Financiële administratie

Ondernemers moeten een goede financiële administratie opzetten. Uitleg wat je van de administratie van je onderneming wettelijk verplicht moet bijhouden, hoe de boekhouding inricht, btw-aangifte doet en de administratie van je financiën bewaart.

Inhoud:

• Financiële administratie
• Wat valt onder administratie?
• administratie voor de belasting
• Administratiesoftware
• Boekhouder en administratiekantoor
• Administratie zelf bijhouden
• Cijfers en rapportages

Financiële administratie bijhouden

De financiële administratie is voor veel mensen een drempel van het zelfstandig ondernemerschap. Ze zijn bang voor alle verplichtingen vanuit de belastingdienst, of dat ze te weinig weten van boekhouden. Daarin is er veel veranderd. De belastingdienst heeft nog altijd veel regels rond de administratie, maar het wordt makkelijker om hieraan te voldoen.

Met een boekhoudprogramma kan elke zzp’er zonder kennis van boekhouden zelf zijn administratie opzetten. Factureren en het bijhouden van een winst- en verliesrekening is makkelijk met software. Bij een klein bedrijf is de administratie daardoor goed te overzien.

De financiële administratie bijhouden? Met een boekhoudprogramma kun je dat zelf.

Wat valt onder de financiële administratie?

Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beide moeten gegevens uit de financiële administratie verzamelen voor de belastingdienst. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.

• • Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en uitgaven en inkomsten inclusief privé-gebruik.
  • Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
  • Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie. Hiervan is het verplicht eens per jaar een overzicht te maken.
  • Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet je een winst- en verliesrekening maken.
  • Salarisadministratie van werknemers. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire vallen onder het eerste punt.
  • Indien nodig de urenregistratie voor het urencriterium en een rittenregistratie voor de auto van de zaak.

Een boekhoudprogramma kan helpen met een goede administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Financiële administratie voor de belasting

De administratie heeft invloed op de omzetbelasting en de inkomstenbelasting, of vennootschapsbelasting in het geval van een bv. Als ondernemer ben je verplicht om hiervoor de cijfers door te geven via belastingaangiftes. Die aangiftes moet je 7 jaar lang kunnen bewijzen en de achterliggende administratie moet sluitend en vastgelegd zijn. Zorg ervoor dat je de achterliggende administratie dus 7 jaar bewaart en altijd een goede back-up hebt van bestanden!

Je moet 7 jaar lang administratie bewaren. Zorg dus dat je hiervan een goede back-up maakt!

Administratiesoftware

Je kunt met de spreekwoordelijke ‘schoenendoos met bonnetjes’ naar een administratiekantoor stappen die voor jou alles regelt voor de belastingdienst. Maar je kunt het verzamelen van alle inkomsten en uitgaven meestal beter zelf doen. Het uiteindelijke resultaat kan een administratiekantoor dan voor je berekenen.

Boekhouders raden je dus meestal aan om online boekhoudsoftware te gebruiken. Met een eenvoudig boekhoudprogramma kun je prima zelf een groot deel van de administratie bijhouden, waarna je een controle kunt laten uitvoeren door een boekhoudkantoor in jouw regio. Drie oplossingen die wij aanraden zijn:

Boekhouder en administratiekantoor

Als je weinig verstand hebt van de financiële boekhouding kun je de administratie uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Natuurlijk kost een boekhouder geld maar die heeft wel verstand van fiscale regels en belastingvoordelen. Dit voordeel kan al snel in de duizenden euro’s lopen en dat kost een boekhouder eigenlijk nooit. Dan levert het inhuren van een boekhouder zelfs geld op!

Een boekhouder kost geld maar verdient zichzelf terug met zijn kennis van belastingvoordelen.

Voor de bedrijfsadministratie van grote bv’s (besloten vennootschap) is soms een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijk administratief specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd. Alle overige bedrijven mogen zelf bepalen of ze de administratie uitbesteden, of niet.

Administratie zelf bijhouden

Een administratiekantoor berekent meestal gewoon zijn uren. Papieren bonnetjes en facturen moeten eerst digitaal in een boekhoudpakket worden ingevoerd en hiermee lopen de kosten snel op. Het is beter als je zelf ook de financiële situatie van je onderneming kent en zelf de inkomsten en uitgaven al bijhoudt in een administratieprogramma of Excel.

Administratiekantoren kunnen precies vertellen hoe zij graag zo’n Excel-bestand zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeldbestand. In ons artikel boekhouden in Excel kun je enkele voorbeeld-boekhoudingen vinden.

Financiële cijfers zichtbaar maken

Als er toch al veel gegevens in Excel staan kun je hieruit soms rapportages maken over de financiële positie van je onderneming. Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over je bedrijf. Als je administratie actueel is kan deze inzicht geven in:

• Het financiële resultaat van je onderneming
• De kostprijs en winstmarge van producten en bestellingen
• De debiteurenadministratie.
• Privé-uitgaven
• Liquiditeit

Ondernemers met een goede en bijgewerkte financiële administratie komen minder snel in financiële problemen.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de administratie van je onderneming zijn:

Wat is de administratie van een eenmanszaak?

Als je een nieuwe administratie opzetten gaat voor een zzp’er met een eenmanszaak begin je meestal met een winst- en verliesrekening. Daarnaast heb je jaarlijks een jaarrekening nodig. Verder is het handig om een administratie van debiteuren bij te houden. Los daarvan besteden veel ondernemers de administratie uit aan een boekhouder.

Hoe kan ik de zakelijke administratie bijhouden?

Hoe jij je boekhouding doet mag je zelf weten. Je kunt dus boekhouden in Excel al maakt een boekhoudprogramma het meestal makkelijker. Liever niet direct beginnen met kosten? Je kunt ook kiezen voor een gratis boekhoudprogramma.

Hoelang moet ik administratie bewaren?

Je moet de gegevens van belastingaangiftes tot zeven jaar na datum kunnen bewijzen. Facturen of getekende offertes kun je meestal beter tot die tijd bewaren.