Zelf boekhouden

Ga je zelf boekhouden? Maar heb je eigenlijk maar weinig kennis van belastingen en de financiële administratie? Geen probleem! Het is niet moeilijk meer om zelf de boekhouding te doen. Wel is het belangrijk om het gelijk goed aan te pakken.

Inhoud:

• Waarom is boekhouden belangrijk?
• De basis van de boekhouding
• Zelf boekhouden: de eerste stappen
• Automatiseer je boekhouding
• Online boekhoudprogramma
• Zaken uit handen geven
• Tijd besparen

Zelf je eigen boekhouding doen

Zelf boekhouden is voor veel kleine ondernemers een noodzaak. Starters hebben simpelweg elke euro nodig voordat ze geld kunnen verdienen, en een boekhouder verdient zichzelf pas terug als je omzet maakt. Als die omzet uiteindelijk wordt gemaakt, kiezen de meeste ondernemers er alsnog voor om ook een boekhouder in te schakelen.

Al is het zeker niet nodig om die alles te laten verzorgen. Facturen maken kun je prima zelf. Door deels zelf de boekhouding te doen kun je niet alleen wat geld besparen, maar vooral veel inzicht en gevoel krijgen bij de cijfers van jouw bedrijf. Ook als je bedrijf groeit, kun je dus best bepaalde zaken zelf doorvoeren in een boekhoudprogramma. Soms heb je wat basiskennis nodig, maar die kun je gemakkelijk online leren.

Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Waarom is boekhouden belangrijk?

Waarom zou je je druk maken om je boekhouding? Voor een aantal ondernemers is de belangrijkste reden om de administratie te doen dat het wettelijk verplicht is. Dat is bijna een garantie voor irritatie. Boekhouden kost al snel meer tijd dan je hoopt, vooral als je de toegevoegde waarde niet ziet. Maar er zijn ook voordelen van een goede administratie!

• Op tijd betaald krijgen
  Om een bedrijf succesvol te laten draaien zijn inkomsten nodig. Hoe kom je daaraan? Je verkoopt een dienst of product maar dan ben je er nog niet. Die moet nog worden betaald. Als je boekhouding op orde is kun je snel en makkelijk facturen sturen, zien of die zijn betaald en zo nodig herinneringen sturen.
• Inzicht in de prestaties
  Veel ondernemers schrikken zich rot als de belastingpapieren binnenkomen of als vakantieperiodes aanbreken en de omzet in elkaar duikelt. Als je een goede boekhouding hebt dan houd je hier vooraf al rekening mee. Je legt geld opzij voor minder drukke periodes en de belastingdienst.
  Makkelijk belastingaangifte doen
  Per jaar doen we meestal vier keer btw-aangifte en daarnaast een aangifte voor de inkomstenbelasting. Dit is verplicht, maar met een bijgewerkte overzichtelijke boekhouding eigenlijk helemaal niet moeilijk.

Een goede boekhouding zorgt voor meer inzicht in de cijfers en maakt aangifte doen makkelijk.

De basis van de boekhouding

• Facturen en bonnen
• Betalingen en bijschrijvingen
• Administratie bewaren en ordenen
• Btw-aangifte
• Investeren, afschrijven en aftrekken
• Aangifte inkomstenbelasting

Zelf boekhouden: de eerste stappen

Zelf je boekhouding doen heeft als voordeel dat je overzicht houdt over je financiële gezondheid. Doordat je zelf alle facturen verstuurt, ontvangt en in je administratie zet kun je precies zien wat de omzet en kosten zijn. Door ook je bankafschriften te importeren kun je snel de openstaande facturen vinden en herinneringen en aanmaningen sturen.

Ben je zzp’er of freelancer en heb je een eenmanszaak of vof: je kan een groot gedeelte van je boekhouding prima zelf doen. De eerste stap is het inboeken van facturen en bankafschriften en deze aan elkaar koppelen. Aan de hand daarvan kun je allerlei overzichten maken die handig zijn voor je belastingaangifte en om inzicht te krijgen in de gezondheid van jouw bedrijf.

Wil je zelf gaan boekhouden, begin dan met zelf de facturen te versturen en ontvangen. Daarnaast kun je deze zelf ordenen en bewaren. De gemakkelijkste manier is om te kiezen voor een van de online boekhoudprogramma’s. Bij e-Boekhouden kun je het eerste jaar na KvK-inschrijving gratis boekhouden.

Als je ook jezelf verdiept in afschrijven, kun je vaak al een goed overzicht maken van je administratie. De volgende stap is het zelf verzorgen van de btw-aangifte. De aangifte van de inkomstenbelasting is weer een stap verder. Deze aangifte, net als de salarisadministratie, besteden ondernemers vaak wel uit aan een boekhouder.

Automatiseer je boekhouding

Als je de boekhouding uitbesteed aan een boekhouder zal die proberen zaken te standaardiseren. Maar ook als je ervoor kiest om zelf te boekhouden is het slim om zaken te automatiseren. Dit kan enorm veel tijd besparen. Om te beginnen is het handig om even na te denken over de vraag of je de administratie doet in een spreadsheetprogramma als Excel of dat je investeert in een goed online boekhoudprogramma. Soms voelt het duurder om bijvoorbeeld te gaan online boekhouden maar dat is alleen het geval als je heel veel tijd over hebt.

Je kan ook gaan boekhouden in Excel. Als je een goedkope of gratis template vindt dan ben je minder geld kwijt aan abonnementen. Je moet dan wel meer tijd besteden aan je boekhouding. Zo kun je over het algemeen geen bankafschriften importeren in Excel. Daardoor moet je handmatig meer gegevens invullen en dat kost tijd en dus geld. Daarnaast is een tikfoutje dan zo gemaakt en is het ook de vraag of je berekeningen voldoende bijwerkt.

Online boekhoudprogramma

Door te kiezen voor een van de online boekhoudprogramma’s maak je minder snel foutjes, bespaar je tijd en daarmee kosten. Je hoeft dan geen gratis sjabloon te zoeken of een spreadsheet te bouwen. Naast dat je sneller en met minder fouten de boekhouding doet bespaar je ook tijd en geld met:

• de facturen en bankafschriften staan sneller in de boekhouding en zijn makkelijk te koppelen
• de software maakt belangrijke overzichten zoals je balans en resultatenrekening
• je administratie is automatisch veilig opgeslagen en bewaard

Handige boekhoudprogramma’s om zelf de boekhouding mee te regelen:

Delen van de boekhouding uit handen geven

Natuurlijk kun je in de boekhouding heel veel zelf doen maar het is de vraag of je echt alles het liefste zelf doet. Zo moet je bij de belastingaangiftes wel op de hoogte blijven. Voor die paar keer per jaar dat je met belastingen bezig bent moet je telkens bepalen of je alles nog goed doet. Vragen die een boekhouder dagelijks beantwoordt moet jij eenmalig uitzoeken. Dat kan haast niet efficiënt zijn, tenzij je belastingen als hobby hebt of er bedrijfsmatig mee bezig bent. Je kunt ook je administratie uitbesteden.

Zaken die je soms beter kunt uitbesteden zijn:

• kwartaalaangifte omzetbelasting (btw)
• Jaarrekening en/of balans
• inkomstenbelasting

Let op: zorg dat je goed weet wat je wilt. Er zit een verschil tussen een officiële accountant die een serieuze jaarrekening voor je kan maken en een boekhouder om de hoek die je helpt met je administratie en aangiften.

Tijd besparen tijdens het boekhouden

Of je nu alles zelf doet, of de meest complexe zaken uitbesteedt aan een boekhouder, in beide gevallen kost het je heel wat tijd. Al kun je  er wel voor zorgen dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent en dat je je geld zo effectief mogelijk besteedt. Hieronder staan 11 manieren om je administratie zo soepel mogelijk te laten lopen.

1. 1. Doe je boekhouding regelmatig op vaste dagen
      Spaar je boekhouding op en maak eenmaal per 1-2 weken tijd om rekeningen te betalen, aanmaningen en facturen te versturen en belangrijke zaken te regelen. Zo doen veel ondernemers de boekhouding op een vaste ochtend in de week. Wacht je te lang dan raak je gedemotiveerd door de hoge stapel. Daarbij, het kost dan meer tijd omdat je niet meer paraat heb wat je hebt afgesproken. Je moet gaan zoeken naar facturen, afspraken, et cetera.
   2. Maak gebruik van sjablonen
      Een aantal documenten blijft terugkomen. Bijvoorbeeld facturen, aanmaningen en offertes. Werk zoveel mogelijk met sjablonen die je steeds aanpast. Bij facturen en aanmaningen hoef je dan soms alleen de omschrijving, het bedrag en de klantnaam aan te passen. Offertes zijn variabeler maar hebben vaak ook een vaste structuur. Bepaalde stukken tekst kun je bewaren om te kunnen hergebruiken.
   3. Automatiseer berekeningen
      Gebruik online software of een spreadsheet met formules. Ga niet steeds opnieuw berekeningen maken. Als je bijvoorbeeld facturen toevoegt aan Excel zorg dan dat de totaalbedragen automatisch optellen.
   4. Houd overzicht en maak een kalender
      Schrijf op wat je per jaar voor je boekhouding moet doen en markeer belangrijke data in je agenda. Het is echt zonde om boetes te betalen omdat je te laat bent met je aangifte. Het kan ook helpen om klussen zoveel mogelijk bij elkaar te plannen. Doe in een sessie je facturen, aanmaningen, bankafschriften, et cetera. Als je dit goed doet hoef je vervolgens alleen je agenda te volgen en niet steeds te denken wat je ook alweer moest doen.
   5. Start op tijd
      Begin tijdig zodat je eventueel nog informatie kan opvragen of iets kan uitzoeken. Veel ondernemers beginnen pas op het laatste moment aan de boekhouding en komen daardoor in de problemen. Het is niet handig om op de laatste dag de btw-aangifte te doen en te ontdekken dat je facturen mist, een vraag hebt, je geen saldo hebt, ziek bent, et cetera. Je loopt de kans dat je bepaalde dingen niet meer uitzoekt, dat je te laat bent (met boete als gevolg) en dat je heel veel tijd bezig bent om vragen snel beantwoord te krijgen.
   6. Vraag direct missende facturen en belangrijke papieren op
      Hoe recenter de factuur hoe makkelijker je een kopie opvraagt.
   7. Importeer je bankafschriften
      Een van de meest tijdrovende klussen als je boekhouding groeit, is het koppelen van facturen aan mijn bankafschriften. Veel boekhouders vragen daarom en ook voor je eigen administratie is het handig om te weten of er voor elke betaling een factuur is en vice versa, of er voor elke factuur een betaling is. Het klinkt ingewikkeld, maar maakt je administratie een stuk betrouwbaarder als je online betalingen koppelt aan facturen en zo precies ziet welke betalingen en facturen overblijven.
   8. Besteed je aangifte uit
      Zodra je de kans hebt kan het heel veel tijd besparen om je aangiftes uit te besteden. Als ondernemer moet je steeds het wiel opnieuw uitvinden en een boekhouder beantwoord dezelfde vraag meerdere malen voor meerdere ondernemers. Dat maakt zijn uitzoekwerk een stuk efficiënter.
   9. Maak een kort en bondig jaaroverzicht
      Maak jaarlijkse samenvattingen en bewaar die apart. Een boekhoudprogramma maakt deze vaak ook maar het kan geen kwaad om van jaarlijkse overzichten een kopie op een andere plek te bewaren.
   10. Ruim je administratie op 
       Veel ondernemers scannen bonnetjes wel in, maar laten deze vervolgens nog weken rondslingeren op het bureau. Dat is vragen om dubbele boekingen of handmatige fouten. Een schoon kantoor helpt om je te concentreren op je werk. Een berg papieren in een la wordt al snel een soort permanente todo die nooit van je lijstje verdwijnt.
   11. Maak zo min mogelijk gebruik van uitstel
       Ook uitstellen kost tijd. Als je bijvoorbeeld uitstel aanvraagt voor je aangifte inkomstenbelasting treden er drie nadelen op:
       –Je vraagt uitstel, het aanvragen zelf kost ook tijd.
       –Hoe langer je wacht hoe meer tijd je aangifte kost. Je weet niet meer precies hoe alles ook alweer zat en je oude papieren zijn begraven onder nieuwe papieren.
       –Het duurt langer voordat je een aanslag hebt. Zo vertraag je bijvoorbeeld een eventuele belastingteruggaaf.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over zelf boekhouden zijn:

Kan ik zelf boekhouden?

Natuurlijk! Steeds meer zzp’ers of kleine ondernemers kiezen ervoor om (grotendeels) zelf de boekhouding te doen. Met een goed boekhoudprogramma is een administratie opzetten een fluitje van een cent. Facturen maken, of het bijhouden van de debiteurenadministratie kun je bijvoorbeeld prima zelf.

Kan ik zelf belastingaangifte doen?

Het maken van facturen of het bijhouden van debiteuren kun je meestal prima zelf. Werk jij als zzp’er en is de boekhouding nog te overzien? Dan is zelf de btw-aangifte doen ook nog wel mogelijk. De inkomstenbelasting of salarisadministratie zodra er medewerkers in dienst komen zijn wel zaken die veel ondernemers uitbesteden aan een boekhouder.

Kan ik zelf boekhouden in Excel?

Veel zzp’ers kiezen ervoor om zelf te boekhouden in Excel. Dat kan zeker, al is Excel wel gevoelig voor tik- en rekenfouten. Voor de start van het bedrijf is het vaak nog wel geschikt maar als je bedrijf groeit is de kans groot dat je uiteindelijk zult willen overstappen op een boekhoudprogramma.