menu
e-boekhouden

Voorraadbeheer

Het succes van je winkel omvat meer dan alleen een mooie website of goede marketing. Je voorraad beheren is minstens zo belangrijk. Je wilt niet te veel voorraad inkopen waar je mee blijft zitten, maar ook niet te weinig waardoor je verkoopkansen misloopt. Voorraadbeheer kan je helpen dit te optimaliseren en geeft inzicht in wat je hebt en wanneer je moet bestellen.

Inhoud:

Wat is voorraadbeheer?

voorraadbeheerVoorraadbeheer omvat de taken en werkzaamheden die horen bij het beheren van de voorraad. De basis is natuurlijk dat je zorgt voor voldoende voorraad, dat je hier makkelijk bij kunt en dat dit veilig is opgeslagen. Maar naarmate het bedrijf groeit kan dit een belangrijk onderdeel worden. Zo wil je niet te veel op voorraad want dat kan je werkkapitaal te veel belasten en je kunt met restpartijen blijven zitten.

Met voorraadbeheer houd je dus grip op je voorraad en maakt deel uit van de webshop-logistiek. Zo heb je op elk willekeurig moment inzicht in de inkomende en uitgaande goederenstromen van je bedrijf. Misschien heb je verschillende leveranciers of meerdere verkoopkanalen, waardoor je het overzicht dreigt te verliezen. Wat ligt er nog op voorraad en waar? En hoeveel moet je inkopen om aan de vraag te blijven voldoen?

Kosten besparen zonder uitverkocht te raken

Idealiter wil je zo min mogelijk voorraad om kosten te besparen. Het kapitaal ligt onnodig vast en moet worden gehuisvest. Hier heb je niet alleen opslagruimte voor nodig, maar bijvoorbeeld ook stellingkasten en apparatuur. Onnodig opslaan kost je dus geld, wat je liever ergens anders insteekt. Voorraadkosten verdien je over het algemeen namelijk niet snel terug. Wel kun je er op besparen door je voorraadbeheer te optimaliseren.

Je wilt dus zo weinig mogelijk voorraad inkopen en opslaan. Tegelijkertijd moet je altijd voorraad hebben. Je wilt voldoende exemplaren van je bestseller op de plank hebben liggen. En producten verkopen die niet voorradig zijn, geeft allerhande problemen. Zo kun je verkoopkansen missen en vertraging oplopen. Met een afname in productiviteit, ontevreden klanten en teruglopende herhaalorders als gevolg.

Een eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer handig kunt automatiseren.

Voorraad bijhouden – handmatig of automatisch?

Je kunt gemakkelijk zelf je voorraad bijhouden als je een klein assortiment hebt, of alleen een webwinkel waar bestellingen kunnen worden geplaatst. Veel winkeliers zullen dit per bestelling handmatig in Excel of online spreadsheets verwerken. Als je hier veel uren aan kwijt bent, kun je overwegen of software je voorraadbeheer kan verbeteren. Met goede software kun je soms automatisch bijhouden welke producten je binnenkort moet inkopen of welke producten misschien een andere plek in het magazijn moeten krijgen.

Zo hoef je niet telkens je voorraad handmatig na te lopen en ben je niet onnodig veel tijd kwijt aan voorraadadministratie.

Software kan je voorraadbeheer optimaliseren.

Voorraadbeheer met barcodescanner

voorraadbeheer met barcodescannerJe voorraad automatiseren kan natuurlijk alleen als je handmatige stappen wegneemt. Een eerste stap hiervoor is voorraadbeheer regelen met een barcodescanner. Door tijdens het orderpicken, of verwerken van retouren, artikelen even te scannen hoef je niet telkens handmatig je voorraad bij te werken. Een barcodescanner verkleint het maken van fouten.

Als je de barcodescanner koppelt aan software dat je voorraad optimaliseert kun je voorraden bijvoorbeeld real-time laten bijwerken. Dan weet je altijd wat er ligt opgeslagen, wat gereserveerd is voor verzending naar de klant en dus ook of je de voorraad moet aanvullen. Slimme software automatiseert niet alleen je voorraad maar ook je inkoop.

Je voorraadbeheer met software verbeteren

Hoeveel moet er ingekocht worden en wanneer komt dit binnen? Als je voorraadbeheer op orde is behoren deze vragen tot het verleden. Als een artikel op voorraad onder een bepaalde waarde valt, ontvang je hier melding van of soms zelfs een conceptaanvraag voor de inkoop. Daarnaast hebben zulke programma’s soms allerlei extra opties, waarmee je bijvoorbeeld ook tijd bespaart bij het versturen van pakketten.

Dit zorgt er om te beginnen voor dat je nooit klant- en ordergegevens hoeft over te nemen voor adreslabels en facturen. Je klant heeft dit immers al ingevuld tijdens het afrekenen. Maar vaak gaat het wel verder. Goede magazijnsoftware kijkt ook of je magazijnindeling wel op orde is of dat je voorraad bijna moet gaan afwaarderen. Op die manier kun je zelfs je magazijninrichting of verkoopprijzen hiermee sturen. Kijk ook of de software te koppelen is aan je kassaoplossing, verzendsoftware of webwinkelsoftware. Door deze te koppelen kun je soms veel werkzaamheden automatiseren.

Een eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer handig kunt automatiseren.

Hoeveel voorraad heb je nodig?

Het is aan te raden om verschillende soorten voorraad te onderscheiden in je administratie. Wees je daarbij bewust van de functies van je voorraad. Ten eerste wil je je indekken tegen onzekerheden met een veiligheidsvoorraad. Als je leverancier problemen ondervindt in het transport of door een defect, kom je niet direct in de problemen. Bovendien is de klantenvraag van week tot week nooit gelijk. Dit zal structureel variëren. Mocht er iets misgaan in de toevoer, dan kun je in ieder geval leveren uit de eigen, extra voorraad.

Hoe groot moet je veiligheidsvoorraad zijn? Dat bepaal je natuurlijk zelf. Het hangt af van je gewenste servicegraad en in hoeverre je je wilt indekken tegen onzekerheden. Als je in 95% van de gevallen klanten uit eigen voorraad wilt kunnen leveren, is dit percentage je servicegraad. Je neemt daarmee voor lief dat je in 5% van de gevallen niet uit eigen voorraad kunt leveren. Een hogere servicegraad betekent ook een grotere overmaat aan voorraad met alle kosten van dien. Houd hier dus rekening mee.

Je voorraad zal een aantal keren per jaar moeten worden bijgevuld. Hoe vaker de voorraad moet worden vernieuwd, hoe beter. Dat betekent dat je veel exemplaren van een product verkoopt. Wat is je voorraad per week? Als je blijft verkopen in het huidige tempo, hoeveel voorraad houd je dan over? Vergelijk dit met de leveringstermijn van je leverancier en koop nooit meer te laat voorraad in.

Je voorraadbeheer uitbesteden? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Voorraad matchen aan vraag en aanbod

Je kunt niet in de toekomst kijken. Afhankelijk van je branche, kun je wel gedeeltelijk voorspellen wanneer de vraag zal stijgen. Tijdens de feestdagen raken veel bezorgdiensten bijvoorbeeld overbelast omdat er veel online bestellingen worden geplaatst. Als je verwacht dat de vraag binnenkort zal stijgen, sla je extra seizoenvoorraad in. Houd gedurende het jaar ook rekening met de vakantieperiode van je leverancier. Mogelijk komt deze niet overeen, en zal je dit in je voorraad moeten overbruggen.

Houd bij je inkopen ook rekening met de planning van je leverancier.

Het is de nachtmerrie van menig winkelier om overmatig in te slaan en vervolgens met voorraad te blijven zitten. Als de vraag kleiner is dan het aanbod, blijf je zitten met onverkoopbare voorraad. Dit wil je te allen tijde voorkomen. Soms is het mogelijk om het terug te sturen naar de leverancier. Artikelen afprijzen en fikse kortingen kunnen ook soms een uitkomst bieden. Na verloop van tijd krijg je het echter niet meer verkocht, of slechts voor een fractie van de koopprijs. Als je dit punt hebt bereikt, is het verlies al geleden. Je kunt de overgebleven voorraad dus beter weggooien en afwaarderen naar nul. Het onnodig blijven opslaan van voorraad maakt het verlies potentieel alleen maar groter.

Producten retourneren

producten verzendenRetourzendingen kunnen je voorraadbeheer verder vermoeilijken. De logistieke kosten zijn hoog: een product moet worden teruggestuurd, gecontroleerd en opnieuw verpakt. Bovendien kan je het product in de tussentijd niet te koop aanbieden. Je doet er goed aan je retourtermijn te heroverwegen. Kan je deze inkorten binnen de wettelijke termijn? Je omloopsnelheid is niet zo hoog als je denkt, als producten bij de klant liggen om teruggestuurd te worden.

Toch zijn retourzendingen niet alleen maar nadelig voor je verkoop. Als je retourbeleid effectief is ingericht en soepel verloopt, zal de consument je er niet op afrekenen. De klant zal juist eerder terugkomen als de service in orde is.

Fulfilment uitbesteden

Voorraadbeheer kan veel optimaliseren, maar logistiek blijft tijdrovend en duur. Het is dus niet gek dat veel webwinkels het gehele verzendproces uitbesteden aan een fulfilmentbedrijf. Zij nemen de volledige zending uit handen, vanaf het moment dat de bestelling wordt geplaatst tot aan de levering bij de klant. Ook het voorraadbeheer kunnen zij vaak (deels) uit handen nemen. Het klinkt als muziek in de oren, maar neem een weloverwogen besluit.

Hoeveel geld ben je kwijt aan verzending als je het zelf doet? Wees eerlijk tegenover jezelf en neem de huur van opslag, administratiekosten en je aantal gewerkte uren hierin mee. Bereken de kosten per verzending en vergelijk dit met het tarief van een fulfilmentpartij. Het voordeel van een fulfilmentbedrijf, is dat zij zich specialiseren, ook in het voorraadbeheer. Zo kunnen zij volumekorting voor inpakmateriaal krijgen, waar je als zzp’er geen gebruik van maakt. Ook op andere terreinen weten zij door volumes zaken soms beter te optimaliseren.

Overweeg je fulfilment? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Dropshipping via een groothandel

dropshippingEen andere veelvoorkomende constructie voor starters is dropshipping. In dat geval bestellen en betalen klanten in jouw webwinkel en doe jij direct dezelfde order bij de groothandel of dropshipper. Deze levert de bestelling vervolgens direct aan jouw klanten. Je bent dus een soort tussenpersoon die verkoopt uit de voorraad van een ander bedrijf, waarmee jouw voorraadbeheer minder risico’s kent.

Hierbij heb jij dus een webwinkel zonder voorraad. Je bespaart zo een hoop tijd en voorraadkosten, zoals op ruimte, administratie en inkoop. Bovendien bepaal je zelf de verkoopprijs. De rest regelt de dropshipper. Daarvoor rekenen zij vanzelfsprekend wel een inkoopprijs, verzendkosten, en daarbovenop een klein bedrag voor hun service. Wederom zijn er een aantal aandachtspunten, mocht je dropshipping overwegen.

Weeg voor jezelf af of het daadwerkelijk winstgevend is voor je onderneming. Je bent de risico’s van de voorraad wel kwijt, maar de kosten daarvan zijn meestal gewoon doorgerekend in het tarief van de dropshipper. Die vragen in sommige gevallen bovenop hun servicekosten soms zelfs een percentage van de winst. Je mag dan wel zelf de verkoopprijs bepalen, maar wil ook nog kunnen concurreren. Daarbij is concurrentie groter, omdat veel winkeliers precies hetzelfde assortiment van de groothandel aanbieden. Tenslotte ben je volledig afhankelijk van het dropshipbedrijf. Zorg dus dat je deze kunt vertrouwen.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over voorraadbeheer zijn:

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat de taken en werkzaamheden die horen bij het beheren van de voorraad. De basis is natuurlijk dat je zorgt voor voldoende voorraad, dat je hier makkelijk bij kunt en dat dit veilig is opgeslagen. Maar naarmate het bedrijf groeit, komen hier vaak extra wensen bij waardoor dit een complex gebeuren kan worden.

Kan ik voorraadbeheer uitbesteden?

Zeker! Zowel kleine als grotere bedrijven kiezen er vaak voor om een deel van hun voorraad extern op te slaan. Met name fulfilment en dropshipping zijn hier populaire oplossingen voor.

Hoe moet ik mijn voorraad bijhouden?

Je kunt je voorraad op verschillende manieren bijhouden. Voor voorraadbeheer zijn verschillende softwaresystemen op de markt. Voor webshops is er ook speciale magazijnsoftware op de markt. Grote magazijnen maken soms gebruik van gespecialiseerde warehouse management-systemen. Ook kun je ervoor kiezen om dit deel van je bedrijf uit te besteden.