menu

Inschrijven KvK

Het inschrijven bij de Kamer van Koophandel, afgekort KvK, is voor veel ondernemers dé start van het eigen bedrijf. Inschrijven bij de KvK is voor sommige mensen die nog twijfelen over het ondernemerschap dan ook een grote stap. Die dan ook meestal gevierd wordt met een drankje of feeststemming. Maar wat zijn eigenlijk de kosten, en hoe erg is het als je je niet inschrijft?

Inhoud:

Wanneer moet je je bij de KvK inschrijven?

Als je je gaat inschrijven bij de KvK is dat vaak de start van het bedrijf. Dat moment heeft dus veel invloed op je aftrekposten en het succes van de onderneming. Te laat of juist te vroeg inschrijven heeft financiële gevolgen. Wanneer je je precies moet inschrijven is afhankelijk van je activiteiten. Start je bijvoorbeeld een winkel of webwinkel? Dan moet je je direct inschrijven en is dit ook verplicht.

Soms is het niet verplicht. Bij veel vrije beroepen, zoals een tekstschrijver, webdesigner of adviesfuncties, kun je zelf kiezen wanneer het moment is aangebroken. Tot die tijd kun je het vaak nog wel zien als hobby. Het juiste moment bepaal je dan uit fiscale overwegingen, omdat dit nodig is om met een leverancier te kunnen werken of om klanten te kunnen werven.

Kamer van Koophandel inschrijving als start van het bedrijf

inschrijven kvkDe inschrijving bij de KvK hoeft niet de officiële start van je bedrijf te zijn maar tenzij kan worden aangetoond dat een ander moment écht de start is (of was) nemen de instanties wel snel dit moment aan. Let dus goed op wat het beste moment voor de inschrijving is. Om maar een voorbeeld te noemen: je startersaftrek is 3 jaar geldig en alleen als je het urencriterium van 1225 uur hebt gehaald in dat kalenderjaar. Als je je gaat inschrijven op 1 december zal dit nooit lukken. Een veel voorkomende dag om je in te schrijven bij de KvK is daarom de eerste week van januari.

Kosten tot enkele maanden voor het inschrijven nog verrekenbaar

Alle kosten die je voor het opstarten van een eigen bedrijf maakt mag je verrekenen met het bedrijfsresultaat. Van uitgaven zoals een computer of huur en andere kosten krijg je de omzetbelasting (btw) terug en het restant komt mindering op de inkomstenbelasting. Dat is echter alleen als de Belastingdienst het nog ziet als de start van een bedrijf. Een etentje een halfjaar voor inschrijving KvK wordt vaak gezien als privé. Wacht daarom niet te lang met inschrijven.

Alle kosten tot ongeveer drie a vier maanden voor de inschrijving van de KvK zijn dus redelijkerwijs nog te verrekenen. Oudere kosten soms niet meer tenzij je 100% kan  aantonen dat deze zakelijk zijn zoals de kosten van een zakelijke website, boekhoudprogramma, oprichtingskosten bij een BV, afsluiten zakelijke bankrekening en hulp bij het schrijven van een ondernemingsplan. Bij dit soort zaken snapt de belastingdienst dat je deze niet voor privégebruik hebt gekocht.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Vof, bv of eenmanszaak inschrijven

zzp
Als zzp’er sta je soms zo weer buiten.

Voor een eenmanszaak of vof moet je zelf online een afspraak maken en langsgaan bij de KvK-vestiging uit jouw regio. Een eenmanszaak inschrijven bij de de KvK duurt meestal maar een halfuurtje tot maximaal een uur. Als zzp’er sta je dus soms zo weer buiten. Ook een bv moet je inschrijven maar daarvoor moet je ook langs bij de notaris. Vervolgens zal de notaris deze meestal toevoegen aan het Handelsregister.

Eenmalige en jaarlijkse kosten van de KvK

De kosten zijn eenmalig 50 euro. Als je gelijk een uittreksel mee wilt ben je 15 euro extra kwijt. Vroeger waren er ook jaarlijkse kosten, maar deze zijn in 2013 komen te vervallen. Voor sommige diensten rekent de Kamer van Koophandel wel jaarlijkse kosten, zoals voor het deponeren van algemene voorwaarden. Maar dit is niet verplicht.

KvK houdt bij het inschrijven niet je hand vast.

Wees voorbereid bij je bezoek aan de KvK

Kamer van KoophandelJe kunt je niet online inschrijven, maar moet online een afspraak maken en langs bij een vestiging van de Kamer van Koophandel in jouw regio. Er werken veel mensen die natuurlijk allemaal verschillend zijn maar over het algemeen mag je aannemen dat zij niet zitten te wachten op je inschrijving. Ga er dus niet heen met het idee dat zij je over de streep trekken om voor jezelf te beginnen. Integendeel. Zonder voldoende klanten, website, huisstijl et cetera raden ze het regelmatig af. Terwijl slechts een klein percentage van de starters de luxe heeft dat ze al klanten hebben voor ze beginnen!

Dit is gewoon een eerste drempel die een ondernemer moet overstappen om te laten zien dat hij durf heeft. Als je het al laat afweten bij een lastige KvK-werknemer, hoe overtuig je dan ooit je klanten? Daarom: ga er pas heen als je helemaal weet dat je wilt gaan ondernemen en mocht dit punt gekomen zijn, laat je dan niet door de eerste negatieve reactie uit het veld slaan.

Wat wil de Kamer van Koophandel van je weten bij inschrijving?

Als aanvulling op het vorige punt: Houd rekening met de vragen die zullen komen bij het inschrijven. De KvK wil meteen wat zaken van je weten die veel invloed kunnen hebben op aansprakelijkheid, fiscale gevolgen en privé gevolgen. Bereid je daarom goed voor op de vragen die de KvK zal gaan stellen.

  • Legitimatie
    Zorg dat je je altijd kunt legitimeren met je paspoort of ID-kaart als je een eenmanszaak gaat inschrijven. Bij een eigen rechtsvorm zijn nog andere papieren nodig zoals de statuten. Informeer dan goed wat de KvK wil weten voor je je gaat inschrijven bij de KvK.
  • Elevator Pitch
    Allereerst  wil men bij de KvK weten wat je wilt gaan doen. Dan zitten ze niet direct op je ondernemingsplan te wachten met alle aspecten en unique-selling-points van je bedrijf maar simpel in het kort in 30 seconden wat je bedrijf precies zal gaan aanbieden. Dit wordt ook wel elevator-pitch genoemd. Mensen zijn vaak veel eerder overtuigd van je bedrijf als je het kort en bondig weet te vertellen dan dat je er lange verhalen van maakt. Probeer vooraf dan ook voor jezelf te oefenen hoe je in 30 seconden kunt vertellen wat je gaat doen.
  • Bedrijfsnaam
    Bij het inschrijven van je bedrijf bij de KvK wil men je bedrijfsnaam weten. De Kamer van Koophandel zal hierop een advies geven of dit wel of niet aan te raden is maar dit is zeker niet volledig of bindend! De KvK medewerker kijkt enkel of er een bedrijf in de regio is met die naam, maar mocht er al een Amerikaans bedrijf zijn die die naam via een merkregistratie heeft gekocht dan kun je deze nog wel bij de KvK inschrijven. Met het risico dat je, zodra dit Amerikaanse bedrijf erachter komt en bezwaar maakt, alsnog je bedrijf moet opdoeken.Probeer vooraf dan ook te kijken of je naam uniek is en of er geen merkregistratie of handelsnaam voor bestaat. Een tip hierbij kan natuurlijk zijn om even te kijken of alle domeinnamen hiervoor nog vrij zijn. In dat geval is de kans op een conflict al een stuk kleiner (maar zeker nog niet uitgesloten).
  • Ondernemingsvorm
    Weet goed de verschillen tussen de ondernemingsvormen. Op het internet is hier veel over te vinden en dit kan behoorlijk wat invloed hebben op je bedrijf. Zo is een bv niet erg interessant indien de winsten zeer beperkt zijn (verlies zelfstandigenaftrek bijvoorbeeld) maar is een eigenaar van een eenmanszaak of vof opeens weer met zijn privévermogen aansprakelijk!
  • Verdere vragen
    De KvK wil direct bij inschrijving enkele bijzondere zaken weten. Zo wil de KvK weten of er personeel komt in het bedrijf (inclusief uitzendkrachten!) of er export & import plaats zal vinden en wat de domeinnaam van het bedrijf wordt. Wees gerust; deze punten zijn enkel voor de KvK om zich wat te verdiepen in statistieken en het is geen probleem als je geen personeel invult maar de volgende dag toch een uitzendkracht gaat inhuren. Er is niets zo veranderlijk als de ondernemende mens.

Gevolgen na de inschrijving

Heb je inschrijving gedaan? Dan kun je nu werkelijk beginnen met ondernemen. Let niet op de fanmail; Inschrijven bij de KvK betekent in de meeste gevallen de eerste maanden enorm veel reclamebladen van bedrijven die hun diensten aan de startende ondernemer willen aanbieden. Zo word je wel meteen lekker op de hoogte gebracht wat voor soort diensten er allemaal zijn voor de ondernemer. Het zal vast niet lang duren of er worden computers, mobiele telefoons, leaseauto, boekhoudprogramma en andere diensten voor ondernemers aangeschaft. Succes met de onderneming!

Veelgestelde vragen:

Wanneer moet je je inschrijven bij de KvK?

Officieel zou je je bedrijf een week voor tot een week na de start van de bedrijfsactiviteiten moeten registreren maar aangezien lang niet altijd duidelijk is wat een bedrijfsactiviteit is of wat nog hobbymatig is, is hier wel wat vrijheid.

Op het moment dat het bedrijf nog in de opstartfase zit is een inschrijving niet meteen verplicht, tenzij je een beroep uitoefent waarbij een vergunning vereist is. Zodra je wat serieuzer actief bent met je onderneming of zodra je klanten het als bedrijf ervaren is het verstandig om je in te schrijven.

Wat kost inschrijven bij de KvK?

Voor de inschrijving in het Handelsregister betaal je eenmalig vijftig euro. Wil je een uittreksel van je registratie, dan kost dit je vijftien euro extra. Heb je algemene voorwaarden opgesteld en wil je deze deponeren, dan betaal je hiervoor een jaarlijkse bijdrage van achttien euro.

Kan ik me online inschrijven?

Je kunt je niet online inschrijven bij de KvK. Wel kun je online een afspraak maken. Ook moet je alvast een vragenlijst invullen waarin je onder meer aangeeft wat je wilt doen en via welke rechtsvorm. Het persoonlijke gesprek dat volgt is bedoeld om de inschrijving af te ronden.

De KvK-medewerker zal een aantal vragen stellen over bijvoorbeeld de aansprakelijkheid, je verwachtingen van het bedrijf en hoe het zit met de financiën. De onderwerpen zijn vergelijkbaar met de inhoud van een ondernemingsplan. Verder wordt gekeken of je aan de voorwaarden voldoet en moet je een geldig legitimatiebewijs kunnen overhandigen.

Wat is een goed moment om je in te schrijven?

De start van je bedrijf lijkt een logisch moment om het ondernemerschap officieel te maken. Toch kan een inschrijving bij de Kamer van Koophandel in een andere maand beter uitpakken. Dit heeft te maken met de aftrekposten waar je als ondernemer recht op hebt. Te laat (of juist te vroeg) inschrijven kan dan nadelig zijn.

Bijvoorbeeld omdat je het niet meer lukt om aan de gestelde uren voor het urencriterium te komen – 1225 uur per boekjaar – waardoor je bepaalde aftrekposten niet kunt toepassen. Wachten met de inschrijving kan niet altijd. Als je bijvoorbeeld een webwinkel begint, moet je je direct bij de start aanmelden.

Kun je je inschrijven wanneer je minderjarig bent?

Om te starten als ondernemer geldt geen minimumleeftijd. Wel gelden er wat beperkingen wanneer je jonger dan zestien jaar bent. Zo mag je geen zakelijke contracten tekenen of grote bedragen overmaken zonder toestemming van een ouder of verzorger. Ook voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel heb je tot je achttiende toestemming van een ouder of verzorger nodig.