e-boekhouden

Factuur maken

Zelf een nieuwe factuur maken in drie stappen via Excel, of een boekhoudprogramma. Let wel op de regels  over wat je moet vermelden en hoe je ze in de administratie moet bewaren. Tips voor software en de inhoud voor als je zelf facturen maken én versturen gaat.

Inhoud:

Wat is een factuur?

online factuur makenIn het bedrijfsleven is het gangbaar om te leveren op factuur. Dit is hetzelfde als een rekening. Al is een factuur wel net wat officiëler omdat hier regels voor zijn vastgesteld door de belastingdienst.

Zolang alles op de factuur staat mag je ze zelf maken en hierop zelfs de btw-aangifte baseren. Daarna moet je ze verplicht bewaren voor je administratie.

Je mag zelf de factuur maken maar zorg wel dat deze aan alle regels voldoet.

Met bijna elk boekhoudprogramma kun je professionele facturen maken en versturen. Je kunt ook online facturen maken met een los factuurprogramma. Deze werken vaak met pdf-bestanden, die je eenvoudig per mail kunt versturen. Dit werkt vaak net wat gebruiksvriendelijker voor zzp’ers die zelf de facturen opstellen. Vaak houdt deze ook bij wanneer een factuur betaald of verlopen is.

Hoe maak je zelf een factuur?

factureren met een boekhoudprogrammaEr zijn geen regels die zeggen dat een factuur gemaakt moet zijn met erkende software. Als je wilt mag je de eerste factuur dus gewoon zelf met pen en papier uitschrijven, zolang de verplichte zaken maar op het document staan vermeld.

Wel moet je de factuur kunnen bewijzen. Een foto, of extra geprinte kopie, voldoet. Veel ondernemers maken facturen daarom in het begin vooral met Word en Excel of een ander spreadsheetprogramma maar er zijn ook prima boekhoudprogramma’s voor starters. We raden ondernemers aan om te kijken naar online boekhouden.

Veel startende ondernemers maken facturen met Excel.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Wanneer je veel verschillende klanten hebt, kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met een simpel boekhoudprogramma kun je zelf factureren en de btw-aangifte doen.

Met een goed boekhoudpakket heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. De belastingaangifte regel je hier ook eenvoudig mee. Soms is dit letterlijk één druk op de knop. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

e-Boekhouden.nl

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur uw facturen met e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor uw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen uw factuur direct betalen via iDeal.

Gratis
  • #1 in Factureren!
  • GRATIS voor starters
  • Onbeperkt factureren
Bekijk de website

Ficsus.nl

Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Startersactie: 15 maanden gratis! Maak hier het gratis account aan!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

Gripp

★ ★ ★ ★ ☆ (47)

Met Gripp verlies je facturen nooit meer uit het oog en factureer je binnen een handomdraai! Blijf op de hoogte van de status zodat je precies weet wanneer er een factuur, herinnering of aanmaning verstuurd moet worden.

€ 30,00 per maand
  • Onbeperkt factureren
  • Scan & Herken en UBL
  • iDEAL link op factuur
Bekijk de website

Rompslomp.nl

★ ★ ★ ★ ★ (402)

Slimme ondernemers kiezen voor factureren met Rompslomp.nl. Met het meest eenvoudige factuurprogramma: Rompslomp, wordt factureren een fluitje van een cent! Maak onbeperkt & GRATIS je facturen

Gratis
  • Eenvoudig in gebruik
  • Alles met facturatie
  • Handige mobiele app
Bekijk de website

Facturen met Excel maken

Gratis voorbeeld facturen in WordFacturen maken in Excel is gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel. Hiermee kun je eenvoudig een professionele factuur opstellen. Je kunt deze dan als pdf-bestand opslaan en per e-mail versturen. Op boekhouden in Excel staan enkele gratis Excelsjablonen voor facturen en op Office.com vind je er nog meer.

Maak zelf in drie stappen een factuur in Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichte inhoud op de sjablonen staat of dat je die zelf toevoegt.

Verplichtingen vanuit de belastingdienst

Wat je op elke factuur moet vermeldenEen correcte factuur maken als particulier is niet zo moeilijk. Eigenlijk is elke rekening, nota of betalingsverzoek goed. Voor bedrijven zijn er wel regels voor gemaakte facturen.

Als ondernemer is het verplicht om een factuur te sturen voor alle goederen en diensten geleverd aan een andere ondernemer, deze hebben de factuur onder andere nodig om de btw van de factuur als voorbelasting af te trekken. De factuur moet voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen/diensten geleverd zijn bij de klant zijn (dus van een levering op 10 augustus moet de factuur voor 15 september verstuurd zijn).

De belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en het maken van facturen.

Wat op elke factuur moet staan

  • Naam, adres en btw-identificatienummer
  • KvK-nummer
  • Uniek opvolgend factuurnummer
  • Datum waarop de factuur is gemaakt
  • Naam en het adres van klant
  • Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
  • Gewerkte uren of geleverde goederen of diensten
  • Omschrijving van de diensten/goederen
  • Btw-tarief dat je in rekening brengt 0%, 9% of 21%)
  • factuurbedrag exclusief btw
  • Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.

Factuurnummering

Er moet een factuurnummer op de factuur staan. De opbouw bepaal je zelf maar het is verplicht dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit helpt ook voor je eigen administratie. Veel gebruikt door kleine ondernemingen is jaartal + nummer, dus bijvoorbeeld 2022001, 2022002, 2022003, etc.

krijg sneller betaald met deze praktische tips

Omschrijving van geleverde diensten en producten

De omschrijving van geleverde diensten of producten is erg belangrijk. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant kijkt hier kritisch naar.

Wees duidelijk bij de omschrijving van het product en als je vooraf een prijsafspraak hebt gemaakt in de vorm van een offerte, zorg dan dat de beschrijvingen overeenkomen. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat je hebt gedaan.

Sneller betaald dankzij juiste betaalmethode

Je factuur sneller betaald krijgenBovenstaande zaken zijn verplicht. Daarnaast zijn er nog zaken die je zelf op de factuur wilt vermelden voor (het afdwingen van) de betaling. Een onjuiste of onvolledige factuur kan het lastiger maken om deze te incasseren.

Veel ondernemers noemen geen betalingstermijn. Communiceer naast de betaaltermijn ook de vervaldatum van de factuur en maak het eenvoudig om de factuur te betalen. De juiste betaalmethodes doen wonderen voor je debiteurenbeheer. In Nederland is een iDeal-betaallink populair. Voor facturen naar het buitenland gelden andere regels.

Vermeld een duidelijk bezoekadres van je klant op de factuur en vergeet ook de betalingstermijn niet.

Een andere bekend probleem is het missen van een duidelijk (bezoek)adres van de klant. Je kunt de factuur verzenden via e-mail, maar een postbusadres maakt het lastig voor een deurwaarder om een dagvaarding met handtekening voor ontvangst af te geven. Ook de tenaamstelling moet duidelijk zijn. Hiermee zorg je ervoor dat duidelijk is wie de factuur moet betalen.

Snel zelf een factuur opstellen? Een facturatieprogramma helpt! De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Facturen bewaren

administratie met facturen opslaanElke factuur is onderdeel van de financiële administratie en daarbij geldt de administratieve bewaarplicht.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren en deze bij een controle kunnen laten zien. Je kan de administratie in een archiefkast bewaren, maar tegenwoordig mag je het ook online opslaan, bijvoorbeeld met een online facturatie- of boekhoudpakket, dat facturen (en je bonnetjes) veilig in de cloud opslaat.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren.

Factuur buitenland

Voor facturen die naar een buitenlandse afnemer gaan, moet je letten op de regels die gelden voor de btw. Voor buitenlandse facturen kun je met de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten Nederland), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Klanten zonder btw-nummer kun je zien als particuliere klant en reken je het Nederlandse btw-tarief op je factuur. Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer en hier kun je de btw verleggen naar het land van je klant. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven nummer vooraf te controleren. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de belastingdienst.

facturen versturen naar buitenlandse afnemers

Online facturen maken met een factuurprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over het maken van facturen zijn:

Mag ik zelf facturen maken?

Zeker! Je kunt zelf een factuur maken in drie stappen via Excel, of via een boekhoudprogramma. Na het lezen van deze uitleg kun jij ook gemakkelijk zelf je eigen facturen maken en naar de klant versturen. Een online boekhoudpakket biedt meestal ook ondersteuning bij het herinneren van openstaande facturen.

Let wel op de regels van de belastingdienst over wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je ze moet bewaren.

Waar moeten facturen verplicht aan voldoen?

Facturen zijn het achterliggende bewijs van je boekhouding. Hierom heeft de belastingdienst regels opgesteld met wat op elke factuur vermeld moet staan. Zoals je naam, btw- en kvk-nummer, factuurnummer en factuurdatum. Zie hier de volledige lijst met punten.

Kan ik facturen maken met Word en Excel?

Ja! Er zijn regels over de inhoud, maar niet over de manier waarop je de factuur opstelt. Dat mag je dus zelf bepalen. In dit artikel beschrijven we hoe je gemakkelijk een factuur maakt met Excel in drie stappen.

Wat is een goed factuurprogramma?

Met een goed facturatieprogramma kun je eenvoudig zelf online je factuur versturen en meestal toont het ook wanneer een factuur betaald is. Liever nog even geen betaald abonnement? Voor kleine bedrijven is gratis facturatie-software vaak ook prima.