e-boekhouden

Rittenregistratie

De meeste ondernemers met een auto van de zaak hebben een bijtelling. Zo kunnen zij de auto ook privé gebruiken. Als je dat niet wilt, heb je een sluitende rittenregistratie nodig. Heb je een privéauto en wil je kilometers boeken? Dan heb je alleen een kilometeradministratie nodig.

Inhoud:

Belastingdienst eist rittenregistratie of bijtellingRittenregistratie

Als je een auto van de zaak ook privé gebruikt, krijg je te maken met een bijtelling. Tenzij je minder dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt, natuurlijk. Als je de bijtelling accepteert, is een rittenregistratie niet nodig. Ook van je privéauto is een registratie van de autoritten niet verplicht. Het liefst heb je wel een kilometerregistratie om de kosten in de administratie mee te kunnen nemen.

Regel je de kilometerregistratie nog helemaal handmatig? Bespaar ook tijd door dit te automatiseren! Zie bijvoorbeeld het GPS-systeem van TrackJack (tarieven vanaf 145 euro).

Staat de auto op de balans van de eenmanszaak en wil je geen bijtelling? Dan moet je wel kunnen aantonen dat je minder dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt. Het is dus noodzakelijk om een nauwkeurige rittenregistratie te hebben.

Een auto van de zaak zonder bijtelling? Dan eist de belastingdienst een sluitende rittenregistratie.

De belastingdienst kan de rittenregistratie namelijk op elk moment opvragen. Zorg er dus voor dat de administratie altijd op orde is. Elke rit die je maakt, moet je kunnen verantwoorden. Een stukje omrijden voor privédoeleinden is dus maar beperkt toegestaan.

 

De belastingdienst controleert de juistheid van de rittenregistratie ook aan de hand van agenda’s, garagenota’s of de routeplanner. Het is daarom aan te raden om ook van deze informatie een goede administratie bij te houden.

Hier moet je rittenregistratie verplicht aan voldoen

  • Merk en type van de auto
  • Kentekennummer
  • Periode waarin de auto beschikbaar was
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Vertrek- en aankomstadres
  • De route als die afwijkend is (in verband met files of omleidingen)

Ritten registreren

Een rit is simpelweg een reisafstand tussen twee adressen. Als je dus ’s ochtends naar je werk rijdt en ’s avonds weer terug naar huis, zijn dit twee aparte ritten. Een rit heeft een gemengd karakter als je zowel zakelijke als privékilometers rijdt binnen die ene rit.

Voor elke rit moet je in de administratie registreren:

  • Datum
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Vertrek- en aankomstadres
  • De gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route
  • Karakter van de rit (privé of zakelijk)
  • Privékilometers (bij kilometers met een gemengd karakter)

Regel je jouw financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Voorbeeld rittenadministratie voor de belastingdienst

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht voor een volledig sluitende rittenadministratie:

rittenadministratie voorbeeld belastingdienst
Voorbeeld van rittenadministratie – Belastingdienst.nl

1. De ritten worden per dag genummerd.
2. Alleen bij een afwijkende route hoef je deze tabel in te vullen.
3. Het bezoekadres vul je in als het gaat om een zakelijke rit.
4. en 5. Gaat het om een privé-rit? Dan vul je deze kolommen in.

Rittenadministratie bijhouden in Excel

administratie in excel

De eisen van de belastingdienst zijn gericht op wat je registreert, maar hoe je dat doet is aan jou. Je zou het dus zelfs op papier kunnen bijhouden, als je dat het liefste doet. Een schriftje in de auto zou in principe volstaan.

Via je mobiele telefoon kun je het ook in een spreadsheetprogramma als Excel of Google Docs bijhouden. Een voorbeeld van een rittenregistratie in Excel van Microsoft zelf kun je hier downloaden. Voor de administratie is dit natuurlijk makkelijker, maar het is lastig om dit waterdicht te maken. Een rittenadministratie in Excel is eigenlijk alleen handig als je steeds dezelfde rit maakt.

Ritten registreren met een boekhoudprogramma

Maak je veel verschillende ritten? Dan is er betere software beschikbaar. Veel boekhoudprogramma’s hebben ook een oplossing voor het bijhouden van autoritten. Ook hier moet je de kilometers handmatig registreren, maar met een app op je mobiel gaat dit al stukken makkelijker. Toch is het scheiden van zakelijke kilometers en privé omrijdkilometers ook hier wat omslachtig. Verder is de kans groot dat je het een keertje vergeet te registreren. Sommige boekhoudprogramma’s bieden daarom een koppeling met een automatische rittenregistratie via GPS.

Automatische rittenregistratie via GPS

Geen zin om handmatig de administratie van al je ritten bij te houden? Met een soort black box voor je auto kun je ritten automatisch registreren. Deze systemen werken via GPS. Met online boekhouden kun je zo’n systeem koppelen, zodat je de gegevens direct in de administratie kunt terugzien. Zo houd je gemakkelijk de registratie van je autoritten op orde.

Een black box maakt de rittenregistratie makkelijker.

Met een GPS-systeem kun je een sluitende automatische rittenregistratie bijhouden. Wilt je niet langer handmatig de ritten bijhouden in schriftjes of Excel-lijsten? Het ritregistratiesysteem van TrackJack (al vanaf 145 euro via de webshop) is een perfecte oplossing.

Niet alleen is het systeem van TrackJack de meest betaalbare oplossing op de markt, het is ook goedgekeurd voor de Belastingdienst. Je hoeft niets aan of uit te zetten, maar het houdt automatisch de volledige rittenregistratie bij. De GPS tracker toont overigens ook altijd waar het voertuig is, handig voor planning, boetes of diefstal.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de rittenregistratie zijn:

Hoe moet ik de rittenregistratie bijhouden voor de belastingdienst?

De eisen van de belastingdienst zijn gericht op de data maar niet op de software. Wat je registreert is vastgelegd en leggen we precies uit in dit artikel. Hoe je dat doet bepaal je zelf. Het kan via Excel of een boekhoudprogramma maar ritregistratie via GPS heeft wel enkele voordelen.

Wanneer moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Als je een auto van de zaak hebt maar geen bijtelling wilt verplicht de belastingdienst jou om een ritregistratie bij te houden. Hiermee moet je kunnen aantonen dat je privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt. Lukt dat niet, dan krijg je alsnog de bijtelling.

Als je een privéauto hebt en voor zakelijke kilometers de kosten in de administratie wil boeken is een kilometeradministratie voldoende. Soms is de registratie nodig om reiskosten te kunnen declareren bij opdrachtgevers, of helpt het voor jouzelf om te zien welke kosten je maakt voor welke klanten.

Hoe controleert de belastingdienst de rittenregistratie?

De belastingdienst controleert met systemen of er afwijkingen zijn maar vertelt niet welke ze controleren. Daarnaast scannen ze soms kentekens op locaties. Als jij bijvoorbeeld in de zomervakantie tien keer met de auto naar de Efteling bent geweest maar aangeeft er nul privékilometers mee te hebben gereden dan is de kans op een controle op locatie groter. Ook houden ze steekproeven.

Ik zoek een voorbeeld rittenregistratie in Excel

Je kunt je rittenregistratie in Excel bijhouden. Je mag zelf weten hoe je dat doet, maar er zijn wel gegevens die je verplicht moet meenemen. Welke dat zijn zie je in dit voorbeeld van de belastingdienst.

Let op: Excel lijkt handig maar is wel gevoelig voor fouten omdat je hierbij elke rit handmatig invoert. Hierdoor is de kans groot dat je een keer een tikfout maakt of een registratie vergeet. Een boekhoudprogramma maakt het soms al makkelijker met apps. Er zijn ook automatische oplossingen die de rittenregistratie via GPS bijhouden.