menu

Voorraadbeheer

Het succes van je winkel omvat meer dan alleen een mooie website of goede marketing. Je voorraad beheren is minstens zo belangrijk. Je wilt niet te veel voorraad inkopen waar je mee blijft zitten, maar ook niet te weinig waardoor je verkoopkansen misloopt. Voorraadbeheer kan je hierbij helpen, en geeft inzicht in wat je hebt, of moet bestellen. 

Voorraadbeheer

Wat is voorraadbeheer?

Met voorraadbeheer houd je grip op je voorraad. Zo heb je op elk willekeurig moment inzicht in de inkomende en uitgaande goederenstromen van je bedrijf. Misschien heb je verschillende leveranciers of meerdere verkoopkanalen, waardoor je het overzicht dreigt te verliezen. Wat ligt er nog op voorraad en waar? En hoeveel moet je inkopen om aan de vraag te blijven voldoen?

Idealiter wil je zo min mogelijk voorraad om kosten te besparen. Het kapitaal ligt onnodig vast en moet worden gehuisvest. Hier heb je niet alleen opslagruimte voor nodig, maar bijvoorbeeld ook stellingkasten en apparatuur. Onnodig opslaan kost je dus geld, wat je liever ergens anders insteekt. Voorraadkosten verdien je over het algemeen namelijk niet snel terug. Wel kun je er op besparen door je voorraadbeheer te optimaliseren.

Je wilt dus zo weinig mogelijk voorraad inkopen en opslaan. Tegelijkertijd moet je altijd voorraad hebben. Je wilt voldoende exemplaren van je bestseller op de plank hebben liggen. En producten verkopen die niet voorradig zijn, geeft allerhande problemen. Zo kun je verkoopkansen missen en vertraging oplopen. Met een afname in productiviteit, ontevreden klanten en teruglopende herhaalorders als gevolg.

Je voorraad bijhouden – handmatig of automatisch?

Je kunt gemakkelijk zelf je voorraad bijhouden als je een klein assortiment hebt, of alleen een webwinkel waar bestellingen kunnen worden geplaatst. Veel winkeliers zullen dit per bestelling handmatig in Excel of online spreadsheets verwerken. Als je hier veel uren aan kwijt bent, kun je overwegen of een softwareprogramma je hier niet bij kan helpen. Zo hoef je niet telkens je opslag te doorlopen of onnodig veel tijd te spenderen aan voorraadadministratie.

Vanuit je webshop kun je voorraden bijvoorbeeld real-time laten bijwerken. Dan weet je altijd wat er op voorraad is, wat gereserveerd is voor verzending naar de klant en dus ook of de voorraad nog aangevuld moet worden. Hoeveel moet er ingekocht worden en wanneer komt dit binnen? Als een artikel op voorraad onder een bepaalde waarde valt, ontvang je hier melding van.
Daarnaast hebben zulke programma’s soms allerlei extra opties, waarmee je bijvoorbeeld ook tijd bespaart in de verzending.

Dit zorgt er dan weer voor dat je nooit klant- en ordergegevens hoeft over te nemen voor adreslabels en facturen. Je klant heeft dit immers al ingevuld tijdens het afrekenen. Kijk ook of de software te koppelen is aan je kassaoplossing, of webwinkelsoftware. Door deze te koppelen kun je soms veel werkzaamheden automatiseren.

Hoeveel voorraad heb je nodig?

Het is aan te raden om verschillende soorten voorraad te onderscheiden in je administratie. Wees je daarbij bewust van de functies van je voorraad. Ten eerste wil je je indekken tegen onzekerheden met een veiligheidsvoorraad. Als je leverancier problemen ondervindt in het transport of door een defect, kom je niet direct in de problemen. Bovendien is de klantenvraag van week tot week nooit gelijk. Dit zal structureel variëren. Mocht er iets misgaan in de toevoer, dan kun je in ieder geval leveren uit de eigen, extra voorraad.

Hoe groot moet je veiligheidsvoorraad zijn? Dat bepaal je natuurlijk zelf. Het hangt af van je gewenste servicegraad en in hoeverre je je wilt indekken tegen onzekerheden. Als je in 95% van de gevallen klanten uit eigen voorraad wilt kunnen leveren, is dit percentage je servicegraad. Je neemt daarmee voor lief dat je in 5% van de gevallen niet uit eigen voorraad kunt leveren. Een hogere servicegraad betekent ook een grotere overmaat aan voorraad met alle kosten van dien. Houd hier dus rekening mee.

Je voorraad zal een aantal keren per jaar moeten worden bijgevuld. Hoe vaker de voorraad moet worden vernieuwd, hoe beter. Dat betekent dat je veel exemplaren van een product verkoopt. Wat is je voorraad per week? Als je blijft verkopen in het huidige tempo, hoeveel voorraad houd je dan over? Vergelijk dit met de leveringstermijn van je leverancier en koop nooit meer te laat voorraad in.

Vraag en aanbod

Je kunt niet in de toekomst kijken. Afhankelijk van je branche, kun je wel gedeeltelijk voorspellen wanneer de vraag zal stijgen. Tijdens de feestdagen raken veel bezorgdiensten bijvoorbeeld overbelast omdat er veel online bestellingen worden geplaatst. Als je verwacht dat de vraag binnenkort zal stijgen, sla je extra seizoenvoorraad in. Houd gedurende het jaar ook rekening met de vakantieperiode van je leverancier. Mogelijk komt deze niet overeen, en zal je dit in je voorraad moeten overbruggen.

Het is de nachtmerrie van menig winkelier om overmatig in te slaan en vervolgens met voorraad te blijven zitten. Als de vraag kleiner is dan het aanbod, blijf je zitten met onverkoopbare voorraad. Dit wil je te allen tijde voorkomen. Soms is het mogelijk om het terug te sturen naar de leverancier. Artikelen afprijzen en fikse kortingen kunnen ook soms een uitkomst bieden. Na verloop van tijd krijg je het echter niet meer verkocht, of slechts voor een fractie van de koopprijs. Als je dit punt hebt bereikt, is het verlies al geleden. Je kunt de overgebleven voorraad dus beter weggooien en afwaarderen naar nul. Het onnodig blijven opslaan van voorraad maakt het verlies potentieel alleen maar groter.

Producten retourneren

Retourzendingen kunnen je voorraadbeheer verder vermoeilijken. De logistieke kosten zijn hoog: een product moet worden teruggestuurd, gecontroleerd en opnieuw verpakt. Bovendien kan je het product in de tussentijd niet te koop aanbieden. Je doet er goed aan je retourtermijn te heroverwegen. Kan je deze inkorten binnen de wettelijke termijn? Je omloopsnelheid is niet zo hoog als je denkt, als producten bij de klant liggen om teruggestuurd te worden.

Toch zijn retourzendingen niet alleen maar nadelig voor je verkoop. Als je retourbeleid effectief is ingericht en soepel verloopt, zal de consument je er niet op afrekenen. De klant zal juist eerder terugkomen als de service in orde is.

Fulfilment uitbesteden

Voorraadbeheer kan veel optimaliseren, maar logistiek blijft tijdrovend en duur. Het is dus niet gek dat veel webwinkels het gehele verzendproces uitbesteden aan een fulfilmentbedrijf. Zij nemen de volledige zending uit handen, vanaf het moment dat de bestelling wordt geplaatst tot aan de levering bij de klant. Ook het voorraadbeheer kunnen zij vaak (deels) uit handen nemen. Het klinkt als muziek in de oren, maar neem een weloverwogen besluit.

Hoeveel geld ben je kwijt aan verzending als je het zelf doet? Wees eerlijk tegenover jezelf en neem de huur van opslag, administratiekosten en je aantal gewerkte uren hierin mee. Bereken de kosten per verzending en vergelijk dit met het tarief van een fulfilmentpartij. Het voordeel van een fulfilmentbedrijf, is dat zij zich specialiseren, ook in het voorraadbeheer. Zo kunnen zij volumekorting voor inpakmateriaal krijgen, waar je als zzp’er geen gebruik van maakt. Ook op andere terreinen weten zij door volumes zaken soms beter te optimaliseren.

Dropshipping via een groothandel

Een andere veelvoorkomende constructie voor starters is dropshipping. In dat geval bestellen en betalen klanten in jouw webwinkel. Dezelfde order plaats jij bij de groothandel of dropshipper. Deze levert de bestelling vervolgens direct aan jouw klanten. Je bent dus een soort tussenpersoon die verkoopt uit de voorraad van een ander bedrijf, waarmee jouw voorraadbeheer minder risico’s kent.

Dropshipping is een voordelig alternatief voor het beheren van je eigen voorraad. Je bespaart zo een hoop tijd en voorraadkosten, zoals op ruimte, administratie en inkoop. Bovendien bepaal je zelf de verkoopprijs. De rest regelt de dropshipper. Daarvoor rekenen zij vanzelfsprekend wel een inkoopprijs, verzendkosten, en daarbovenop een klein bedrag voor hun service. Wederom zijn er een aantal aandachtspunten, mocht je dropshipping overwegen.

Weeg voor jezelf af of het daadwerkelijk winstgevend is voor je onderneming. Je bent de risico’s van de voorraad wel kwijt, maar de kosten daarvan zijn meestal gewoon doorgerekend in het tarief van de dropshipper. Die vragen in sommige gevallen bovenop hun servicekosten soms zelfs een percentage van de winst. Je mag dan wel zelf de verkoopprijs bepalen, maar wil ook nog kunnen concurreren. Daarbij is concurrentie groter, omdat veel winkeliers precies hetzelfde assortiment van de groothandel aanbieden. Tenslotte ben je volledig afhankelijk van het dropshipbedrijf. Zorg dus dat je deze kunt vertrouwen.