menu
e-boekhouden

Bedrijfsruimte

Een bedrijfsruimte buitenshuis heeft meestal de voorkeur maar vanwege de kosten starten de meeste ondernemers vanuit huis. Wanneer komt dan het omslagpunt? Wat zijn de fiscale mogelijkheden, en waarom heeft een kantoor of werkruimte eigenlijk meestal de voorkeur? Wat zijn de voor- en nadelen van een bedrijfsruimte?

Inhoud:

bedrijfsruimte nodig?

Als je als zzp’er net je eerste klant hebt binnengesleept heb je wel wat anders aan je hoofd dan op zoek te gaan naar een duur kantoorpand met langdurig huurcontract. De werk- of bedrijfsruimte is zeker in het begin een van de duurdere zaken voor een zelfstandig ondernemer. Veel ondernemingen hebben niet veel meer dan een telefoon, computer met internet, een goede bureaustoel en misschien een paar koppen koffie per dag nodig om te kunnen starten.

bedrijfsruimte thuis
Veel zzp’ers werken vanuit huis.

In de werkruimte komt alleen de ondernemer zelf. Klanten ontmoet hij op locatie. Neem de webdesigner, fotograaf of makelaar: zij kunnen de eerste maanden prima zonder luxe ingerichte bedrijfsruimte. Voor veel ondernemers is de spreekwoordelijke zolderkamer dan ook de ideale plek om te starten met ondernemen.

Maar nadat je bedrijf wat is gegroeid en je zeker bent van de levensvatbaarheid hiervan, kan een externe werklocatie je heel wat voordelen bieden die je niet thuis op je zolderkamer hebt. Al is het maar het gevoel van een gescheiden werk- en privésituatie!

Bedrijfsruimte aan huis

Veel ondernemers beginnen hun avontuur vanuit huis en richten daar zelf een eigen kantoor in. Logisch ook, want dat huis heb je al. Maar wanneer komt het moment dat je keukentafel, zolderkamer of zelf ingerichte kantoor niet langer voldoende is? En waarom kiezen sommige ondernemers er bij het lanceren van hun onderneming al voor om gelijk om een werkruimte te huren?

In sommige gevallen is er geen keus. Als je start met een fysieke winkel, dan is een goede bedrijfsruimte noodzakelijk. Ook bedrijven die starten met personeel hebben uiteindelijk een goede werkruimte nodig. Ben je gestart met een webshop en twijfel je sterk? Dan kun je ook een tijdelijke pop-up store proberen. Of het wat voor jou is, leer je dan snel genoeg. Maar wanneer is nu het ideale moment gekomen om hiermee te beginnen? Hoe richt je deze in, en wat zijn een beetje acceptabele kosten of meters voor een eerste werkruimte?

Voordelen van een bedrijfsruimte buitenshuis

Een werkplek buitenshuis heeft zo zijn voordelen. Welke voordelen precies van toepassing zijn kan per bedrijf verschillen maar de volgende eigenschappen zijn voor veel ondernemers een groot pluspunt:

  • Minder reistijd
    Je kunt tijdwinst maken als klanten en relaties door de eigen zakelijke werkruimte bij jou langskomen, en jij dus minder vaak op pad moet. Tenminste, als je werkplek een beetje dichtbij huis is, en je dus niet elke dag door woon-werkverkeer in de file komt te staan.
  • Uitstraling
    Een eigen kantoor en bezoekadres kan je bedrijf een meer professionele uitstraling geven. Zo laat je zien dat het niet gaat om een tijdelijke (shady) business of een bijklussende student, maar om een onderneming die gevestigd is in een kantoor en dus wat meer continuïteit uitstraalt.
  • Werkgevoel
    Het mentale aspect van elke dag naar je werk toegaan, kan van grote invloed zijn. Je gaat ’s morgens naar je werk in plaats van dat je de hele dag de deur niet uit komt.
  • Veiligheid
    Zeker als je ook veel dure machines of veel voorraad hebt kan het een veilig idee geven als je dat niet thuis hoeft op te slaan. In een kantoor waar meerdere mensen werken is veiligheid vaak makkelijker te regelen dan thuis. Ook hoef je ’s nachts niet wakker te liggen van gekke geluiden!
  • Netwerken
    Bedrijfsruimtes zijn vaak bij elkaar geplaatst. Hierdoor zit je tussen bedrijven en dus tussen potentiële klanten of partners. Zeker bij het huren van een ruimte in een bedrijvenverzamelgebouw kan dit van grote invloed zijn. Als dit je belangrijkste overweging is, kijk dan ook eens naar een business incubator!
  • Bereikbaar
    Door een kantoor of werkplek op een zakelijk kantorenterrein wordt je bedrijf opeens bereikbaarder voor leveranciers. Daarnaast is de kans groot dat er wat horecagelegenheden in de buurt te vinden zijn.
  • Groeimogelijkheden
    Een stagiaire bij je thuis laten komen geeft soms toch moeilijkheden. Door een externe ruimte te huren of kopen kun je sneller denken aan een eerste medewerker.
  • Privé en zaken scheiden
    Veel ondernemers die vanuit huis werken hebben moeite om werk en privé goed te scheiden. Het kan een voordeel zijn dat je tijdens je werk ook een wasje kan draaien, of na het avondeten nog een uurtje door kan werken, maar in veel gevallen blijkt dit niet productiever te zijn. Door niet meer vanuit huis te werken heb je hier geen last meer van. Van 9 tot 5 ben je op kantoor en werk je. Thuis wordt weer echt privé.
  • Psychologie
    Met een bedrijfsruimte voel je jezelf misschien ook meer een ondernemer en dat straal je dan waarschijnlijk ook wel uit!

Nadelen van een losse bedrijfsruimte

vergaderruimte
Vergaderruimtes kun je ook per keer huren

Als ondernemer is het aannemen van de sleutels van je eerste bedrijfsruimte een kleine mijlpaal op zich. Sommigen vinden zichzelf pas echt ondernemer als ze kunnen spreken van ‘naar kantoor gaan’ in plaats van dat ze vanuit huis werken. Toch zijn er redenen te bedenken waarom je geen bedrijfsruimte zou huren.

Kosten
Zo heeft thuiswerken als grootste voordeel dat je niet zo lang onderweg bent van je huis naar je werk en vice versa. Je hoeft als het ware alleen maar uit bed te stappen om aan de slag te kunnen! Maar bij het huren van een bedrijfsruimte komt nog iets anders om de hoek kijken: de kosten.

Zoals eerder al gezegd, een huis heb je (als het goed is) al en als je besluit vanuit huis te werken komen er veel minder kosten bij dan wanneer je besluit een bedrijfsruimte te huren. Je betaalt dan niet alleen de huur, je betaalt dan ook voor de reiskosten, elektriciteitskosten, een internetverbinding, een telefoonaansluiting, de schoonmaker, et cetera. En ook de opstartkosten zijn vaak hoger, omdat je een bedrijfsruimte vaak ook goed in wilt richten. Thuis heb je deze kosten echter niet (extra).

Minder flexibiliteit
Een andere reden om niet te kiezen voor het huren (of kopen) van een bedrijfsruimte is dat je daardoor nog steeds je flexibiliteit, in ieder geval qua werktijden, behoudt. Veel ondernemers die een kantoortje huren doen dat op een bedrijventerrein of in een gebouw dat ze dat delen met andere ondernemers. Deze gebouwen kennen vaak bepaalde openingstijden, tijden waarop het terrein betreden kan worden.

Maar wat als je nou opeens, om de een of andere reden ’s nachts, of juist heel vroeg, iets moet doen voor je werk? Bij thuiswerken heb je dit probleem niet. Je loopt naar je speciale werkkamer of je aangebouwde kantoor en je kan gelijk aan de slag. Ook handig als je ’s avonds op de bank zit en je krijgt een belangrijk mailtje of belletje en je wil daar gelijk werk van maken. Thuis kan dat, maar als al je werkzaken op kantoor liggen, gaat dat een stuk lastiger.

Contracten
Kosten en flexibiliteit zouden dus redenen kunnen vormen om maar (even) geen bedrijfsruimte te nemen. Maar er zijn ook andere motieven om het niet te doen. Een daarvan is bijvoorbeeld dat je bij het huren van een bedrijfsruimte vastzit aan een contract en dat je bij het kopen van een kantoor waarschijnlijk nóg minder snel kan verhuizen mocht dat nodig zijn. En dat zijn toch zaken waar je rekening mee moet houden.

Ons advies is dan ook om te wachten met het kopen van een kantoor totdat je met enige zekerheid weet dat je het in ieder geval nog een tijdje kan uitzingen met je onderneming. Zit je echter in de startende fase, dan is kopen wat ons betreft helemaal uit den boze en huren is dan misschien ook geen verstandige keuze gezien de kosten en het huurcontract. Want als je na een paar maanden erachter komt dat je onderneming weinig levensvatbaar is, dan wil je niet óók nog eens met je bedrijfsruimte op allerlei administratieve rompslomp stuiten.

Hoe wil je de ruimte inrichten?

BedrijfsruimteEen bedrijfsruimte kun je kopen of huren. Beide hebben verschillende fiscale eigenschappen. Natuurlijk kun je ook een bedrijfsruimte aan huis aanhouden. Let hierbij wel goed op dat deze voldoet aan de regels van de belastingdienst. Een andere belangrijke afweging is de inrichting. Start je met alleen een bureau, stoel en laptop, of wil je gelijk een mooi schilderij aan de muur en aangeklede vergaderruimte erbij huren?

Vijf veelgestelde vragen over de bedrijfsruimte zijn:

Kan ik thuis een bedrijfsruimte maken?

Natuurlijk! Je zult zeker niet de eerste zzp’er zijn die het heerlijk vindt om vanuit huis te werken. In bijna alle gevallen is dat helemaal prima. Fiscaal gelden er wel strenge regels dus je kunt de kosten niet altijd aftrekken, en voor sommige beroepen is er zelfs eerst toestemming van de gemeente (en buren!) nodig.

Je zult begrijpen dat je niet zomaar thuis een vuurwerkwinkel, of kroeg kunt beginnen. Maar bij bijna alle beroepen waarbij er geen overlast voor de buurt, buren of concurrenten kan ontstaan is dit in de meeste gemeentes helemaal prima.

Wat kost een bedrijfsruimte?

De kosten van een werkruimte lopen enorm uiteen. Logisch, want een winkel langs een dure winkelstraat zal meer huur betalen dan iemand die alleen achteraf op een industrieterrein een kleine loods huurt. Als je goedkoop wilt beginnen is een bedrijfsverzamelgebouw vaak goedkoop en van alle gemakken voorzien. Ook zijn er tegenwoordig steeds meer ondernemers die werken vanuit flexplekken.

Kan ik beter kopen of huren?

De meeste ondernemers huren hun bedrijfsruimte, maar het kan natuurlijk ook interessant zijn om een bedrijfspand te kopen! Zeker als je zeker weet dat je langere tijd op die locatie wilt blijven zitten en het gemakkelijk kunt financieren.

Kan ik ook tijdelijk huren?

Zeker! In veel kantoren moet je voor meerdere jaren een huurcontract tekenen, maar er zijn ook werkplekken die je korter kunt huren. Bij incubators kun je meestal zelfs maandelijks opzeggen! Is dat al te lang? Dan kun je bij veel flexplekken ook een strippenkaart huren en per dag of soms zelfs per uur een vergader- of werkruimte huren.