Urenregistratie
Een goede urenregistratie helpt je bij het bijhouden van je gewerkte uren. Bijvoorbeeld voor het urencriterium of om te zien waar alle tijd naartoe gaat. Inclusief top-3 van software voor dienstverlenende zzp’ers met een eenmanszaak die geregistreerde uren direct willen factureren.
Inhoud:
- Uren registreren voor het urencriterium
- Online urenregistratie en facturatie
- Urenregistratie: welke opties zijn er?
- Online urenregistratie-software
- Uren bijhouden via Excel
Registratie van projecten zelf bijhouden
Veel zzp’ers registreren alle uren die ze aan hun onderneming spenderen. Je kunt deze registratie zelf bijhouden in een eigen overzicht. Hiervoor heb je minimaal de volgende onderdelen nodig:
- Datum
- Uren
- Werkzaamheden
- Opdrachtgever
Als je werktijd ook categoriseert kun je met zo’n tijdregistratie ook zien waar jouw tijd eigenlijk vooral naartoe gaat en of je hierop inkomsten misloopt. Zo zie je direct waarop je kunt besparen of welke klanten je bij een vervolgopdracht mogelijk iets meer uren in rekening moet brengen.
Zo’n urenoverzicht toont je ook direct of je jouw tijd écht besteed aan kernactiviteiten die je kunt factureren, of dat je toch veel tijd kwijt bent aan ondersteunende werkzaamheden en te veel niet-declarabele uren maakt. Bijvoorbeeld met het bijhouden van de financiële administratie.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
Uren registreren voor het urencriterium
Met een urenregistratie zie je direct hoeveel tijd je daadwerkelijk hebt besteed aan je onderneming. Voor sommige belastingvoordelen ben je verplicht om minimaal 1.225 uur per jaar in je bedrijf te steken. Maar het registreren van je uren is niet verplicht. Ook niet voor het urencriterium van de belastingdienst.
Je gewerkte uren kun je aantonen met een eenvoudige urenregistratie, maar als je op een andere manier kunt aantonen dat jij aan die 1.225 uren komt, dan is dat ook voldoende voor de belastingdienst. Bijvoorbeeld als je medewerkers in dienst hebt of als uit je omzet, openingstijden van je winkel of andere bedrijfsactiviteiten blijkt dat je fulltime werkt. Veel ondernemers houden ze daarom niet (meer) bij en hebben wel de belastingvoordelen.
Het registreren van je uren is niet verplicht.
Online urenregistratie en facturatie
Voor dienstverlenende ondernemers kan een automatische urenregistratie een fijn hulpmiddel zijn. Werk je op basis van een project- of uurtarief, dan helpt online urenregistratie-software om het juiste bedrag te factureren aan je klant. En als je medewerkers in dienst hebt, is dat natuurlijk ook voor hen van toepassing.
Verder willen ondernemers vaak meer inzicht in de gewerkte uren. Hiermee kunnen ze beter inschatten waar de tijd nu eigenlijk heengaat. Een urenregistratiesysteem toont welke werkzaamheden rendabel zijn en welke activiteiten tijd kosten, maar de onderneming weinig opleveren.
Met urenregistratie-software kun je eenvoudig berekenen hoe lang je gemiddeld met een bepaalde taak of project bezig bent en wat de kostprijs is van je werkzaamheden. Als je een offerte maakt kun je met geregistreerde uren veel beter inschatten hoeveelheid werk dit precies is.
Een urenregistratie is niet verplicht, maar het kan wél heel handig zijn!
Urenregistratie: welke opties zijn er?
Er zijn talloze talloze losse programma’s voor de urenregistratie maar er zijn ook oplossingen waarmee je de uren gelijk kunt verwerken als je facturen maakt.
Je kunt er ook voor kiezen om een simpele module in een eenvoudig boekhoudprogramma te gebruiken. Hiermee kun je naast de gewerkte uren ook meteen de rest van je administratie bijhouden. De meeste startende en kleine bedrijven hebben genoeg aan een los programma voor de urenregistratie.
De meeste kleine bedrijven hebben genoeg aan een los urenregistratie-programma.
Neemt het aantal klanten toe of wil je een werknemer aannemen, dan is een online boekhoudprogramma met een geïntegreerde urenregistratie vaak een interessantere keuze. Je kunt dan bijvoorbeeld elke medewerker een eigen uurtarief geven. Samen met de gewerkte uren kun je precies (laten) berekenen wat je moet factureren aan welke klant.
Online urenregistratie-software
Online is er veel software voor de urenregistratie te vinden. De betere oplossingen bieden via een eigen app of goede mobiele site oplossingen om de uren op je telefoon bij te houden. Daarnaast is een koppeling met facturatie voor uren-schrijvende ondernemers aan te raden.
Drie voorbeelden van online urenregistratie-software:
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren én uren registreren. Hiervoor heeft het een losse urenmodule. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ondersteuning per telefoon of e-mail en enkele handige koppelingen.
Laat medewerkers uren registreren op locatie met een app, druppel, inkloksysteem, bankpas of ov-chipkaart. Kloktijden koppelt het urenregistratiesysteem automatisch aan roostertijden. De geregistreerde uren kun je eenvoudig bijhouden op één centrale plek. Vanaf 3,25 euro per maand per medewerker.
Deze software is gestart als facturatieprogramma en dat zie je erin terug. Uren houd je eenvoudig bij via een mobiele app. Je kunt een omschrijving, contact of project toevoegen en en aangeven of je uren declarabel zijn. Er werken al 300.000 ondernemers met Moneybird.
Gewerkte uren bijhouden via Excel
Je kunt ook gewerkte uren bijhouden via Excel. Voor de belastingdienst maakt het niet uit hoe je jouw uren bijhoudt, zolang je maar kunt aantonen dat je aan het urencriterium voldoet.
Dus ook als je het fijn vindt om de gemaakte uren handmatig op te schrijven in een notitieboekje of agenda mag dit, als je het maar consequent doet.
Het maakt niet uit hoe je de urenregistratie bijhoudt.
Hoewel je met een urenregistratie-formulier van Excel ook al totalen, gemiddelden en verhoudingen kunt berekenen, vinden de meeste ondernemers het prettiger om met een online urenregistratieprogramma te werken. Vooral omdat je gewerkte uren dan sneller inboekt. Dit is bij Excel toch minder eenvoudig.
In Excel maak je al snel de fout dat je gewerkte uren achteraf verkeerd inschat en (foutief) invult. Al werkt steeds meer software ook op je telefoon, zodat je overal eenvoudig je uren kunt registreren. Een ander voordeel van urenregistratiesoftware is dat je het kunt koppelen met een boekhoudprogramma.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
