Grootboekrekening

Een traditioneel onderdeel van de boekhouding is het grootboek. In het grootboek worden de grootboekrekeningen bijgehouden, al wordt een grootboekrekening zelden nog zo genoemd.

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening kom je tegen tijdens het boekhouden. Het is een verzamelnaam voor verschillende rekeningen, die samen een bepaalde kostenpost vertegenwoordigen. Hiermee maak je de boekhouding meer overzichtelijk.

In plaats van een hele waslijst aan kosten of inkomsten op te sommen wordt er bij een overzicht als een grootboek of balans meestal gekozen om dit eerst te rubriceren. Dankzij de grootboekrekeningen die allemaal samenkomen op de balans (of het grootboek) kun je snel een overzicht krijgen van de status van je bedrijf.

Voorbeeld van een grootboekrekening

Dankzij grootboekrekeningen staan kostenposten als een bureaustoel, wasstraat of inkopen niet allemaal als losse kostenposten op de balans maar worden verschillende kostenposten samengevoegd en als één uitgave gebundeld.

Hierdoor krijg je opeens een overzicht met kosten als inventaris, autokosten of de waarde van de voorraad. In een oogopslag zie je wat je hieraan hebt uitgegeven. Indien men specifiekere informatie zoekt, kan hij in een grootboekrekening de exacte uitgaven vinden.

Bijna alle boekhoudprogramma’s werkt met grootboekrekeningen, al kom je deze term steeds minder vaak tegen. Het is jargon waar zzp’ers die zelf willen boekhouden soms op afschrikken. Vandaar dat de meeste boekhoudprogramma’s het anders zijn gaan noemen en bepaalde kostenposten samenvoegen in categorieën of rubrieken, maar in feite doen ze dan hetzelfde als wat al jaren gebeurt via grootboekrekeningen.

Voordelen van grootboekrekeningen

Het gebruik van een grootboek of van grootboekrekeningen is niet verplicht, maar om je boekhouding goed te doen is het wel bijna noodzakelijk. Zonder grootboekrekeningen wordt je balans al snel onoverzichtelijk met al die verschillende kostenposten.

Daarnaast kun je dankzij grootboekrekeningen soms je boekhouding makkelijker corrigeren. Heb jij bijvoorbeeld veel lunchbonnetjes, relatiegeschenken of studiekosten die je maar beperkt mag aftrekken? Dan kun je deze telkens per transactie corrigeren maar dan klopt het bedrag niet meer met de factuur waardoor je het overzicht kwijtraakt. Door te werken met een grootboekrekening waarbij je in één keer de boekhouding corrigeert, behoud je het overzicht en kun je de facturen gewoon automatisch blijven inboeken volgens de bedragen die daarop vermeld staan.

Grootboekrekeningschema

Als je gebruikmaakt van grootboekrekeningen is het belangrijk dat je kosten goed onderverdeeld. Dit noemen we een grootboekrekeningschema. Dat klinkt misschien makkelijker dan het lijkt. Want boek je de autoverzekering nu onder autokosten, of onder verzekeringen? En zet je leverancierskrediet nu onder kortlopende leningen, of onder crediteuren?

Een boekhoudprogramma kan je hier vaak bij helpen doordat ze meestal al een voorbeeld hebben van een grootboekrekeningschema. Deze is vaak zo samengesteld dat bepaalde kosten met vergelijkbare fiscale regelgeving ook bij elkaar blijven. Op deze manier komen afschrijvingen niet bij reguliere bedrijfskosten terecht en is het voor een boekhouder of andere geïnteresseerde duidelijk hoe de boekhouding in elkaar zit.

Het grootboekrekeningschema dat je via een boekhoudprogramma wordt aangeboden is dus zeker een interessante leidraad, maar je bent zeker niet verplicht om je hieraan te houden. Als jij thuiswerkt en zelden reist, is een grootboekrekening voor je kantoorpand of auto bijvoorbeeld voor jou overbodig. En zo zijn er zeker meer voorbeelden te noemen van overbodige grootboekrekeningen.

Het is daarom slim om je grootboekrekeningschema op je eigen bedrijfsvoering af te stemmen. Heb jij een bepaalde dienst waarvan je de kosten of omzet graag in een keer inzichtelijk wilt hebben als je aan het eind van het jaar de cijfers opmaakt? Dan kun je daarvoor een losse grootboekrekening maken.

Cijfers en grootboeknummers

Vroeger toen mensen nog veel met pen en papier werkten was het onmogelijk om alles netjes te rubriceren via mooie omschrijvingen en rubrieken. Om die reden werden grootboekrekeningen vaak afgekort met een of enkele cijfers.

Deze cijfers hadden vaak ook weer een relatie met elkaar. Als jij bijvoorbeeld de rubriek inkopen het cijfer 3 meegeeft, en specifieke inkopen voor een bepaald product of productgroep los in het grootboek terug wilt zien, dan kun je die het grootboeknummer 31 meegeven. Een volgende productgroep krijgt dan nummer 32.

Op die manier kun je in een oogopslag aan het eerste cijfer zien dat het gaat om inkopen. Op die manier kunnen posten snel en overzichtelijk worden gerubriceerd zonder dat er telkens hele teksten hoefden te worden opgeschreven.

Tegenwoordig is het binnen een online boekhoudprogramma geen enkel probleem om te werken met categorie- of rubrieknamen en facturen daarin onder te brengen. Dat geeft sneller inzicht en dit is ook gelijk voor iedereen duidelijk. Grootboeknummers zijn vaak heel duidelijk voor de persoon die er dagelijks mee werkt, maar minder makkelijk als je een nieuw iemand in moet werken of de resultaten wil bespreken met een adviseur of boekhouder.

Toch wordt er nog vaak met grootboeknummers gewerkt. Een simpele reden is dat deze vrij gemakkelijk op een factuur kunnen worden genoemd. Soms worden ze zelfs in een factuurnummer verwerkt. Vaak staan ze dan voor het werkelijke factuurnummer en als een factuur betaald is, of juist lang openstaat, kan de ondernemer direct in een oogopslag zien waarvoor deze was gemaakt.

Maar meer dan een soort korte samenvatting van een grootboekrekening zijn ze niet. Als jij met korte rubrieknamen werkt en de rubrieken niet wilt vermelden op de factuur, is er eigenlijk geen enkele reden meer om te blijven werken met grootboeknummers.