e-boekhouden

Balans maken

In de boekhouding is de balans onderdeel van de jaarrekening en een momentopname van je vermogen. De balans is in feite de stand van de bezittingen en schulden van je onderneming. De waarde van de eigendommen zijn altijd gelijk aan die van alle passiva, die samenvat hoe de activa zijn gefinancierd.

Wat is een balans?

balans makenIn de boekhouding is een balans een overzicht van je vermogen. Het is een momentopname en net als bijvoorbeeld je winst- en verliesrekening is het onderdeel van de jaarrekening. Vaak maak je een balans op 31 december. De balans toont de verschillende bezittingen en schulden van je bedrijf en de waarde hiervan.

De naam van een balans is afkomstig van het feit dat het altijd in evenwicht is. De waarde van de eigendommen zijn altijd gelijk aan die van alle passiva, die samenvat hoe je de activa hebt gefinancierd.

Een balans maken met een boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit of vergelijk ze in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Hoe moet je een balans opstellen?

Een balans bevat een overzicht van je bezittingen en van je kapitaal. Alle onderdelen die het bedrijf bezit of schuldig is op het moment van het maken van een balans moet je er dus op  vermelden.

Een balans toont al je activa en passiva. Dit zijn je bezittingen en schulden.

Links zet je neer wat je bezit (activa), rechts hoe je het gefinancierd hebt (passiva). Omdat eigendommen of schulden bij een groot tot middelgroot bedrijf al snel uit veel onderdelen kan bestaan, mag er een zekere samenvatting worden gemaakt. Hierdoor zijn er vaktermen ontstaan.

Ben je op zoek naar software om een balans mee te maken? Vergelijk gemakkelijk en snel de populairste oplossingen in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Posten die veel voorkomen op de activa-zijde

De activa-zijde toont alle bezittingen van de onderneming. Deze kant van de balans somt dus op wat je onderneming zoal heeft.

  • Inventaris
  • Debiteuren
  • Voorraad
  • Auto van de zaak
  • Kas (of liquide middelen)

De activa zijn de bezittingen van je onderneming.

Bij sommige bedrijven is de lijst van bezittingen te lang om deze allemaal los te noemen op de balans. Om overzicht te houden is het gebruikelijk om posten te bundelen als je een balans opstellen gaat. Hiervoor zijn er vaste termen ontstaan die er vaak op voorkomen.

  • Vlottende activa
  • Vaste activa
  • Immateriële vaste activa
  • Materiële vaste activa
  • Financiële vaste activa

Vaste termen op een balans

Soms zijn samenvattingen prima, want elke onderneming heeft een laptop, kasgeld of debiteuren en dit soort zaken wisselen regelmatig. Deze los noemen op een balans is daarom misschien wat overbodig. Als de balans te veel samenvat en belangrijke details mist kun je via de jaarrekening of toelichting meer vertellen over de eigendommen.

Deze termen zijn vaste onderdelen van de boekhouding. Elke boekhouder, accountant of fiscalist gebruikt ongeveer dezelfde termen voor dezelfde posten. Het is dus niet verboden om andere termen te gebruiken maar als je een heldere administratie nastreeft is het beter om hier niet te creatief mee om te gaan. Al is elk bedrijf uniek, en kun je, naast de meer standaard samenvattingen, soms ook unieke eigen termen tegenkomen.

Zaken die je noemt op de passiva-zijde van een balans

De passiva-zijde van een balans toont hoe de eigendommen zijn gefinancierd. Het is feitelijk een opsomming van de schulden. De onderneming is eigenaar van de activa, maar misschien heeft die geld geleend of is die nog geld schuldig aan de belastingdienst of leveranciers. Alle financieringen, schulden en schuldeisers noem je aan de passiva-zijde.

  • Eigen vermogen
  • Vreemd vermogen
  • Kortlopende schulden
  • Hypotheek
  • Crediteuren

Ook op de passivazijde kun je dus posten samenvatten. In theorie kun je het zelfs scheiden tussen eigen vermogen en vreemd vermogen maar meestal wil je het vreemd vermogen wel opdelen in langlopende en kortlopende schulden. Zo kun je facturen of belasting die jij nog moet betalen samenvatten als crediteuren. Een krediet bij de bank noem je als kort vreemd vermogen en een hypotheek of langlopende financiering voor machines boek je als lang vreemd vermogen.  Het deel dat niet extern is gefinancierd noem je het eigen vermogen.

Een eerste balans maken

Openingsbalans makenAls je nog moet beginnen met je bedrijf, en bijvoorbeeld een balans wilt maken voor je ondernemingsplan, dan noemen we dit vaak een openingsbalans. Dit is een soort beginbalans waarop je de zaken noemt waarmee je wilt beginnen.

Veel ondernemers gaan hierbij op zoek naar een voorbeeld van een balans, maar meestal maakt een voorbeeld het alleen onnodig complex omdat hier allerlei zaken worden genoemd waarmee je in het begin nog niet veel te maken hebt.

Een balans opstellen met een boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit of vergelijk ze in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Starten met een openingsbalans

Als je onderneming nog van start moet dan kun je waarschijnlijk vrij snel een openingsbalans maken, zeker als je ook wat zaken samenvat onder bovenstaande vaktermen. Zo valt je bureau, gereedschap of andere werkzaken meestal onder inventaris. Je saldo valt onder liquide middelen.

Voor een goed ondernemingsplan kun je een eenvoudige openingsbalans opstellen.

Daartegenover staan de schulden. Heb je deze niet of is de balans daarmee nog niet in evenwicht? Dan kun je deze meestal gladstrijken door een post te nemen met eigen vermogen. In theorie heb je dan een eerste openingsbalans. Vaak bestaat deze uit slechts een handvol posten.

Balans opstellen na het eerste jaar

afschrijven
Afschrijven heeft veel invloed op de balans.

Een beginbalans maken is lastig, maar nog lastiger is het om een balans te maken van een draaiende onderneming. Want zodra je onderneming operationeel is verandert de balans continu. Zodra je bijvoorbeeld wat verkoopt maar het geld nog niet op je rekening hebt ontstaan er gelijk twee extra posten.

Om te beginnen heb je dan een debiteur als activa. Dat is iemand die van jou een factuur heeft gehad maar deze nog niet heeft betaald. De btw (omzetbelasting) die op die factuur genoemd staat is vervolgens weer een schuld van jou aan de belastingdienst, en moet je dus aan de passiva-zijde van de balans noemen onder crediteuren.

Ook veranderen zaken als je voorraad, liquide middelen of andere posten vrijwel dagelijks. Hierdoor kan het maken van een balans vrij complex, foutgevoelig en tijdsintensief zijn maar boekhoudprogramma’s zullen waarschijnlijk veel van deze berekeningen automatisch voor je maken. Twijfel je of dit goed gaat, of is je balans wat complex? Dan kun je hierbij natuurlijk ook altijd een boekhouder inschakelen.

Wat heb je aan een balans?

balansEen balans toont in één oogopslag de eigendommen van een bedrijf. Naast de winst- en verliesrekening, waaruit je kunt opmaken hoeveel geld er via facturen in- of uitgaat, zie je op een balans de wijzigingen van de eigendommen.

Het toont bijvoorbeeld hoeveel eigen vermogen het bedrijf heeft en hoeveel alle bezittingen bij elkaar waard zijn. Dat is belangrijk, want deze waarde verandert soms ongemerkt. De waarde van een laptop of bedrijfsauto moet je bijvoorbeeld afschrijven waardoor deze na verloop van tijd in waarde daalt. Dit zie je niet terug op je bankrekening of in de winst- en verliesrekening, maar wel op je balans.

Overzicht van de financieringen

Naast alle bezittingen toont een balans hoe de onderneming is gefinancierd. Indien het bedrijf een extra financiering nodig heeft dan zal een investeerder, de bank of andere financieringsinstelling altijd een balans vragen of zelf opmaken. Het is onderdeel van de jaarrekening, en voor de belastingaangifte van de inkomstenbelasting is het dus een verplicht onderdeel.

Bedrijfsratio’s berekenen

Naast dat de balans zelf in een oogopslag een beeld geeft van de bedrijfscijfers, kun je er ook diverse financiële ratio’s mee berekenen. Deze kun je gebruiken om er zo achter te komen hoe je onderneming ervoor staat. De volgende ratio’s kun je met behulp van de balans uitrekenen:

De solvabiliteitsratio: eigen vermogen / totaal vermogen x 100%.
Oftewel, in welke mate de onderneming afhankelijk is van geld van andere en in hoeverre het zelf in staat is om tegenslagen op te vangen.

De liquiditeitsratio: vlottende activa / kortlopende schulden x 100%.
Oftewel, in hoeverre de onderneming in staat is om op korte termijn haar schulden te betalen.

De rentabiliteitsratio: winst (of toename eigen vermogen) over een bepaalde periode / het eigen vermogen aan het begin van die periode x 100%.
Oftewel, in hoeverre een onderneming in staat is winst te maken met het door haar geïnvesteerde kapitaal.

Ben je op zoek naar software om een balans mee te maken? Vergelijk gemakkelijk en snel de populairste oplossingen in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over het opstellen van een balans zijn:

Is het maken van een balans verplicht?

Ja, in feite wel. Bij een eenmanszaak hoef je geen balans in te dienen maar om een aangifte voor de inkomstenbelasting in te kunnen vullen moet je getallen uit de balans hebben.

Denk bijvoorbeeld aan je afschrijvingen of je crediteuren- en debiteurenstand. Bij sommige ondernemingsvormen, zoals de besloten vennootschap, moet je jaarlijks zelfs een balans deponeren.

Hoe maak je een balans?

Je mag de balans opstellen op de manier waarop jij dat wilt. Je kunt dus een balans maken in Excel. Al zul je dan wel goed de regels moeten kennen want het is lastig om via Excel te controleren of bijvoorbeeld je berekeningen kloppen. Je kunt de balans ook zelf maken via een boekhoudprogramma, of deze laten opstellen door een boekhouder.

Wat zet je op een balans?

Op de balans toon je aan de activazijde alle eigendommen van het bedrijf. Hier noem je dus bijvoorbeeld de laptop van de zaak, een bureau, of de auto van de zaak. Als de lijst lang wordt kun je bepaalde zaken bundelen. Hiervoor kun je gebruikmaken van vaste termen, zoals inventaris voor alles dat je op kantoor hebt. Of vaste activa.

Op de passivazijde beschrijf je hoe dit is gefinancierd. Denk aan crediteuren, kortlopende schulden, of eigen vermogen. Het aantal posten hoeft niet aan beide kanten in evenwicht te zijn, maar het bedrag onderaan de streep wel. Het totaal aan passiva is dus gelijk aan het totaalbedrag van alle posten aan de activazijde.

Waarom is een balans altijd in evenwicht?

Op een balans toon je je bezittingen (activa) aan de ene zijde. Aan de andere zijde toon je hoe je deze financiert. Een zakelijke financiering staat dus aan de passivazijde. Maar al je bezittingen zijn gefinancierd, dus is een balans altijd in evenwicht.

Heb je het gefinancierd met uren, heb je kortingen bedongen of heb je schulden afgelost? Dan nog blijft je balans in evenwicht want het gaat om het vermogen van het bedrijf. Als schulden aan derden afnemen dan is het restant een schuld aan jou als ondernemer. Op de balans omschrijf je dit als eigen vermogen. Zijn de schulden groter dan de eigendommen? Dan is het ondernemingsvermogen (eigen vermogen) negatief.

Wat is balanswaarde?

De balanswaarde is de waarde dat een bedrijfseigendom heeft volgens de balans. Dat kan de werkelijke waarde zijn, maar dat hoeft niet.

Zo dalen veel goederen in werkelijkheid niet precies lineair. Een auto, laptop of machine dalen meestal in het begin sneller in waarde dan aan het einde. Zo is een laptop die nog maar een dag oud is vaak al flink in waarde gezakt. Maar op een balans is het gebruikelijk om lineair af te schrijven. Als je een laptop in vijf jaar afschrijft en geen rekening houdt met restwaarde is deze na één jaar dus volgens de balans nog tachtig procent van zijn aankoopbedrag waard.