Administratie
Een goede financiële administratie is verplicht voor ondernemers. Uitleg over zaken die je bij moet houden en tips en trucs om de boekhouding in te richten. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.
Inhoud:
- Financiële administratie
- Wat valt onder administratie?
- administratie voor de belasting
- Administratiesoftware
- Boekhouder en administratiekantoor
- Administratie zelf bijhouden
- Financiële cijfers zichtbaar maken
Financiële administratie
De financiële administratie is voor veel mensen een drempel van het zelfstandig ondernemerschap. Ze zijn bang voor alle verplichtingen vanuit de belastingdienst, of denken dat dat ze veel verstand moeten hebben van boekhouden. Op dat vlak is er veel veranderd. De belastingdienst heeft nog altijd veel regels, maar het is gemakkelijker geworden om hieraan te voldoen.
Tegenwoordig zijn de meeste boekhoudprogramma’s gericht op zzp’ers die zonder al te veel kennis van boekhoudkundige termen toch zelf hun administratie bijhouden. Factureren en het bijhouden van een winst- en verliesrekening kun je tegenwoordig prima zelf. Bij een klein bedrijf is de basis van de administratie daardoor goed te overzien.
De financiële administratie bijhouden? Met een boekhoudprogramma kun je dat zelf.
Wat valt onder de financiële administratie?
Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beiden hebben ze verplichte zaken die zij moeten opgeven aan de belasting met betrekking tot de financiële administratie. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.
-
- Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé-gebruik.
- Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
- Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie. Hiervan is het verplicht eens per jaar een overzicht te maken.
- Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet er een overzicht gemaakt worden van alle posten en deze moet je schriftelijk kunnen bewijzen.
- Salarisadministratie. Indien je medewerkers in dienst hebt moet je deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salarisadministratie maar vallen wel onder de administratie en moeten daarom bij het eerste punt worden bijgehouden.
Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.
Financiële administratie voor de belasting
Al deze posten hebben invloed op twee zaken. De omzetbelasting (BTW) en de inkomstenbelasting, of in het geval van een BV of NV, vennootschapsbelasting. Als ondernemer ben je verplicht om hiervoor de cijfers door te geven via belastingaangiftes. Die belastingaangiftes moet je 7 jaar lang kunnen bewijzen en de achterliggende administratie moet sluitend en vastgelegd zijn. Zorg ervoor dat je de achterliggende administratie dus 7 jaar bewaart en altijd een goede backup hebt van bestanden!
Administratiesoftware
Je kunt met de spreekwoordelijke “schoenendoos met bonnetjes” naar een administratiekantoor stappen die voor jou de tussenstap kan zijn tussen jou en de belastingdienst al kun je het verzamelen van alle inkomsten en uitgaven meestal beter zelf doen. Het uiteindelijke resultaat kan een administratiekantoor voor je berekenen.
Boekhouders raden je dus meestal aan om online boekhoudsoftware te gebruiken. Met een eenvoudig boekhoudprogramma kun je prima zelf een groot deel van de administratie bijhouden, waarna je een controle kunt laten uitvoeren door een boekhoudkantoor in jouw regio. Drie oplossingen die wij kunnen aanraden zijn:
e-Boekhouden.nl - Starter / ZZP'er 15 maanden gratis! (Best getest)
Actie: 15 maanden geheel gratis en vrijblijvend! Een compleet én eenvoudig online boekhoudpakket voor ZZP'ers in de zakelijke dienstverlening. Geen boekhoudkennis vereist. Vraag nu uw gratis startersaccount aan en profiteer!
Visma - De meest gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware
Visma eAccounting is het meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma voor ZZP'ers. Onbeperkt boekhouden & factureren, gratis trainingen, handige mobiele app en uitstekende Klantenservice. Probeer eAccounting 30 dagen gratis!
Boekhouder en administratiekantoor
Als je weinig verstand hebt van financiële zaken is ook een mogelijkheid om de financiële administratie uit te besteden. Natuurlijk kost een boekhouder geld maar hij heeft wel verstand van zaken die belastingtechnisch aftrekbaar zijn, regeltjes, en belastingvoordelen. Deze kunnen al snel in de duizenden euro’s lopen en dat kost een boekhouder eigenlijk nooit. Dan levert het inhuren van een boekhouder zelfs geld op!
Voor de grote bv’s (besloten vennootschap) is soms een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijk administratief specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd. Alle overige bedrijven mogen zelf bepalen of ze de administratie uitbesteden, of niet.
Administratie zelf bijhouden
Een administratiekantoor berekent doorgaans gewoon zijn uren. Kom je dus binnen met een schoenendoos met bonnetjes dan zal dit eerst digitaal in een boekhoudpakket worden ingevoerd en voor deze tijd moet je betalen. Het is dan ook aan te raden om zelf ook het een en ander van de financiële administratie af te weten en zelf de gegevens vast op te slaan in een administratieprogramma of, nog goedkoper, in Excel bij te houden. Administratiekantoren kunnen precies vertellen hoe zij graag zo’n Excel-bestand zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeldbestand. In ons artikel boekhouden in Excel kun je enkele voorbeeld-boekhoudingen zien.
Financiële cijfers zichtbaar maken
Als er toch al veel gegevens in Excel staan kun je onderzoeken of je ook gebruik kunt maken van wat meer geavanceerde mogelijkheden. Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over je bedrijf. Hoe actueler, hoe beter inzicht er gekregen kan worden in:
- Het financiële plaatje van de onderneming; stijgt de winst en blijven de kosten binnen de marges?
- De kostprijs van het product. Dit is niet alleen de grondstof maar ook uren, gas, water, licht et cetera. Door alle kosten te verrekenen over alle inkomsten kan een betere kostprijs worden samengevat.
- De debiteuren-administratie. Met een actuele boekhouding is dit beter (bij) te sturen.
- Privé-uitgaven.
- Liquiditeit.
De statistieken wijzen uit dat ondernemers met een goede en bijgewerkte financiële administratie een kleinere kans hebben om failliet te gaan.
Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.