e-boekhouden

Factuur maken

Zelf een nieuwe factuur maken in drie stappen via Excel, of een boekhoudprogramma. Hiermee kun jij ook gemakkelijk zelf facturen maken én versturen. Let wel op de regels van de belastingdienst over wat je moet vermelden en hoe je ze moet bewaren.

Inhoud:

Wat is een factuur?

factuur makenEen factuur is hetzelfde als een rekening. Al zijn facturen wel net wat officiëler omdat hier regels voor zijn vastgesteld door de belastingdienst. In het bedrijfsleven is het gangbaar om te leveren op factuur. Je mag zelf de factuur maken, maar zorg wel dat deze aan alle regels voldoet. De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld over wat er op een factuur moet staan. Daarnaast ben je verplicht om facturen te bewaren.

Je mag zelf de factuur maken, maar zorg wel dat deze aan alle regels voldoet.

Met bijna elk boekhoudprogramma kun je facturen maken en versturen. Je kunt ze ook maken met een factuurprogramma dat vaak net wat gebruiksvriendelijker is, of wat meer zijn afgestemd op hoe zzp’ers een factuur opstellen.

Hoe kun je zelf een factuur maken?

Starters maken facturen soms met Excel of een ander spreadsheetprogramma maar er zijn ook prima boekhoudprogramma’s voor starters. We raden ondernemers daarom zeker niet aan om zelf facturen te maken maar te kijken naar online boekhouden.

Ben je net als wij vrij eigenwijs hierbij een opsomming van zaken waar je op moet letten als je zelf een eerste factuur maakt. Je mag ze maken op elke wijze die voor jou prettig werkt. Er zijn dus geen regels die zeggen dat dit moet met erkende software. Als je wilt mag je de factuur dus gewoon zelf met pen en papier uitschrijven, zolang de verplichte zaken maar op de factuur zijn vermeld.

Wel moet je de factuur kunnen bewijzen. Een foto, of extra geprinte kopie, voldoet. Veel ondernemers maken facturen daarom in het begin vooral met Word en Excel.

Veel ondernemers die net beginnen maken facturen met Word en Excel.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

factuur maken met een boekhoudprogrammaWanneer je veel verschillende klanten hebt, kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met een goed boekhoudprogramma kun je heel gemakkelijk zelf een factuur maken. Daarnaast heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. De belastingaangifte regel je soms gemakkelijk en met één druk op de knop. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

e-Boekhouden.nl

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur uw facturen met e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor uw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen uw factuur direct betalen via iDeal.

Gratis
  • #1 in Factureren!
  • GRATIS voor starters
  • Onbeperkt factureren
Bekijk de website

Ficsus.nl

Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Startersactie: 15 maanden gratis! Maak hier het gratis account aan!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

Exact

★ ★ ★ ★ ☆ (2281)

Wil je tijd besparen en je cashflow verbeteren? Ga digitaal factureren met het online factuurprogramma van Exact. Niet voor niets vertrouwen meer dan 550.000 bedrijven voor hun zakelijke cijfers op de slimme software van Exact.

€ 39,00 per maand
  • Eenvoudig factureren
  • Win veel tijd
  • 220+ koppelingen
Bekijk de website

Factuur maken met Excel

Gratis voorbeeld facturen in WordFacturen maken in Excel is erg gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel om facturen te maken. Ook kun je zelf gemakkelijk een aangepaste factuur opstellen. Wij hebben enkele gratis Excelsjablonen voor facturen op onze pagina boekhouden in Excel, maar op Office.com kun je er nog meer vinden.

In 3 stappen zelf een factuur maken met Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichtingen die gelden voor facturen op de sjablonen vermeld zijn of dat je deze zelf toevoegt.

Verplichtingen rond de factuur

Een factuur maken als particulier is niet zo moeilijk. Eigenlijk is elke rekening, nota of betalingsverzoek goed. Als bedrijf gelden er bij facturen opstellen wel wat regels. De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld aan het maken van facturen.

De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld aan het maken van facturen.

Het verplicht om als ondernemer een factuur te sturen voor alle goederen en diensten geleverd aan een andere ondernemer, deze hebben de factuur onder andere nodig om de btw van de factuur als voorbelasting af te trekken. De factuur moet voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen/diensten geleverd zijn bij de klant zijn (dus voor een levering op 10 augustus moet de factuur voor 15 september verstuurd zijn).

Wat op elke factuur moet staan

Wat je op elke factuur moet vermelden

  • Naam, adres en btw-identificatienummer
  • KvK-nummer
  • Uniek opvolgend factuurnummer
  • Datum waarop de factuur is gemaakt
  • Naam en het adres van klant
  • Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
  • Aantal geleverde goederen of diensten
  • Omschrijving van de geleverde diensten/goederen
  • Btw-tarief dat je in rekening brengt 0%, 9% of 21%)
  • Bedrag exclusief btw
  • Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.

Facturen sneller betaald krijgen

Je factuur sneller betaald krijgenBovenstaande zaken zijn verplicht. Daarnaast zijn er nog zaken die je zelf op de factuur wilt vermelden, om (het afdwingen van) een betaling makkelijker te maken. Een onjuiste of onvolledige factuur kan het lastiger of soms zelfs onmogelijk maken om deze te incasseren.

Veel facturen noemen geen betalingstermijn. Nu zijn daar wettelijk gezien ook wel regels voor, maar die twijfel wil je niet bij de rechter uitvechten. Communiceer daarom duidelijk de betaaltermijn, en vervaldatum van de factuur.

Vermeld een duidelijk bezoekadres van je klant op de factuur en vergeet ook de vervaldatum niet.

Een andere bekend probleem is het missen van een duidelijk (bezoek)adres van de klant. Denk aan een factuur waarop je een postbusadres noemt. Dat is leuk voor de verzending, maar daar kan een deurwaarder niet zo makkelijk langs om een dagvaarding met handtekening voor ontvangst af te geven. Ook de tenaamstelling moet duidelijk zijn. Hiermee zorg je ervoor dat duidelijk is wie de factuur moet betalen.

Betaalmethode en omschrijving van je diensten

Niet verplicht, maar natuurlijk wel heel handig als je betaald wilt krijgen, is het vermelden van de mogelijke betaalmethoden en een periode waarbinnen de factuur betaald moet zijn. Dit zijn de regels als je een factuur verstuurt aan een Nederlandse ondernemer, voor facturen naar het buitenland gelden andere regels.

Het meest vaag zijn de regels rond de omschrijving. Toch zijn deze erg belangrijk. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant zal deze kritisch lezen. Wees duidelijk bij de omschrijving van het product en als je van te voren een prijsafspraak hebt gemaakt in de vorm van een offerte, zorg dan dat de beschrijvingen overeenkomen. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat je hebt gedaan.

Schrijf bijvoorbeeld als tekstschrijver op een factuur precies om welke artikelen het gaat, en niet ‘artikelen geschreven in maart 2021’. Grote kans dat de opdrachtgever dan gaat bellen om door te nemen om welke artikelen het gaat. Als je meer uren werkt aan een opdracht dan van te voren is afgesproken, laat dit dan van te voren weten aan de opdrachtgever en vermeld de extra uren duidelijk op de factuur.

Snel en makkelijk een factuur opstellen? Een facturatieprogramma helpt! De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Factuurnummering

Er moet een factuurnummer op de factuur staan. De opbouw van het volgnummer van de facturen mag je zelf kiezen, verplicht is dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit is uiteraard ook handig voor je eigen administratie. Veel gebruikt (door kleine ondernemingen) is jaar + nummer, dus bijvoorbeeld 20180001, 20180002, 20180003, etc.

Facturen bewaren

Elke factuur is onderdeel van de financiële administratie en daarbij geldt de administratieve bewaarplicht. Dit houdt in dat de facturen 7 jaar in originele staat bewaard moeten blijven zodat de belastingdienst ze bij een controle kan inzien.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren.

Je kan de facturen bewaren in een archiefkast, maar tegenwoordig mag je ze ook online opslaan. Hierbij is het handig om gebruik te maken van een online facturatie- of boekhoudpakket waarbij je facturen (en je bonnetjes) veilig worden opgeslagen.

Factuur buitenland

Voor facturen die naar een buitenlandse afnemer gaan, moet je letten op de regels die gelden voor de btw. We leggen kort de standaardregels uit op onze pagina over buitenlandse facturen. Kom je er niet uit? Dan kun je via de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten Nederland), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Wie geen btw-nummer heeft, wordt als particulier gezien. Voor hen reken je het Nederlandse btw-tarief op je factuur. Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven btw-nummer te controleren. De btw wordt hier verlegd naar het land van klant. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de belastingdienst.

Ben je op zoek naar een factuurprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over facturen maken zijn:

Mag ik zelf facturen maken?

Zeker! Je kunt zelf een factuur maken in drie stappen via Excel, of via een boekhoudprogramma. Na het lezen van deze uitleg kun jij ook gemakkelijk zelf facturen maken én versturen. Let wel op de regels van de belastingdienst over wat je moet vermelden op elke factuur en hoe je ze moet bewaren.

Wat moet ik verplicht op facturen vermelden?

Facturen zijn het achterliggende bewijs van je boekhouding. Hierom heeft de belastingdienst regels opgesteld met wat je op elke factuur moet vermelden. Zoals je naam, btw-nummer, factuurnummer en factuurdatum. Zie hier de volledige lijst met punten.

Kan ik facturen maken met Word en Excel?

Ja! Er zijn regels over de inhoud, maar niet over de manier waarop je de factuur opstelt. Dat mag je dus zelf bepalen. In dit artikel beschrijven we hoe je gemakkelijk een factuur maakt met Excel in drie stappen.

Wat is een goed factuurprogramma?

Er zijn veel goede facturatieprogramma’s waarmee je zelf een goede factuur maken kan. Liever nog even geen betaald abonnement? Er is ook gratis facturatie-software!