Rittenregistratie

Ondernemers met een auto van de zaak hebben een bijtelling, of moeten van de belastingdienst een sluitende rittenregistratie bijhouden. Een gps of app helpt hierbij. Soms kun je een ontheffing of vereenvoudigde ritregistratie aanvragen. Voor de ritten van een privéauto is een kilometeradministratie voldoende.

Inhoud:

• Simpele kilometeradministratie
• Regels zakelijke auto
• Voorbeeld voor de belastingdienst
• Ritten bijhouden in Excel
• Bijhouden in een boekhoudprogramma
• Automatische registratie via GPS

Verschil tussen ritten- en kilometerregistratie

Een rittenregistratie is een compleet overzicht van elke rit met een zakelijke auto van de zaak. Je noteert per rit de datum, begin en eindstand, route en het doel.

De belastingdienst gebruikt dit om te zien hoeveel je privé rijdt. Voor de zakelijke ritten van een privéauto is een eenvoudigere kilometeradministratie voldoende.

Met een pas van MKB Brandstof krijg je gemakkelijk toegang tot tanken, laden, parkeren, carwash en administratie op één verzamelfactuur. Bespaar tijd en kosten. 50.000+ ondernemers gingen je voor!

Zelf een simpele kilometerregistratie maken

Een kilometerregistratie houdt enkel bij hoeveel kilometer je voor je werk hebt gereden met een privéauto. Dit overzicht kun je prima zelf maken, en de uitkomst neem je in de winst- en verliesrekening mee.

Wil je alleen een prijs per kilometer rekenen? Dan is een simpele kilometerregistratie genoeg.

Alles wat je nodig hebt:

• Datum
• Vertrek- en aankomstadres
• Aantal kilometers
• Aard van de rit (privé of zakelijk)

De reden van de rit kun je kort uitleggen, maar maak wel duidelijk waarom de rit zakelijk was. Een kilometerstand is niet nodig en het maakt ook niet uit welk vervoersmiddel je hebt gebruikt. Je hoeft dus geen kenteken te noteren. Zelfs zakelijke fietsritjes kun je op deze manier boeken.

Een voorbeeld van een kilometerboekhouding in Excel:

Je hoeft voor deze regeling alleen het aantal kilometers uit te rekenen. Excel lijkt handig maar is wel gevoelig voor fouten omdat je hierin wel de kans loopt dat je een keer een tikfout maakt of een registratie vergeet. Veel boekhoudprogramma’s hebben een kilometeradministratie in het pakket.

Kosten boeken in de winst- en verliesrekening

Zakelijke kilometers die je hebt gereden met een privéauto kun je aan kosten opvoeren in de winst- en verliesrekening. Aan het einde van een maand of kwartaal tel je het totaal van alle zakelijke ritten op en reken je 23 cent per kilometer. Die 23 cent per kilometer is voor de belastingdienst alles dat je mag rekenen. Je kunt hiernaast dus geen autokosten, brandstof of parkeerkosten meer aftrekken. Die zijn al in de kilometervergoeding verwerkt.

Het totaal aan reisafstand zet je voor 23 cent per kilometer in je boekhouding.

Jouw overzicht met de afstanden is daarbij de bewijslast. De belastingdienst kan wel zaken opvragen om dit te controleren. Heb je bijvoorbeeld een week lang voor een opdrachtgever gewerkt en heb je die reiskosten geboekt? Dan kan de belastingdienst dit checken door na te gaan of je die uren hebt gefactureerd.

Gereden ritten bijhouden van een zakelijke auto

Bij een zakelijke auto krijg je een bijtelling, of je moet aantonen dat je er minder dan 500 kilometer mee rijdt. Dit kan met een rittenregistratie en de belastingdienst kan deze controleren.

Een rit is simpelweg een reisafstand tussen twee adressen. Als je ’s ochtends naar je werk rijdt en ’s avonds weer terug naar huis, zijn dit twee aparte ritten. Een rit heeft een gemengd karakter als je zowel zakelijke als privékilometers rijdt binnen die ene rit.

Voor elke rit moet je in de administratie registreren:

• Datum
• Kenteken
• Merk en type van de auto
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres
• De gereden route als die afwijkt (zoals door files of omleidingen)
• Karakter van de rit (privé of zakelijk)
• Privékilometers (bij kilometers met een gemengd karakter)

Een voorbeeld van een rittenregistratie-template voor Excel kun je hier downloaden.

Voorbeeld rittenregistratie belastingdienst

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht als voorbeeld voor een volledig sluitende rittenadministratie:

Voorbeeld van rittenregistratie – Belastingdienst.nl

1. Nummer de ritten per dag.
2. Alleen bij een afwijkende route hoef je deze tabel in te vullen.
3. Het bezoekadres vul je in als het gaat om een zakelijke rit.
4. en 5. Gaat het om een privé-rit? Dan vul je deze kolommen in.

Zakelijke ritten bijhouden in Excel

De belastingdienst heeft regels voor wat je registreert, maar hoe je dat doet is aan jou. Je mag de ritgegevens bijhouden in een spreadsheetprogramma als Excel of Google Docs. Een voorbeeld van een rittenregistratie-template voor Excel kun je hier downloaden.

Voor de administratie is Excel makkelijk, maar het is wel foutgevoelig. Een rittenadministratie in Excel is eigenlijk alleen handig als je steeds dezelfde reis maakt en goed bijhoudt wanneer je afwijkt van van de meest gebruikelijke route(s). Als je vaker ritten wilt bijhouden zijn hiervoor ook handige apps waarmee je ze kunt bijhouden via je telefoon.

Een voorbeeld van een rittenregistratie-template voor Excel kun je hier downloaden.

Ritten registreren met een boekhoudprogramma

Een online boekhoudprogramma biedt vaak ook een oplossing voor het invoeren van ritten of kilometers, maar meestal moet je die hier ook handmatig invoeren. Met een rittenregistratie-app op je mobiel gaat dit makkelijker al heb je hier wel nog de kans dat je het een keertje vergeet te noteren.

Wil je ritten niet handmatig bijhouden? Daarvoor bieden boekhoudprogramma’s vaak een koppeling met een automatische rittenregistratie via gps.

Automatische rittenregistratie via gps

Met een zakelijke auto kun je de ritten ook automatisch registreren met een soort black box (rittenregistratie-kastje). Een geautomatiseerde rittenregistratie werkt via een gps-tracker en registreert nauwkeurig en automatisch. Zo voldoe je eenvoudig aan de eisen van de belastingdienst.

Een gps-tracker toont ook altijd waar het voertuig is, handig voor planning, boetes of diefstal. In een boekhoudpakket kun je zo’n ritregistratiesysteem koppelen, zodat je de gegevens uit deze systemen direct in de administratie kunt terugzien. Zo houd je gemakkelijk de registratie van je autoritten op orde.

Een black box registreert automatisch alle afstanden van een voertuig via gps. Maak de rittenregistratie makkelijker.

Een vereenvoudigde rittenregistratie

Zijn de voertuigen van de zaak en wil je geen bijtelling voor privégebruik of ritregistratie-systeem? Als je een bestelauto alleen zakelijk gebruikt voldoet soms een vereenvoudigde rittenregistratie. Bijvoorbeeld als het zakelijke voertuig buiten werktijd bij de zaak achterblijft. Je kunt als werkgever hiervoor een verklaring aanvragen. Je werknemer hoeft dan geen rittenregistratie meer bij te houden van deze zakelijke voertuigen.

Een auto van de zaak zonder bijtelling? Dan eist de belastingdienst een sluitende rittenregistratie.

Met een personenauto is het noodzakelijk om een nauwkeurige rittenregistratie te hebben, inclusief privé-kilometers. De belastingdienst kan deze opvragen. Elke rit die je maakt moet je met een kilometerregistratie kunnen verantwoorden. Een stukje omrijden voor privédoeleinden is maar beperkt toegestaan.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de rittenregistratie zijn:

Wat is het verschil tussen een ritten- en kilometerregistratie?

Bij een kilometerregistratie houd je alleen de gereden afstand bij. Als je alleen de kosten per kilometer rekent is dat voldoende. Wil je de hele auto op de zaak zonder bijtelling? Dan heb je een sluitende rittenregistratie nodig. Daarbij geef je exact de begin- en eindstanden op en moet je meer gegevens bijhouden over de auto.