e-boekhouden

Debiteurenadministratie

In je debiteurenadministratie hou je bij van welke klanten jij nog geld tegoed bent. Met een goede betalingstermijn en debiteurenbeheer beperk je het risico dat klanten (te) laat of zelfs helemaal niet betalen. Je kunt dit deel van de financiële administratie ook deels uitbesteden.

Inhoud:

Wat zijn debiteuren?

debiteurenadministratieDebiteuren zijn klanten die wel een rekening hebben ontvangen, maar die nog niet hebben betaald. Zij hebben daarom een soort kortlopende schuld (lening) lopen voor dit bedrag.

De debiteurenadministratie is het regelwerk en bijhouden van deze onbetaalde facturen en het nemen van acties rond debiteuren.

B2b-facturen kun je laten voorschieten door een factormaatschappij. Voldaan regelt het binnen 24 uur. Voor verlopen facturen kun je bij Incasso Advies Nederland offertes opvragen.

Debiteurenbeheer

Je moet verplicht een administratie bijhouden van je debiteuren. Als bedrijf moet je van de belastingdienst eens per jaar een balans opmaken. Hierop staat ook het bedrag dat je nog tegoed bent van je debiteuren. Los van de verplichte administratie, is het handig om te weten wat je aan onbetaalde facturen hebt uitstaan.

Een goede debiteurenadministratie zorgt dat jij sneller je geld krijgt. Want niet alle debiteuren betalen even snel. Je loopt zelfs het risico dat een debiteur nooit betaalt. Bijvoorbeeld omdat deze failliet is gegaan of het oneens is met de factuur.

Een goede debiteurenadministratie bijhouden is verplicht.

debiteurenbeheer goed regelen

Debiteurenadministratie geeft inzicht

De debiteurenadministratie, ook wel debiteurenbeheer genoemd, is een onderdeel van de financiële administratie. Via een goed boekhoudprogramma krijg je overzicht in je debiteuren. Je ziet direct welke facturen open staan, verlopen, of zijn betaald. Hierop kun je acties ondernemen. Want het lijkt zo logisch dat een klant de factuur betaald binnen de betalingstermijn, dit valt toch vaak tegen.

Dan is het slim om een goede debiteurenadministratie op te zetten. Al staat het vaak niet bovenaan het lijstje: nadat facturen zijn verstuurd worden ze in een map gestopt en er niet meer naar omgekeken. Hierdoor weten veel ondernemers niet wat de precieze debiteurenstand is en nemen ze te laat actie.

Veel ondernemers zijn te lief voor hun debiteuren.

Krijg meer overzicht in je debiteurenadministratie en krijg facturen sneller betaald via Payt debiteurenbeheersoftware. Indien nodig financieren ze zelfs openstaande facturen voor (factoring).

Ben je geld tegoed? Telefonisch contact helpt vaak het best.

Waarom is de debiteurenadministratie belangrijk?

Hoewel het vaak logisch is als je even op het geld van debiteuren moet wachten, blijkt in de praktijk dat veel klanten zich niet houden aan de betalingstermijn. Omdat je meestal pas achteraf factureert, loop je al snel twee tot drie maanden achter op je inkomsten. De debiteurenadministratie, het incasseren van geld waarvoor je hard gewerkt hebt, blijkt in het zakelijke geldverkeer dan ook een bedrijfstak op zich.

Je administratie bijhouden met een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s als je liever zelf enkele pakketten wilt vergelijken.

Goed beheer verbetert je werkkapitaal

Het beheren van de debiteuren is belangrijker dan veel ondernemers beseffen. Ongeveer een op de vier faillissementen ontstaat wegens een slechte debiteurenadministratie. Soms betalen debiteuren pas pas na een derde herinnering.

wachten op betalingZonder debiteurenbeheer met tijdige herinneringen en duidelijke sancties kan het dus gebeuren dat een groot gedeelte van het inkomen zo’n 3-4 maanden wordt uitgesteld. Geld waarvoor je wel al een tegenprestatie moet leveren.

Houd grip op je werkkapitaal met een goede debiteurenadministratie. Neem actie na een verlopen betalingstermijn en durf te herinneren. Stop met werken voor klanten die de facturen niet betalen.

B2b-facturen kun je laten voorschieten door een factormaatschappij. Voldaan regelt het binnen 24 uur. Voor verlopen facturen kun je bij Incasso Advies Nederland offertes opvragen.

Debiteurenadministratie in Excel

Veel ondernemers boekhouden in Excel. Daar is niets mis mee, al heeft een debiteurenadministratie in Excel soms wel wat nadelen. Want ook al zie je direct welke klanten wel of niet hebben betaald, bij Excel moet je alsnog handmatig actie ondernemen. Je moet zelf bepalen of een debiteur écht te laat is. Je moet zelf een herinnering sturen of besluiten dat je van een klant even geen nieuwe klussen aanneemt.

Met een debiteurenadministratie in Excel moet je zelf op zoek naar klanten die je moet herinneren.

Een debiteurenadministratie in Excel werkt dus alleen als je actief zelf bijhoudt welke facturen te lang openstaan en hier zelf echt actie op onderneemt. Een goed boekhoudprogramma kan een deel van deze administratie automatiseren. Hier kun je meldingen, herinneringen en overzichten van debiteuren genereren. Bij veel bedrijven bestaat de debiteurenadministratie uit een overzicht van openstaande facturen, inclusief aantekeningen van genomen acties zoals herinneringen.

Hoe ga je om met debiteuren?

Je kunt je debiteurenadministratie uitbesteden maar de meeste ondernemers houden liever zelf contact met hun klanten, en kiezen er dus ook voor om zelf hun debiteuren te bewaken. Door gebruik te maken van een paar handigheidjes heb je hier zelf ook al veel invloed op. Door periodiek een uurtje te reserveren voor de debiteurenadministratie kun je hier veel geld besparen.

Veel ondernemers zijn te lief met het herinneren of ondernemen van acties. Je mag debiteuren best laten weten wat jij acceptabel vindt. Want het voelt misschien wat opdringerig om een debiteur actief te herinneren maar als jij de opdracht al hebt voorgefinancierd en pas achteraf hebt gefactureerd dan zit je soms maanden op je geld te wachten.

Maak het klanten makkelijk, wees duidelijk en consequent.

Maak het debiteuren makkelijk, wees duidelijk en consequent. Factureer op tijd met een duidelijke factuur en heldere voorwaarden. Zo krijg je sneller betaald met digitale facturen waarbij de klant via een betaallink direct mobiel kan betalen dan bij papieren facturen waarbij een klant eerst dingen moet overtikken. Betalen debiteuren dan nog niet op tijd? Dan heb je alle reden om die wat strenger aan te pakken.

Welke betalingstermijnen hanteer je?

betalingstermijn debiteurenIn Nederland is het in veel markten gangbaar om een betalingstermijn van 21 of 30 dagen te hanteren op de eerste factuur. De eerste herinnering is (meestal) gratis. De termijn hiervan kun je veel korter maken. Een termijn van 10 dagen is voldoende.

Een volgende herinnering heeft zo nu en dan administratiekosten (meld dit wel vooraf!) en hierbij kun je zelfs kiezen voor een termijn van 8 dagen. Daarna kun je een incassobureau inschakelen. Dat kan dus al na 30 dagen na de eerst verzonden factuur.

Soms is dit niet mogelijk. Grote bedrijven hanteren vaak eigen voorwaarden en wijken daar niet van af. Als je de opdracht echt nodig hebt kun je vooraf vragen welke betalingstermijn ze hanteren en afwegen of dat acceptabel voor je is. Eventueel kun je bij een lange betalingstermijn afspreken om de factuur in delen te splitsen om zo een deel tussentijds al te ontvangen.

Bij grote bedrijven is het slim om vooraf te vragen welke betalingstermijn ze hanteren.

Bij kleinere klanten kan een strenge betalingstermijn wel helpen om het bedrag aan debiteuren onder controle te houden. Veel kleine ondernemers zijn te lief terwijl een goede administratie juist professioneel is. Als je voor jezelf sterk en duidelijk bent, ben je dat meestal ook in je werk.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit, of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Tips voor een goede debiteurenadministratie

Tips om dubieuze debiteuren te voorkomen:

  1. Bij twijfel over een klant; informeer vooraf bij externen over het betalingsgedrag.
  2. Factureer een deel vooruit.
  3. Verstuur de factuur op tijd. Ook daarna kun je nog service verlenen.
  4. Hanteer een korte betalingstermijn.
  5. Informeer een klant tijdig over de betalingstermijn.
  6. Hanteer een korting voor snelle betalers.
  7. Verstuur stipt na de betalingstermijn een eerste duidelijke herinnering.
  8. Gebruik meerdere kanalen (bel de klant, bevestig het telefoongesprek per e-mail)
  9. Wees streng voor de klant (En voor jezelf. Wat is de kans dat je betaald krijgt?)
  10. Neem geen nieuwe opdrachten aan voor de oude is betaald.
  11. Maak boetes duidelijk tijdens herinneringen (breng administratiekosten in rekening)
  12. Herken smoesjes (“Mijn vrouw doet de administratie” of “Hond heeft de factuur opgegeten”)
  13. Gun je concurrent de slechte betalers.
  14. Kom je er niet uit? Dan kun je een incassobureau inschakelen.
  15. Houd rekening met wanbetalers – een bepaald percentage betaalt nooit!
  16. Meer tips nodig? Debiteurenbeurs heeft nog eens 30 tips bij openstaande facturen.

Debiteurenbeheer uitbesteden, of zelf doen?

Pas als je beslag wilt leggen of het echt juridisch maakt is hulp van een deurwaarder noodzakelijk. Je kunt het dus zelf doen, maar ook het debiteurenbeheer uitbesteden als je dit vervelend vindt. Het herinneren kun je overlaten aan een incassobureau, maar via factoring kun je ook al eerder je facturen uit handen geven of zelfs selectief debiteuren aan anderen overlaten.

Veel zzp’ers durven geen incassobureau te sturen naar leuke klanten waar nog opdrachten van willen. Juist door de incasso uit te besteden, zorg je voor professionaliteit en haal je de emotie uit de factuur. Een incassobureau hoeft ook helemaal niet vervelend te zijn. Pas een deurwaarder maakt het juridisch.

Kom je er echt niet uit en is het risico voor jou slecht te overzien? Of duurt een incassotraject voor jou te lang? Via factoring kun je een factuur al uitbesteden zodra je deze verstuurt. Natuurlijk is dit niet gratis maar wat kost de tijd, liquiditeit en energie die je nu in je debiteuren steekt?

B2b-facturen kun je laten voorschieten door een factormaatschappij. Voldaan regelt het binnen 24 uur. Voor verlopen facturen kun je bij Incasso Advies Nederland offertes opvragen.

Dubieuze debiteuren en wanbetalers

Dubieuze debiteuren en wanbetalersHoe hard het ook klinkt: Een bepaald percentage betaalt nooit. Het percentage wanbetalers is afhankelijk van je eigen werkwijze en van het risico voor de (dubieuze?) debiteur.

Er zijn veel factoren die van invloed kunnen zijn. Denk aan de locatie van je bedrijf of hoe het contact met de klant is verlopen. Ook spelen het bedrag en natuurlijk de financiële situatie van de debiteur een grote rol.

Bijvoorbeeld:
Bij een product zoals webhosting t.w.v. 50 euro waar enkel per e-mail contact is geweest en de leverancier in Groningen zit en de klant in Zeeland is er weinig kans dat de ondernemer het persoonlijk komt halen of dat de leverancier veel moeite doet om het geld te krijgen.

Als je de tuinman niet betaalt is de kans groot dat die binnenkort langskomt om het geld persoonlijk te komen halen. Die heeft veel tijd geïnvesteerd, kent je persoonlijk en is regelmatig in de buurt. Die zal meer moeite doen voor het bedrag. De kans dat die niet betaald krijgt is kleiner al kan het ook daar gebeuren.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de debiteurenadministratie zijn:

Waar bestaat de debiteurenadministratie uit?

De debiteurenadministratie onderdeel van de financiële administratie. Je moet het bijhouden voor de belastingdienst maar hebt er zelf ook veel voordeel bij.

Als je facturen verstuurt aan bedrijven dan noem je daarop een betalingstermijn. Maar het gebeurt vaak dat bedrijven niet binnen deze termijn betalen. Dit moet je dus bijhouden. Door debiteuren te herinneren, of bij nieuwe opdrachten eerst te kijken of die klant niet nog veel onbetaalde facturen heeft openstaan, krijg je meer grip op jouw bedrijfsresultaten.

Hoe ga ik om met openstaande debiteuren?

Het hanteren van een duidelijke betalingstermijn en het actief bijhouden van een goed debiteurenbeheer kan je debiteurenrisico enorm verlagen. Toch kun je dan ook te maken krijgen met onbetaalde facturen.

Je kunt dit risico afdekken door gebruik te maken van factoring. Daarbij verkoop jij de factuur aan een ander bedrijf. Als een factuur ondanks herinneringen onbetaald blijft kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

Debiteurenadministratie - de laatste berichten:

Alle berichten over dit onderwerp