Factuur maken

Zelf een nieuwe factuur maken in drie stappen via Excel, of een boekhoudprogramma. Let wel op de wettelijke eisen over wat je moet vermelden en hoe je online facturen in de boekhouding moet bewaren. Tips voor software en de inhoud voor als je zelf facturen maken én versturen gaat.

Inhoud:

• Wat is een factuur?
• Boekhoudprogramma’s
• Factuur maken met Excel
• Regels voor facturen
• Facturen bewaren
• Factureren naar het buitenland

Wat is een factuur?

Een factuur is hetzelfde als een rekening. Bedrijven maken facturen voor hun klanten en die moeten deze betalen. Verder moet je inkomende en uitgaande facturen bewaren voor je administratie.

Ze zijn de basis zijn van de boekhouding van je onderneming. De belastingdienst heeft er regels voor opgesteld. Je mag zelf facturen maken en versturen maar moet wettelijk verplicht wat zaken noemen op de factuur.

Je mag zelf de factuur maken maar zorg wel dat deze aan alle regels voldoet.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Als je veel verschillende klanten hebt kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met een simpel boekhoudprogramma kun je zelf elektronisch factureren en de btw-aangifte doen. Zo heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

Met bijna elk boekhoudprogramma kun je onbeperkt facturen maken en versturen. Met een los factuurprogramma maak je ook professionele facturen. Deze werken vaak met pdf-bestanden die je eenvoudig per mail kunt versturen. Voor zzp’ers die zelf de facturen opstellen werkt dit vaak net wat gebruiksvriendelijker. Vaak houdt deze ook bij wanneer een factuur betaald of verlopen is.

Hoe maak je zelf je eerste factuur?

Er zijn geen regels die zeggen dat een factuur gemaakt moet zijn met een boekhoudpakket of andere software. Wel moet je ze kunnen bewijzen. Een foto of digitaal bestand voldoet.

Als je wilt mag je facturen dus gewoon zelf met pen en papier schrijven, zolang de verplichte zaken maar op elke factuur staan vermeld.

Wat op elke factuur moet staan

• Naam, adres en btw-identificatienummer
• KvK-nummer
• Uniek opvolgend factuurnummer
• Datum waarop de factuur is gemaakt
• Naam en het adres van klant
• Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
• Gewerkte uren of geleverde goederen of diensten
• Omschrijving van de diensten/goederen
• Btw-bedrag in euro’s (of de valuta waarin je rekent)
• factuurbedrag exclusief btw
• Het btw-percentage (0%, 9% of 21%)

Facturen met Excel maken

Facturen maken in Excel is gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel. Hiermee kun je eenvoudig een professionele factuur opstellen. Je kunt deze dan in  pdf-bestand opslaan en zelf de factuur sturen per e-mail. Op boekhouden in Excel en op Office.com staan gratis Excelsjablonen voor facturen.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig sjablonen downloaden voor Excel-facturen. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Maak zelf in drie stappen een factuur in Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichte inhoud op de sjablonen staat of dat je die zelf toevoegt.
4. Sla het document op in pdf-formaat.

Veel startende ondernemers maken facturen met Excel.

Regels van de belastingdienst

Als ondernemer is het verplicht om een factuur te maken voor alle goederen en diensten geleverd aan een andere ondernemer. Die hebben de factuur onder andere nodig om de omzetbelasting (btw) als voorbelasting af te trekken.

Officieel moet je de factuur sturen voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen/diensten zijn geleverd. Dus van een levering op 10 augustus moet je voor 15 september de factuur versturen.

De belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en het maken van facturen.

Factuurnummering

Er moet een factuurnummer op de factuur staan. De opbouw bepaal je zelf maar het is verplicht dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit helpt ook voor je eigen boekhouding. Veel gebruikt door kleine ondernemingen is jaartal + nummer, dus bijvoorbeeld 2022001, 2022002, 2022003, etc.

Omschrijving van geleverde diensten en producten

Het is belangrijk dat er een volledige omschrijving op de factuur vermeld staat. Beschrijf alle geleverde diensten en/of producten. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant leest deze tekst.

Wees duidelijk bij de omschrijving van het product en als je vooraf een prijsafspraak hebt gemaakt in de vorm van een offerte, zorg dan dat de beschrijvingen overeenkomen. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat je hebt gedaan.

Sneller betaald dankzij juiste betaalmethode

Naast verplichte zaken is er info die je zelf op de factuur wilt vermelden voor (het afdwingen van) de betaling.

Veel ondernemers versturen facturen zonder  betalingstermijn. Communiceer naast de betaaltermijn ook de vervaldatum van de factuur en maak het eenvoudig om de factuur te betalen.

Als je een digitale factuur stuurt kun je een iDEAL-betaallink toevoegen. Op facturen die je naar het buitenland stuurt kun je andere betaalmethodes toevoegen. Een andere bekend probleem van online facturen is het missen van een duidelijk (bezoek)adres van de klant.

Vermeld een duidelijk bezoekadres van je klant op de factuur en vergeet ook de betalingstermijn niet.

Je kunt facturen versturen via e-mail, maar als er alleen een postbusadres op de factuur staat is het lastig voor een deurwaarder om een dagvaarding met handtekening voor ontvangst af te geven. Ook de tenaamstelling moet duidelijk zijn. Hiermee maak je duidelijk wie de factuur moet betalen.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit, of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Online facturen bewaren

Elke factuur is onderdeel van de financiële administratie en daarbij geldt de administratieve bewaarplicht.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren en deze bij een controle kunnen laten zien. Je kan de administratie in een archiefkast bewaren, maar tegenwoordig mag je facturen ook online opslaan, bijvoorbeeld met een online facturatie- of boekhoudpakket, dat facturen (en je bonnetjes) veilig in de cloud opslaat.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren.

Factuur buitenland

Ga je een factuur sturen naar een buitenlandse afnemer dan moet je letten op de regels die gelden voor de btw. Voor buitenlandse facturen kun je met de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten Nederland), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Klanten zonder btw-nummer kun je zien als particuliere klant en reken je het Nederlandse btw-tarief op je factuur.

Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer en hier kun je de btw verleggen naar het land van je klant. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven nummer vooraf te controleren. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de belastingdienst.

Maak facturen eenvoudig met een goed factuurprogramma. De populairste oplossingen kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over online facturen maken zijn:

Mag ik zelf facturen maken?

Zeker! Je kunt zelf een correcte factuur maken in drie stappen via Excel, of via een boekhoudprogramma. Na het lezen van deze uitleg kun jij ook gemakkelijk zelf je eigen facturen maken en naar de klant versturen. Een online boekhoudpakket biedt meestal ook ondersteuning bij het herinneren van openstaande facturen.

Let wel op de regels van de belastingdienst over wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je de verzonden factuur moet bewaren.

Waar moeten facturen verplicht aan voldoen?

Facturen zijn het achterliggende bewijs van je boekhouding. De belastingdienst heeft regels met wat op elke factuur vermeld moet staan. Zoals je naam, btw- en kvk-nummer, factuurnummer en factuurdatum.

Kan ik facturen maken met Word en Excel?

Ja. Er zijn regels over de inhoud, maar niet over de manier waarop je een factuur opstelt. Dat mag je dus zelf bepalen. In dit artikel beschrijven we hoe je gemakkelijk een goede factuur maakt met Excel in drie stappen.

Wat is een goed factuurprogramma?

Met een goed facturatieprogramma kun je eenvoudig zelf online je facturen maken en verzenden, volgens alle voorwaarden van de belastingdienst. Al biedt het programma meestal meer voordelen. Zo kun je er eenvoudig periodieke facturen mee genereren, en meestal toont het ook wanneer de facturen zijn betaald. Voor kleine bedrijven is gratis facturatie-software vaak ook prima.