Administratie

Een goede financiële administratie opzetten is verplicht voor ondernemers. Uitleg over zaken die je bij moet houden en tips en trucs om de boekhouding in te richten. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.

Inhoud:

• Financiële administratie
• Wat valt onder administratie?
• administratie voor de belasting
• Administratiesoftware
• Boekhouder en administratiekantoor
• Administratie zelf bijhouden
• Cijfers en rapportages

Financiële administratie

De financiële administratie is voor veel mensen een drempel van het zelfstandig ondernemerschap. Ze zijn bang voor alle verplichtingen vanuit de belastingdienst, of dat dat ze veel moeten weten van boekhouden. Daarin is er veel veranderd. De belastingdienst heeft nog altijd veel regels rond de administratie, maar het wordt makkelijker om hieraan te voldoen.

Met een boekhoudprogramma kan elke zzp’er zonder kennis van boekhouden zelf zijn administratie opzetten. Factureren en het bijhouden van een winst- en verliesrekening is makkelijk met software. Bij een klein bedrijf is de administratie daardoor goed te overzien.

De financiële administratie bijhouden? Met een boekhoudprogramma kun je dat zelf.

Wat valt onder de financiële administratie?

Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beiden moeten gegevens uit de financiële administratie verzamelen voor de belastingdienst. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.

• • Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé-gebruik.
  • Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
  • Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie. Hiervan is het verplicht eens per jaar een overzicht te maken.
  • Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet er een overzicht gemaakt worden van alle posten en deze moet je schriftelijk kunnen bewijzen.
  • Salarisadministratie van werknemers. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire moeten bij het eerste punt worden bijgehouden.
  • Indien nodig de urenregistratie voor het urencriterium en een rittenregistratie voor de auto van de zaak.

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Financiële administratie voor de belasting

De administratie heeft invloed op de omzetbelasting en de inkomstenbelasting, of vennootschapsbelasting in het geval van een bv. Als ondernemer ben je verplicht om hiervoor de cijfers door te geven via belastingaangiftes. Die aangiftes moet je 7 jaar lang kunnen bewijzen en de achterliggende administratie moet sluitend en vastgelegd zijn. Zorg ervoor dat je de achterliggende administratie dus 7 jaar bewaart en altijd een goede back-up hebt van bestanden!

Je moet 7 jaar lang administratie bewaren. Zorg dus dat je hiervan een goede back-up maakt!

Administratiesoftware

Je kunt met de spreekwoordelijke ‘schoenendoos met bonnetjes’ naar een administratiekantoor stappen die voor jou alles regelt voor de belastingdienst. Maar je kunt het verzamelen van alle inkomsten en uitgaven meestal beter zelf doen. Het uiteindelijke resultaat kan een administratiekantoor dan voor je berekenen.

Boekhouders raden je dus meestal aan om online boekhoudsoftware te gebruiken. Met een eenvoudig boekhoudprogramma kun je prima zelf een groot deel van de administratie bijhouden, waarna je een controle kunt laten uitvoeren door een boekhoudkantoor in jouw regio. Drie oplossingen die wij aanraden zijn:

Boekhouder en administratiekantoor

Als je weinig verstand hebt van de financiële boekhouding kun je de administratie uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Natuurlijk kost een boekhouder geld maar hij heeft wel verstand van zaken die van de belasting aftrekbaar zijn en de regels daarbij. Dit voordeel kan al snel in de duizenden euro’s lopen en dat kost een boekhouder eigenlijk nooit. Dan levert het inhuren van een boekhouder zelfs geld op!

Een boekhouder kost geld maar verdient zichzelf terug met zijn kennis van belastingvoordelen.

Voor de grote bv’s (besloten vennootschap) is soms een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijk administratief specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd. Alle overige bedrijven mogen zelf bepalen of ze de administratie uitbesteden, of niet.

Administratie zelf bijhouden

Een administratiekantoor berekent doorgaans gewoon zijn uren. Kom je dus binnen met een schoenendoos met bonnetjes dan zal dit eerst digitaal in een boekhoudpakket worden ingevoerd en voor deze tijd moet je betalen. Het is dan ook aan te raden om zelf ook het een en ander van de financiële administratie af te weten en zelf de gegevens vast op te slaan in een administratieprogramma of, nog goedkoper, in Excel bij te houden.

Administratiekantoren kunnen precies vertellen hoe zij graag zo’n Excel-bestand zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeldbestand. In ons artikel boekhouden in Excel kun je enkele voorbeeld-boekhoudingen vinden.

Financiële cijfers zichtbaar maken

Als er toch al veel gegevens in Excel staan kun je hieruit soms rapportages maken. Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over je bedrijf. Als je administratie actueel is kan deze inzicht geven in:

• Het financiële resultaat van je onderneming
• De kostprijs en winstmarge van producten en bestellingen
• De debiteurenadministratie.
• Privé-uitgaven
• Liquiditeit

De statistieken wijzen uit dat ondernemers met een goede en bijgewerkte financiële administratie een kleinere kans hebben om in financiële problemen te komen.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de administratie zijn:

Wat is de administratie van een eenmanszaak?

Als je een nieuwe administratie opzetten gaat voor een zzp’er met een eenmanszaak begin je meestal met een winst- en verliesrekening. Daarnaast heb je jaarlijks een jaarrekening nodig. Verder is het handig om een administratie van debiteuren bij te houden. Los daarvan besteden veel ondernemers de administratie uit aan een boekhouder.

Hoe kan ik de zakelijke administratie bijhouden?

Hoe jij je boekhouding doet mag je zelf weten. Je kunt dus boekhouden in Excel al maakt een boekhoudprogramma het meestal makkelijker. Liever niet direct beginnen met kosten? Je kunt ook kiezen voor een gratis boekhoudprogramma.

Hoelang moet ik administratie bewaren?

Je moet de gegevens van belastingaangiftes tot zeven jaar na datum kunnen bewijzen. Facturen of getekende offertes kun je meestal beter tot die tijd bewaren.