Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Administratie bewaren

Achteraf iets terug kunnen zoeken is fijn, maar veilig je administratie bewaren is ook wettelijk verplicht. Het is bewijslast voor je boekhouding, dus heeft de belastingdienst regels rond het bewaren van de gegevens opgesteld.

Administratie bewarenOf je je administratie nou met online boekhouden bijhoudt of liever offline regelt, zorg er altijd voor dat je bestanden veilig bewaart. Want je wil niet meemaken dat al je boekhouding op een dag gestolen wordt, in rook opgaat, door waterschade onbruikbaar wordt of op een andere manier (onherstelbaar) beschadigd raakt. Wat zijn maatregelen die je kunt treffen om je financiële gegevens zo lang mogelijk veilig te bewaren?

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Wat moet je bewaren?

Veel ondernemers bewaren vrijwel alles. Van notities, offertes, gespreksverslagen tot zelfs de dagelijkse e-mail wordt lang bewaard. Natuurlijk is het fijn als je iets later op kunt zoeken maar naast een fiscale bewaarplicht heb je ook te maken met privacy-wetgeving. Alles klakkeloos bewaren is daarom niet verstandig.

Dingen die je verplicht bent om te bewaren:

  • Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé-gebruik.
  • Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
  • Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie. Hiervan is het verplicht eens per jaar een overzicht te maken.
  • Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet er een overzicht gemaakt worden van alle posten en deze moet je schriftelijk kunnen bewijzen.
  • Salarisadministratie. Indien je medewerkers in dienst hebt moet je deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salarisadministratie maar vallen wel onder de administratie en moeten daarom bij het eerste punt worden bijgehouden.

Hoe moet ik het opslaan?

Je hebt enige vrijheid hoe je de administratie opslaat en bewaart zolang het jouw aangiftes maar duidelijk en herleidbaar aantoont. Je mag het dus zowel via software als op papier bewaren. Wel moet de software dan nog werken en moet je hiermee dus zowel de losse facturen en betalingen, als de verbanden zoals overzichten, mee kunnen aantonen.

Hoe en waar je het opslaat is aan jou. Maar je bent er dus wel verantwoordelijk voor als het misgaat. Je doet er verstandig aan om je dagelijkse administratie dicht bij je te houden, want die heb je regelmatig nodig. Maar oudere gegevens die je nog wel wil of moet bewaren maar die je niet regelmatig nodig hebt, kun je het beste ergens anders bewaren.

Veel ondernemers bewaren het in een kartonnen doos op zolder. De kans op schade door diefstal, maar ook brand of zelfs knaagdieren, is dan helaas wel sterk aanwezig. Nu kun je een kluis voor je oude gegevens aanschaffen maar een stevige plastic of houten kist met simpel slot, in een veilige, afgesloten ruimte is toch geen overbodige luxe.

Veel ondernemers bewaren administratie in een oude doos op zolder.

Als je werkt met een boekhoudprogramma dan kun je deze vaak zo instellen dat het automatisch data na verloop van tijd archiveert, en uiteindelijk zelfs verwijdert. Zo voldoe je zowel aan de belasting- als privacyregels. Bewaar je online of offline kopieën sowieso ergens anders dan waar je je originelen bewaart, want in geval van brand of diefstal zijn ook die niet veilig.

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Hoelang moet ik administratie bewaren?

Je bent verplicht administratie zeven jaar te bewaren. Hiermee kun je aangiftes voor de omzetbelasting (btw) en de inkomstenbelasting bewijzen. Administratie van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, moet je tien jaar bewaren vanwege de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Wil je van bepaalde administratie liever een kortere bewaarperiode? Soms is het mogelijk om met de belastingdienst afspraken te maken over de wettelijke bewaartermijn.

Maak kopieën en back-ups van je administratie

Bij een offline boekhouding kan het soms vrij arbeidsintensief en tijdrovend zijn om je financiële administratie te kopiëren en dat ook regelmatig bij te houden. Maar met een online boekhouding is er haast geen excuus om niet ieder kwartaal, iedere maand of zelfs iedere dag een back-up te maken van je administratie, zodat je altijd verder kan in het geval van diefstal, brand, waterschade of iets dergelijks. Het kost je misschien wat geld en moeite, maar het kost je nog meer geld en moeite als je al je administratie opnieuw zou moeten doen.

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie verzekeren

Het is mogelijk om je administratie te laten verzekeren. Mocht het dan kwijtraken, gestolen worden of in rook opgaan, dan ben je je met de reconstructiekostenverzekering verzekerd voor de kosten die nodig zijn om je administratie te reconstrueren.