e-boekhouden

Factuur maken

Zelf een nieuwe factuur maken in drie stappen via Excel, of een boekhoudprogramma. Let wel op de wettelijke eisen over wat je moet vermelden en hoe je online facturen in de administratie moet bewaren. Tips voor software en de inhoud voor als je zelf facturen maken én versturen gaat.

Inhoud:

Wat is een factuur?

online factuur makenEen factuur is hetzelfde als een rekening. Bedrijven maken facturen voor hun klanten en die moeten deze betalen. Verder moet je inkomende en uitgaande facturen bewaren voor je administratie.

De facturen zijn de basis zijn van je boekhouding. Voor facturen zijn er daarom veel regels vanuit de belastingdienst. Je mag zelf facturen maken en versturen maar moet wettelijk verplicht wat zaken noemen op de factuur.

Je mag zelf de factuur maken maar zorg wel dat deze aan alle regels voldoet.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Als je veel verschillende klanten hebt kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met een simpel boekhoudprogramma kun je zelf elektronisch factureren en de btw-aangifte doen. Zo heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

e-Boekhouden.nl

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur uw facturen met e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor uw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen uw factuur direct betalen via iDeal.

Gratis
  • #1 in Factureren!
  • GRATIS voor starters
  • Onbeperkt factureren
Bekijk de website

Ficsus.nl

Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Startersactie: 15 maanden gratis! Maak hier het gratis account aan!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

AFAS SB+

★ ★ ★ ★ ☆ (174)

AFAS SB+ is hét online facturatieprogramma voor ondernemers en ZZP'ers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.

€ 59,00 per maand
  • Met Scan & Herken
  • CRM & Bankkoppeling
  • Complete oplossing
Bekijk de website

Visma eAccounting

★ ★ ★ ☆ ☆ (483)

Visma eAccounting is het meest gebruiksvriendelijke facturatieprogramma voor ondernemers. Verstuur onbeperkt professionele (e-)facturen. Inclusief handige app en uitstekende Klantenservice. Probeer nu 30 dagen gratis!

€ 7,50 per maand
  • Gratis voor starters!
  • Snel aan de slag
  • Scherp geprijsd
Bekijk de website

Met bijna elk boekhoudprogramma kun je professionele facturen maken en versturen. Je kunt ook online facturen maken met een los factuurprogramma. Deze werken vaak met pdf-bestanden die je eenvoudig per mail kunt versturen. Voor zzp’ers die zelf de facturen opstellen werkt dit vaak net wat gebruiksvriendelijker. Vaak houdt deze ook bij wanneer een factuur betaald of verlopen is.

Hoe maak je zelf een factuur?

factureren met een boekhoudprogrammaEr zijn geen regels die zeggen dat een factuur gemaakt moet zijn met een boekhoudpakket of andere software. Wel moet je ze kunnen bewijzen. Een foto of digitaal bestand voldoet.

Als je wilt mag je facturen dus gewoon zelf met pen en papier schrijven, zolang de verplichte zaken maar op elke factuur staan vermeld.

Wat op elke factuur moet staan

  • Naam, adres en btw-identificatienummer
  • KvK-nummer
  • Uniek opvolgend factuurnummer
  • Datum waarop de factuur is gemaakt
  • Naam en het adres van klant
  • Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
  • Gewerkte uren of geleverde goederen of diensten
  • Omschrijving van de diensten/goederen
  • Btw-tarief dat je in rekening brengt (0%, 9% of 21%)
  • factuurbedrag exclusief btw
  • Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.

Facturen met Excel maken

Gratis voorbeeld facturen in WordFacturen maken in Excel is gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel. Hiermee kun je eenvoudig een professionele factuur opstellen. Je kunt deze dan in  pdf-bestand opslaan en zelf de factuur sturen per e-mail. Op boekhouden in Excel en op Office.com staan gratis Excelsjablonen voor facturen.

Maak zelf in drie stappen een factuur in Excel:

  1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
  2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
  3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichte inhoud op de sjablonen staat of dat je die zelf toevoegt.
  4. Sla de factuur op in pdf-formaat.

Veel startende ondernemers maken facturen met Excel.

Regels van de belastingdienst

Wat je op elke factuur moet vermeldenAls ondernemer is het verplicht om een factuur te maken voor alle goederen en diensten geleverd aan een andere ondernemer. Die hebben de factuur onder andere nodig om de btw van de factuur als voorbelasting af te trekken.

Officieel moet je de factuur sturen voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen/diensten zijn geleverd. Dus van een levering op 10 augustus moet je de factuur voor 15 september versturen.

De belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en het maken van facturen.

Factuurnummering

Er moet een factuurnummer op de factuur staan. De opbouw bepaal je zelf maar het is verplicht dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit helpt ook voor je eigen administratie. Veel gebruikt door kleine ondernemingen is jaartal + nummer, dus bijvoorbeeld 2022001, 2022002, 2022003, etc.

krijg sneller betaald met deze praktische tips

Omschrijving van geleverde diensten en producten

Het is belangrijk dat er een volledige omschrijving op de factuur vermeld staat. Beschrijf alle geleverde diensten en/of producten. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant leest deze tekst.

Wees duidelijk bij de omschrijving van het product en als je vooraf een prijsafspraak hebt gemaakt in de vorm van een offerte, zorg dan dat de beschrijvingen overeenkomen. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat je hebt gedaan.

Sneller betaald dankzij juiste betaalmethode

Je factuur sneller betaald krijgenNaast verplichte zaken is er info die je zelf op de factuur wilt vermelden voor (het afdwingen van) de betaling.

Veel ondernemers versturen facturen zonder  betalingstermijn. Communiceer naast de betaaltermijn ook de vervaldatum van de factuur en maak het eenvoudig om de factuur te betalen.

Als je een digitale factuur stuurt kun je een iDEAL-betaallink toevoegen. Op facturen die je naar het buitenland stuurt kun je andere betaalmethodes toevoegen. Een andere bekend probleem van online facturen is het missen van een duidelijk (bezoek)adres van de klant.

Vermeld een duidelijk bezoekadres van je klant op de factuur en vergeet ook de betalingstermijn niet.

Je kunt facturen versturen via e-mail, maar als er alleen een postbusadres op de factuur staat is het lastig voor een deurwaarder om een dagvaarding met handtekening voor ontvangst af te geven. Ook de tenaamstelling moet duidelijk zijn. Hiermee maak je duidelijk wie de factuur moet betalen.

Snel zelf een digitale factuur opstellen? Een facturatieprogramma helpt! De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Online facturen bewaren

administratie met facturen opslaanElke factuur is onderdeel van de financiële administratie en daarbij geldt de administratieve bewaarplicht.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren en deze bij een controle kunnen laten zien. Je kan de administratie in een archiefkast bewaren, maar tegenwoordig mag je facturen ook online opslaan, bijvoorbeeld met een online facturatie- of boekhoudpakket, dat facturen (en je bonnetjes) veilig in de cloud opslaat.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren.

Factuur buitenland

Ga je een factuur sturen naar een buitenlandse afnemer dan moet je letten op de regels die gelden voor de btw. Voor buitenlandse facturen kun je met de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten Nederland), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Klanten zonder btw-nummer kun je zien als particuliere klant en reken je het Nederlandse btw-tarief op je factuur.

Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer en hier kun je de btw verleggen naar het land van je klant. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven nummer vooraf te controleren. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de belastingdienst.

facturen versturen naar buitenlandse afnemers

Online facturen maken met een factuurprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over online facturen maken zijn:

Mag ik zelf facturen maken?

Zeker! Je kunt zelf een correcte factuur maken in drie stappen via Excel, of via een boekhoudprogramma. Na het lezen van deze uitleg kun jij ook gemakkelijk zelf je eigen facturen maken en naar de klant versturen. Een online boekhoudpakket biedt meestal ook ondersteuning bij het herinneren van openstaande facturen.

Let wel op de regels van de belastingdienst over wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je de verzonden factuur moet bewaren.

Waar moeten facturen verplicht aan voldoen?

Facturen zijn het achterliggende bewijs van je boekhouding. De belastingdienst heeft regels met wat op elke factuur vermeld moet staan. Zoals je naam, btw- en kvk-nummer, factuurnummer en factuurdatum.

Kan ik facturen maken met Word en Excel?

Ja. Er zijn regels over de inhoud, maar niet over de manier waarop je de factuur opstelt. Dat mag je dus zelf bepalen. In dit artikel beschrijven we hoe je gemakkelijk een factuur maakt met Excel in drie stappen.

Wat is een goed factuurprogramma?

Met een goed facturatieprogramma kun je eenvoudig zelf online je factuur versturen en meestal toont het ook wanneer een factuur betaald is. Voor kleine bedrijven is gratis facturatie-software vaak ook prima.