Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Rittenregistratie

De meeste ondernemers met een auto van de zaak hebben daarbij een bijtelling zodat ze de auto ook privé kunnen gebruiken. Als je dat niet wilt heb je een sluitende rittenregistratie nodig. Heb je een privéauto en wil je kilometers boeken? Dan heb je alleen een kilometeradministratie nodig.

Inhoud:

Belastingdienst eist rittenregistratie of bijtelling

Bij een auto van de zaak krijg je, tenzij je per jaar minder dan vijfhonderd kilometer privé rijdt, te maken met een bijtelling als je de auto ook privé gebruikt. Als je deze bijtelling accepteert is een rittenregistratie niet nodig. Ook van je privéauto is een registratie van de autoritten niet verplicht. Al wil je dan wel een kilometerregistratie om van die kilometers de kosten in de administratie te kunnen meenemen.

Regel je de financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het tijd voor een compleet boekhoudprogramma.

Als je de auto op de balans van de eenmanszaak zet en geen bijtelling wilt moet je wél kunnen aantonen dat je minder dan vijfhonderd kilometer privé rijdt. Dan is het wel noodzakelijk om een nauwkeurig opgestelde rittenregistratie te hebben.

Een auto van de zaak zonder bijtelling? Dan eist de belastingdienst een sluitende rittenregistratie.

RittenregistratieDe belastingdienst kan de rittenregistratie op elk moment opvragen, dus zorg ervoor dat de administratie altijd op orde is. Elke rit die je maakt moet je kunnen verantwoorden. Een stukje omrijden voor privédoeleinden is dus maar beperkt toegestaan. De belastingdienst controleert de juistheid van de rittenregistratie ook aan de hand van agenda’s, garagenota’s of de routeplanner. Het is dus aan te raden om ook van deze informatie een goede administratie bij te houden.

Verplicht qua rittenregistratie

  • Merk en type van de auto
  • Kentekennummer
  • Periode waarin de auto beschikbaar was
  • Begin- en eindstand van de kilometerstand
  • Adres van het vertrek- en aankomstadres
  • De route als die niet normaal is (i.v.m. files of omleidingen)

Het registreren van ritten

Een rit is een reisafstand tussen twee adressen. Wanneer iemand op een werkdag ’s ochtends naar zijn werkplaats rijdt en ’s avonds weer terug naar huis geldt dit als twee afzonderlijke ritten. Een rit heeft een gemengd karakter wanneer je zowel zakelijke als privékilometers rijdt in één rit.

Voor elke rit moet je in de administratie registreren: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, begin- en eind adres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route, het karakter van de rit (privé of zakelijk) en bij kilometers met een gemengd karakter moeten de privékilometers vermeld worden.

Regel je jouw financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Voorbeeld rittenadministratie belastingdienst

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht voor een volledig sluitende rittenadministratie:

rittenadministratie voorbeeld belastingdienst
Voorbeeld van rittenadministratie – Belastingdienst.nl

1. De ritten worden per dag genummerd.
2. Je hoeft alleen bij een afwijkende route deze tabel in te vullen.
3. Het bezoekadres vul je in als het gaat om een zakelijke rit.
4. & 5. Gaat het om een privé-rit dan vul je deze kolommen in.

Rittenadministratie bijhouden via software

De eisen van de belastingdienst zijn gericht op de data maar niet op de software. Wat je registreert is vastgelegd, maar hoe je dat doet is dus aan jou. Je kunt het dus zelfs op papier bijhouden, als je dat het liefste doet. Een schriftje in de auto zou volstaan. Via je mobiele telefoon kun je het ook in een spreadsheetprogramma als Excel of Google Docs bijhouden wat het qua administratie natuurlijk wel makkelijker maakt.

Rittenregistratie in Excel of online boekhouding

administratie in excelJe kunt je gegevens bijhouden in Excel, al is het lastig om dit waterdicht te maken. Een voorbeeld van een rittenregistratie in Excel vind je bij Microsoft zelf: hier te downloaden. Een rittenadministratie in Excel is waarschijnlijk alleen handig als je telkens dezelfde rit maakt.

Maak je veel verschillende ritten dan is er vaak betere software beschikbaar. Veel boekhoudprogramma’s bieden ook een oplossing voor het bijhouden van de autoritten. Ook hier moet je meestal zelf telkens de kilometers handmatig registreren maar mobiele apps maken dit meestal al veel makkelijker. Toch is het scheiden van zakelijke kilometers en privé omrij-kilometers ook hier wat omslachtig. Verder is de kans groot dat je een keertje vergeet te registreren. Sommige boekhoudprogramma’s bieden daarom een koppeling met een automatische rittenregistratie via GPS.

Automatische rittenregistratie via GPS

Geen zin om handmatig de administratie van alle ritten bij te houden? Er zijn ook hulpmiddelen op de markt die het registreren van ritten makkelijker maken. De zogenaamde black box voor in de auto. Deze systemen houden zelf automatisch een rittenregistratie bij via GPS.  Zo houd je gemakkelijk de registratie van de ritten met de auto op orde.

Met online boekhouden kun je zo’n systeem meestal koppelen zodat je de gegevens direct in de administratie kunt terugzien.

Een black box maakt de rittenregistratie makkelijker.

Populaire rittenregistratie via GPS is bijvoorbeeld Nedsoft (206 euro via Coolblue.nl). Het programma houdt automatisch de datum, vertrek- en aankomstadres, reistijd en kilometerstand bij. Je kunt eventueel nog je gereden ritten aanpassen wanneer je bijvoorbeeld je werk en privé wilt splitsen. Overzichten en rapporten kun je delen met de belastingdienst. Hierdoor beperk je je fiscale bijtelling.

De rapporten die zo’n systeem met een automatische rittenregistratie via GPS maakt worden door de belastingdienst goedgekeurd voor de rittenadministratie. De registratie beperkt zich overigens niet alleen tot auto’s, met deze systemen kun je alle type voertuigen registreren.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de rittenregistratie zijn:

Hoe moet ik de rittenregistratie bijhouden voor de belastingdienst?

De eisen van de belastingdienst zijn gericht op de data maar niet op de software. Wat je registreert is vastgelegd en leggen we precies uit in dit artikel. Hoe je dat doet bepaal je zelf. Het kan via Excel of een boekhoudprogramma maar ritregistratie via GPS heeft wel enkele voordelen.

Wanneer moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Als je een auto van de zaak hebt maar geen bijtelling wilt verplicht de belastingdienst jou om een ritregistratie bij te houden. Hiermee moet je kunnen aantonen dat je privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt. Lukt dat niet, dan krijg je alsnog de bijtelling.

Als je een privéauto hebt en voor zakelijke kilometers de kosten in de administratie wil boeken is een kilometeradministratie voldoende. Soms is de registratie nodig om reiskosten te kunnen declareren bij opdrachtgevers, of helpt het voor jouzelf om te zien welke kosten je maakt voor welke klanten.

Hoe controleert de belastingdienst de rittenregistratie?

De belastingdienst controleert met systemen of er afwijkingen zijn maar vertelt niet welke ze controleren. Daarnaast scannen ze soms kentekens op locaties. Als jij bijvoorbeeld in de zomervakantie tien keer met de auto naar de Efteling bent geweest maar aangeeft er nul privékilometers mee te hebben gereden dan is de kans op een controle op locatie groter. Ook houden ze steekproeven.

Ik zoek een voorbeeld rittenregistratie in Excel

Je kunt je rittenregistratie in Excel bijhouden. Je mag zelf weten hoe je dat doet, maar er zijn wel gegevens die je verplicht moet meenemen. Welke dat zijn zie je in dit voorbeeld van de belastingdienst.

Let op: Excel lijkt handig maar is wel gevoelig voor fouten omdat je hierbij elke rit handmatig invoert. Hierdoor is de kans groot dat je een keer een tikfout maakt of een registratie vergeet. Een boekhoudprogramma maakt het soms al makkelijker met apps. Er zijn ook automatische oplossingen die de rittenregistratie via GPS bijhouden.