menu

Afschrijven

Voordat je als startende ondernemer omzet kunt maken, zal je in de meeste gevallen eerst moeten investeren in je bedrijf. Zo heb je een werkplek nodig, een computer en wellicht voorraden. En daar stopt het niet bij. Gelukkig zijn alle kosten die betrekking hebben op je onderneming aftrekbaar. En in bepaalde gevallen mag je ze afschrijven. In dit artikel lees je wat dit precies is en wat er allemaal bij komt kijken.

Afschrijven

Tijdens het boekhouden krijg je te maken met reguliere kosten en investeringen. Het verschil tussen gewone bedrijfskosten, zoals voorraden of de aanschaf van kleine kantoorbenodigdheden, en investeringen zit in de waarde en de levensduur van hetgene wat je aanschaft. De Belastingdienst ziet iets pas als een investering als het bedrijfsmiddel een waarde heeft van meer dan €450 exclusief btw. Bovendien moet het product langer dan een jaar meegaan. Schaf je een printer aan van €200, dan zijn dit kosten. Koop je een laptop voor €1000, dan is dit een investering.

Ter illustratie: stel dat je een geavanceerde laptop van 2000 euro nodig hebt om je werkzaamheden nog sneller of beter te kunnen uitoefenen, dan is dit een investering. Het bedrag is hoger dan 450 euro exclusief btw en de verwachte levensduur van de laptop is langer dan een jaar. Tegelijkertijd koop je een draadloze muis van 100 euro. Hoewel deze muis waarschijnlijk net zolang meegaat als je laptop, kun je deze kosten niet opvoeren als investering omdat het bedrag lager is dan het drempelbedrag dat is opgegeven door de belastingdienst.

Kosten versus investeringen

Maak je kosten voor je bedrijf, dan mag je die bij de aangifte inkomstenbelasting van je winst aftrekken in het jaar waarin je het product hebt gekocht. Bij investeringen werkt dit anders. Deze kosten verspreid je over meerdere jaren. Dit principe wordt ook wel afschrijven genoemd. In de financiële administratie reserveer je elk jaar een deel van je winst voor het moment dat het bedrijfsmiddel in kwestie vervangen moet worden. De reservering trek je jaarlijks van je winst af. Hoeveel je afschrijft is afhankelijk van de levensduur. Bij een laptop is dit dus vijf jaar, maar een bedrijfspand schrijf je over flink wat meer jaren af.

Investeringen voeg je toe op de balans

Het verschil tussen kosten en investeringen is belangrijk, want investeringen verreken je niet in één jaar. Beiden boek je op de winst- en verliesrekening, en zo verwerk je gelijk de omzetbelasting. Maar investeringen zijn meestal gemaakt voor meerdere jaren en dus moet je die winst- en verliesrekening corrigeren, zodat je deze niet in een keer verrekent in de inkomstenbelasting. Dit doe je door deze posten toe te voegen op de balans, waarna je vervolgens de afschrijving kunt verdelen over meerdere jaren.

Waarom afschrijven?

Investeringen afschrijven is verplicht. De reden waarom afschrijven verplicht is wordt niet genoemd, maar zal liggen in het feit dat zonder afschrijven de boekhouding te makkelijk te beïnvloeden is. Daarnaast maken afschrijvingen de boekhouding realistischer. Als een bedrijf een machine van honderdduizend euro vervangt, is hier vaak al maanden voor gereserveerd en is de verwachting er dat deze enkele jaren meegaat. De uitgave is niet meer dan een momentopname. De belastingdienst heeft om die reden ingesteld dat uitgaven worden afgeschreven volgens de levensduur. Dat betekent dat je een mobiele telefoon vrij snel mag afschrijven, dat je over een auto wat langer moet doen, en dat een bedrijfspand zelfs over tientallen jaren moet worden afgeschreven.

Het verschil tussen kosten en investeringen

Een belangrijke reden waarom je als ondernemer de gemaakte investeringen moet afschrijven, is omdat er dan een regelmatigere vorm in de balans ontstaat. Dat komt omdat je, in tegenstelling tot de reguliere bedrijfskosten, de investering over meerdere jaren uitstrekt. Concreet houdt dit in dat je een bepaald aantal jaren een deel van de kosten aftrekt van je opbrengsten, waardoor het belastingvoordeel ook verspreid wordt over de levensduur. Bij de belastingaangifte geef je het deel dat je nog niet hebt afgeschreven aan op je balans.

De kosten die je voor je onderneming maakt, dus de bedragen onder de 450 euro exclusief btw, trek je in een keer af van de winst in het jaar waarin je het product hebt aangeschaft. Heb je de ergonomische muis aangeschaft, dan trekt je die 200 euro dus direct af van de winst van dat jaar.

Afschrijvingen hebben een vaste periode die is gekoppeld aan de levensduur. Een computer schrijf je dus sneller af dan een auto, en een bedrijfspand doe je juist langer over. Je gaat afschrijven na aankoop. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk zoals bij artikelen met een lange levertijd als een auto of machine, dan begin je met afschrijven op het moment dat je het in gebruik neemt. Afschrijven doe je niet per kalenderjaar, maar je houdt de dag of maand van aankoop (of gebruik) aan. Heb je in september iets gekocht? Dan kun je dat jaar dus nog maar een klein deel afschrijven. Meestal begin je dan op 1 oktober, en schrijf je dat jaar dus maar een kwart van een jaarafschrijving af.

Willekeurig afschrijven voor startende ondernemers

Ben je een startende ondernemer, dan heb je iets meer vrijheden. Zo heb je de optie om willekeurig af te schrijven. Concreet houdt dit in dat je zelf bepaalt wanneer je de totale afschrijvingskosten aftrekt. Verdien je bijvoorbeeld veel in het eerste jaar en wil je zo min mogelijk belasting betalen, dan kun je ervoor kiezen om de laptop in dat jaar volledig af te schrijven. Maar je kunt er ook voor kiezen om dit in bijvoorbeeld twee of drie jaar te doen. Zolang je recht hebt op startersaftrek mag je gebruikmaken van de mogelijkheid om willekeurig af te schrijven.

Startende ondernemers hebben iets meer vrijheden. Zij kunnen er namelijk voor kiezen om af te schrijven op het moment dat het hen het beste uitkomt. Deze optie, die willekeurig afschrijven wordt genoemd, houdt in dat je zelf bepaalt wanneer je de totale afschrijvingskosten aftrekt. Maak je bijvoorbeeld een vliegende start, maar wil je zo min mogelijk belasting betalen omdat je flink wilt investeren in je bedrijf? Dan kun je ervoor kiezen om de eerder genoemde laptop volledig in het eerste jaar af te schrijven. Ook is het mogelijk om de afschrijving niet over 5 jaar, maar over 2 of 3 jaar uit te spreiden. De mogelijkheid om willekeurig af te schrijven geldt zolang je recht hebt op startersaftrek. Tijdens de eerste 5 jaar van je ondernemerschap heb je maximaal 3 keer recht op startersaftrek.

De hoogte van de afschrijving bepalen

Om te kunnen afschrijven, moet je eerst bepalen wat het bedrag is dat je jaarlijks van de winst mag aftrekken. Er zijn meerdere manieren waarop je dit kunt berekenen. Veel boekhoudprogramma’s hebben hier al sjablonen voor. Die rekenen het dus vaak al voor. De meest gebruikte manier is de lineaire methode, waarbij je elk jaar hetzelfde bedrag afschrijft. Hierbij doe je de aanschafkosten min de restwaarde, gedeeld door de vermoedelijke gebruiksduur. Moest je extra kosten betalen, bijvoorbeeld om je bedrijfsmiddel te installeren? Dan tel je deze kosten bij de aanschafprijs op. Eventuele kortingen of subsidies haal je van de prijs af.

Het bepalen van de vermoedelijke gebruiksduur is wellicht wat complexer, want je weet van tevoren niet altijd hoe lang je een bedrijfsmiddel gaat inzetten. Om het jezelf makkelijk te maken, kun je ervoor kiezen om de vermoedelijke gebruiksduur op 5 jaar te zetten. In 2007 is namelijk wettelijk bepaald dat het fiscale afschrijvingspercentage voor bedrijfsmiddelen maximaal 20 procent per jaar mag zijn.

Daarnaast heb je nog te maken met een economische levensduur, waarbij het product nuttig is voor je onderneming, en een technische levensduur. Zelf is het lastig om in te schatten wat het product nog waard is op het moment dat het zijn economische levensduur heeft verloren, maar nog niet defect is. Het is daarom handig om het bepalen van de restwaarde over te laten aan een deskundige als je boekhouder of de leverancier van het product.

Een rekenvoorbeeld

We nemen nogmaals de laptop met een aanschafwaarde van 2000 euro als voorbeeld. Stel dat deze 5 jaar meegaat en daarna geen restwaarde meer heeft, dan deel je 2000 door 5. De afschrijving is dus 400 euro per jaar. Besluit je om een duurdere laptop van 3000 euro te kopen met een economische levensduur van 7 jaar en een restwaarde van 500 euro, dan ziet de berekening er anders uit. In dit geval doe je 3000 min 500, gedeeld door 7. Het bedrag dat je in dit geval jaarlijks van de inkomsten mag aftrekken is 357 euro.

Extra fiscaal voordeel dankzij investeringsaftrek

Als ondernemer heb je soms recht op een investeringsaftrek. Dit is een bedrag dat je kunt aftrekken van de winst wanneer je in bedrijfsmiddelen hebt geïnvesteerd. Deze investeringsaftrek komt bovenop de mogelijkheid van het afschrijven. Het is een extra stimulans vanuit de overheid zodat ondernemers eerder geneigd zijn om extra geld in hun bedrijf te steken.

In Nederland kun je in aanmerking komen voor drie soorten investeringsaftrek, te weten de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, de energie-investeringsaftrek en de milieu-investeringsaftrek. In de praktijk zal je als zelfstandige de meeste kans hebben op een kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. De hoogte van dit bedrag wordt, net als bij de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, per jaar vastgesteld. Het bedrag waarmee de winst wordt verlaagd is hierbij afhankelijk van de hoogte van jouw investering, maar het kan al snel duizenden euro’s schelen.