Zelf boekhouden

Ga je zelf boekhouden? Zeker als zzp’er met een eenmanszaak is dat eigenlijk vrij makkelijk. Als je de boekhouding zelf doet met een simpel boekhoudprogramma heb je weinig kennis van belastingen of de financiële administratie nodig. Ook de btw-aangifte verstuur je eenvoudig zelf.

Inhoud:

• Waarom boekhouden
• Basis van de boekhouding
• Zelf boekhouden: de eerste stappen
• Automatiseer je boekhouding
• Online boekhoudprogramma
• Zaken uit handen geven
• Tijd besparen

Zelf je eigen boekhouding doen

Zelf boekhouden is voor veel kleine ondernemers een noodzaak. Starters hebben simpelweg elke euro nodig voordat ze geld kunnen verdienen, en een boekhouder verdient zichzelf pas terug als je omzet maakt.

Facturen maken kun je prima zelf. Door deels zelf de boekhouding te doen kun je niet alleen wat geld besparen, maar vooral veel inzicht en gevoel krijgen bij de cijfers van jouw bedrijf.

Ook als je bedrijf groeit, kun je dus best bepaalde zaken uit de boekhouding zelf regelen met een boekhoudprogramma. Soms heb je wat basiskennis nodig, maar die kun je gemakkelijk online leren.

Zelf je administratie bijhouden met een goed boekhoudprogramma? Probeer e-Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Waarom is boekhouden belangrijk?

Voor een aantal ondernemers is de boekhouding alleen belangrijk omdat het wettelijk verplicht is. Als je er geen toegevoegde waarde in ziet kost boekhouden vaak meer tijd dan je hoopt. Maar er zijn ook voordelen van een goede administratie!

• Op tijd betaald krijgen
  Om een bedrijf succesvol te maken zijn inkomsten nodig. Je verkoopt een dienst of product maar dan moet die nog worden betaald. Als je boekhouding op orde is kun je snel en makkelijk facturen sturen, zien of deze debiteuren op tijd betalen en zo nodig herinneringen sturen.
• Inzicht in de prestaties
  Veel ondernemers schrikken zich rot als de belastingpapieren binnenkomen of als vakantieperiodes aanbreken en de omzet in elkaar duikelt. Als je een goede boekhouding hebt dan houd je hier vooraf al rekening mee. Je legt geld opzij voor minder drukke periodes en de belastingdienst.
  Makkelijk belastingaangifte doen
  Per jaar doe je meestal vier keer btw-aangifte en daarnaast een aangifte voor de inkomstenbelasting. Dit is verplicht, maar met een bijgewerkte overzichtelijke boekhouding eigenlijk helemaal niet moeilijk.

Een goede boekhouding zorgt voor meer inzicht in de cijfers en maakt aangifte doen makkelijk.

De basis van de boekhouding

• Facturen en bonnen
• Betalingen en bijschrijvingen
• Administratie bewaren en ordenen
• Btw-aangifte
• Investeren, afschrijven en aftrekken
• Aangifte inkomstenbelasting

Zelf boekhouden: de eerste stappen

Zelf je boekhouding doen heeft als voordeel dat je overzicht houdt over je financiële gezondheid. Als je zelf alle facturen verstuurt, ontvangt en in je administratie zet zie je precies wat de omzet en kosten zijn. Als je banktransacties importeert zie je direct de openstaande facturen en kun je deze eenvoudig herinneren.

Ben je zzp’er of freelancer en heb je een eenmanszaak of vof: je kan een groot deel van je boekhouding prima zelf doen. De eerste stap is het inboeken van facturen en bankafschriften en deze aan elkaar koppelen. Daarna kun je allerlei overzichten maken die handig zijn voor je belastingaangifte en om inzicht te krijgen in de gezondheid van jouw bedrijf.

Met een online boekhoudpakket kun je de boekhouding volledig zelf doen.

Wil je zelf gaan boekhouden, begin dan met zelf de facturen te versturen en ontvangen. Daarnaast kun je deze zelf ordenen en bewaren. De gemakkelijkste manier is om te kiezen voor een van de online boekhoudprogramma’s. Bij e-Boekhouden.nl kun je het eerste jaar na KvK-inschrijving gratis boekhouden.

Als je ook jezelf verdiept in afschrijven, kun je vaak al een goed overzicht maken van je administratie en zelf de btw-aangifte verzorgen. De aangifte van de inkomstenbelasting is weer een stap verder. Deze aangifte, net als de salarisadministratie, besteden ondernemers vaak wel uit aan een boekhouder.

Automatiseer je boekhouding

Je kunt de boekhouding uitbesteden aan een boekhouder. Deze zal zaken standaardiseren. Maar ook als je ervoor kiest om zelf te boekhouden is het slim om zaken te automatiseren. Dit kan enorm veel tijd besparen.

Om te beginnen is het handig om even na te denken over de vraag of je de administratie doet in een spreadsheetprogramma als Excel of dat je investeert in een goed online boekhoudprogramma. Soms lijkt software voor online boekhouden wat duurder, maar vaak bespaar je hiermee enorm veel tijd.

Je kunt ook boekhouden in Excel. Er zijn voldoende goedkope of gratis templates te vinden. Je moet dan wel meer tijd besteden aan je boekhouding. Zo kun je meestal geen bankafschriften importeren in Excel. Daardoor moet je handmatig meer gegevens invullen. Daarnaast is een tikfoutje dan zo gemaakt en is het ook de vraag of je berekeningen voldoende bijwerkt.

Online boekhoudprogramma

Door te kiezen voor een van de online boekhoudprogramma’s maak je minder snel foutjes, bespaar je tijd en daarmee kosten. Je hoeft dan geen gratis sjabloon te zoeken of een spreadsheet te bouwen. Naast dat je sneller en met minder fouten de boekhouding doet bespaar je ook tijd en geld met:

• de facturen en bankafschriften staan sneller in de boekhouding en zijn makkelijk te koppelen
• de software maakt belangrijke overzichten zoals je balans en resultatenrekening
• je administratie is automatisch veilig opgeslagen en bewaard

Handige boekhoudprogramma’s om zelf de boekhouding mee te regelen:

Delen van de boekhouding uitbesteden

Natuurlijk kun je in de boekhouding heel veel zelf doen maar het is de vraag of je echt alles het liefste zelf doet. Voor die paar keer per jaar dat je met belastingen bezig bent moet je telkens bepalen of je alles nog goed doet. Vragen die een boekhouder dagelijks beantwoordt moet jij eenmalig uitzoeken.

Dat kan haast niet efficiënt zijn, tenzij je belastingen als hobby hebt of er bedrijfsmatig mee bezig bent. Je kunt ook je administratie uitbesteden. Een goede boekhouder laat je alleen die delen van de boekhouding uitbesteden waarbij diens kennis of software echt meerwaarde biedt.

Zaken die je eenvoudig kunt uitbesteden zijn:

• kwartaalaangifte omzetbelasting (btw)
• Jaarrekening en/of balans
• inkomstenbelasting

Zorg dat je goed weet wat je wilt. Zoek je een officiële accountant die een serieuze jaarrekening voor je kan maken of een vriendelijke boekhouder om de hoek, die je helpt met je administratie en aangiften?

Tijd besparen tijdens het boekhouden

Of je nu alles zelf doet, of de boekhouding gaat uitbesteden aan een boekhouder, in beide gevallen kost het je heel wat tijd. Al kun je  er wel voor zorgen dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent en dat je je geld zo effectief mogelijk besteedt. Hieronder staan 11 manieren om je administratie zo soepel mogelijk te laten lopen.

1. 1. Doe je boekhouding regelmatig op vaste dagen
      Spaar je boekhouding op en maak eenmaal per 1-2 weken tijd om rekeningen te betalen, aanmaningen en facturen te versturen en belangrijke zaken te regelen. Zo doen veel ondernemers de boekhouding op een vaste ochtend in de week. Wacht je te lang dan raak je gedemotiveerd door de hoge stapel. Daarbij, het kost dan meer tijd omdat je niet meer paraat heb wat je hebt afgesproken. Je moet gaan zoeken naar facturen, afspraken, et cetera.
   2. Maak gebruik van sjablonen
      Een aantal documenten blijft terugkomen. Bijvoorbeeld facturen, aanmaningen en offertes. Werk zoveel mogelijk met sjablonen die je steeds aanpast. Bij facturen en aanmaningen hoef je dan soms alleen de omschrijving, het bedrag en de klantnaam aan te passen. Offertes hebben vaak ook een vaste structuur. Bepaalde stukken tekst kun je bewaren om te kunnen hergebruiken.
   3. Automatiseer berekeningen
      Gebruik online software of een spreadsheet met formules. Ga niet steeds opnieuw berekeningen maken. Als je bijvoorbeeld facturen toevoegt aan Excel zorg dan dat de totaalbedragen automatisch optellen.
   4. Houd overzicht en maak een kalender
      Schrijf op wat je per jaar voor je boekhouding moet doen en markeer belangrijke data in je agenda. Je wilt geen boetes betalen omdat je te laat bent met je aangifte. Het helpt ook om klussen zoveel mogelijk bij elkaar te plannen. Doe in één keer je facturen, aanmaningen, bankafschriften, et cetera.
   5. Start op tijd
      Laat de boekhouding niet te lang liggen maar begin op tijd. Veel ondernemers beginnen pas op het laatste moment aan de boekhouding en komen daardoor in de problemen. Als je pas op de laatste dag de btw-aangifte doet en facturen mist, vragen hebt, geen saldo hebt of ziek bent dan is het lastig om alles nog goed geregeld te krijgen.
   6. Importeer je bankafschriften
      Als je boekhouding groeit is het nalopen van facturen aan de hand van banktransacties een tijdrovende klus. Toch is het belangrijk om te weten of er voor elke betaling een factuur is en andersom. Bij boekhoudsoftware kun je dit vaak koppelen. Het klinkt ingewikkeld, maar maakt je administratie een stuk betrouwbaarder als je online betalingen koppelt aan facturen en zo precies ziet welke betalingen en facturen overblijven.
   7. Besteed je aangifte uit
      Zodra je de kans hebt kan het heel veel tijd besparen om je aangiftes uit te besteden. Als ondernemer moet je steeds het wiel opnieuw uitvinden en een boekhouder beantwoord dezelfde vraag meerdere malen voor meerdere ondernemers. Dat maakt zijn uitzoekwerk een stuk efficiënter.
   8. Maak een kort en bondig jaaroverzicht
      Maak jaarlijkse samenvattingen en bewaar die apart. Een boekhoudprogramma maakt deze vaak ook maar het kan geen kwaad om van jaarlijkse overzichten een kopie op een andere plek te bewaren.
   9. Ruim je administratie op 
      Veel ondernemers scannen bonnetjes wel in, maar laten deze vervolgens nog weken rondslingeren op het bureau. Dat is vragen om dubbele boekingen of handmatige fouten. Een schoon kantoor helpt om je te concentreren op je werk. Een berg papieren in een la wordt al snel een soort permanente todo die nooit van je lijstje verdwijnt.
   10. Maak zo min mogelijk gebruik van uitstel
       Ook uitstellen kost tijd. Als je bijvoorbeeld uitstel aanvraagt voor je aangifte inkomstenbelasting treden er drie nadelen op:
       –Je vraagt uitstel, het aanvragen zelf kost ook tijd.
       –Hoe langer je wacht hoe meer tijd je aangifte kost. Je weet niet meer precies hoe alles ook alweer zat en je oude papieren zijn begraven onder nieuwe papieren.
       –Het duurt langer voordat je een aanslag hebt. Zo vertraag je bijvoorbeeld een eventuele belastingteruggaaf.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over zelf boekhouden zijn:

Kan ik zelf boekhouden?

Natuurlijk! Steeds meer zzp’ers of kleine ondernemers kiezen ervoor om (grotendeels) zelf de boekhouding te doen. Met een goed boekhoudprogramma is een administratie opzetten een fluitje van een cent. Facturen maken, of het bijhouden van de debiteurenadministratie kun je bijvoorbeeld prima zelf.

Kan ik zelf belastingaangifte doen?

Het maken van facturen of het bijhouden van debiteuren kun je meestal prima zelf. Werk jij als zzp’er en is de boekhouding nog te overzien? Dan is zelf de btw-aangifte doen ook nog wel mogelijk. De inkomstenbelasting of salarisadministratie zodra er medewerkers in dienst komen zijn wel zaken die veel ondernemers uitbesteden aan een boekhouder.

Kan ik zelf boekhouden in Excel?

Veel zzp’ers kiezen ervoor om zelf te boekhouden in Excel. Dat kan zeker, al is Excel wel gevoelig voor tik- en rekenfouten. Voor de start van het bedrijf is het vaak nog wel geschikt maar als je bedrijf groeit is de kans groot dat je uiteindelijk zult willen overstappen op een boekhoudprogramma.