menu

Eenvoudig boekhoudprogramma

Ondernemers kunnen met een eenvoudig boekhoudprogramma zelf hun boekhouding regelen. Doordat de software veel automatiseert, hoeft de ondernemer hier minder tijd aan te besteden. Een boekhoudprogramma is niet verplicht, maar ondernemers moeten wel een goede boekhouding kunnen aantonen. Een boekhoudprogramma helpt hierbij.

Eenvoudig bBoekhoudprogramma

Online zijn er tientallen verschillende boekhoudprogramma’s te vinden. Elk van deze pakketten biedt alle functies die je als ondernemer nodig hebt. Zowel voor de belastingdienst, je eigen overzicht als voor de boekhouder of accountant mocht je die ook ingeschakeld hebben.

Toch betekent dat niet dat alle boekhoudprogramma’s allemaal hetzelfde zijn. De diverse aanbieders hebben elk hun eigen expertise en doelgroep. Extra mogelijkheden van een uitgebreid pakket kunnen fijn zijn, maar soms heeft een eenvoudiger boekhoudprogramma zo ook zijn voordelen.

Boekhoudprogramma niet verplicht, wel aan te raden

Een boekhoudprogramma is niet verplicht – het staat je redelijk vrij hoe jij je administratie organiseert – maar instanties zoals de Belastingdienst hebben wel eisen aan hoe een factuur wordt opgesteld, wat je doorstuurt bij de btw-aangifte en hoelang je bepaalde gegevens bewaart.

Je kunt dit dus nog altijd met pen en papier bijhouden maar de kans op fouten of extra werk door de vele berekeningen maken dit niet aan te raden. De meeste ondernemers maken daarom gebruik van een simpel boekhoudprogramma.

Inzicht krijgen in je bedrijfscijfers

Daarnaast geeft online boekhoudsoftware je extra inzicht in je bedrijfscijfers. De betere aanbieders tonen in één oogopslag hoeveel btw je moet afdragen, of je dubieuze debiteuren hebt en of je liquiditeit op orde is. Hierdoor is het gemakkelijker om de boekhouding goed op orde te houden. Je zult zien dat je administratie hierdoor gemakkelijker wordt en je beter op de hoogte bent van je inkomsten en uitgaven als deze in een goed overzicht zijn opgeslagen.

Drie eenvoudige boekhoudprogramma’s

Zelfs, of misschien juist als je geen kaas hebt gegeten van bedrijfsadministratie, kan een eenvoudig boekhoudprogramma ervoor zorgen dat jouw boekhouding voldoet aan de wensen van de belastingdienst.

Waar moet je op letten bij de keuze voor een boekhoudprogramma?

Er zijn grote verschillen tussen boekhoudprogramma’s want geen boekhouding is hetzelfde. Zo zal een grote financiële afdeling van een mkb-bedrijf dat veel zaken doet met buitenlandse organisaties veel meer eisen stellen aan een boekhoudprogramma dan een zzp’er.

Ook is niet elke ondernemer bekend met het boekhoudjargon. Zaken als grootboekrekeningen, balansposten en activa of passiva zijn niet iedereen bekend, gelukkig zijn deze binnen een boekhouding van een eenmanszaak ook niet verplicht.

Bovenstaande voorbeelden zijn voornamelijk geschikt voor de wat kleinere eenmanszaken. Het mag duidelijk zijn dat bedrijven die soms al wat verder uitgegroeid zijn soms andere voorkeuren hebben qua boekhoudoplossing.

Online oplossingen winnen terrein

Wel zijn er enkele zaken die wij eigenlijk elke ondernemer wel aanraden. Om te beginnen raden wij aan om te kiezen voor een online boekhoudprogramma. Op die manier ben je altijd voorzien van veiligheidsupdates, is er altijd een goede backup en kun je vrij gemakkelijk via je mobiel, computer thuis of andere locatie bij de boekhouding.

Daarnaast komen er hierbij continu nieuwe toepassingen bij die de administratie steeds makkelijker maken. Denk aan het automatisch inboeken van de huur of facturen die betaald zijn met een zakelijke tankpas, de mogelijkheid om via je mobiel te boekhouden of het koppelen met een magazijn of mobiele kassa. Ook als je hier vandaag de dag nog geen gebruik van maakt, het is handig om software te gebruiken dat actief wordt doorontwikkeld.

Minimale functievereisten

Vrijwel elk boekhoudprogramma kan de boekhouding van een normale zzp’er verwerken. Het maken van facturen of verwerken van inkoopfacturen en het verwerken van een btw-aangifte is dus altijd wel mogelijk. Als je op zoek gaat naar een eenvoudig boekhoudprogramma zoek dan naar een pakket dat puur en alleen gericht is op de volgende taken:

  • facturen maken (en versturen)
  • inboeken van inkoopfacturen
  • winst- en verliesrekening maken (grootboekrekening)
  • kosten rubriceren/overzichten maken
  • btw-aangifte opstellen
  • aparte toegang voor de boekhouder

Aanvullende functionaliteiten

Voor veel ondernemers zijn de functies uit de bovenstaande lijst ruim voldoende. Sommige softwareoplossingen bieden wel meer functies, maar een uitgebreider pakket maakt het soms alleen complex of duur. De volgende opties kunnen dus handig zijn, maar let er goed op dat je een pakket aanschaft dat ook echt de mogelijkheden biedt die jij wilt gaan benutten.

  • urenregistratie
  • ritten-/kilometeradministratie
  • debiteurenadministratie
  • aangifte intracommunautaire prestaties (ICP)
  • importeren van (bank)mutaties
  • opstellen van offertes
  • een mobiele app
  • opstellen van een balans en jaarrekening

Functies voor het mkb

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma dat ook voldoet als je jouw groeiambities straks waarmaakt? Boekhoudsoftware kan veel taken automatisch uit handen nemen. Let dan op de volgende zaken:

  • salarisadministratie
  • herhaalposten automatisch verwerken
  • debiteuren automatisch herinneren/uitbesteden
  • opstellen van offertes
  • offertes automatisch inboeken/herinneren
  • verwerken van vreemde valuta/btw verleggen
  • planning/budgettering
  • relatiebeheer/crm-functies
  • koppelingen met andere software

Naast deze lijst zijn er soms nog specifieke functies maar die zijn vaak alleen voor echt specifieke gebruikers van toepassing. Denk aan ledenadministratie bij een boekhoudprogramma voor verenigingen, of een koppeling met een webshop, kassa, of voorraadadministratie voor online en offline retailers.

Op zoek naar groter overzicht?

Bovenstaande boekhoudprogramma’s hebben wij zelf ook wel ervaren, en lijken ons geschikt voor nieuwe of kleine ondernemingen. Natuurlijk zijn er nog vele andere pakketten op internet te vinden. Zijn deze boekhoudprogramma’s dus niet wat je zoekt? Ondernemersadministratie.nl biedt van boekhoudprogramma’s een uitgebreider overzicht en op Eenmanszaakoprichten.nl vind je een selectie die gericht zijn op die ondernemingsvorm..

Keuze van de boekhouder

Veel ondernemers maken gebruik van een boekhouder. Deze hebben soms een voorkeur en het lijkt dan logisch om maar gelijk voor dit boekhoudprogramma te gaan. Toch hoeft dat niet. Veel oplossingen bieden speciale koppelingen zodat de boekhouder in zijn overzicht alle data op zijn manier krijgt gepresenteerd. Daarnaast weet een boekhouder doorgaans precies waar hij zijn data moet vinden.

Als jij er dagelijks mee moet werken, facturen in moet maken en zelf alle inkomende en uitgaande mutaties in verwerkt, is het vooral belangrijk dat jij er goed mee kunt werken. Rekening houden met de ervaringen van je boekhouder is natuurlijk handig, maar vergeet je eigen voorkeur niet!