menu
e-boekhouden

Afschrijven

Als ondernemer investeer je veel geld in je bedrijf. Gelukkig zijn de kosten aftrekbaar van de winst, en in bepaalde gevallen mag je ze afschrijven. In dit artikel lees je wat afschrijvingen precies zijn en wat er allemaal bij komt kijken.

Inhoud:

Wat is afschrijven?

Afschrijven is wanneer je een investering in de boekhouding verwerkt. Het verschil tussen gewone bedrijfskosten en investeringen zit in de waarde en de levensduur. De belastingdienst ziet iets pas als een investering als het bedrijfsmiddel een waarde heeft van meer dan €450 exclusief btw. Bovendien moet het product langer dan een jaar meegaan.

Ter illustratie: stel dat je een geavanceerde laptop van 2000 euro nodig hebt om je werkzaamheden nog sneller of beter te kunnen uitoefenen, dan is dit een investering. Het bedrag is hoger dan 450 euro exclusief btw en de verwachte levensduur van de laptop is langer dan een jaar. Tegelijkertijd koop je een draadloze muis van 100 euro. Hoewel deze muis waarschijnlijk net zolang meegaat als je laptop, kun je deze kosten niet opvoeren als investering omdat het bedrag lager is dan het drempelbedrag dat is opgegeven door de belastingdienst.

Kosten versus investeringen

afschrijvenTijdens het boekhouden krijg je te maken met reguliere kosten en investeringen. Maak je kosten voor je bedrijf, dan mag je die bij de aangifte inkomstenbelasting van je winst aftrekken in het jaar waarin je het product hebt gekocht. Bij investeringen werkt dit anders.

Bij investeringen verspreid je de kosten over meerdere jaren. Dit principe wordt ook wel afschrijven genoemd. In de financiële administratie reserveer je elk jaar een deel van je winst voor het moment dat het bedrijfsmiddel in kwestie vervangen moet worden. De reservering trek je jaarlijks van je winst af. Hoeveel je afschrijft is afhankelijk van de levensduur. Bij een laptop is dit dus vijf jaar, maar een bedrijfspand schrijf je over flink wat meer jaren af.

Je afschrijvingen laten berekenen door een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Investeringen voeg je toe op de balans

Het verschil tussen kosten en investeringen is belangrijk, want investeringen verreken je niet in één jaar. Beiden boek je op de winst- en verliesrekening, en zo verwerk je gelijk de omzetbelasting. Maar investeringen zijn meestal gemaakt voor meerdere jaren en dus moet je die winst- en verliesrekening corrigeren, zodat je deze niet in een keer verrekent in de inkomstenbelasting. Dit doe je door deze posten toe te voegen op de balans, waarna je vervolgens de afschrijving kunt verdelen over meerdere jaren.

Waarom afschrijven?

Investeringen afschrijven is verplicht. De reden zal liggen in het feit dat zonder afschrijven de boekhouding te makkelijk te beïnvloeden is. Daarnaast maken afschrijvingen de boekhouding realistischer.

Afschrijvingen maken de boekhouding duidelijker.

Als een bedrijf een machine van honderdduizend euro vervangt, is hier vaak al maanden voor gereserveerd en is de verwachting er dat deze enkele jaren meegaat. De uitgave is niet meer dan een momentopname. De belastingdienst heeft om die reden ingesteld dat uitgaven worden afgeschreven volgens de levensduur. Dat betekent dat je een mobiele telefoon vrij snel mag afschrijven, dat je over een auto wat langer moet doen, en dat een bedrijfspand zelfs over tientallen jaren moet worden afgeschreven.

De kosten die je voor je onderneming maakt, dus de bedragen onder de 450 euro exclusief btw, trek je in een keer af van de winst in het jaar waarin je het product hebt aangeschaft.

Hoe moet ik afschrijven?

Afschrijven doe je door investeringen, nadat je deze hebt verwerkt in de winst- en verliesrekening, toe te voegen voor een bedrag op de balans en de waarde hiervan over tijd te laten dalen. Vaak geven boekhoudprogramma’s suggesties voor afschrijvingen maar je kunt het ook overlaten aan een boekhouder. Wil je het zelf bepalen? Let dan wel op de regels van de belastingdienst.

Direct na de aankoop begin je met afschrijven. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk zoals bij artikelen met een lange levertijd als een auto of machine, dan begin je met afschrijven op het moment dat je het in gebruik neemt. Afschrijven doe je niet per kalenderjaar, maar je houdt de dag of maand van aankoop (of gebruik) aan. Heb je in september iets gekocht? Dan kun je dat jaar dus nog maar een klein deel afschrijven. Meestal begin je dan op 1 oktober, en schrijf je dat jaar dus maar een kwart van een jaarafschrijving af.

De hoogte van de afschrijving bepalen

Om te kunnen afschrijven, moet je eerst bepalen wat het bedrag is dat je jaarlijks van de winst mag aftrekken. Er zijn meerdere manieren waarop je dit kunt berekenen. Veel boekhoudprogramma’s hebben hier al sjablonen voor. Die rekenen het dus vaak al voor.

De meest gebruikte manier is de lineaire methode, waarbij je elk jaar hetzelfde bedrag afschrijft. Hierbij doe je de aanschafkosten min de restwaarde, gedeeld door de vermoedelijke gebruiksduur. Moest je extra kosten betalen, bijvoorbeeld om je bedrijfsmiddel te installeren? Dan tel je deze kosten bij de aanschafprijs op. Eventuele kortingen of subsidies haal je van de prijs af.

Het bepalen van de vermoedelijke gebruiksduur is wellicht wat complexer, want je weet van tevoren niet altijd hoe lang je een bedrijfsmiddel gaat inzetten. Om het jezelf makkelijk te maken, kun je ervoor kiezen om de vermoedelijke gebruiksduur op 5 jaar te zetten. In 2007 is namelijk wettelijk bepaald dat het fiscale afschrijvingspercentage voor bedrijfsmiddelen maximaal 20 procent per jaar mag zijn.

Een rekenvoorbeeldDaarnaast heb je nog te maken met een economische levensduur, waarbij het product nuttig is voor je onderneming, en een technische levensduur. Zelf is het lastig om in te schatten wat het product nog waard is op het moment dat het zijn economische levensduur heeft verloren, maar nog niet defect is. Het is daarom handig om het bepalen van de restwaarde over te laten aan een deskundige als je boekhouder of de leverancier van het product.

Een rekenvoorbeeld

We nemen nogmaals de laptop met een aanschafwaarde van 2000 euro als voorbeeld. Stel dat deze 5 jaar meegaat en daarna geen restwaarde meer heeft, dan deel je 2000 door 5. De afschrijving is dus 400 euro per jaar. Besluit je om een duurdere laptop van 3000 euro te kopen met een economische levensduur van 7 jaar en een restwaarde van 500 euro, dan ziet de berekening er anders uit. In dit geval doe je 3000 min 500, gedeeld door 7. Het bedrag dat je in dit geval jaarlijks van de inkomsten mag aftrekken is 357 euro.

Willekeurig afschrijven voor startende ondernemers

In de jaren dat je recht op startersaftrek hebt, mag je ook willekeurig afschrijven. Concreet houdt dit in dat je zelf bepaalt wanneer je de totale afschrijvingskosten aftrekt. Verdien je bijvoorbeeld veel in het eerste jaar en wil je zo min mogelijk belasting betalen, dan kun je ervoor kiezen om de laptop in dat jaar volledig af te schrijven. Maar je kunt er ook voor kiezen om dit in bijvoorbeeld twee of drie jaar te doen.

willekeurig afschrijvenMaak je bijvoorbeeld een vliegende start, maar wil je zo min mogelijk belasting betalen omdat je flink wilt investeren in je bedrijf? Dan kun je ervoor kiezen om de eerder genoemde laptop volledig in het eerste jaar af te schrijven. Ook is het mogelijk om de afschrijving niet over 5 jaar, maar over 2 of 3 jaar uit te spreiden. De mogelijkheid om willekeurig af te schrijven geldt zolang je recht hebt op startersaftrek. Tijdens de eerste 5 jaar van je ondernemerschap heb je maximaal 3 keer recht op startersaftrek.

Extra fiscaal voordeel dankzij investeringsaftrek

Als ondernemer heb je soms recht op een investeringsaftrek. Dit is een bedrag dat je kunt aftrekken van de winst wanneer je in bedrijfsmiddelen hebt geïnvesteerd. Deze investeringsaftrek komt bovenop de mogelijkheid van het afschrijven. Het is een extra stimulans vanuit de overheid zodat ondernemers eerder geneigd zijn om extra geld in hun bedrijf te steken.

In Nederland kun je in aanmerking komen voor drie soorten investeringsaftrek, te weten de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, de energie-investeringsaftrek en de milieu-investeringsaftrek. In de praktijk zal je als zelfstandige de meeste kans hebben op een kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. De hoogte van dit bedrag wordt, net als bij de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, per jaar vastgesteld. Het bedrag waarmee de winst wordt verlaagd is hierbij afhankelijk van de hoogte van jouw investering, maar het kan al snel duizenden euro’s schelen.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over afschrijven zijn:

Wat is afschrijven?

Afschrijven is wanneer je een investering in de boekhouding verwerkt. Je kunt iets afschrijven als het bedrijfsmiddel een waarde heeft van meer dan €450 exclusief btw. Bovendien moet het product langer dan een jaar meegaan.

Hoe werkt afschrijven?

Afschrijven doe je door investeringen, nadat je deze hebt verwerkt in de winst- en verliesrekening, toe te voegen voor een bedrag op de balans en de waarde hiervan over tijd te laten dalen. Vaak geven boekhoudprogramma’s suggesties maar je kunt het ook overlaten aan een boekhouder. Wil je het zelf bepalen? Let dan wel op de regels van de belastingdienst!

Hoe bepaal ik de afschrijving?

Het bedrag dat je periodiek afschrijft is afhankelijk van de levensduur en de restwaarde. De restwaarde mag je met een korreltje zout nemen maar als je bijvoorbeeld dure machines hebt gekocht en weet dat deze gemiddeld een restwaarde van 25% van de aanschafwaarde houden, dan kun je dus de overige 75% afschrijven gedurende de levensduur.

De levensduur hoeft niet exact te zijn, maar is eerder een gemiddelde. Zo schrijf je een bedrijfspand meestal over dertig jaar af en een laptop over vijf jaar. Twijfel je? Dan kun je altijd even bij de belastingdienst informeren naar de verwachte levensduur. De meeste boekhoudprogramma’s helpen ook bij het afschrijven. Ook kan een boekhouder hierbij helpen.

Hoelang schrijf ik af?

De afschrijving is afhankelijk van de te verwachten levensduur. Bij een machine waarvan je verwacht dat deze twaalf jaar meegaat, schrijf je dus elk jaar een twaalfde van het totaal af te schrijven bedrag af. Heb jij afgelopen keren telkens na drie jaar je mobiele telefoon vervangen? Dan kun je bij een volgende aankoop deze over drie jaar afschrijven.

Indien je boekhouding weer in balans is doordat het product zijn restwaarde heeft bereikt, stop je met afschrijven hiervan. Vervang je het artikel eerder dan verwacht? Dan kun je het restant, minus de restwaarde, in een keer afschrijven.

Wat is het nut van afschrijven?

Investeringen afschrijven is verplicht. De reden waarom afschrijven verplicht is wordt niet genoemd, maar zal liggen in het feit dat zonder afschrijven de boekhouding te makkelijk te beïnvloeden is. Daarnaast maken afschrijvingen de boekhouding realistischer.