Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Administratie opzetten

Een goede administratie opzetten voor een eenmanszaak of vof is in Nederland verplicht. Periodiek moet je bedrijf cijfers uit deze administratie delen met de overheid en daarnaast moet deze altijd op orde te hebben en bewaren. Waarop moet je letten bij het opstellen van een administratie voor een eenmanszaak?

Inhoud:

Een goede boekhouding opzetten is verplicht

administratie opzetten voor een eenmanszaakAlle ondernemers moeten verplicht boekhouden. Een goed opgezette administratie geeft daarbij duidelijk overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de onderneming.

Bij een rechtsvorm waarbij het bedrijf zelf alle aansprakelijkheden draagt, zoals bij de besloten vennootschap (bv), gelden strenge regels rond de boekhouding. Bij een ondernemingsvorm waarbij de ondernemers zelf aansprakelijk zijn, zoals bij de eenmanszaak of vennootschap onder firma (vof), is dat minder het geval.

Bij een eenmanszaak kun je zelf bepalen hoe jij je administratie wilt opzetten.

Hoe je de administratie wilt opzetten is aan jou zolang je het maar duidelijk en snel kunt aantonen aan de overheid, daar waar nodig. Een samenvatting van de belangrijkste regels voor deze administratie.

Een administratie opzetten voor een eenmanszaak of vof

Om te beginnen ben je verplicht om een administratie op te zetten voor jezelf. Dat klinkt nobel, maar heeft een serieuze ondertoon: indien bij problemen blijkt dat je zelf geen beeld hebt van de boekhouding van je bedrijf dan kunnen daar hoge boetes voor worden gegeven. Een simpel ‘ik wist niet dat er iets fout ging’ heeft juridisch dus weinig waarde. Je bent verplicht om zelf goed inzicht te hebben in jouw bedrijfsadministratie.

Je administratie opzetten in een boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Boekhouden met een boekhoudprogramma

Er zijn veel online boekhoudprogramma’s waarmee je zelf kunt boekhouden. Een administratie opzetten voor de boekhouding van een zzp’er is met zo’n programma meestal vrij eenvoudig. Ze hebben bijvoorbeeld al een lijst met codes voor een mogelijk grootboek, en maken automatisch een winst- en verliesrekening zodra jij je facturen inboekt. Bekende boekhoudprogramma’s voor zzp’ers zijn bijvoorbeeld e-Boekhouden, Exact of Moneybird.

Met een boekhoudprogramma kun jij je administratie zelf opzetten.

Een boekhoudprogramma is niet verplicht. Je kunt je administratie ook uitbesteden aan een boekhouder, of bijhouden in bijvoorbeeld Excel. Maar een boekhoudpakket vergroot wel de kans dat jouw boekhouding in orde is. Ook kun je deze soms direct koppelen aan een zakelijke rekening. Dat bespaart veel tijd bij het inboeken van facturen of bijhouden van debiteuren. Daarnaast zijn er in de software meestal al enkele checks opgenomen. Bijvoorbeeld bij het berekenen van de btw, of het toevoegen van een factuurnummer.

Voor het opzetten van een administratie is het niet verplicht, maar een zakelijke rekening maakt het bijhouden van de boekhouding soms stukken makkelijker!

Administratie de basis voor btw-aangifte en inkomstenbelasting

Je administratie dient als bron voor de belastingaangiftes. Je moet een administratie opzetten zodat je periodiek aangiftes kunt invullen, en bewijzen. Zo moet een zzp’er met een eenmanszaak meestal elk kwartaal btw-aangifte doen.

Met een sluitende administratie is het invullen van de btw-aangifte voor een kleine eenmanszaak vooral een simpele optelsom van de inkomsten en uitgaven, en de totalen van de omzetbelasting daarbij. Daarnaast is de zakelijke administratie een van de belangrijkste gegevensbronnen voor ondernemers voor de aangifte van de inkomstenbelasting.

Administratie dient als basis voor je belastingaangiftes.

Nadat je een aangifte hebt verzonden betekent dat niet dat deze administratie vervolgens overbodig is geworden. Je moet deze bewaren voor een eventuele belastingcontrole. Het belangrijkste is natuurlijk dat je eigen aangiftes kunt bewijzen, maar het kan zijn dat de belastingdienst je administratie wil inzien om bijvoorbeeld fraude van een leverancier of andere externe te controleren.

Als je weinig omzet maakt kun je met de KOR-regeling een vrijstelling aanvragen voor de btw. Je rekent dan geen omzetbelasting en verstuurt geen btw-aangiftes.

Waaruit bestaat de administratie van een bedrijf?

Als je een administratie gaat opstellen dan kun je beginnen met een overzicht van inkomsten en uitgaven op basis van facturen. Heb je deze niet omdat je vooral aan consumenten levert? Dan is je kassasoftware of webshopkassa mogelijk leidend. Hieruit kun je vaak al een basis voor de omzetbelasting realiseren en daarmee de basis van je administratie. Als je verder niet te maken hebt met afschrijvingen of andere grote investeringen dan kun je soms hiermee al een groot deel opzetten.

Belangrijkste onderdelen uit de administratie

Je verkoopfacturen en inkoopfacturen zijn meestal de basis van een goede administratie. Wat er verder tot je boekhouding behoort kan per onderneming verschillen. Zo kan het bij een kleine onderneming heel belangrijk zijn dat de urenregistratie van de ondernemer duidelijk in te zien is, of dat hij via offertes lopende projecten (en dus gemaakte uren) kan aantonen.

Facturen vormen vaak de basis van de administratie.

Bij een onderneming die enkele medewerkers fulltime in dienst heeft is de urenregistratie mogelijk minder van belang. Daar zal juist de salarisadministratie sneller een rol spelen, en zo zijn er meer verschillen denkbaar. Bekende overzichten zijn:

Zelf je administratie opzetten via een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie bewijzen

administratie bewarenJe moet je administratie kunnen bewijzen. Bij een administratie opzetten moet je er dus ook gelijk rekening mee houden dat je deze 7 jaar moet bewaren. Dit in verband met het opvragen van eventuele bewijslast voor de btw-, inkomsten-, of vennootschapsbelasting. Bij vastgoed geldt zelfs een langere verplichte bewaartermijn.

Administratie bewaren

Tegenwoordig is online boekhouden in opkomst en je mag de boekhouding ook digitaal bewaren. Veel boekhoudprogramma’s slaan deze online voor je op nadat je deze per e-mail hebt ontvangen, hebt gescand of nadat je er (met je telefoon) een foto van hebt gemaakt. Maar je kunt het ook nog altijd gewoon op de ouderwetse manier doen, op papier in ordners en gesorteerd op datum.

Welke gegevens je bewaart als je een administratie gaat opzetten is niet helemaal afgebakend. Dat komt, omdat je niet alleen de transacties zelf moet kunnen bewijzen maar ook hoe je aan de bedragen of werkzaamheden kwam.

Je moet je administratie kunnen bewijzen.

Natuurlijk zijn er maar weinig ondernemers die voor alle klussen werkelijk al het bewijsmateriaal behouden. Voor kleine routineklussen is een factuur daarom meestal voldoende. Maar bij uitzonderingen is het aan te raden om iets uitgebreider te administreren. Heb je bijvoorbeeld discussie over een factuur met een klant, en crediteer je daarom de factuur? Dan is het handig om ook de correspondentie (mailtjes/afspraken) rond die specifieke factuur te bewaren. Bekende bewijzen van transacties zijn:

  • kassabonnen
  • facturen/rekeningen
  • bankafschriften (mag digitaal)
  • offertes & contracten (bewijzen van lopende zaken)
  • overige andere bewijzen

Houd er rekening mee dat je zelf aansprakelijk bent voor problemen met je boekhouding. Zorg dus dat problemen als brand of een computercrash de administratie niet kunnen vernietigen. Lees verder over de administratie bewaren.

Zelf je administratie opzetten via een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Balans en resultatenrekening opzetten

afschrijven
Een balans toont je afschrijvingen

Naast dat je alle transacties los moet kunnen aantonen, moet je ook een overzicht met alle eigendommen en schulden kunnen aantonen. De jaarlijkse balans is hier de bekendste publicatie van, maar dit is slechts de samenvatting. De belastingdienst wil ook de verlies- en winstrekening kunnen zien.

Op deze resultatenrekening geef je een toelichting op de totalen van verschillende inkomsten en uitgaven. Zo kan je in een keer aantonen wat je totaal aan huur, salaris of reiskosten hebt uitgegeven. Elk van de genoemde posten vallen onder de verplichte administratie. Bij rechtsvormen als de bv of nv zijn hier extra regels van toepassing.

Salarisadministratie

De salarisadministratie noemen we los, maar eigenlijk is dit gewoon financiële administratie. Alle ontstane administratie rond je personeel moet je bewaren. Dit is alleen van toepassing voor eigen personeel, bij extern personeel zoals uitzendkrachten of ingehuurde zzp’ers gaat het niet om personeel maar om een dienst die je hebt ingekocht. In dat geval boek je de facturen vergelijkbaar als andere kostenposten. Meer informatie hierover op onze pagina over de salarisadministratie.

Administratie van je bedrijf niet op orde?

belastingdienstEen administratie opzetten voor je bedrijf is verplicht. Indien ondernemers geen goede administratie hebben kan dat gevolgen hebben. Voor starters blijft dit meestal beperkt tot het feit dat ze geen aangiftes hebben ingevuld, of kunnen invullen. De sancties vallen dan meestal mee.

Zo is de kans groot dat de belastingdienst voor jou een inschatting maakt, die waarschijnlijk niet in jouw voordeel uitvalt maar wel redelijk aanneembaar is. Zonder administratie mis je wel fiscale regelingen, zoals de starters- of zelfstandigenaftrek. Deze mag je meestal niet toepassen zonder administratie die het recht hierop kan bewijzen.

Administratie opnieuw opstellen na een brand of dataverlies

Als je administratie bent verloren, bijvoorbeeld door een servercrash of brand, moet je deze opnieuw maken. Als dat niet lukt doet de belastingdienst dit voor je. Je moet dan wel kunnen uitleggen wat de oorzaak is dat je administratie mist. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat je simpelweg bent vergeten om bepaalde administratie bij te houden.

De reactie van de belastingdienst is daarom deels afhankelijk van je reden. Is het bedrijfsgebouw van je boekhouder afgebrand en stond daar jouw administratie? Dan zal de belastingdienst waarschijnlijk begrijpen dat er geen opzet in het spel is geweest. De belastingdienst verplicht je waarschijnlijk om zoveel mogelijk te reconstrueren en voor de gaten zal de belastingdienst zelf een inschatting maken.

Is er wel (twijfel over) opzet? Ontdekt de belastingdienst de fout, of zijn de fouten groter? Dan kan de sanctie uiteraard zwaarder uitvallen. Bedrijven die bijvoorbeeld onjuiste salaris- of balansposten hebben doorgegeven kunnen worden gezien als fraudeurs. Als de administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je de administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een administratie opzetten van een eenmanszaak zijn:

Hoe kan ik een administratie opzetten als zzp'er?

Je kunt kiezen voor een boekhoudprogramma, maar ook zelf een administratie opzetten. Op deze pagina tonen we hoe een zzp’er een minimale administratie maakt voor zijn bedrijf zodat deze voldoet aan de minimale regels van de belastingdienst. Daarnaast kunnen er extra zaken nodig zijn. Denk aan de uren- of kilometeradministratie. Ook zal een administratie van een zzp’er er anders uitzien dan die van een bedrijf met tien medewerkers.

Hoe moet ik de administratie bijhouden?

Je mag zelf bepalen hoe je de administratie wilt bijhouden, zolang je bij controle maar snel de belastingdienst hier inzicht in kunt bieden. Voor kleine bedrijven, zoals zzp’ers met een eenmanszaak, is het aan te raden om online te boekhouden. Al is het maar voor een goed overzicht van facturen. Maar verplicht is het zeker niet!

Kan ik ook de administratie uitbesteden?

Je kunt de belastingaangiftes laten doen. Ook kun je het zoeken naar belastingvoordelen overlaten aan een boekhouder. Wel zul je deze zelf een beetje moeten helpen. De meeste boekhouders verwachten van zzp’ers met een eenmanszaak dat deze wel zelf facturen maken, of hun eigen uren en kilometers bijhouden.

Welke administratie moet ik hoelang bewaren?

De administratie van je bedrijf moet je 7 jaar bewaren. Hierbij kun je denken aan de facturen, jaarrekeningen, uren-, of kilometeradministratie. Als je gebruikmaakt van online boekhouden zal deze waarschijnlijk dit al voor je regelen.

Al kunnen sommige aanvullende zaken die jouw administratie toelichten soms ook het best bewaard worden als deze dienen als bewijslast voor bepaalde zaken. Denk hierbij aan offertes of andere contractuele communicatie, of een oude agenda die het behalen van het urencriterium kan bewijzen.

Hoe moet ik de administratie vernietigen?

Met uitzondering van onroerend goed mag je administratie verwijderen na 7 jaar. Bij een online boekhouding neemt dit geen verdere ruimte in, maar vaak biedt deze ook een optie tot het verwijderen van bepaalde zaken zodat je niet in de knoei zult komen met de privacy van klanten of andere contactpersonen.

Ook zul je correspondentie, offertes, papieren facturen of contracten het liefst zo nu en dan willen opruimen. Na 7 jaar kun je dit gewoon weggooien al moet je als bedrijf wel rekening houden met de privacy van je klanten of jezelf. Een simpele papierversnipperaar is daarvoor geen overbodige luxe.