Administratie eenmanszaak opzetten

Een goede administratie opzetten voor een eenmanszaak of vof is in Nederland verplicht. Periodiek moet je bedrijf cijfers uit deze administratie delen met de overheid en daarnaast moet deze altijd op orde te hebben en bewaren. Waarop moet je letten bij een boekhouding van een eenmanszaak?

Inhoud:

• Administratie opzetten
• Basis voor belastingaangiftes
• Waar bestaat de administratie uit?
• Administratie bewaren
• Balans en resultatenrekening opzetten
• Salarisadministratie
• Administratie niet op orde?

Een goede boekhouding opzetten is verplicht

Alle ondernemers moeten verplicht boekhouden. Een goed opgezette administratie geeft daarbij duidelijk overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de onderneming.

Bij een rechtsvorm waarbij het bedrijf zelf alle aansprakelijkheden draagt, zoals bij de besloten vennootschap (bv), gelden strenge regels rond de boekhouding. Bij een ondernemingsvorm waarbij de ondernemers zelf aansprakelijk zijn, zoals bij de eenmanszaak of vennootschap onder firma (vof), is dat wat minder, maar ook daar is de administratie belangrijk.

Ben je zzp’er met een eenmanszaak? Dan kun je deels zelf bepalen hoe jij je administratie op wilt zetten.

Administratie opzetten voor een eenmanszaak

Om te beginnen ben je verplicht om een administratie op te zetten voor jezelf. Je moet zelf goed inzicht  hebben in jouw bedrijfsadministratie. Als blijkt dat je zelf geen beeld hebt van de boekhouding van je eenmanszaak dan kun je daarvoor worden beboet. Hoe je de administratie wilt opzetten is aan jou zolang je het maar duidelijk en snel kunt aantonen aan de overheid, daar waar nodig.

Je administratie bijhouden met een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s als je liever zelf enkele pakketten wilt vergelijken.

Boekhouden met een boekhoudprogramma

Er zijn veel online boekhoudprogramma’s waarmee je zelf kunt boekhouden. Een administratie opzetten voor de boekhouding van een zzp’er is met zo’n programma meestal vrij eenvoudig. Ze hebben bijvoorbeeld al een lijst met codes voor een mogelijk grootboek, en maken automatisch een winst- en verliesrekening zodra jij je facturen inboekt. Enkele bekende boekhoudpakketten zijn:

Met een online boekhoudprogramma kun jij zelf de administratie van je eenmanszaak regelen.

Een boekhoudprogramma is niet verplicht. Je kunt de administratie van je eigen bedrijf ook uitbesteden aan een boekhouder, of bijvoorbeeld boekhouden in Excel. Maar een goed boekhoudpakket vergroot wel de kans dat de boekhouding van jouw onderneming in orde is.

Ook kun je een online boekhouding soms direct koppelen aan een zakelijke rekening. Dat bespaart veel tijd bij het inboeken van facturen of bijhouden van debiteuren. Daarnaast zijn er in de software meestal al enkele checks opgenomen. Bijvoorbeeld bij het berekenen van de btw, of het toevoegen van een factuurnummer.

Voor het opzetten van een administratie van een eenmanszaak is het niet verplicht, maar een zakelijke rekening maakt het bijhouden van de boekhouding soms stukken makkelijker!

Basis voor btw-aangifte en inkomstenbelasting

Je boekhouding dient als bron voor de belastingaangiftes. Je moet een administratie opzetten zodat je periodiek aangiftes kunt invullen, en bewijzen. Zo moet een zzp’er met een eenmanszaak meestal elk kwartaal btw-aangifte doen.

Met een sluitende administratie is het invullen van de btw-aangifte voor een kleine eenmanszaak vooral een simpele optelsom van de inkomsten en uitgaven, en de totalen van de omzetbelasting daarbij. Daarnaast is de zakelijke administratie een van de belangrijkste gegevensbronnen voor ondernemers voor de aangifte van de inkomstenbelasting.

Administratie dient als basis voor je belastingaangiftes.

Nadat je een aangifte hebt verzonden betekent dat niet dat deze administratie overbodig is geworden. Je moet deze bewaren voor een eventuele belastingcontrole. Het belangrijkste is natuurlijk dat je eigen aangiftes kunt bewijzen, maar het kan zijn dat de belastingdienst je administratie wil inzien om bijvoorbeeld fraude van een leverancier of andere externe te controleren.

Als je weinig omzet maakt kun je met de KOR-regeling een vrijstelling aanvragen voor de btw. Je rekent dan geen omzetbelasting en verstuurt geen btw-aangiftes.

Waaruit bestaat de administratie van een bedrijf?

Als je een administratie gaat opstellen dan kun je beginnen met een overzicht van inkomsten en uitgaven op basis van ontvangen of verzonden facturen. Heb je deze niet omdat je vooral aan consumenten levert? Dan is je kassasoftware of webshopkassa mogelijk leidend.

Hieruit kun je vaak al een basis voor de omzetbelasting realiseren en daarmee de basis van je administratie. Als je verder geen afschrijvingen of andere grote investeringen hebt dan kun je soms hiermee al een groot deel van de boekhouding zelf opzetten.

Belangrijkste onderdelen uit de administratie

Je verkoopfacturen en inkoopfacturen zijn meestal de basis van een goede administratie. Wat er verder tot je boekhouding behoort kan per onderneming verschillen. Een kleine onderneming moet vaak een urenregistratie bijhouden of de urenregistratie van de ondernemer kunnen aantonen via offertes of lopende projecten (en dus gemaakte uren).

Facturen vormen vaak de basis van de administratie.

Bij een onderneming die enkele medewerkers fulltime in dienst heeft is de urenregistratie mogelijk minder van belang. Daar zal juist de salarisadministratie sneller een rol spelen, en zo zijn er meer verschillen denkbaar. Bekende overzichten zijn:

• balans
• winst- en verliesrekening
• debiteurenadministratie
• salarisadministratie
• urenregistratie
• voorraadadministratie
• rittenregistratie
• overzichten van transacties

Zelf je administratie opzetten via een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie bewijzen

Je moet als ondernemer de administratie van je bedrijf kunnen bewijzen. Bij het opzetten van de boekhouding moet je er dus ook gelijk rekening mee houden dat je deze 7 jaar moet bewaren.

De belastingdienst kan de boekhouding opvragen van eventuele bewijslast voor de btw-, inkomsten-, of vennootschapsbelasting. Bij vastgoed en andere onroerende zaken geldt zelfs een langere verplichte bewaartermijn.

Boekhouding digitaal bewaren

Je kunt het nog altijd op de ouderwetse manier doen, op papier in ordners en gesorteerd op datum. Maar  online boekhouden is meestal handiger.  Veel boekhoudprogramma’s slaan uitgaande facturen op in de cloud. Per e-mail ontvangen facturen kun je ook eenvoudig online opslaan. Van papieren facturen en bonnetjes kun je een foto maken met je telefoon. Vaak biedt een boekhoudpakket hiervoor een app, zodat deze ook gelijk in de cloud worden opgeslagen.

Welke gegevens je bewaart als je een administratie gaat opzetten is niet helemaal afgebakend. Dat komt, omdat je niet alleen de transacties zelf moet kunnen bewijzen maar ook hoe je aan de bedragen of werkzaamheden kwam.

Je mag de boekhouding online bewaren. Wel moet je alle  administratie kunnen bewijzen.

Natuurlijk zijn er maar weinig ondernemers die voor alle klussen werkelijk al het bewijsmateriaal behouden. Voor kleine routineklussen is een factuur daarom meestal voldoende. Maar bij uitzonderingen is het aan te raden om iets uitgebreider te administreren. Heb je bijvoorbeeld discussie over een factuur met een klant, en crediteer je daarom de factuur? Dan is het handig om ook de correspondentie (mailtjes/afspraken) rond die specifieke factuur te bewaren. Bekende bewijzen van transacties zijn:

• kassabonnen
• facturen/rekeningen
• bankafschriften (mag digitaal)
• offertes & contracten (bewijzen van lopende zaken)
• overige andere bewijzen

Houd er rekening mee dat je zelf aansprakelijk bent voor problemen met je boekhouding. Zorg dus dat problemen als brand of een computercrash de administratie niet kunnen vernietigen. Lees verder over de administratie bewaren.

Zelf je administratie opzetten via een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Balans en resultatenrekening opzetten

Naast dat je alle transacties los moet kunnen aantonen, moet je ook een overzicht met alle eigendommen en schulden kunnen aantonen. De jaarlijkse balans is hier de bekendste publicatie van, maar dit is slechts de samenvatting. De belastingdienst wil ook de verlies- en winstrekening kunnen zien.

Op deze resultatenrekening geef je een toelichting op de totalen van verschillende inkomsten en uitgaven. Zo kan je in een keer aantonen wat je totaal aan huur, salaris of reiskosten hebt uitgegeven. Elk van de genoemde posten vallen onder de verplichte administratie. Bij rechtsvormen als de bv of nv zijn hier extra regels van toepassing.

Salarisadministratie

De salarisadministratie noemen we los, maar eigenlijk is dit gewoon financiële administratie. Alle ontstane administratie rond je werknemers moet je bewaren. Dit is alleen van toepassing voor eigen personeel, bij externe medewerkers als uitzendkrachten of ingehuurde zzp’ers gaat het niet om personeel maar om een dienst die je hebt ingekocht. In dat geval boek je de facturen vergelijkbaar als andere kostenposten.

Administratie van je bedrijf niet op orde?

Een administratie opzetten voor je bedrijf is wettelijk verplicht. Indien je als ondernemer geen goede boekhouding kunt aantonen kan dat gevolgen hebben. Voor starters blijft dit meestal beperkt tot het feit dat ze geen aangiftes hebben ingevuld, of kunnen invullen. De straf valt dan meestal mee.

Dan is de kans groot dat de belastingdienst voor jou een inschatting maakt, die waarschijnlijk niet in jouw voordeel uitvalt maar wel redelijk aanneembaar is. Zonder administratie mis je ook vaak fiscale regelingen, zoals de starters- of zelfstandigenaftrek. Deze mag je meestal niet toepassen zonder administratie die het recht hierop bewijzen.

Administratie herstellen na brand of dataverlies

Als je administratie bent verloren, bijvoorbeeld door een servercrash of brand, moet je deze opnieuw maken. Als dat niet lukt doet de belastingdienst dit voor je. Je moet dan wel kunnen uitleggen wat de oorzaak is dat je administratie mist. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat je simpelweg bent vergeten om bepaalde administratie bij te houden.

De reactie van de belastingdienst is daarom deels afhankelijk van je reden. Is het bedrijfsgebouw van je boekhouder afgebrand en stond daar jouw administratie? Dan zal de belastingdienst waarschijnlijk begrijpen dat er geen opzet in het spel is geweest. De belastingdienst verplicht je waarschijnlijk om zoveel mogelijk te reconstrueren en voor de gaten zal de belastingdienst zelf een inschatting maken.

Is er (twijfel over) opzet? Ontdekt de belastingdienst de fout, of zijn de fouten groter? Dan kan de sanctie uiteraard zwaarder uitvallen. Bedrijven die bijvoorbeeld onjuiste salaris- of balansposten hebben doorgegeven kunnen worden gezien als fraudeurs. Als de administratie onvolledig is en/of niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je de administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben.

Ben je op zoek naar een online boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een administratie opzetten van een eenmanszaak zijn:

Hoe kan ik een administratie opzetten als zzp'er?

Je kunt kiezen voor een boekhoudprogramma, maar ook zelf een administratie opzetten. Bekende boekhoudprogramma’s voor zzp’ers zijn bijvoorbeeld e-Boekhouden, Exact Online of Moneybird.

Op deze pagina tonen we hoe een zzp’er een minimale administratie maakt voor een bedrijf zodat deze voldoet aan de minimale regels van de belastingdienst. Daarnaast kunnen er extra zaken nodig zijn. Denk aan de uren- of kilometeradministratie. Ook kan een administratie van een zzp’er er anders uitzien dan die van een bedrijf met  medewerkers.

Hoe moet ik de administratie bijhouden?

Je mag zelf bepalen hoe je de administratie wilt bijhouden, zolang je bij controle maar snel de belastingdienst hier inzicht in kunt bieden. Voor kleine bedrijven, zoals zzp’ers met een eenmanszaak, is het aan te raden om online te boekhouden. Al is het maar voor een goed overzicht van facturen. Maar verplicht is het zeker niet!

Kan ik ook de administratie uitbesteden?

Je kunt de belastingaangiftes laten doen. Ook kun je het zoeken naar belastingvoordelen overlaten aan een boekhouder. Wel zul je deze zelf een beetje moeten helpen. De meeste boekhouders verwachten van zzp’ers met een eenmanszaak dat deze wel zelf facturen maken, of hun eigen uren en kilometers bijhouden.

Welke administratie moet ik hoelang bewaren?

De administratie van je bedrijf moet je 7 jaar bewaren. Hierbij kun je denken aan de facturen, jaarrekeningen, uren-, of kilometeradministratie. Als je gebruikmaakt van online boekhouden zal deze waarschijnlijk dit al voor je regelen.

Al kunnen sommige aanvullende zaken die jouw administratie toelichten soms ook het best bewaard worden als deze dienen als bewijslast voor bepaalde zaken. Denk hierbij aan offertes of andere contractuele communicatie, of een oude agenda die het behalen van het urencriterium kan bewijzen.

Hoe moet ik de administratie vernietigen?

Met uitzondering van onroerend goed mag je administratie verwijderen na 7 jaar. Bij een online boekhouding neemt dit geen verdere ruimte in, maar vaak biedt deze ook een optie tot het verwijderen van bepaalde zaken zodat je niet in de knoei zult komen met de privacy van klanten of andere contactpersonen.

Ook zul je correspondentie, offertes, papieren facturen of contracten het liefst zo nu en dan willen opruimen. Na 7 jaar kun je dit gewoon weggooien al moet je als bedrijf wel rekening houden met de privacy van je klanten of jezelf. Een simpele papierversnipperaar is daarvoor geen overbodige luxe.