kunnen worden. Het makkelijkste is het om elk btw-tarief zijn eigen kolom mee te geven, zodat je die aan het einde van de maand gemakkelijk bij elkaar kunt optellen maar je kunt ook een kolom btw-percentage toevoegen, zodat je de kosten later hierop kunt sorteren.

Verder is het belangrijk om de kolom omschrijving voldoende ruimte te geven. Eventueel kun je daarvoor nog een tweede kolom aanmaken met bijzonderheden die je aan het einde plaatst. Voor de jaarlijkse balans is het fijn als je de uitgaven vast rubriceert door deze een code mee te geven. Als je de codes vervolgens ook in groepen kunt samenvatten, kun je deze codes zien als grootboekrekening. Dit is eigenlijk niets meer dan een lijst met zelfbedachte codes zodat je straks in een keer ziet hoeveel je hebt uitgegeven aan je huur, telefoon of auto. Je mag deze gewoon zelf verzinnen en deze helpen je straks om een balans mee te maken.

uitgaven bijhouden in excel

Heb je al je inkomsten en uitgaven netjes onder elkaar in Excel? Een goed overzicht hiervan is al voldoende om de btw-aangiftes mee te doen. Je kunt hiermee dus al het grootste deel van je administratie mee verzorgen.

Balans en jaarrekening

boekhouding in excelVoor de aangifte van een inkomstenbelasting is iets meer nodig. Je kunt dit laten doen door een boekhouder maar als je deze ook zelf wilt verzorgen zul je ook een balans en jaarrekening moeten maken. Hier zet je je bezittingen & schulden en omzetposten en kosten op een rijtje.

Dit is wat lastiger in Excel, maar niet onmogelijk. Als je uitgaven goed zijn gerubriceerd kun je hieruit opmaken welke uitgaven je moet gaan afschrijven. Meer informatie hierover vind je op de pagina’s over de balans en jaarrekening.

Klantenadministratie in Excel

Als je gaat boekhouden via Excel is niet alleen de omzet maar ook de klantdata belangrijk. Je omzet kun je gemakkelijk rubriceren via grootboekrekeningen, voor je klanten kun je een vergelijkbare oplossing maken door te werken met klantnummers. Ook helpt een goede klantenadministratie bij het maken van facturen. Je hoeft dan niet telkens alle adresgegevens opnieuw in te vullen.

Je kunt natuurlijk wel een tabblad maken waarbij je per regel een relatie en al zijn data invoert, maar het liefst wil je deze koppelen aan de inkomsten zodat je kunt zien welke relatie het meeste omzet of winst oplevert. Daarvoor heb je ingewikkelde koppelingen nodig in Excel. Meer over de klantenadministratie.

Welke overzichten je verder nog nodig hebt hangt van je wensen af. Dat kan van alles zijn, van een ritten- of urenregistratie tot aan speciale overzichten waarin je kan zien hoe je winst zich ontwikkeld over de maanden en jaren.

Boekhouden via een boekhoudprogramma

Lijkt het boekhouden met Excel je toch te lastig of omslachtig? Er is enorm veel (online) boekhoudsoftware op de markt die prima voldoen aan de wensen van de meeste zzp’ers en die toch betaalbaar en overzichtelijk blijven. Drie aanbieders die wij kunnen aanbevelen:

e-Boekhouden.nl - Starter / ZZP'er 15 maanden gratis! (Best getest)

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Actie: 15 maanden geheel gratis en vrijblijvend! Een compleet én eenvoudig online boekhoudpakket voor ZZP'ers in de zakelijke dienstverlening. Geen boekhoudkennis vereist. Vraag nu uw gratis startersaccount aan en profiteer!

Gratis
  • #1 Boekhoudsoftware
  • Belastingdienst erkend
  • Helpdesk, Cursus & App
Bekijk de website

Visma - De meest gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware

★ ★ ★ ★ ☆ (424)

Visma eAccounting is het meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma voor ZZP'ers. Onbeperkt boekhouden & factureren, gratis trainingen, handige mobiele app en uitstekende Klantenservice. Probeer eAccounting 30 dagen gratis!

€ 16,00 per maand
  • #1 Gebruiksvriendelijk
  • Uitstekende helpdesk
  • Met bankkoppeling
Bekijk de website

Ficsus.nl - Boekhoudpakket voor Zzp'ers

Hét boekhoudpakket voor Zzp'ers. Maak hier je gratis account aan en start direct!

Gratis
  • Gratis en vrijblijvend
  • Gratis helpdesk
  • Belastingdienst-Link
Bekijk de website

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over boekhouden in Excel zijn:

Mag je zakelijk boekhouden in Excel?

Zeker! De belastingdienst heeft veel regels over het invullen van belastingaangiftes of het bewaren van administratie, maar noemt geen voorkeursprogramma om in te boekhouden. Als jij veel verstand hebt van Excel, en daarin je boekhouding wilt verwerken, kun je dat gebruiken.

Is Excel net zo goed als een boekhoudprogramma?

Als je goed bent met Excel en daarin heel makkelijk macro’s en allerlei ingewikkelde formules maakt, dan is Excel geschikt om in te boekhouden. Ben je niet zo’n cijferwonder of bang dat je bepaalde belastingzaken mist? Dan is een boekhoudprogramma meestal een betere keuze.

Hoe maak ik facturen in Excel?

Wil je gaan factureren in Excel en Word? Dat kan! Excel heeft zelf al voorbeeldsjablonen maar je kunt ook vrij gemakkelijk zelf een factuur maken. Houd wel rekening met de regels die gelden voor facturen. Ook is het aan te raden om de facturen eerst om te zetten naar pdf en niet als Excel-bestand te versturen.

Hoe maak ik een winst- en verliesrekening in Excel?

Een winst- en verliesrekening is nog relatief eenvoudig om te maken in Excel. Veel boekhouders raden hun klanten zelfs aan om bepaalde zaken in Excel bij te houden. In dit artikel een voorbeeld hoe je deze maakt en enkele sjablonen waarmee je kunt boekhouden in Excel.

Wat zijn nadelen van boekhouden in Excel?

Als je de boekhouding doet in Excel heb je wel lekker veel vrijheid en bespaar je de kosten van een boekhoudprogramma, maar het heeft ook nadelen! Voor de meeste ondernemers zijn die ook reden om maar niet te werken met Excel.

Het opzetten van een boekhouding in Excel is niet eenvoudig! Je bent waarschijnlijk aardig wat tijd kwijt met het opzetten van je administratie en ook het bijhouden is erg foutgevoelig. Ook is het omzetten van de resultaten naar een balans en jaarrekening complex. Verder kan het een hele klus zijn om de betaalstatus van je debiteuren goed bij te houden, hierin ook je urenregistratie bij te houden of om je klantenadministratie actueel te houden.