Urenregistratie
Een goede urenregistratie helpt je bij het bijhouden van je gewerkte uren. Zo zie je precies wat je aan de klant moet factureren en welke activiteiten of klanten de meeste tijd kosten. Daarnaast kan het bijhouden van je uren helpen om het urencriterium te bewijzen.
Online urenregistratie-software
Online is er veel software voor de urenregistratie te vinden. De betere oplossingen bieden via een eigen app of goede mobiele site oplossingen om de uren op je telefoon bij te houden. Daarnaast is een koppeling met facturatie voor uren-schrijvende ondernemers aan te raden.
Een koppeling met een goed boekhoudprogramma, waarin urenregistratie niet standaard is meegenomen, kan natuurlijk ook. Ook koppelingen met je agenda zijn handig. Als je op uurbasis factureert kan een goede projectadministratie ook een mooie aanvulling bieden.
Drie voorbeelden van online urenregistratie-software:
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren én uren registreren. Hiervoor heeft het een losse urenmodule. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ondersteuning per telefoon of e-mail en enkele handige koppelingen.
Laat medewerkers uren klokken met een inkloksysteem op locatie met een app, druppel, bankpas of OV-Chipkaart. Kloktijden worden automatisch gekoppeld aan roostertijden en hierop afgerond. Uren kun je vervolgens eenvoudig bijhouden op één centrale plek.
Biedt een simpele app voor de urenregistratie. Inclusief timer, waarmee je projecten en klussen eenvoudig mobiel bijhoudt. Gewerkte uren zet je eenvoudig om naar een factuur en deze boek je direct in het boekhoudprogramma zelf. Biedt het ook een oplossing voor de rittenregistratie.
Uren registreren voor het urencriterium
Het registreren van je uren is niet verplicht. Ook niet voor de belastingdienst. Voor het urencriterium ben je verplicht om minimaal 1.225 uur per jaar in je bedrijf te steken. Door een urenregistratie bij te houden kun je aantonen hoeveel uren je daadwerkelijk hebt besteed aan je onderneming.
Maar veel ondernemers houden hun uren helemaal niet bij en hebben wel de belastingvoordelen die hierbij horen. Voor een startende ondernemer kan dat gek klinken. Overal wordt je gewaarschuwd dat je je uren goed moet registreren en dat dit je veel kan opleveren. Maar als al voldoende blijkt dat jij ruimschoots aan die 1.225 uren komt, zal de belastingdienst je niet om je geregistreerde uren vragen.
Het registreren van je uren is niet verplicht.
Bijvoorbeeld als je meerdere medewerkers in dienst hebt of als uit je omzet of bedrijfsactiviteit blijkt dat je fulltime werkt. Een eigenaar van een winkel, die met openingstijden al aantoont dat die het urencriterium haalt, hoeft minder de tijdregistratie te laten zien dan een webshop-eigenaar die vanuit huis werkt. Ondanks dat urenregistratie niet verplicht is houden zzp’ers het toch vaak bij.
Online urenregistratie en facturatie
Ondernemers die al even bezig zijn willen vaak meer inzicht in de gewerkte uren, om te schatten waar de tijd nu eigenlijk heengaat. Een urenregistratiesysteem toont welke werkzaamheden rendabel zijn en welke activiteiten aardig wat tijd kosten, maar de onderneming te weinig opleveren. Werk je op basis van een project- of uurtarief, dan is online urenregistratie-software een belangrijk hulpmiddel om het juiste bedrag te kunnen factureren aan je klant.
Daarnaast kun je met urenregistratie-software eenvoudig berekenen hoe lang je gemiddeld met een bepaalde taak of project bezig bent en wat de kostprijs is van je werkzaamheden. Zo kun je, als je een offerte maken gaat, met geregistreerde uren veel nauwkeuriger een inschatting maken van de hoeveelheid werk en de bijbehorende kosten. En als je medewerkers in dienst hebt, is dat natuurlijk ook voor hen van toepassing.
Een urenregistratie is niet verplicht, maar het kan wél heel handig zijn!
Losse urenregistratie-software of totaalpakket
Veel boekhoudprogramma’s bieden een complete oplossing voor de administratie. Of het nu gaat om de salaris-, kilometer-, of rittenregistratie tot aan hrm, relatiebeheer en erp-oplossingen aan toe. Als jij een kleine eenmanszaak hebt en naast je eigen uren eigenlijk niets verkoopt, maakt dit de boekhouding alleen maar onnodig moeilijk. Een losse oplossing voor de urenregistratie en facturatie is dan eenvoudiger.
Registratie van projecten zelf bijhouden
Besluit je om de urenregistratie (in eerste instantie) zelf op te zetten, zorg er dan voor dat jouw overzicht in ieder geval de volgende onderdelen bevat:
- Categorieën: geef hierbij aan of het om een kernactiviteit of ondersteunende werkzaamheid als het bijhouden van de administratie gaat
- Uren: verdeel deze onder in uren die je kunt factureren en niet-declarabele uren
- Werkzaamheden: beschrijf kort wat je precies hebt gedaan
- Opdrachtgevers: voor wie heb je gewerkt
Urenregistratie: welke opties zijn er?
Wanneer je even op onderzoek uitgaat, zie je dat er talloze urenregistratie-programma’s zijn waarmee je de gewerkte uren eenvoudig kunt bijhouden.
Zo heb je talloze losse programma’s voor de urenregistratie maar er zijn ook oplossingen waarmee je de uren gelijk kunt verwerken als je facturen gaat maken. Je kunt er ook voor kiezen om een simpele module in een eenvoudig boekhoudprogramma te gebruiken. Hiermee kun je naast de gewerkte uren ook meteen de rest van je administratie bijhouden. De meeste startende en kleine bedrijven hebben genoeg aan een los programma voor de urenregistratie.
De meeste kleine bedrijven hebben genoeg aan een los urenregistratie-programma.
Neemt het aantal klanten toe of wil je een werknemer aannemen, dan is een online boekhoudprogramma met een geïntegreerde urenregistratie vaak een interessantere keuze. Je kunt dan bijvoorbeeld elke medewerker een eigen uurtarief geven. In combinatie met de gewerkte uren kun je vervolgens precies (laten) berekenen wat je moet factureren aan welke klant.
Gewerkte uren bijhouden via Excel
Je kunt ook gewerkte uren bijhouden via Excel. Voor de belastingdienst maakt het niet uit hoe je jouw uren bijhoudt, zolang je maar kunt aantonen dat je aan het urencriterium voldoet.
Dus ook als je het fijn vindt om de gemaakte uren handmatig op te schrijven in een notitieboekje of agenda mag dit, als je het maar consequent doet.
Het maakt niet uit hoe je de urenregistratie bijhoudt.
Hoewel je met een urenregistratie-formulier van Excel ook al totalen, gemiddelden en verhoudingen kunt berekenen, vinden de meeste ondernemers het prettiger om met een online urenregistratieprogramma te werken. Vooral omdat je gewerkte uren dan sneller inboekt. Dit is bij Excel toch minder eenvoudig.
In Excel maak je al snel de fout dat je gewerkte uren achteraf verkeerd inschat en (foutief) invuld. Al werkt steeds meer software ook op je telefoon, zodat je overal eenvoudig je uren kunt bijhouden. Een ander voordeel van urenregistratiesoftware is dat je het kunt koppelen met een boekhoudprogramma, waardoor je de gegevens meteen kunt gebruiken voor de facturatie.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
Online urenregistratie en facturatie in één pakket
De keuze voor een urenregistratie- of boekhoudpakket is vooral een kwestie van functionaliteiten vergelijken. Wanneer je vrijwel altijd op kantoor bent, zal het waarschijnlijk minder belangrijk voor je zijn dat je de uren kunt bijhouden via een mobiele app. Reis je veel van hot naar her voor afspraken of zijn werknemers veelal op locatie, dan kan deze functie nuttig zijn. Verder is het goed om te kijken of je de software kunt koppelen aan je facturatie en of het programma fijn in gebruik is. Daarvoor is het goed om er een paar eerst te proberen voordat je een keuze maakt.