menu

Administratie-software

Voor ondernemers is er een groot aanbod van administratie-software om de boekhouding in te verwerken. Soms is de keuze heel eenvoudig. Als je boekhouder je een administratieprogramma aanraadt bijvoorbeeld. Maar meestal zul je zelf moeten besluiten waar je de administratie in verwerkt. Hoe kies je dan de juiste administratie-software?

Administratie-software

Kies voor gebruikersgemak

Boekhouden is al tijdrovend suf en soms zelfs vervelend genoeg. Accepteer daarom niet zomaar het eerste administratieprogramma dat je tegenkomt maar neem even de tijd en probeer wat online demo’s uit voor je echt kiest voor administratie-software want de verschillen zijn groot. In kosten, want er zijn zelfs prima gratis boekhoudprogramma’s te vinden, maar ook in hoe makkelijk de software is om te gebruiken. Sommige spelers richten zich specifiek op zzp’ers die vooral een eenvoudig boekhoudprogramma zoeken.

Daarnaast zijn er grote verschillen in functionaliteit en gebruikersgemak. Je gebruikt de software zelf maar let daarbij ook op of deze het makkelijker maakt om te factureren, of om facturen te betalen. Kies daarom niet alleen voor het dashboard, maar kijk ook of je makkelijk facturen kunt maken en sturen en of die te betalen zijn via iDeal. Ook is het handig als de software automatisch herinneringen stuurt en naast de verplichte administratie een complete actieve boekhouding aanbiedt.

Sommige pakketten richten zich meer op wat grotere bedrijven en bieden bijvoorbeeld meerdere logins, soms zichtaccounts voor bijvoorbeeld je boekhouder of accountant. Als jij ook een boekhouder hebt ingeschakeld, heeft die misschien ook een voorkeur voor een administratieprogramma?

Veiligheid van administratie-software

Zorg er altijd voor dat je administratie veilig is opgeborgen. Vaak bevat deze vertrouwelijke informatie en te vaak verdwijnt administratie omdat het in een simpel Excelbestand op de computer was opgeslagen. Je weet nooit wat een ander ermee doet! Daarnaast wil je altijd een backup. Online administratie-software wordt meestal ook wel gebackupt.

Mogelijk is dan een jaarlijkse uitdraai voldoende. Als je zelf de administratie op je eigen computer hebt staan houd er dan altijd rekening mee dat harde schijven kunnen crashen en computers gestolen kunnen worden. Weet je dan ook zeker dat je data veilig is voor buitenstaanders en dat jij er zelf nog bij kunt?

Koppel de administratie-software

Administratie-software kent meestal vele in- en exportfuncties. De meeste ondernemers starten zonder betaalde software dus wil je graag dat je huidige administratie ook in de nieuwe software past en vanuit daar direct door kunt gaan met factureren.

De meeste administratie-software kan omgaan met Excel en de bekendere kassa- en webwinkelsoftware. Als je andere databases gebruikt is het raadzaam vooraf even te onderzoeken of je ondernemingscijfers over te zetten zijn. Welke software past in dat geval het beste bij de andere facetten van je onderneming?

Kosten van een administratieprogramma

Een goede ondernemer zal de kosten zelden de doorslag laten geven aangezien zelfs de duurdere administratie-software niet veel duurder is dan enkele tientjes per maand. Toch, als het er echt om hangt, kunnen ook die paar tientjes voor jou misschien het besluit beïnvloeden.

Drie aanbieders van administratie-software:

Softwarekeuze is persoonlijk

Het is lastig om goede software aan te raden, want er zijn veel verschillen. Op ons overzicht van boekhoudprogramma’s vind je nog veel meer oplossingen die veelvuldig door ondernemers aangeraden worden, maar wij kennen ze zeker niet allemaal. Daarnaast is het geheel afhankelijk van jouw computerkennis, budget, facturen, volume en interesse. Mogelijk is er dus software voor jouw administratie die niet in het rijtje staat maar wel beter is dan de door ons genoemde opties. In de meeste gevallen zijn de eerste twee weken kosteloos en vrijblijvend, probeer er dus gerust een paar uit en vraag ook eens in je netwerk wat bevriende ondernemers aanraden.