Boekhoudprogramma

Wat is het beste online boekhoudprogramma in 2023? Welke boekhoudprogramma’s zijn geschikt voor de administratie van jouw onderneming en wat zijn nu eigenlijk de verschillen tussen deze pakketten? Met dit overzicht van slimme boekhoudsoftware kun je zelf snel een keuze maken voor de boekhouding van jouw bedrijf.

Boekhoudprogramma’s overzicht

Een eerste boekhouding opzetten

Je moet als ondernemer de belastingdienst regelmatig overzichten sturen van de inkomsten en uitgaven. Je bent dus verplicht om te boekhouden.

Ga je voor het eerst een financiële administratie opzetten? Met een facturatieprogramma kun je eenvoudig zelf een factuur maken. Al kun je hiermee nog geen belastingaangifte doen of de administratie bewaren.

Een eigen administratie bijhouden is niet moeilijk. Je kunt het prima zelf en hebt hiervoor geen boekhouder nodig. Wel kost het tijd en is het belangrijk dat het foutloos gebeurt. Veel tijd zit in het maken van facturen of bijhouden van betalingen. Ook moet je elk kwartaal btw-aangifte doen. Veel ondernemers werken op dat moment ook de debiteuren-, uren- en kilometeradministratie bij. Je kunt eenvoudig online boekhouden met een goed boekhoudprogramma, maar je mag ook boekhouden in Excel.

Elke ondernemer moet verplicht een administratie voeren.

Online boekhoudprogramma kopen of boekhouden in Excel?

Of Excel voor jouw financiële administratie de beste software is, of dat een oplossing als e-Boekhouden.nl, Exact Online of Moneybird beter is, hangt af van je onderneming. Je kunt met Excel eenvoudig factureren en de winst- en verliesrekening bijhouden. Maar zelf een jaarrekening maken of beginbalans invoeren is lastig met een Excel-boekhouding. Met een boekhoudprogramma kun je de volledige boekhouding zelf bijhouden.

Regelt de boekhouder de aangifte inkomstenbelasting? Dan is een boekhoudpakket soms onnodig en kun je boekhouden in Excel.

Een verlies- en winstrekening, debiteurenadministratie of een grootboek kun je allemaal prima in Excel bijhouden. Dit is voldoende voor een btw-aangifte en als je de aangifte van de inkomstenbelasting gaat uitbesteden aan een boekhouder of accountant kan die voor jou de balans of afschrijvingen verzorgen. Je kunt dan de hele administratie boekhouden in Excel.

Al zijn er ook veel online boekhoudprogramma’s gericht op de administratie van kleine ondernemingen. Hiermee kun je eenvoudig facturen aanmaken in je eigen huisstijl en de urenregistratie en rittenregistratie bijhouden. Slimme software bespaart veel tijd tijdens het factureren of bijhouden van betalingen. Soms is dat al reden om te kiezen voor een eenvoudig boekhoudpakket.

Factureren en boekhouden is eenvoudig met een goed boekhoudprogramma.

Zelf je aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting indienen

Een volledig boekhoudpakket is pas echt belangrijk als je ook zelf de aangifte van de omzet- en inkomstenbelasting wil indienen. De btw-aangifte red je ook nog wel zonder online software. Facturen maken via Word en Excel is nog mogelijk. Als zowel je klanten als leveranciers in Nederland zitten kun je een simpele winst- en verliesrekening in Excel bijhouden en hiermee een btw-aangifte invullen.

Voor de aangifte van de inkomstenbelasting heb je ook een overzicht van afschrijvingen, balans en jaarrekening nodig. Deze zijn niet gemakkelijk te maken in Excel. Met een boekhoudprogramma rolt de complete administratie bijna automatisch uit je software al kun je hiervoor ook een boekhouder inschakelen. Die heeft meer kennis van boekhouden en kan ook aftrekposten of belastingvoordelen toepassen.

Voor de inkomstenbelasting heb je ook een overzicht van afschrijvingen, balans en jaarrekening nodig.

Online boekhoudprogramma’s vergelijken

Met bovenstaande overzicht kun je zelf vergelijken en het beste boekhoudprogramma kiezen. Wil je meer (achtergrond-)informatie over een specifiek online boekhoudpakket? Bijvoorbeeld ook de laatste nieuwsberichten, kosten en ervaringen van e-Boekhouden, Exact Online of Moneybird? Gebruik dan ons zoekveld bovenaan deze pagina.

Wil je online boekhouden? Dan loont het om vooraf de programma’s met elkaar te vergelijken.

Niet elk boekhoudprogramma is geschikt voor de volledige administratie. Elk heeft zijn eigen voor- en nadelen. Ben je nog maar net voor jezelf begonnen en heb je weinig budget maar wil je wel professionele facturen opstellen? In bovenstaande overzicht staan ook verschillende online boekhoudprogramma’s voor starters.

De kosten verschillen per programma. Zeker zzp’ers nemen dit mee in de vergelijking. Naast de kosten zijn deze meestal simpel in gebruik. e-Boekhouden biedt de online boekhoudsoftware het eerste jaar na de KvK-inschrijving gratis aan. Bij andere programma’s is er een gratis proefperiode of kun je gratis boekhouden zolang je maandelijks niet meer dan een handvol facturen maakt. Voor starters met een kleine boekhouding is er dus ook een compleet gratis boekhoudprogramma te vinden.

Vergelijken loont, er is niet één beste boekhoudprogramma voor het hele mkb.

Niet alleen de prijs is verschillend. Een goedkoper boekhoudprogramma biedt soms minder mogelijkheden. Bedrijven uit het mkb willen vaak dat een programma ook automatisch herinneringen kan versturen, gemakkelijk periodieke facturen verstuurt en een koppeling heeft met de bank om transacties te controleren. Groeit je bedrijf of administratie en wil je tijd besparen en inzicht in een online boekhouding? Dan kun je een online boekhoudprogramma gebruiken dat deze stappen automatisch verwerkt en zo meer mogelijkheden biedt voor bedrijven uit het mkb.

Overzicht van functies voor het mkb om op te letten in 2023

Een goed online boekhoudprogramma biedt een overzichtelijk dashboard van de financiële administratie waarmee je gemakkelijk kunt boekhouden. Maar als je voor je klanten-, debiteuren-, of personeelsadministratie allemaal extra software moet aanschaffen is het slim om gelijk één goed boekhoudpakket te kopen. Handige functies voor het mkb die lang niet in alle verschillende soorten boekhoudprogramma’s zitten zijn bijvoorbeeld:

• Direct aangiftes versturen
• Salarisadministratie
• Urenregistratie
• Ritten-/ kilometeradministratie
• Debiteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Jaarrekening en balans
• Buitenlandse facturen en vreemde valuta

Andere eigenschappen zijn natuurlijk de kosten van de boekhoudsoftware, automatische updates en of die bij je bedrijf past. Een duurder boekhoudpakket kan voordeliger zijn door betere functionaliteit. Denk bijvoorbeeld aan een makkelijke app voor de rittenregistratie of een scan en herken-functie waarmee je snel kosten kunt boeken.

Als je bedrijf groeit, en je bijvoorbeeld de overstap maakt naar een bv, neemt ook het belang toe van een snel programma. Ook opties als het bijhouden van betalingen of debiteuren, scheelt je dan echt veel tijd tijdens het boekhouden. Voor een penningmeester is een ledenadministratie fijn. Maak je gebruik van een boekhouder of accountant? Dan heeft die misschien ook een voorkeur voor een programma.

Verschillen in boekhoudsoftware

Naast de kosten en mogelijkheden zijn er nog wel meer grote verschillen. Zo is het verstandig om te kijken of de boekhoudsoftware met zijn tijd meegaat. Er zijn nog altijd programma’s die niet via de cloud werken. Terwijl een online administratie makkelijk te koppelen en up-to-date te houden is.

Maar het grootste verschil zit hem in de mogelijkheden en het gemak. Sommige boekhoudsoftware is als mkb’er bijna niet doorheen te komen. Dit terwijl starters lang niet allemaal meer een boekhouder inschakelen! Als je er zelf mee wilt boekhouden moet een nieuw boekhoudprogramma simpel zijn. In de basis zijn ze allemaal geschikt maar in enkele van de beste boekhoudprogramma’s moet je nog altijd  grootboekrekeningen en journaalposten invullen. Als jij weinig kennis hebt van boekhouden dan kies je liever voor een eenvoudig boekhoudprogramma.

Bekende namen hebben niet altijd de beste boekhoudsoftware

Grote boekhoudprogramma’s als Exact, Visma of e-Boekhouden.nl helpen niet alleen bij het factureren of de btw-boekhouding, maar houden tussentijds ook bedrijfscijfers als liquiditeit of solvabiliteit bij. Hierdoor zie je continu je koers, welke uren voldoende opleveren of op welke debiteuren je wat beter moet letten.

Helemaal overbodig is dat nog niet. Boekhouders en accountants kijken ernaar en ook freelancers en zelfstandigen zonder personeel hebben er wat aan. Maar die betalen hier liever niets extra’s voor. Ze weten ook wel uit het hoofd of het kwartaal naar wens verloopt, of niet. Voor zzp’ers maakt dit een boekhoudprogramma daarom soms onnodig ingewikkeld.

Ondernemers willen meestal niet te veel tijd aan de boekhouding besteden. Ze hebben liever geen onnodige cijfers en grafieken. Software met lastige functionaliteit die alleen nuttig is voor webshops, offline kassa-systemen, salarisadministratie of CRM-software maakt het alleen onoverzichtelijk.

Boekhoudsoftware als Exact Online, Twinfield of e-Boekhouden.nl bieden handige functies, maar voor een zzp’er hoeft een online boekhoudprogramma niet heel uitgebreid te zijn.

Er zijn ook softwareprogramma’s die zich richten op de administratie van snelgroeiende organisaties. Ze bieden daarvoor allerlei extra visuele effecten voor investeerders, boekhouders of andere personen die belangen hebben bij de administratie van het bedrijf. Hiervoor zijn er bij elke nieuwe factuur allerlei zaken als valuta-instellingen en journaalposten verplicht  om in te vullen, omdat het boekhoudprogramma daar allemaal visuele grafiekjes van kan maken.

Leuk voor de boekhouding van een innovatieve speler, maar dit soort functies in boekhoudsoftware heb je, als je zzp werkt, weinig aan. Soms zijn ze zelfs frustrerend om mee te werken.

Het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers

Een automatische bankkoppeling is altijd handig, maar verschillende valutarekeningen zijn alleen nodig als jij buitenlandse klanten hebt. En als alleen je boekhouder meekijkt in de boekhouding hoef je geen online boekhoudprogramma dat een ingewikkeld systeem met gebruikersrechten voor magazijngebruikers of verkoopmensen heeft. Dan voldoet een simpeler boekhoudprogramma voor jou als zzp’er ook.

Een zzp’er hoeft geen valutarekeningen of systeem voor gebruikersrechten.

Voor de administratie van zzp’ers biedt een boekhoudprogramma meestal andere voordelen. Daarbij speelt vooral het gemak van de software mee. Denk aan het simpel maken van facturen, automatisch factuurnummers en iDeal-linkjes aanmaken en versturen via pdf. Voor het factureren van een gemeente of andere overheidsorganisatie heb je ook een UBL-bestand nodig. Ook een app met scan en herken-functie is meestal wel handig en daarnaast houdt slimme boekhoudsoftware automatisch bij of de factuur is betaald of niet.

Dit zijn al grote voordelen van een boekhoudprogramma. Een automatische koppeling met je zakelijke bankrekening is prettig. Daarnaast is het handig als aan het einde van een periode, bijvoorbeeld een kwartaal, direct actueel inzicht hebt over wat je hebt verdiend of wat je aan btw moet afdragen.

Toch een duurder pakket?

Een boekhoudprogramma voor zzp’ers klinkt misschien goedkoop en simpel maar als jij wel groeiambities hebt wil je niet elk jaar overstappen van boekhoudsoftware. Twijfel je of je wel een programma moet kiezen dat zich richt op de zzp’er? Ook een boekhoudprogramma dat gericht is op het hele mkb is goed betaalbaar.

Vaak is het dashboard wat uitgebreider. Als je slimme boekhoudsoftware zoekt dat stappen kan automatiseren gaat moet je soms ook meer complexe instellingen leren kennen. Al zijn deze extra functies ook voor een ambitieuze zzp’er zeker niet overbodig.

Daarnaast kun je soms simpel starten met je boekhouding door te kiezen voor het goedkoopste abonnement. Veel aanbieders bieden een makkelijke instap zodat je snel kunt beginnen met online boekhouden. En zodra je administratie groeit bieden ze extra modules of soms zelfs een eigen appstore allerlei extra functies aan. Het voordeel daarvan is dus wel dat je er eindeloos mee kunt doorgroeien.

Check ook even bij je boekhouder

Heb je iemand ingeschakeld die helpt bij de administratie? De meeste boekhoudprogramma’s bieden naast toegang voor de ondernemer ook speciale functies voor een boekhouder.

Deze software is geschikt voor ondernemers die deels zelf willen boekhouden, maar de belastingaangifte liever overlaten aan een boekhouder of accountant.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over online boekhoudprogramma’s zijn:

Wat is voor mij het beste boekhoudprogramma?

Spelers als e-Boekhouden.nl, Exact en Moneybird zijn voor de meeste ondernemers geschikte boekhoudsoftware. Maar elk pakket heeft een eigen specialisme. Hierdoor is er niet één boekhoudprogramma het beste voor het hele mkb. Vandaar dat wij een overzicht van boekhoudprogramma’s hebben gemaakt om mee te vergelijken.

Bedenk vooraf goed of de software past bij je ondernemingsvorm, of je gaat samenwerken met een boekhouder of accountant en of de functies zijn afgestemd op de administratieve taken van jouw boekhouding. Zo kan de urenregistratie gericht zijn op ondernemers die het urencriterium willen halen, maar ook op het declarabel maken van medewerkers.

Waar kan ik de beste boekhoudprogramma's vergelijken?

Het beste programma is sterk afhankelijk van je eigen wensen en financiële situatie maar we hebben wel een overzicht van boekhoudprogramma’s gemaakt. Dit zijn goede boekhoudpakketten voor zzp’ers met een eenmanszaak, die zelf de facturen maken. Vaak zijn er ook mogelijkheden om een aangifte in te sturen naar de belastingdienst, maar hiervoor kun je ook een boekhouder inschakelen.

Wat kost een boekhoudprogramma gemiddeld?

De kosten van een boekhoudprogramma zijn helemaal afhankelijk van welke functionaliteiten je nodig hebt. Als je werkt als zzp’er dan is de basis van een gemakkelijk boekhoudprogramma voor jou al snel voldoende. Deze heb je al voor zo’n 10 euro per maand. Voor startende ondernemers zijn er zelfs gratis boekhoudprogramma’s!

Welke functies zijn belangrijk voor het mkb?

Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s. Bedenk daarom goed waar deze volgens jou aan moet voldoen. Als jouw bedrijf klein is en je aangiftes laat doen door een boekhouder dan kun je soms slimmer boekhouden met alleen een facturatieprogramma.

Wil je ook de btw-aangiftes indienen of zelfs de inkomstenbelasting zelf doen, dan is het goed om te kijken of je boekhoudprogramma dit biedt. Grotere bedrijven met meer wensen doen er goed aan om de functies van verschillende boekhoudprogramma’s goed met elkaar te vergelijken.

Kan ik beter online of offline boekhouden?

Vroeger werkten boekhoudprogramma’s offline. Je installeerde dan een programma op je computer en kon daarmee aan de slag. Het nadeel was dat je telkens handmatig updates moest installeren omdat de belastingregels continu veranderen. Inmiddels is online boekhouden daarom de standaard.

Online boekhoudprogramma’s werken meestal met een abonnementenmodel zodat ze ook de uren van het ontwikkelen of actualiseren terugverdienen.

Heeft elke zzp'er een boekhoudprogramma nodig?

Nee, er zijn ook veel zzp’ers die boekhouden in Excel. De btw-aangifte kun je invullen via de site van de belastingdienst. Een boekhoudprogramma is niet verplicht, maar helemaal handmatig je boekhouding bijhouden is wel meer werk. Als je maar een handvol facturen per maand hebt kun je soms ook werken met een gratis boekhoudprogramma.

Wij maakten een selectie van gemakkelijke en goedkope oplossingen die ook zeer geschikt zijn als je zelfstandig zonder personeel werkt.