menu

Urenregistratie en facturatie

Een goede urenregistratie helpt je bij je bedrijfsvoering. Als je de gewerkte uren goed bijhoudt zie je namelijk precies wat je aan de klant moet factureren en welke activiteiten of klanten de meeste tijd kosten. Daarnaast kan het helpen om te bewijzen dat je het urencriterium van de belastingdienst hebt bereikt. Daarvoor ben je voor sommige belastingvoordelen voor ondernemers verplicht om minimaal 1225 uur per jaar, oftewel ongeveer 24 uur per week, in je bedrijf te steken. Door een urenregistratie bij te houden, kun je aantonen dat je deze uren daadwerkelijk hebt gemaakt. Urenregistratie en facturatie

Urenregistratie verplicht?

Het registreren van je uren is niet verplicht. Ook niet voor de belastingdienst. Veel ondernemers houden hun uren helemaal niet bij, en maken wel gebruik van de belastingvoordelen die hierbij horen. Voor een startende ondernemer kan dat gek klinken. Overal wordt je gewaarschuwd dat je je uren goed moet registreren en dat dit je veel kan opleveren. Maar als uit andere zaken al voldoende blijkt dat jij ruimschoots aan het urencriterium van 1225 uren komt, zal de belastingdienst je niet om je urenregistratie vragen.

Bijvoorbeeld als je meerdere medewerkers in dienst hebt die fulltime werken. Of als uit je omzet of bedrijfsactiviteit blijkt dat je fulltime werkt. Een eigenaar van een winkel waaruit uit de openingstijden al blijkt dat hij het urencriterium haalt zal dus minder snel om zijn bewijslast worden lastiggevallen dan een webshop-eigenaar die vanuit huis werkt. Ondanks dat urenregistratie niet verplicht is houden ondernemers het toch vaak bij.

Urenregistratie als hulpmiddel voor de facturatie

Wanneer je je uren niet bijhoudt kan het erg lastig zijn om in te schatten waar je tijd nu eigenlijk heengaat, welke werkzaamheden rendabel zijn en welke activiteiten aardig wat tijd kosten, maar te weinig opleveren. Werk je op basis van een uurtarief, dan is een urenregistratie een belangrijk hulpmiddel om het juiste bedrag te kunnen factureren aan je klant.

Daarnaast kun je op basis van de urenregistratie eenvoudig berekenen hoe lang je gemiddeld met een bepaalde taak bezig bent en wat zodoende de kostprijs is van je werkzaamheden. Zo kun je bij offertes dus veel nauwkeuriger een inschatting maken van de hoeveelheid werk en de bijbehorende kosten. En als je medewerkers in dienst hebt, is dat natuurlijk ook voor hen van toepassing.

Losse urenregistratie in plaats van totaalpakket?

Veel boekhoudsoftware biedt alle administratievraagstukken waarmee ondernemers te maken krijgen. Of het nu gaat om de salaris-, ritten-, of kilometerregistratie tot aan hrm, relatiebeheer en erp-oplossingen aan toe. Al dat soort toeters en bellen zijn er om een reden en er zijn veel mkb-bedrijven die daar gebruik van maken. Maar als jij een kleine eenmanszaak hebt en naast je eigen uren eigenlijk niets verkoopt, maakt dit de boekhouding alleen maar onnodig moeilijk. Een losse oplossing voor de urenregistratie en facturatie is dan veel eenvoudiger.

Urenregistratieprogramma’s

Online zijn er verschillende urenregistratieprogramma’s te vinden. De betere oplossingen slaan alles online op, en bieden via een eigen app of goede mobiele site ook oplossingen om het via een smartphone te beheren. Daarnaast is een koppeling met facturatie voor uren-schrijvende ondernemers aan te raden. Een koppeling met een goed boekhoudprogramma, waarin urenregistratie niet standaard is meegenomen, kan natuurlijk ook. Een koppeling met je agenda kan handig zijn. Als je op uurbasis factureert kan een goede projectadministratie ook een mooie aanvulling bieden. Drie urenregistratieprogramma’s zijn:

Teamleader

Houd gepresteerde uren automatisch of manueel bij en bewaar het overzicht over de prestaties voor een klant of project. Verwerk je geregistreerde, factureerbare uren tot een factuur en houd je ongefactureerde uren inzichtelijk! Bekijk de website

DK Uren - Projecten - Agenda Sync (Tip)

Van simpel en snel een uurtje schrijven tot uren schrijven met uitgebreide functies. Digitaal Kantoor beschikt over veel verschillende opties tot het schrijven van uren. Makkelijk uitbreidbaar naar CRM, boekhouding en HRM. Bekijk de website

Exact Online Uren & Facturen

Maximale facturabiliteit en een kerngezonde cashflow door de urenregistratie en -administratie te integreren met je facturatie, boekhouding en relatiebeheer. Online urenregistratie en facturatie was nog nooit zo efficiënt! Bekijk de website

Urenregistratie zelf bijhouden

Besluit je om de urenregistratie (in eerste instantie) zelf op te zetten, zorg er dan voor dat jouw overzicht in ieder geval de volgende onderdelen bevat:

  • Categorieën: geef hierbij aan of het om een kernactiviteit of ondersteunende werkzaamheid als het bijhouden van de administratie gaat
  • Uren: verdeel deze onder in uren die je kunt factureren en niet-declarabele uren
  • Werkzaamheden: beschrijf kort wat je precies hebt gedaan
  • Opdrachtgevers: voor wie heb je gewerkt

Urenregistratie: welke opties zijn er?

Wanneer je even op onderzoek uitgaat, zie je dat er talloze urenregistratieprogramma’s zijn waarmee je de gewerkte uren eenvoudig kunt bijhouden. Zo heb je talloze losse programma’s voor de urenregistratie maar er zijn ook oplossingen waarmee je de uren gelijk kunt verwerken in de facturatie.  je kunt er ook voor kiezen om een module in een boekhoudprogramma te gebruiken. Hiermee kun je naast de gewerkte uren ook meteen de rest van je administratie bijhouden. De meeste startende en kleine bedrijven hebben genoeg aan een los programma voor de urenregistratie.

Neemt het aantal klanten toe of ga je werken met personeel, dan is een online boekhoudprogramma met een geïntegreerde urenregistratie vaak een interessantere keuze. In het geval van personeel kun je bijvoorbeeld elk personeelslid een eigen uurtarief geven. In combinatie met de gewerkte uren kun je vervolgens precies (laten) berekenen wat er gefactureerd moet worden aan welke klant.

Excel als alternatief

Een alternatief voor de urenregistratie is om deze bij te houden in Excel. Voor de belastingdienst maakt het niet uit voor welke oplossing je kiest, zolang je maar kunt aantonen dat je aan het urencriterium voldoet. Dus ook als je het fijn vindt om de gewerkte uren handmatig op te schrijven in een notitieboekje of agenda mag dit, als je het maar consequent doet.

Hoewel je met een urenregistratie-formulier van Excel ook al totalen, gemiddelden en verhoudingen kunt berekenen, vinden de meeste ondernemers het prettiger om met een online urenregistratieprogramma te werken. Niet in de laatste plaats omdat de gewerkte uren dan meteen kunnen worden ingeboekt. Dit is bij Excel, waarbij je doorgaans offline werkt, niet altijd even eenvoudig. Natuurlijk kun je dit bestand opslaan in een online omgeving, maar dan nog is het minder gebruiksvriendelijk dan een programma dat speciaal bedoeld is voor urenregistratie. Bovendien werkt steeds meer software ook op je telefoon, zodat je overal eenvoudig je uren kunt bijhouden. Bij Excel gebeurt het in de praktijk regelmatig dat de gewerkte uren achteraf worden ingeschat en (foutief) worden ingevuld. Een ander voordeel van urenregistratiesoftware is dat je het kunt koppelen met een boekhoudprogramma, waardoor je de gegevens meteen kunt gebruiken voor de facturatie.

Urenregistratie en facturatie in één

De keuze voor een urenregistratie- of boekhoudpakket is vooral een kwestie van functionaliteiten vergelijken. Wanneer je vrijwel altijd op kantoor bent, zal het waarschijnlijk minder belangrijk voor je zijn dat je de uren kunt bijhouden via een mobiele app. Reis je veel van hot naar her voor afspraken of werk je veelal op locatie, dan kan deze functie nuttig zijn.

Verder is het goed om te kijken of de software gekoppeld is (of in ieder geval deze mogelijkheid biedt) aan facturatie. Daarnaast werkt het wel zo prettig wanneer het programma fijn in gebruik is. Het is leuk als de software vernieuwend is, maar niet als het zo uitgebreid is dat je er geen raad mee weet. Om te voorkomen dat je software aanschaft die in de praktijk alles behalve prettig werkt, is het goed om er een paar eerst te proberen voordat je een keuze maakt.