e-boekhouden

Rittenregistratie

De meeste ondernemers met een auto van de zaak hebben een bijtelling. Als je dat niet wilt kun je een sluitende rittenregistratie bijhouden. Een GPS of app kan hierbij helpen of je kunt een vereenvoudigde rittenregistratie aanvragen. Heb je een privéauto en wil je kilometers boeken? Dan is een kilometeradministratie al voldoende.

Inhoud:

Belastingdienst eist rittenregistratie of bijtellingRittenregistratie belastingdienst voorbeeld

Als je een auto van de zaak ook privé gebruikt, krijg je te maken met een bijtelling, tenzij je minder dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt en dat kunt aantonen. Als je de bijtelling accepteert, is een rittenregistratie niet nodig. Van je privéauto is een registratie van de autoritten niet verplicht. Het liefst houdt je wel een kilometerregistratie bij om de kosten van zakelijk gereden kilometers in de administratie mee te nemen.

Regel je de kilometerregistratie handmatig? Je kunt het invoeren van alle ritten en kilometers automatiseren met een rittenregistratie-systeem zoals het GPS-systeem van TrackJack (vanaf 145 euro).

Een vereenvoudigde rittenregistratie

Staat de auto op de balans van de eenmanszaak en wil je geen bijtelling voor privégebruik en ook geen ritregistratie-systeem? Als je van een bestelauto kunt aantonen dat je die alleen zakelijk gebruikt kun je werken met een vereenvoudigde rittenregistratie. Bijvoorbeeld als het voertuig buiten werktijd bij de zaak achterblijft. Hiervoor kun je als werkgever een verklaring aanvragen bij de belastingdienst. Hiermee hoeft de werknemer van de gereden ritten geen rittenregistratie meer bij te houden.

Een auto van de zaak zonder bijtelling? Dan eist de belastingdienst een sluitende rittenregistratie.

Met een personenauto is het noodzakelijk om een nauwkeurige rittenregistratie te hebben, inclusief privé-kilometers. De belastingdienst kan deze rittenregistratie op elk moment opvragen. Zorg er dus voor dat deze administratie altijd op orde is. Elke rit die je maakt, moet je met een kilometerregistratie kunnen verantwoorden. Een stukje omrijden voor privédoeleinden is dus maar beperkt toegestaan.

De belastingdienst controleert de juistheid van de rittenregistratie ook aan de hand van agenda’s, garagenota’s of de routeplanner. Het is daarom slim om ook hiervan een goede administratie bij te houden.

elke zakelijke rit registreren

Hier moet je rittenregistratie verplicht aan voldoen

  • Merk en type van de auto
  • Kentekennummer
  • Periode waarin de auto beschikbaar was
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Vertrek- en aankomstadres
  • De route als die afwijkend is (in verband met files of omleidingen)

Ritten registreren

Een rit is simpelweg een reisafstand tussen twee adressen. Als je ’s ochtends naar je werk rijdt en ’s avonds weer terug naar huis, zijn dit twee aparte ritten. Een rit heeft een gemengd karakter als je zowel zakelijke als privékilometers rijdt binnen die ene rit.

Voor elke rit moet je in de administratie registreren:

  • Datum
  • Kenteken
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Vertrek- en aankomstadres
  • De gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route
  • Karakter van de rit (privé of zakelijk)
  • Privékilometers (bij kilometers met een gemengd karakter)

Regel je jouw financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het tijd voor een goed boekhoudprogramma, inclusief rittenregistratie app.

Voorbeeld rittenadministratie belastingdienst

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht voor een volledig sluitende rittenadministratie:

rittenadministratie voorbeeld belastingdienst
Voorbeeld van rittenadministratie – Belastingdienst.nl

1. De ritten worden per dag genummerd.
2. Alleen bij een afwijkende route hoef je deze tabel in te vullen.
3. Het bezoekadres vul je in als het gaat om een zakelijke rit.
4. en 5. Gaat het om een privé-rit? Dan vul je deze kolommen in.

Rittenadministratie bijhouden in Excel

administratie in excel

De eisen van de belastingdienst zijn gericht op wat je registreert, maar hoe je dat doet is aan jou. Je kunt de ritgegevens zelfs op papier bijhouden, als je dat het liefste doet. Een schriftje in de auto volstaat.

Je kunt het eenvoudiger bijhouden met je mobiele telefoon in een spreadsheetprogramma als Excel of Google Docs. Een voorbeeld van een rittenregistratie in Excel van Microsoft zelf kun je hier downloaden. Voor de administratie is dit natuurlijk makkelijker, maar het is lastig om dit waterdicht te maken. Een rittenadministratie in Excel is eigenlijk alleen handig als je steeds dezelfde rit maakt.

Ritten registreren met een boekhoudprogramma

Maak je veel verschillende ritten? Dan is er betere software beschikbaar. Veel boekhoudprogramma’s hebben ook een oplossing voor het bijhouden van autoritten. Ook hier moet je de kilometers handmatig registreren, maar met een rittenregistratie app op je mobiel gaat dit makkelijker.

Toch is het scheiden van zakelijke kilometers en privé omrijdkilometers ook hier wat omslachtig. Verder is de kans groot dat je het een keertje vergeet te registreren. Sommige boekhoudprogramma’s bieden daarom een koppeling met een automatische rittenregistratie via GPS.

Automatische rittenregistratie via GPS

Geen zin om handmatig de administratie van al je ritten bij te houden? Met een soort black box (rittenregistratie kastje) voor je auto kun je ritten automatisch registreren. Deze systemen werken via GPS. Met online boekhouden kun je zo’n ritregistratiesysteem koppelen, zodat je de gegevens direct in de administratie kunt terugzien. Zo houd je gemakkelijk de registratie van je autoritten op orde.

Een black box registreert automatisch alle ritten van een voertuig. Maak de rittenregistratie makkelijker.

Met een GPS-systeem kun je eenvoudig een sluitende automatische ritregistratie bijhouden. Wilt je niet langer handmatig de ritten bijhouden in schriftjes of Excel-lijsten? Het ritregistratiesysteem van TrackJack (al vanaf 145 euro via de webshop) voldoet voor de Belastingdienst. Je hoeft niets aan of uit te zetten, maar het houdt automatisch de volledige rittenregistratie van een voertuig bij. De GPS-tracker toont overigens ook altijd waar het voertuig is, handig voor planning, boetes of diefstal.

app of gps registreert zakelijke ritten voor je onderneming

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de rittenregistratie zijn:

Hoe moet ik de ritregistratie bijhouden voor de belastingdienst?

De eisen van de belastingdienst zijn gericht op de data maar niet op de software. Wat je registreert is vastgelegd en leggen we precies uit in dit artikel. Hoe je dat doet bepaal je zelf. Het kan via Excel of een boekhoudprogramma maar ritregistratie via GPS heeft wel enkele voordelen.

Wanneer moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Als je een auto van de zaak hebt maar geen bijtelling wilt moet je een ritregistratie bijhouden of hiervoor een ontheffing aanvragen. Hiermee moet je kunnen aantonen dat je privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt.

Als je een privéauto hebt en voor zakelijke kilometers de kosten in de administratie wil boeken is een kilometeradministratie voldoende. Soms is de registratie nodig om reiskosten te kunnen declareren bij opdrachtgevers, of helpt het voor jouzelf om te zien welke kosten je maakt voor welke klanten.

Hoe controleert de belastingdienst de rittenregistratie?

De belastingdienst controleert met systemen of er afwijkingen zijn maar vertelt niet wat ze controleren. Daarnaast scannen ze soms kentekens op locaties. Als jij bijvoorbeeld in de zomervakantie tien keer met de auto naar de Efteling bent geweest maar aangeeft er nul privékilometers mee te hebben gereden dan is de kans op een controle op locatie groter. Ook houden ze steekproeven.

Ik zoek een voorbeeld rittenregistratie in Excel

Je kunt je rittenregistratie in Excel bijhouden. Je mag zelf weten hoe je dat doet, maar er zijn wel gegevens die je verplicht moet meenemen. Welke dat zijn zie je in dit voorbeeld van de belastingdienst.

Let op: Excel lijkt handig maar is wel gevoelig voor fouten omdat je hierbij elke rit handmatig invoert. Hierdoor is de kans groot dat je een keer een tikfout maakt of een registratie vergeet. Een boekhoudprogramma maakt het soms al makkelijker met apps. Er zijn ook automatische oplossingen die de rittenregistratie via GPS bijhouden.