Administratie eenmanszaak

Een goede administratie opzetten voor een eenmanszaak of vof is in Nederland wettelijk verplicht. Hiermee doe je de inkomstenbelasting- en btw-aangifte. Je moet deze administratie altijd op orde hebben en 7 jaar bewaren. Tips en stappen als je voor de eerste keer een boekhouding van je eenmanszaak opzet.

Inhoud:

• Basis voor belastingaangiftes
• Waar bestaat de administratie uit?
• Administratie bewaren
• Balans en resultatenrekening opzetten
• Salarisadministratie
• Administratie niet op orde?

Boekhouding eenmanszaak opzetten

Alle ondernemers moeten verplicht boekhouden. Een goed opgezette administratie geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de onderneming.

Als ondernemer moet je zelf goed inzicht hebben in jouw bedrijfsadministratie. Als je de boekhouding van je eenmanszaak niet kunt aantonen of toelichten kun je daarvoor worden beboet.

Hoe je de administratie wilt opzetten mag je deels zelf bepalen. Een boekhoudprogramma is bijvoorbeeld niet verplicht. Wel moet je een winst- en verliesrekening, balans en grootboek maken en op basis hiervan aangiftes doen voor de inkomsten- en omzetbelasting. Goede software kan daarbij helpen.

Ben je zzp’er met een eenmanszaak? Dan kun je deels zelf bepalen hoe jij je administratie op wilt zetten.

Boekhouden met een boekhoudprogramma

Er zijn veel online boekhoudprogramma’s waarmee je zelf kunt boekhouden. Met zo’n programma is het opzetten van een administratie van een zzp’er meestal vrij eenvoudig. De software maakt automatisch een winst- en verliesrekening zodra jij je facturen inboekt. Enkele bekende boekhoudpakketten zijn:

Met een goed boekhoudprogramma kun jij zelf de administratie van je eenmanszaak regelen.

Voordelen van boekhoudsoftware

Je kunt de administratie van je eigen bedrijf ook uitbesteden aan een boekhouder, al werken die vaak in combinatie met een goed boekhoudpakket. Met een kleine eenmanszaak kun je ook boekhouden in Excel, maar boekhoudsoftware kan stappen van de boekhouding automatiseren.

Bijvoorbeeld het berekenen van de btw, of het toevoegen van een factuurnummer. Ook kun je een online boekhouding soms direct koppelen aan een zakelijke rekening. Dat bespaart veel tijd bij het inboeken van facturen of bijhouden van debiteuren.

Voor het opzetten van een administratie van een eenmanszaak is het niet verplicht, maar een zakelijke rekening maakt het bijhouden van de boekhouding soms stukken makkelijker!

Inkomstenbelasting- en btw-aangifte

Je boekhouding dient als bron voor de belastingaangiftes. Je moet een administratie opzetten zodat je aangiftes kunt invullen, en bewijzen.

Als zzp’er met een eenmanszaak doe je elk kwartaal btw-aangifte. Het invullen van de btw-aangifte voor een kleine eenmanszaak is vooral een optelsom van de inkomsten en uitgaven, en de totalen van de omzetbelasting daarbij. Deze kun je eenvoudig zelf indienen via de site van de belastingdienst zelf.

Daarnaast is de zakelijke administratie voor ondernemers belangrijk voor de aangifte inkomstenbelasting. Met een sluitende administratie is de btw-aangifte zo gedaan. De aangifte inkomstenbelasting is meestal meer rekenwerk, mede omdat je hele privésituatie hierbij ook van invloed is.

Administratie dient als basis voor je belastingaangiftes.

Nadat je een aangifte hebt verzonden moet je de administratie nog 7 jaar bewaren voor een mogelijke  belastingcontrole. Hiermee kun je eigen aangiftes bewijzen. Ook kan de belastingdienst je administratie willen zien om bijvoorbeeld de boekhouding van een leverancier of andere externe te controleren.

Als je weinig omzet maakt kun je met de KOR-regeling een vrijstelling aanvragen voor de btw. Je eenmanszaak rekent dan geen omzetbelasting en verstuurt geen btw-aangiftes.

Waaruit bestaat de administratie van een bedrijf?

Je inkoop- en verkoopfacturen zijn de basis van een goede administratie. Hiermee kun je een winst- en verliesrekening maken. Verder bestaat de boekhouding uit een balans en grootboek. Voor een kleine eenmanszaak is dit vaak al voldoende. Wat er verder tot je boekhouding behoort verschilt per bedrijf.

Bekende overzichten zijn:

• balans
• winst- en verliesrekening
• grootboek
• debiteurenadministratie
• salarisadministratie
• urenregistratie
• voorraadadministratie
• rittenregistratie
• overzichten van transacties

Als je een administratie gaat opstellen dan kun je beginnen met een overzicht van inkomsten en uitgaven op basis van ontvangen of verzonden facturen. Als je verder geen afschrijvingen of andere grote investeringen hebt dan kun je soms hiermee al een groot deel van de boekhouding zelf opzetten.

Heb je deze niet omdat je vooral aan consumenten levert? Dan is je kassasoftware of webshopkassa mogelijk leidend. Een ondernemer met een kleine eenmanszaak houdt vaak een urenregistratie bij om offertes of lopende projecten (en dus gemaakte uren) aan te tonen. Bij een onderneming die medewerkers in dienst heeft speelt de salarisadministratie een grote rol. Zo zijn er meer verschillen.

Zelf je administratie bijhouden via een online boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie 7 jaar bewaren

Je moet als ondernemer de administratie van je bedrijf kunnen bewijzen. Bij het opzetten van de boekhouding moet je er dus rekening mee houden dat je deze 7 jaar moet bewaren.

De belastingdienst kan de boekhouding opvragen van eventuele bewijslast voor de btw-, inkomsten-, of vennootschapsbelasting. Bij vastgoed en andere onroerende zaken geldt een langere bewaartermijn.

Boekhouding digitaal bewaren

Je kunt administratie bewaren op papier in ordners en gesorteerd op datum. Maar online boekhouden is meestal handiger. Veel boekhoudprogramma’s slaan uitgaande facturen op in de cloud. Per e-mail ontvangen facturen kun je ook eenvoudig online opslaan. Van papieren facturen en bonnetjes kun je een foto maken met je telefoon. Vaak kan app van een boekhoudpakket deze ook direct opslaan in de cloud.

Welke gegevens en bewijzen je bewaart als je een administratie gaat opzetten is niet helemaal afgebakend. Dat komt, omdat je niet alleen de transacties zelf moet kunnen bewijzen maar ook hoe je aan de bedragen of werkzaamheden kwam.

Je mag de boekhouding online bewaren. Wel moet je alle  administratie kunnen bewijzen.

Er zijn weinig ondernemers die voor alle klussen al het bewijsmateriaal bewaren. Voor kleine klussen is een factuur voldoende. Maar bij uitzonderingen kun je iets meer bewaren. Heb je bijvoorbeeld discussie over een betaling met een klant, en crediteer je de factuur? Dan is het handig om ook de mailtjes of afspraken rond die specifieke factuur te bewaren. Bekende transactie-bewijzen zijn:

• kassabonnen
• facturen/rekeningen
• bankafschriften (mag digitaal)
• offertes & contracten (bewijzen van lopende zaken)
• overige andere bewijzen

Voor de belastingdienst moet je administratie bewaren. Met uitzondering van onroerend goed mag je administratie verwijderen na 7 jaar. Bij een online boekhouding neemt dit geen ruimte in, maar vaak biedt deze ook een optie tot het verwijderen, in verband met de privacy van klanten of andere contactpersonen.

Zelf je administratie opzetten via een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Balans en resultatenrekening opzetten

Naast dat je alle transacties los moet kunnen aantonen, moet je ook een overzicht maken met alle eigendommen en schulden. De jaarlijkse balans is hier de bekendste publicatie van, maar dit is slechts de samenvatting. De belastingdienst wil ook de verlies- en winstrekening kunnen zien.

Op deze resultatenrekening geef je een toelichting op de totalen van verschillende inkomsten en uitgaven. Zo kan je in een keer aantonen wat je totaal aan huur, salaris of reiskosten hebt uitgegeven. Elk van de genoemde posten vallen onder de verplichte administratie. Bij rechtsvormen als de bv of nv zijn hier extra regels van toepassing.

Salarisadministratie

De salarisadministratie noemen we los, maar is gewoon financiële administratie. Alle ontstane administratie rond je werknemers moet je bewaren. Dit geldt alleen bij eigen personeel. Van externe medewerkers, als uitzendkrachten of ingehuurde zzp’ers, boek je de facturen vergelijkbaar als andere kostenposten.

Administratie van je bedrijf niet op orde?

Als je als ondernemer geen goede boekhouding kunt aantonen kan dat gevolgen hebben. Voor starters blijft dit meestal beperkt tot het feit dat ze geen aangiftes hebben ingevuld, of kunnen invullen. De straf valt dan meestal mee.

Dan is de kans groot dat de belastingdienst een inschatting maakt, die waarschijnlijk niet in jouw voordeel uitvalt maar wel redelijk aanneembaar is. Zonder administratie mis je ook vaak fiscale regelingen, zoals de starters- of zelfstandigenaftrek. Deze mag je niet toepassen zonder administratie die het recht hierop bewijst.

Administratie herstellen na brand of dataverlies

Als je administratie bent verloren, bijvoorbeeld door een servercrash of brand, moet je deze opnieuw (na)maken. Je moet dan wel kunnen uitleggen wat de oorzaak is dat je administratie mist. De reactie van de belastingdienst is deels afhankelijk van je reden.

Als jouw administratie bij je boekhouder stond, en verloren ging omdat het bedrijfsgebouw is afgebrand, snapt de belastingdienst waarschijnlijk dat er geen opzet is. Je moet dan zoveel mogelijk de boekhouding herstellen (reconstrueren).

Als dat niet lukt doet de belastingdienst dit voor je. Bij missende delen maakt het dan zelf een inschatting. Is er (twijfel over) opzet? Ontdekt de belastingdienst de fout of zijn de fouten groter? Dan kan de sanctie zwaarder uitvallen. 

Ben je op zoek naar een online boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een eenmanszaak-boekhouding opstellen zijn:

Hoe kan ik een administratie opzetten als zzp'er?

Je kunt kiezen voor een boekhoudprogramma, maar ook zelf een administratie opzetten. Bekende boekhoudprogramma’s voor zzp’ers zijn bijvoorbeeld e-Boekhouden, Exact Online of Moneybird.

Op deze pagina tonen we hoe een zzp’er een minimale administratie maakt voor een bedrijf zodat deze voldoet aan de minimale regels van de belastingdienst. Daarnaast kunnen er extra zaken nodig zijn. Denk aan de uren- of kilometeradministratie. Ook kan een zzp-boekhouding er anders uitzien dan die van een bedrijf met medewerkers.

Hoe moet ik de boekhouding bijhouden?

Je mag zelf bepalen hoe je de administratie wilt bijhouden, zolang je bij controle maar snel de belastingdienst hier inzicht in kunt bieden. Voor kleine bedrijven, zoals zzp’ers met een eenmanszaak, is het aan te raden om online te boekhouden. Al is het maar voor een goed overzicht van facturen.

Kan ik ook de administratie uitbesteden?

Je kunt de belastingaangiftes laten doen. Ook kun je belastingvoordelen overlaten aan een boekhouder. De meeste boekhouders verwachten van zzp’ers met een eenmanszaak dat deze wel zelf facturen maken, en zelf de kilometeradministratie en urenregistratie bijhouden.