Afschrijven

Als ondernemer investeer je veel geld in je onderneming. Gelukkig zijn de kosten aftrekbaar van de winst en investeringen mag je afschrijven. Lees wat afschrijvingen precies zijn, hoe je zelf de economische levensduur of restwaarde bepaalt en hoe je hiermee de afschrijving kunt berekenen.

Inhoud:

• Wat is afschrijven?
• Kosten versus investeringen
• Investeringen op de balans
• Hoe(veel) moet ik afschrijven?
• Willekeurig afschrijven
• Een rekenvoorbeeld
• Investeringsaftrek

Wat is afschrijven?

Afschrijven is wanneer je een investering in de boekhouding verwerkt. Het verschil tussen gewone bedrijfskosten en investeringen zit in de waarde en de economische levensduur.

De belastingdienst ziet iets als een investering als het bedrijfsmiddel een aanschafwaarde heeft van meer dan €450 exclusief btw. Bovendien moet het product langer dan een jaar meegaan.

Ter illustratie: stel dat je voor je onderneming een geavanceerde laptop koopt met een aanschafprijs van 2000 euro, dan is dit een investering. Het bedrag is hoger dan 450 euro exclusief btw en de verwachte levensduur van de laptop is langer dan een jaar.

Tegelijkertijd koop je een draadloze muis van 100 euro. Hoewel deze muis waarschijnlijk net zolang meegaat als je laptop, kun je deze kosten niet opvoeren als investering omdat het bedrag lager is dan het drempelbedrag dat is opgegeven door de belastingdienst.

Kosten versus investeringen

Tijdens het boekhouden krijg je te maken met reguliere kosten en investeringen. Maak je kosten voor je bedrijf, dan mag je die bij de aangifte inkomstenbelasting van je winst aftrekken in het jaar waarin je het product hebt gekocht. Bij investeringen werkt dit anders.

Bij investeringen verspreid je de kosten over meerdere jaren. Dit principe wordt ook wel afschrijven genoemd. In de financiële administratie reserveer je elk jaar een deel van je winst voor het moment dat je het bedrijfsmiddel gaat vervangen. De reservering trek je jaarlijks van je winst af. Hoeveel de jaarlijkse afschrijving is hangt af van de economische levensduur. Bij een laptop is dit dus vijf jaar, maar een bedrijfspand schrijf je over flink wat meer jaren af.

Afschrijven via een boekhoudprogramma

Afschrijven is een belangrijk onderdeel van de administratie en een van de redenen waarom Excel na een tijdje niet zo handig meer is. Goede software, zoals een online boekhoudprogramma, kan direct de afschrijving voor je berekenen en zo veel werk besparen. Boekhoudsoftware die helpen met afschrijven zijn:

Investeringen voeg je toe op de balans

Het verschil tussen kosten en investeringen is belangrijk, want investeringen verreken je niet in één jaar. Beide boek je op de winst- en verliesrekening, en zo verwerk je gelijk de omzetbelasting. Maar investeringen doe je voor meerdere jaren en dus moet je die winst- en verliesrekening corrigeren, zodat je deze niet in een keer verrekent in de inkomstenbelasting. Dit doe je door deze posten toe te voegen op de balans, waarna je vervolgens de jaarlijkse afschrijving kunt verdelen via een vast percentage.

Waarom afschrijven?

Investeringen afschrijven is verplicht. Afschrijvingen tonen de waardevermindering van je eigendommen in de boekhouding. Als een bedrijf een machine van honderdduizend euro vervangt, is hier vaak al maanden voor gereserveerd en is de verwachting dat deze jaren meegaat. De uitgave is niet meer dan een momentopname.

Afschrijvingen maken de boekhouding duidelijker.

De belastingdienst heeft om die reden ingesteld dat uitgaven worden afgeschreven volgens de levensduur. Dat betekent dat je een mobiele telefoon vrij snel mag afschrijven, dat je over een auto wat langer moet doen en dat je een bedrijfspand zelfs over tientallen jaren moet afschrijven.

Hoe moet ik afschrijven?

Afschrijven doe je door de aanschafwaarde van investeringen, nadat je deze hebt verwerkt in de winst- en verliesrekening, toe te voegen op de balans en de waarde hiervan over tijd te laten dalen.

Je kunt de afschrijving zelf berekenen. Vaak geeft je boekhoudprogramma suggesties voor een afschrijvingspercentage maar je kunt de berekening ook overlaten aan een boekhouder. Wil je de afschrijving zelf bepalen? Let dan wel op de regels van de belastingdienst.

Direct na de aankoop begin je met afschrijven. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk zoals bij artikelen met een lange levertijd als een auto of machine, dan begin je met afschrijven op het moment dat je het in gebruik neemt.

Afschrijven doe je niet per kalenderjaar, maar je houdt de dag of maand van aankoop (of gebruik) aan. Heb je in september iets gekocht? Dan kun je dat jaar dus nog maar een klein deel afschrijven. Meestal begin je dan op 1 oktober, en schrijf je dat jaar dus maar een kwart van een jaarafschrijving af.

Je afschrijvingen laten berekenen door een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

De hoogte van de afschrijving berekenen

Om te kunnen afschrijven, moet je eerst bepalen wat het bedrag is dat je jaarlijks van de winst mag aftrekken. Er zijn meerdere manieren waarop je de afschrijving kunt berekenen. Veel boekhoudprogramma’s hebben hiervoor sjablonen die het afschrijvingspercentage bepalen.

De meest gebruikte manier is de lineaire methode. Hierbij doe je de aanschafkosten min de verwachte restwaarde, gedeeld door de vermoedelijke gebruiksduur. Bij de lineaire methode schrijf je elk jaar dus hetzelfde bedrag af. Heb je extra kosten gemaakt, bijvoorbeeld om je bedrijfsmiddel te installeren? Dan tel je deze bij de aanschafprijs op. Eventuele kortingen of subsidies haal je van de prijs af.

De vermoedelijke gebruiksduur en restwaarde bepalen

Het bepalen van de vermoedelijke gebruiksduur is lastiger want je weet van tevoren niet altijd hoe lang je een bedrijfsmiddel inzet. Om het jezelf makkelijk te maken, kun je ervoor kiezen om de vermoedelijke gebruiksduur op 5 jaar te zetten. In 2007 is namelijk wettelijk bepaald dat het fiscale afschrijvingspercentage voor bedrijfsmiddelen maximaal 20 procent per jaar mag zijn.

Daarnaast heb je nog te maken met een economische levensduur, waarbij het product nuttig is voor je onderneming, en een technische levensduur.

Veel bedrijfsmiddelen hebben een restwaarde. Zelf is het lastig om in te schatten wat het product nog waard is op het moment dat het zijn economische levensduur heeft verloren, maar nog niet defect is. Het is daarom handig om het bepalen van de restwaarde over te laten aan een deskundige als je boekhouder of de leverancier van het product.

Je afschrijvingen laten berekenen door een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Een rekenvoorbeeld

We nemen weer de laptop met een aanschafwaarde van 2000 euro als voorbeeld. Stel dat deze 5 jaar meegaat en daarna geen restwaarde meer heeft, dan deel je 2000 door 5. De afschrijving per jaar is dan 400 euro. Besluit je om een duurdere laptop van 3000 euro te kopen met een economische levensduur van 7 jaar en een restwaarde van 500 euro, dan ziet de berekening er anders uit. In dit geval doe je 3000 min 500, gedeeld door 7. Het bedrag dat je dan als afschrijving jaarlijks van de inkomsten mag aftrekken is 357 euro.

Willekeurig afschrijven voor startende ondernemers

In de jaren dat je recht op startersaftrek hebt, mag je ook willekeurig afschrijven. Concreet houdt een willekeurige afschrijving in dat je zelf bepaalt wanneer je de totale afschrijvingskosten aftrekt.

Verdien je bijvoorbeeld veel in het eerste jaar en wil je zo min mogelijk belasting betalen, dan kun je dat jaar versneld afschrijven.

Hierdoor verlaag je de winst en betaal je mogelijk minder belasting. Daarmee blijft er de eerste jaren meer werk-/investeringskapitaal over voor het bedrijf. Tenminste, op de korte duur. Op langere termijn is versneld afschrijven soms juist ongunstig voor de ondernemer. Als jij direct afschrijft terwijl je inkomsten later hoger zijn loop je kans dat je het voordeel later tegen een hoger belastingtarief moet afrekenen.

Heb je recht op startersaftrek? Dan mag je willekeurig afschrijven.

Voorwaarden willekeurige afschrijving voor starters

Starters mogen willekeurig afschrijven als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De rechtsvorm van de onderneming is een eenmanszaak, maatschap, cv of vof
• Je mag alleen willekeurig afschrijven op een bedrijfsmiddel dat je kocht in een jaar waarin je recht hebt op de startersaftrek
• Het gaat om nieuwe bedrijfsmiddelen. Op tweedehands bedrijfsmiddelen mag je de regeling niet gebruiken.
• Alleen bedrijfsmiddelen waarvoor je recht hebt op investeringsaftrek komen in aanmerking voor een willekeurige afschrijving.
• Het maximum aan willekeurige afschrijvingen is 236.000 euro per jaar.

Het is van belang om goed na te denken over afschrijvingen. Schrijf je in de eerste jaren van een bedrijfsmiddel gelijk alles af dan bereik je de restwaarde eerder en heb je minder aftrek op de winst in latere jaren.

Extra fiscaal voordeel dankzij investeringsaftrek

Als ondernemer heb je soms recht op een investeringsaftrek. Dit is een bedrag dat je kunt aftrekken van de winst wanneer je in bedrijfsmiddelen hebt geïnvesteerd.

Deze investeringsaftrek komt bovenop de mogelijkheid van het afschrijven. Het is een extra stimulans voor ondernemers om geld in het bedrijf te investeren.

kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

In Nederland kun je in aanmerking komen voor drie soorten investeringsaftrek, te weten de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, de energie-investeringsaftrek en de milieu-investeringsaftrek. Kleine zelfstandigen hebben de meeste kans op een kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.

De hoogte van dit bedrag wordt, net als bij de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, per jaar vastgesteld. Het bedrag waarmee je de winst verlaagt hangt af van de hoogte van jouw investering, maar het scheelt al snel duizenden euro’s.

Je afschrijvingen laten berekenen door een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over afschrijven zijn:

Hoe werkt afschrijven?

Afschrijven is wanneer je een investering in de boekhouding verwerkt. Je kunt een bedrijfsmiddel afschrijven als het een waarde heeft van meer dan €450 exclusief btw. Bovendien moet het langer dan een jaar meegaan.

Afschrijven doe je door investeringen, nadat je deze hebt verwerkt in de winst- en verliesrekening, toe te voegen voor een bedrag op de balans en de waarde hiervan over tijd te laten dalen. Vaak geven boekhoudprogramma’s suggesties maar je kunt het ook overlaten aan een boekhouder. Wil je het zelf bepalen? Let dan wel op de regels van de belastingdienst!

Hoe kan ik de jaarlijkse afschrijving berekenen?

Het bedrag dat je periodiek afschrijft is afhankelijk van de levensduur en de restwaarde. De restwaarde mag je schatten, maar als je bijvoorbeeld dure machines hebt gekocht en weet dat deze gemiddeld een restwaarde van 25% van de aanschafwaarde houden, kun je de overige 75% afschrijven gedurende de levensduur.

De levensduur hoeft niet exact te zijn, maar is eerder een gemiddelde. Zo schrijf je een bedrijfspand meestal over dertig jaar af en een laptop over vijf jaar. Twijfel je? Dan kun je bij de belastingdienst informeren naar de verwachte levensduur. De meeste boekhoudprogramma’s helpen ook bij het berekenen van de afschrijving. Ook kan een boekhouder hierbij helpen.

Hoelang schrijf ik af?

De afschrijving is afhankelijk van de te verwachten levensduur. Bij een machine waarvan je verwacht dat deze twaalf jaar meegaat, schrijf je dus elk jaar een twaalfde van het totaal af te schrijven bedrag af. Heb jij afgelopen keren telkens na drie jaar je mobiele telefoon vervangen? Dan kun je bij een volgende aankoop deze over drie jaar afschrijven.

Indien je boekhouding weer in balans is doordat het product zijn restwaarde heeft bereikt, stop je met afschrijven hiervan. Vervang je het artikel eerder dan verwacht? Dan kun je het restant, minus de restwaarde, in een keer afschrijven.

Wat is het nut van afschrijven?

Investeringen afschrijven is verplicht. De reden waarom afschrijven verplicht is wordt niet genoemd, maar zal liggen in het feit dat zonder afschrijven de boekhouding te makkelijk te beïnvloeden is. Daarnaast maken afschrijvingen de boekhouding realistischer.