Voorraadbeheer

Je voorraad optimaliseren met de juiste voorraadbeheer-software. Nooit meer te veel voorraad inkopen waarmee je blijft zitten, maar ook nooit zo weinig dat je onderneming verkoopkansen misloopt. Weet perfect en realtime wat je aan artikelen hebt liggen en wanneer je nieuwe producten moet bestellen.

Inhoud:

• Wat is voorraadbeheer?
• Voorraad bijhouden – handmatig of automatisch?
• Hoeveel voorraad heb je nodig?
• Vraag en aanbod
• Producten retourneren
• Fulfilment uitbesteden
• Dropshipping via een groothandel

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat de taken en werkzaamheden die horen bij het beheren van de voorraad. De basis is natuurlijk dat je zorgt voor voldoende producten, dat je makkelijk bij de voorraad kunt en dat producten veilig zijn opgeslagen.

Maar je wil niet te veel artikelen op voorraad, want dat kan je opslag of werkkapitaal te veel belasten en je onderneming kan met restpartijen blijven zitten. Goede voorraadbeheer-software kan hierbij helpen.

Een eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer kunt automatiseren.

Inzicht in je voorraad

Met voorraadbeheer-software houdt je onderneming grip op de opslag van je producten. Het maakt deel uit van de webshop-logistiek.

Zo heb je op elk willekeurig moment inzicht in de inkomende en uitgaande goederenstromen van je bedrijf. Misschien heb je verschillende leveranciers, opslaglocaties of verkoopkanalen, waardoor je het overzicht verliest. Wat ligt er nog op voorraad en waar? Wat is de omloopsnelheid en hoeveel producten moet je inkopen om aan deze vraag te blijven voldoen?

Kosten besparen zonder uitverkocht te raken

Idealiter wil je zo min mogelijk voorraad om kosten te besparen. Het kapitaal ligt onnodig vast en je moet de producten opslaan. Hier heb je niet alleen opslagruimte voor nodig, maar bijvoorbeeld ook stellingkasten en apparatuur. De opslagkosten van onnodige voorraad is geld dat je liever ergens anders voor gebruikt. Voorraadkosten wil je juist snel terugverdienen.

Voorraadbeheer: minimale voorraad opslaan zonder ooit nee te hoeven verkopen.

Door je voorraadbeheer te optimaliseren kun je op deze kosten besparen. Je wilt zo weinig mogelijk voorraad inkopen en opslaan en tegelijkertijd wel altijd producten op voorraad hebben. Producten verkopen die niet voorradig zijn, kan veel problemen opleveren. Met een afname in productiviteit, ontevreden klanten en teruglopende herhaalorders als gevolg.

Methodes

Voor het bepalen van de beste voorraad kun je werken met verschillende methodes. Denk aan ‘just in time’-logistiek waarbij je precies uitrekent wanneer je laatste producten uit de opslag gaan. Zodat je niet met dubbele voorraden komt te zitten.

Een andere techniek is de ‘last in first out’-methode. Dat wat je het laatst inkocht probeer je het snelst te verkopen. Dat klinkt tegenstrijdig, want in theorie wil je juist van oude voorraad af. Maar vaak is er een reden waarom je het al even in opslag hebt en daarnaast is nieuwe voorraad vaak duurder. Door telkens al je marketing te richten op artikelen die je snel kunt verkopen kun je hier grotere volumes in maken. Dat levert soms voordelen op bij de leverancier of focus in je marketing.

Welke methode voor jouw aanbod het beste is, verschilt per onderneming.

Automatisch voorraad beheren met software

Als je een klein assortiment hebt kun je gemakkelijk zelf het beheer van de voorraad regelen. Met een kleine webwinkel gaat het vinden van een goed evenwicht meestal ook nog wel zonder speciale software. Bij veel webwinkels bestaat het voorraadbeheer uit het handmatig bijhouden van de voorraad in Excel of online spreadsheets, en handmatig bestellingen doen bij leveranciers.

Als je veel uren kwijt bent aan het handmatig beheren van een goed overzicht, kun je overwegen of online voorraadbeheer-software je processen kan verbeteren. Met een goed voorraadbeheersysteem kun je automatisch bijhouden welke producten je binnenkort moet inkopen of welk product je op een andere plek in het magazijn moet opslaan. Zo hoef je niet telkens je producten handmatig na te lopen en ben je niet onnodig veel tijd kwijt aan voorraadadministratie.

Software kan je voorraadbeheer optimaliseren.

Voorraadbeheer met barcodescanner

Je voorraad automatiseren kan natuurlijk alleen als je handmatige stappen wegneemt. Een eerste stap hiervoor is voorraadbeheer regelen met een barcodescanner. Door tijdens het orderpicken, of verwerken van retouren, artikelen even te scannen hoef je niet telkens handmatig je voorraad bij te werken. Een barcodescanner verkleint het maken van fouten.

Als je de barcodescanner koppelt aan software dat je voorraad optimaliseert kun je voorraden bijvoorbeeld real-time laten bijwerken. Dan weet je altijd wat er ligt opgeslagen, wat gereserveerd is voor verzending naar de klant en dus ook of je de voorraad van een product moet aanvullen. Slimme software automatiseert niet alleen je voorraad van producten maar beheert ook je inkoop.

Je voorraadbeheer met software verbeteren

Hoeveel moet je inkopen en wanneer komen de producten binnen? Als je voorraadbeheer op orde is zijn deze vragen verleden tijd.

Online voorraadbeheer-software kan veel tijd besparen op de goederenontvangst, inkoopadministratie, opslag en het inzicht in de uitgaande goederenstroom. Ook kan een voorraadbeheersysteem precies vertellen of de voorraad van een bepaald product onder een bepaalde waarde valt. De software stuurt je hier melding van.

Online software kan tijd en geld besparen met de juiste inkooporders en beheren van je magazijnindeling.

Maar vaak gaat zo’n systeem nog verder. Zo hebben de verschillende voorraadbeheersystemen soms allerlei extra opties. Een goed programma biedt ook de mogelijkheid om direct een conceptaanvraag voor de inkoop te sturen. Daarnaast bespaar je bijvoorbeeld ook vaak tijd bij het versturen van pakketten doordat je geen klant- en ordergegevens meer hoeft over te nemen voor adreslabels en facturen.

Goede magazijnsoftware kijkt ook of je magazijninrichting wel op orde is of dat je voorraad binnenkort moet afwaarderen. Op die manier kun je zelfs je magazijnindeling of verkoopprijzen hiermee sturen. Kijk ook of de software te koppelen is aan je kassaoplossing, verzendsoftware of webwinkelsoftware. Hiermee kun je soms veel werkzaamheden van het voorraadbeheer automatiseren.

Een eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer kunt automatiseren.

Hoeveel voorraad heb je nodig?

Het is aan te raden om verschillende soorten voorraad te onderscheiden in je administratie. Wees je daarbij bewust van de functies van je voorraad. Ten eerste wil je je indekken tegen onzekerheden met een veiligheidsvoorraad. Als je leverancier problemen ondervindt in het transport of door een defect, kom je niet direct in de problemen. Bovendien is de vraag van week tot week nooit gelijk. Dit zal structureel variëren. Mocht er iets misgaan in de toevoer, dan kun je in ieder geval leveren uit de eigen, extra voorraad.

In de software kun je meestal een veiligheidsvoorraad instellen. Deze bepaal je natuurlijk zelf. Het hangt af van je gewenste servicegraad en in hoeverre je je wilt indekken tegen onzekerheden. Als je in 95% van de gevallen producten uit eigen voorraad wilt leveren, is dit percentage je servicegraad. Je neemt daarmee voor lief dat je in 5% de artikelen niet uit eigen opslag levert. Een hogere servicegraad betekent ook een grotere overmaat aan voorraad met alle kosten van dien. Houd hier dus rekening mee.

Je leverancier levert periodiek nieuwe voorraad. Hoe vaker die nieuwe voorraad komt leveren, hoe beter. Een hogere omloopsnelheid van producten biedt meer kansen voor de optimalisatie van je voorraad. Wat is je voorraad per week? Als je een product blijft verkopen in het huidige tempo, hoeveel voorraad houd je dan over? Vergelijk dit met de leveringstermijn van je leverancier en koop nooit meer te laat voorraad in.

Je voorraadbeheer uitbesteden? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Voorraad matchen aan vraag en aanbod

De hoeveelheid aan voorraad kan, afhankelijk van je branche, voorspelbaar veranderen. Vaak weet je vooraf wanneer de vraag naar bepaalde producten gaat stijgen. Tijdens de feestdagen raken veel bezorgdiensten bijvoorbeeld overbelast omdat de online bestellingen toenemen. Goed voorraadbeheer speelt hierop in.

Als je verwacht dat de vraag binnenkort zal stijgen, sla je extra seizoenvoorraad in. Houd gedurende het jaar ook rekening met de vakantieperiode van je leverancier. Mogelijk komt deze niet overeen, en moet je onderneming deze periode met eigen voorraad overbruggen.

Houd bij je inkopen ook rekening met de planning van je leverancier.

Voorraad afwaarderen

Je wilt als winkelier niet te veel voorraad inslaan. Als de vraag kleiner is dan het aanbod, blijf je zitten met onverkoopbare voorraad, die je uiteindelijk moet afboeken. Soms is het mogelijk om het terug te sturen naar de leverancier. Artikelen afprijzen en fikse kortingen kunnen ook soms een uitkomst bieden.

Na verloop van tijd krijg je het echter niet meer verkocht, of slechts voor een fractie van de koopprijs. Als je dit punt hebt bereikt, is het verlies al geleden. Je kunt de overgebleven voorraad dus beter weggooien en afwaarderen naar nul. Het onnodig blijven opslaan van voorraad maakt het verlies alleen maar groter.

Producten retourneren

Retourzendingen kunnen je voorraadbeheer verder vermoeilijken. De logistieke kosten zijn hoog: je moet een teruggestuurd product  controleren en opnieuw verpakken en opslaan. Bovendien kan je het product in de tussentijd niet te koop aanbieden. Je retourtermijn is hierdoor onderdeel van je voorraadbeheer geworden. Je omloopsnelheid is niet zo hoog als je denkt, als producten bij de klant liggen om teruggestuurd te worden.

Toch zijn retourzendingen niet alleen maar nadelig voor je verkoop. Als je retourbeleid effectief is ingericht en soepel verloopt, zal de consument je er niet op afrekenen. De klant zal juist eerder terugkomen als de service in orde is.

Fulfilment uitbesteden

Voorraadbeheer-software kan veel optimaliseren, maar de opslag en logistiek van producten blijven tijdrovend en duur. Het is dus niet gek dat veel webwinkels het beheer van het verzendproces uitbesteden aan een fulfilmentbedrijf. Zij nemen de volledige voorraadbeheer uit handen, van de opslag tot tot aan de verzending naar de klant.

Hoeveel geld ben je kwijt aan de opslag en verzending kwijt als je het zelf doet? Wees eerlijk tegenover jezelf en neem de huur van het magazijn, administratie-, verpakkingskosten en je aantal gewerkte uren allemaal mee. Bereken de kosten per verzending en vergelijk dit met het tarief van een fulfilmentpartij. Het voordeel van een fulfilmentbedrijf is dat zij het voorraadbeheer regelen voor meerdere partijen.

Overweeg je fulfilment? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Dropshipping via een groothandel

Een andere veelvoorkomende constructie voor starters is dropshipping. Daarbij bestellen en betalen klanten in jouw webwinkel en doe jij direct dezelfde order bij de groothandel of dropshipper. Deze levert de bestelling vervolgens direct aan jouw klanten. Je bent dus een soort tussenpersoon die verkoopt uit de voorraad van een ander bedrijf, waarmee jouw voorraadbeheer minder risico’s kent.

Hierbij heb jij dus een webwinkel zonder voorraad. Je bespaart zo een hoop tijd en voorraadkosten, zoals op ruimte, administratie en inkoop. Je bepaalt zelf de verkoopprijs. De rest regelt de dropshipper. Daarvoor rekenen zij vanzelfsprekend wel een inkoopprijs, verzendkosten, en daarbovenop een klein bedrag voor hun service.

Weeg voor jezelf af of dropshipping voldoende winstgevend is voor je onderneming. Je bent de risico’s van de voorraad wel kwijt, maar de kosten daarvan zijn meestal gewoon doorgerekend in het tarief van de dropshipper.

Je mag dan wel zelf de verkoopprijs van producten bepalen, maar wil daarmee wel kunnen concurreren. Daarbij is concurrentie groter, omdat veel winkeliers precies hetzelfde assortiment van de groothandel aanbieden. Ook ben je afhankelijk van het dropship-bedrijf.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over voorraadbeheer zijn:

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat de taken en werkzaamheden die horen bij het beheren van de voorraad. Je wilt altijd voldoende voorraad, er eenvoudig bij kunnen en producten veilig opslaan. Maar als het bedrijf groeit komen er vaak extra wensen bij. Met een goed voorraadbeheersysteem houd je er controle over.

Kan ik voorraadbeheer uitbesteden?

Zeker! Zowel kleine als grotere bedrijven kiezen er vaak voor om een deel van hun voorraad extern op te slaan. Met name fulfilment en dropshipping zijn hier populaire oplossingen voor.

Hoe moet ik mijn voorraad bijhouden?

Je kunt je voorraad op verschillende manieren bijhouden. Voor voorraadbeheer zijn verschillende softwaresystemen op de markt. Voor webshops is er ook speciale magazijnsoftware op de markt. Grote magazijnen maken soms gebruik van gespecialiseerde warehouse management-systemen. Ook kun je ervoor kiezen om dit deel van je bedrijf uit te besteden.