Factuur maken

Zelf een nieuwe factuur maken in drie stappen via Excel, of een boekhoudprogramma. Inclusief wettelijke eisen over wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je online facturen in de boekhouding kunt bewaren. Tips voor software en de inhoud voor als je zelf facturen maken én versturen gaat.

Inhoud:

• Wat is een factuur?
• Boekhoudprogramma’s
• Factuur maken met Excel
• Regels voor facturen
• Facturen bewaren
• Factureren naar het buitenland

Wat is een factuur?

Een factuur is hetzelfde als een rekening. Bedrijven maken facturen voor hun klanten en die moeten binnen een betalingstermijn de factuur betalen. Verder moet je ze bewaren voor je administratie.

Je mag je factuur zelf maken en versturen maar  belastingdienst verplicht ondernemers om bepaalde zaken te noemen op de factuur. Verder zijn alle inkomende en uitgaande facturen de basis van de boekhouding van je onderneming.

Je mag de factuur zelf maken maar er gelden regels voor.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit, of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Als je veel verschillende klanten, producten of diensten hebt kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met een simpel boekhoudprogramma kun je zelf elektronisch factureren en de btw-aangifte doen. Zo heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

Met bijna elk boekhoudprogramma kun je onbeperkt facturen maken en versturen. Met een los factuurprogramma maak je ook professionele facturen. Deze werken vaak met pdf-bestanden die je direct per mail kunt versturen. Voor zzp’ers die zelf facturen opstellen werkt dit vaak net wat gebruiksvriendelijker.

Hoe maak je zelf je eerste factuur?

Er zijn geen regels die zeggen dat een factuur gemaakt moet zijn met een boekhoudpakket of andere software. Wel moet je ze kunnen bewijzen. Een foto of digitaal bestand voldoet.

Als je wilt mag je facturen dus zelf met pen en papier schrijven, zolang de verplichte zaken maar op elke factuur staan vermeld.

Wat op elke factuur moet staan

• Bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer
• KvK-nummer
• Uniek opvolgend factuurnummer
• Datum waarop de factuur is gemaakt
• Naam en het adres van klant
• Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
• Gewerkte uren of geleverde producten of diensten
• Omschrijving van de diensten/goederen
• Btw-bedrag in euro’s (of de valuta waarin je rekent)
• factuurbedrag exclusief btw
• Het btw-percentage (0%, 9% of 21%)

Facturen met Excel maken

Met Excel kun je eenvoudig gratis facturen maken. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel. Hiermee kun je zelf een professionele factuur opstellen.

Met Excel kun je deze zelf deze opslaan als pdf-bestand en als bijlage per e-mail sturen. Op boekhouden in Excel en op Office.com staan gratis Excelsjablonen voor de facturatie.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig sjablonen downloaden voor Excel-facturen. Voor eenmalig 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Maak zelf in enkele stappen een factuur in Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en kies hier voor facturen.
3. Kies het sjabloon met het factuur-voorbeeld dat je het meest aanspreekt.
4. Vul gegevens in. Kijk of alle verplichte inhoud op de factuur staat of voeg deze zelf toe.
5. Sla het document op in pdf-formaat.
6. Verstuur de factuur direct als bijlage bij een e-mail.

Veel startende ondernemers maken facturen met Excel.

Regels van de belastingdienst

Als ondernemer is het verplicht om een factuur te maken voor alle producten en diensten geleverd aan een andere ondernemer. Die heeft de factuur onder andere nodig om de omzetbelasting (btw) als voorbelasting af te trekken.

Officieel moet je de factuur sturen voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de producten of diensten zijn geleverd. Dus van een levering op 10 augustus moet je voor 15 september de factuur versturen.

De belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en het maken van een factuur.

Factuurnummering

Er moet een factuurnummer op de factuur staan. De opbouw bepaal je zelf maar het is verplicht dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit helpt ook voor je eigen boekhouding. Veel gebruikt door kleine ondernemingen is jaartal + nummer, dus bijvoorbeeld 2022001, 2022002, 2022003, etc.

Omschrijving van geleverde diensten en producten

Het is belangrijk dat je een volledige omschrijving van het product of de dienst op de factuur vermeldt. Beschrijf alle geleverde diensten en/of producten. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant leest deze tekst. Heb je vooraf een offerte uitgebracht? Zorg dan dat de beschrijvingen van de eerdere offerte en de factuur overeenkomen. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat je hebt gedaan.

Sneller betaald dankzij juiste betaalmethode

Naast verplichte zaken is er info die je zelf op de factuur wilt vermelden voor (het afdwingen van) de betaling.

Veel ondernemers versturen facturen zonder  betalingstermijn. Communiceer naast de betaaltermijn ook de vervaldatum van de factuur en maak het eenvoudig om de factuur te betalen.

Als je een digitale factuur stuurt kun je een iDEAL-betaallink toevoegen. Op digitale facturen die je naar het buitenland stuurt kun je andere betaalmethodes toevoegen waarmee de klant de factuur direct kan betalen.

Vermeld een duidelijk bezoekadres van je klant op de factuur en vergeet ook de betalingstermijn niet.

Let verder op een duidelijk (bezoek)adres van de klant. Je kunt facturen versturen via e-mail, maar als je op de factuur alleen een postbusadres noemt kan een deurwaarder geen dagvaarding met handtekening voor ontvangst afgeven. Een duidelijke tenaamstelling maakt helder wie de factuur moet betalen.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit, of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Online je facturen bewaren

Elke factuur is onderdeel van de financiële administratie en daarbij geldt de administratieve bewaarplicht.

Je moet elke factuur 7 jaar in originele staat bewaren en deze bij een controle kunnen laten zien. Je kan de administratie in een archiefkast bewaren, maar tegenwoordig mag je facturen ook online opslaan, bijvoorbeeld met een online facturatie- of boekhoudpakket, dat facturen (en je bonnetjes) veilig in de cloud opslaat.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren.

Factuur buitenland

Ga je een factuur sturen naar een buitenlandse afnemer dan moet je letten op de regels die gelden voor de btw. Voor buitenlandse facturen kun je met de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten Nederland), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Klanten zonder btw-nummer kun je zien als particuliere klant en reken je het Nederlandse btw-tarief op je factuur.

Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer en hier kun je de btw verleggen naar het land van je klant. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven nummer vooraf te controleren. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de belastingdienst.

Maak facturen eenvoudig met een goed factuurprogramma. De populairste oplossingen kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over online facturen maken zijn:

Mag ik facturen zelf maken?

Zeker! Je maakt zelf een correcte factuur in Excel in drie stappen, of met een boekhoudprogramma. Hiermee kun jij ook gemakkelijk zelf je eigen factuur maken en naar je klant versturen. Een online boekhoudpakket biedt meestal ook ondersteuning bij het herinneren van openstaande facturen. Let wel op wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je een verzonden factuur netjes kunt bewaren.

Waar moeten facturen verplicht aan voldoen?

Facturen zijn het achterliggende bewijs van je boekhouding. De belastingdienst heeft regels met wat op elke factuur vermeld moet staan. Zoals je naam, btw- en kvk-nummer, factuurnummer en factuurdatum.

Wat is een goed factuurprogramma?

Er zijn verschillende goede facturatieprogramma’s waarmee je eenvoudig zelf online je facturen kunt maken en verzenden, volgens alle wettelijke factuureisen. Daarnaast kun je er eenvoudig periodieke facturen mee genereren, en meestal toont het ook wanneer de facturen zijn betaald. Voor kleine bedrijven is gratis facturatie-software vaak al voldoende.