menu

Boekhouden in Excel

Als je wilt starten als ondernemer ben je wettelijk verplicht enkele administratieve zaken bij te houden. Dit wordt ook wel boekhouden genoemd. Boekhouden is is een onderdeel van de bedrijfseconomie en betreft het bijhouden van een financiële administratie. Tijdens het boekhouden houd je bij wat je inkomsten en uitgaven zijn op papier, en op de rekening. Op deze pagina meer over boekhouden in Excel.

Boekhouden in Excel

Boekhouden: hoe en waarom?

Als je een eigen eenmanszaak hebt ben je verplicht om te boekhouden. Hierin dien je zaken als de btw en andere administratiezaken bij te houden. De belastingdienst kan je precies vertellen wat er allemaal onder deze administratie valt, maar voor een eerste basisuitleg kun je ons artikel over ondernemers & belasting lezen.

Voor het bijhouden van de boekhouding zijn verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar, maar voor een kleine onderneming, zoals die van een nieuwe zzp’er, is dit niet altijd direct nodig. Als je wilt beginnen met een eenmanszaak zonder personeel, auto van de zaak of andere meer lastigere boekhoudkundige zaken, is het goed mogelijk om je boekhouding in Excel bij te houden.

Sjablonen voor boekhouden in Excel

Speciaal voor startende ondernemers hebben wij enkele Excel-sjablonen voor het boekhouden verzameld.

Excelsjabloon boekhouden I
Op Excel-boekhouden.nl kun je een gratis sjabloon downloaden dat is gemaakt met behulp van de makers van e-Boekhouden.nl. Deze is inclusief de mogelijkheid om facturen mee te maken en in de basis volledig om ook de cijfers voor de btw-aangifte mee te verzamelen. Zodra je de gratis Excel-boekhouding hebt gedownload kun je deze op een locatie naar keuze opslaan. Daar wordt automatisch een map ‘Facturen’ toegevoegd zodra je je eerste factuur opslaat.

Excelsjabloon boekhouden II
Een voorbeeld Excel-bestand van ondernemer Michel waarmee ondernemers gemakkelijk kunnen boekhouden. Deze is inclusief een indicatie van verschuldigde inkomstenbelasting (handig om te weten, sparen mensen, sparen!) en facturatie, waarbij deze zijn aan te passen met eigen logo en adresgegevens. Op het eerste blad vul je een klein aantal basisgegevens in. Daarna kan je op het tweede blad boeken. Knoppen leiden je door de rest van het geheel. Click met de rechtermuisknop op deze link en kies bestand opslaan als… om het op je computer op te slaan. Disclaimer: Je dient het sjabloon zelf bij te werken want het is inmiddels verouderd en updates/ondersteuning zijn niet (langer) mogelijk.

Excelsjabloon boekhouden III
Een tweede Excel-sjabloon om zelf te boekhouden is gemaakt door G.B. van der Pluym Hieraan is o.a. de “kleineondernemersregeling” toegevoegd. Een vrij uitgebreid Excel-boekhoudsjabloon. Klik op deze link en kies bestand opslaan als… om het op je computer op te slaan. Het bestand dient wel door middel van [MENU]  en vervolgens [AFSLUITEN]  te worden afgesloten. Dit om de standaard menubalk in Excel weer te-activeren. Dus niet met het [rode] “kruisje” rechts bovenin.

Zelf een hele boekhouding opzetten in Excel?

Wil je liever niet werken met een bestaand sjabloon maar zelf boekhouden in Excel? Het mag natuurlijk, maar het is zeker niet gemakkelijk. Om te beginnen heb je meerdere overzichten nodig. Allereerst een lijst met inkomende en uitgaande facturen zoals die ook in bovenstaande sjablonen zijn meegenomen. Vaak is het slim om voor de inkomsten en uitgaven elk een los overzicht te maken, zodat deze gescheiden blijven. Dit overzicht is nog wel in Excel bij te houden.

Veel boekhouders laten ondernemers dit deel ook bijhouden in een simpel Excel-overzicht. Ze hebben hiervoor meestal een sjabloon, maar dit kun je ook vrij makkelijk zelf realiseren. Zet op elke regel één factuur en zorg dat je voldoende invulvelden opneemt. Je wilt in ieder geval de naam, nummer, datum, omschrijving, prijs, btw-bedrag en tarief, eventuele categorie, aftrekbaarheid en betaalstatus. Deze facturen komen terug in je omzetaangifte. Daarvoor heb je een overzicht nodig waarbij de facturen op btw-tarief gesorteerd kunnen worden. Ook wil je snel kunnen zien welke facturen (on)betaald zijn.

De facturen zijn nog wel bij te houden in Excel. Maar zodra je ook een balans wilt maken of een overzicht wilt van uitgaven waar niet direct een factuur voor is gestuurd, zoals afschrijvingen, wordt het lastiger. Ook is het lastig om uitgaven die slechts gedeeltelijk te boeken zijn bij te houden in Excel. Je wilt hiervan wel een overzicht want deze uitgaven en inkomsten heb je nodig op je balans en resultatenrekening. Hier zet je je bezittingen & schulden en omzetposten en kosten op een rijtje.

Het is ook handig om al je relaties bij te houden en hierbij heb je wel wat kennis nodig van het maken van macro’s in Excel. Je kunt natuurlijk wel een tabblad maken waarbij je per regel een relatie en al zijn data invoert, maar het liefst wil je deze koppelen aan de inkomsten zodat je kunt zien welke relatie het meeste omzet of winst oplevert. Daarvoor heb je ingewikkelde koppelingen nodig in Excel.

Welke overzichten je verder nog nodig hebt hangt van je wensen af. Dat kan van alles zijn, van een ritten- of urenregistratie tot aan speciale overzichten waarin je kan zien hoe je winst zich ontwikkeld over de maanden en jaren.

Online boekhoudprogramma

Lijkt het boekhouden met Excel je toch te lastig of omslachtig? Er zijn enorm veel (online) boekhoudsoftware-pakketten op de markt die prima voldoen aan de wensen van de meeste ondernemers en die toch betaalbaar en overzichtelijk blijven. Drie aanbieders die wij kunnen aanbevelen:

e-Boekhouden.nl - Starter / ZZP | 15 maanden gratis! (Best getest)

Actie: 15 maanden geheel gratis en vrijblijvend! Een compleet én eenvoudig online boekhoudpakket voor ondernemers. Geen boekhoudkennis vereist. Maak nu uw gratis startersaccount aan en profiteer!
Bekijk de website

MoneyMonk - Speciaal voor de Startende ZZP'er: 50% korting!

Eénvoudig Online Boekhouden speciaal voor Startende Ondernemers. Als Starter ontvang je 50% korting, Gratis Opstartservice en uitstekende Support! Alles voor een vliegende Start als Ondernemer. Probeer MoneyMonk 30 dagen gratis!
Bekijk de website

DigiBTW - Boekhouden voor Starters. Probeer Nu Gratis!

Ideaal voor de startende ondernemer. Laagdrempelig beginnen met je eigen boekhouding. Alles online, binnen 2 minuten de eerste factuur en altijd mobiel. Compleet voor maar 10 euro per maand of 100 euro per jaar. Probeer gratis.
Bekijk de website