Financiële administratie

Ondernemers moeten een goede financiële administratie opzetten. Uitleg welke administratie van je onderneming je bij een eenmanszaak wettelijk verplicht moet bijhouden, hoe je de boekhouding kunt inrichten, btw-aangifte doet en de administratie van je financiën bewaart.

Inhoud:

• Wat valt onder administratie?
• administratie voor de belasting
• Administratiesoftware
• Boekhouder en administratiekantoor
• Administratie zelf bijhouden
• Cijfers en rapportages

Financiële administratie bijhouden

De financiële administratie is voor veel mensen een drempel van het zelfstandig ondernemerschap. Ze zijn bang voor alle regels vanuit de belastingdienst, of dat ze te weinig weten van boekhouden. Daarin is er veel veranderd.

De belastingdienst heeft veel verplichtingen rond de financiële boekhouding, maar met een eenmanszaak kun je als ondernemer vaak ook prima zelf online boekhouden.

Met een boekhoudprogramma kan elke zzp’er zonder kennis van boekhouden zelf een goede administratie opzetten en financieel alle zaken regelen. Zo kun je eenvoudig zelf facturen maken of een winst- en verliesrekening bijhouden. Bij een klein bedrijf is de administratie daardoor goed te overzien.

Zelf je administratie bijhouden met een goed boekhoudprogramma? Probeer e-Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

De financiële administratie bijhouden? Met een online boekhoudprogramma kun je dat zelf.

Wat valt onder de financiële administratie?

Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beide moeten gegevens uit de financiële administratie verzamelen voor de belastingdienst. Denk aan:

• Alle financiële gegevens zoals kassabonnen, facturen, bankafschriften en uitgaven en inkomsten.
• Alle bezittingen, schulden, rechten en plichten.
• Debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie. Hiervan moet je jaarlijks een overzicht maken.
• Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet je een winst- en verliesrekening maken.
• Salarisadministratie van werknemers.
• Eventuele urenregistratie voor het urencriterium en/of rittenadministratie voor een bedrijfsauto.
• Privé-gebruik zoals auto van de zaak.

Soms heb je daarnaast ook veel klantenadministratie. Privacygevoelige gegevens wil je snel goed verwijderen. Getekende offertes, contracten of andere overeenkomsten wil je meestal wel even bewaren.

Ben je parttime ondernemer en heb je een omzet onder de 20.000 euro? Met de KOR-regeling voor kleine ondernemers reken je geen btw en hoef je ook geen btw-aangifte meer te doen.

Financiële administratie voor de belasting

De administratie is nodig voor de omzetbelasting en de inkomstenbelasting, of vennootschapsbelasting in het geval van een bv. Als ondernemer ben je verplicht om de cijfers door te geven via belastingaangiftes.

Die aangiftes moet je 7 jaar lang kunnen bewijzen en de achterliggende administratie moet je sluitend en op een eenduidige wijze vastleggen. Zorg ervoor dat je het 7 jaar bewaart en altijd een goede back-up hebt van bestanden.

Je moet administratie 7 jaar lang bewaren. Maak hier goede back-ups van.

Administratiesoftware

Met de spreekwoordelijke ‘schoenendoos met bonnetjes’ kan een administratiekantoor voor jou alles regelen bij de belastingdienst. Maar goede software maakt het verzamelen van alle inkomsten en uitgaven meestal beter zelf doen. Belastingen en het uiteindelijke resultaat kan een administratiekantoor dan voor je berekenen.

Boekhouders raden je dus meestal aan om online boekhoudsoftware te gebruiken. Met een eenvoudig boekhoudprogramma kun je alle financiële administratie deels zelf bijhouden. Een boekhoudkantoor uit je regio kan jouw gegevens controleren. Drie oplossingen die wij aanraden zijn:

Boekhouder en administratiekantoor

Als je weinig verstand hebt van boekhouden kun je de financiële administratie uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor.

Vaak moet je dan wel zelf nog wat overzichten bijhouden. Zoals je eigen facturen, het urencriterium of een rittenregistratie. De aangiftes kun je dan eenvoudig laten doen door een specialist.

Natuurlijk kost een boekhouder geld maar die kent alle fiscale regels en belastingvoordelen. Dit voordeel kan al snel duizenden euro’s opleveren en dat kost een boekhouder eigenlijk nooit. Daarmee levert het uitbesteden van administratie soms zelfs geld op.

Een boekhouder kost geld maar verdient zichzelf terug dankzij de kennis van belastingvoordelen.

Voor de bedrijfsadministratie van grote bv’s (besloten vennootschap) is elk jaar een accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijk administratief specialist financiële cijfers als de balans of winst- en verliesrekening heeft goedgekeurd. Andere bedrijven bepalen zelf of ze de administratie uitbesteden.

Administratie zelf bijhouden

Een administratiekantoor berekent meestal gewoon de uren. Papieren bonnetjes en facturen kun je ook zelf  digitaal invoeren in een boekhoudpakket.

Het is beter als je zelf ook de financiële situatie van je onderneming kent en zelf de inkomsten en uitgaven al bijhoudt in een administratieprogramma of Excel-boekhouding.

Administratiekantoren kunnen precies vertellen hoe zij graag zo’n Excel-bestand zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeldbestand. In ons artikel boekhouden in Excel kun je enkele voorbeeld-boekhoudingen vinden.

Financiële cijfers zichtbaar maken

Als er toch al veel gegevens in Excel staan kun je hieruit soms rapportages maken over de financiële positie van je onderneming. Een goed bijgehouden boekhouding levert veel informatie op over je bedrijf. Als je administratie actueel is kun je hiermee financiële rapportages maken over:

• Het financiële resultaat van je onderneming
• De kostprijs en winstmarge van producten en bestellingen
• De debiteurenadministratie
• Privé-uitgaven
• Liquiditeit

Ondernemers met een goede en bijgewerkte financiële administratie komen minder snel in financiële problemen.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit, of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de administratie van je onderneming zijn:

Waaruit bestaat de administratie van een eenmanszaak?

Als je een nieuwe administratie opzetten gaat voor een zzp’er met een eenmanszaak begin je meestal met een winst- en verliesrekening. Daarnaast heb je jaarlijks een jaarrekening nodig. Verder is het handig om een administratie van debiteuren bij te houden. Los daarvan besteden veel ondernemers de administratie uit aan een boekhouder.

Hoe kan ik de zakelijke administratie bijhouden?

Hoe jij je boekhouding doet mag je zelf weten. Je kunt dus boekhouden in Excel al maakt een boekhoudprogramma het meestal makkelijker. Bekende oplossingen daarvoor zijn e-Boekhouden.nl, Moneybird en Moneymonk. Liever niet direct beginnen met kosten? Je kunt ook kiezen voor een gratis boekhoudprogramma.

Hoelang moet ik administratie bewaren?

Je moet de gegevens van belastingaangiftes tot zeven jaar na datum kunnen bewijzen. Facturen of getekende offertes kun je meestal beter tot die tijd bewaren.