Grootboekrekening

Het grootboek is een vast onderdeel van de boekhouding. Hierin houd je de grootboekrekeningen bij. Dat klinkt lastig, maar betekent eigenlijk alleen dat je al je inkomsten en uitgaven in groepen verdeelt (rubriceert). Hiermee krijg je sneller inzicht in je administratie.

Inhoud:

• Verschil met winst- en verliesrekening
• Grootboekrekeningschema
• Grootboek in boekhoudsoftware
• Voorbeeld van een grootboekrekening
• Cijfers en grootboeknummers

Wat is een grootboek?

Een grootboek kom je tegen tijdens het boekhouden. Dit is een eerste stap in het sorteren van je inkomsten en uitgaven. Door alle gelijksoortige uitgaven en inkomsten in een grootboekrekening bij elkaar te zetten kun je inkomsten of uitgaven overzichtelijk maken.

Hierdoor kun je zien wat je over een langere periode aan iets hebt betaald of verdiend. In plaats van elke losse transactie, krijg je inzicht in wat je in totaal hebt uitgegeven aan bijvoorbeeld verzekeringen, autokosten of voorraad. In de grootboekrekeningen vind je de losse transacties terug.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.

Grootboekrekeningen geven inzicht in de inkomsten en uitgaven van je bedrijf.

Wat is het verschil met een winst- en verliesrekening?

In je winst- en verliesrekening zie je de samenvatting van alle inkomsten en uitgaven, per soort kosten of opbrengsten. Maar tijdens het boekhouden werk je eerst met losse transacties, vaak op datum. Die moet je dan eerst groeperen. Door deze uitgaven in te delen in grootboekrekeningen (vaak met nummers), krijg je inzicht in de totalen per kostenpost.

Elke grootboekrekening hoort bij een soort kosten, opbrengsten of bezittingen. De totalen per rekening gebruik je om je balans en winst- en verliesrekening op te stellen. Deze overzichten zijn dus de samenvatting van je grootboek.

Een grootboekrekeningschema maken

Het verdelen van alle rekeningen heet het grootboekrekeningschema. Je mag de indeling hiervan zelf bepalen, maar het is belangrijk dat de verdeling logisch is, en dat je bepaalde kosten met vergelijkbare fiscale regelgeving bij elkaar houdt.

Online zijn er verschillende voorbeelden te vinden. Je hoeft deze niet te gebruiken, maar het kan best lastig zijn om zonder voorbeeld zelf je eigen schema te bepalen. Zet je de autoverzekering onder autokosten of onder verzekeringen? En valt leverancierskrediet onder kortlopende leningen of onder crediteuren?

Het Referentie Grootboekschema (RGS) als basis

Voor de basis van je schema kun je starten met het Referentie Grootboekschema (RGS). Dit is een standaard rekeningschema dat veel boekhoudprogramma’s en -kantoren gebruiken. Het RGS bepaalt bijvoorbeeld dat je autoverzekering hoort bij de autokosten. En leverancierskrediet valt meestal onder crediteuren.

Het RGS biedt een handige basis voor kosten en inkomsten die bijna elk bedrijf heeft. Je kunt het schema aanpassen zodat het beter past bij jouw onderneming. Heb je geen voorraad, kantoor of auto? Dan heb je die rubrieken niet nodig en kun je ze weglaten. Wil je bepaalde kosten of omzet juist terugzien aan het eind van het jaar? Voeg dan daarvoor een aparte grootboekrekening toe.

Een grootboek maken met een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Grootboekrekeningen in een boekhoudprogramma

Boekhoudprogramma’s hebben vaak een voorbeeld die je aan kunt houden want bijna elk boekhoudprogramma werkt met grootboekrekeningen. Soms is het even zoeken, want de term grootboek gebruiken ze vaak liever niet. Vaak zijn ze bang dat dit mensen zonder boekhoudkennis kan afschrikken.

Zo richten veel programma’s zich op zzp’ers die zelf willen boekhouden, en lang niet elke zzp’er weet wat een grootboek is. Daarom noemen ze grootboekrekeningen vaak categorieën of rubrieken. Ook dit overzicht kun je gebruiken als basis. Meestal kun je het eenvoudig aanpassen aan je eigen bedrijfsvoering.

Stem het schema met grootboekrekeningen af op je eigen bedrijfsvoering.

Voorbeeld van een grootboek

Hieronder zie je een eenvoudig grootboekschema voor een dienstverlenende zzp’er, bijvoorbeeld een tekstschrijver of adviseur:

010 – Bank
020 – Kas
030 – Debiteuren
040 – Crediteuren

100 – Eigen vermogen

200 – Omzet

300 – Inkoopkosten
310 – Kantoorbenodigdheden
320 – Telefoon en internet
330 – Reiskosten
340 – Opleidingen en trainingen
350 – Verzekeringen
360 – Boekhoudkosten
370 – Representatiekosten (zoals koffie of lunch met klanten)

400 – BTW te betalen
410 – BTW te vorderen

Dit schema kun je aanpassen aan je eigen situatie. Lever je bijvoorbeeld ook producten? Dan voeg je extra omzet- en inkooprekeningen toe. Gebruik je geen kas, dan kun je rekening 020 weglaten.

Cijfers en grootboeknummers

Veel boekhoudsoftware, accountants en rapportagesystemen werken met genummerde rekeningschema’s. Grootboeknummers brengen extra structuur in je boekhouding doordat ze rekeningen op een logische manier groeperen. Balansrekeningen beginnen bijvoorbeeld met 0 tot 3, kostenrekeningen met 4 tot 9.

Als er alleen “Crediteuren” staat, zie je niet meteen dat dit een passivapost is. Met een nummer erbij is dat wel duidelijk. Ook sorteren nummers altijd automatisch in de juiste volgorde. Ook voor automatisering zijn nummers beter. Denk aan automatische imports, API-koppelingen of rapportages. Omschrijvingen kunnen per taal of persoon verschillen, maar nummers blijven altijd hetzelfde.

Grootboeknummers verwerken in factuurnummers

Een extra voordeel van grootboeknummers is dat je ze eenvoudig mee kunt sturen in documentatie of op de facturatie. Je kunt ze zelfs in je factuurnummers verwerken. Vaak staan ze dan voor het werkelijke factuurnummer en als een factuur betaald is, of juist lang openstaat, zie je direct waarover het gaat, zelfs zonder dat je de factuur hoeft te openen.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over het grootboek en grootboekrekeningen zijn:

Wat is een grootboek?

Een grootboek kom je tegen tijdens het boekhouden. Het is een verzamelnaam voor verschillende rekeningen, die samen een bepaalde kostenpost vertegenwoordigen.

Door alle autokosten uit de winst- en verliesrekening één grootboeknummer te geven kun je in een oogopslag zien wat de totale kosten van elk grootboekrekening zijn. Hiermee maak je de boekhouding meer overzichtelijk.

Wat is een grootboekrekening?

Het grootboek is een samenvatting van kostenposten. Deze posten worden grootboekrekeningen genoemd. Elk grootboekrekening bundelt verschillende uitgaven.

Zo kun je bijvoorbeeld alle autokosten of vervoerskosten uit de winst- en verliesrekening rubriceren en van elke code één grootboekrekening maken. Zo maak je de administratie overzichtelijker. Een boekhoudprogramma heeft meestal al een sjabloon voor de meest gebruikelijke grootboekrekeningen.

Hoe maak ik een grootboek(rekening)?

Je mag zelf je eigen grootboek samenstellen. Elk bedrijf is uniek dus je hoeft je niet te houden aan de grootboekrekeningen die anderen gebruiken. Al is het wel aan te raden om die vooraf even door te nemen. Ook boekhoudprogramma’s bieden meestal sjablonen. Sommige maken zelfs helemaal automatisch het grootboek, zo heb je er zelf vrijwel geen omkijken naar!

Wat is het grootboeknummer voor mijn uitgave?

Grootboekrekeningen worden meestal samengevat via grootboeknummers. Hiervoor zijn er enkele die gangbaar zijn onder boekhouders, maar je hoeft deze grootboeknummers niet aan te houden.

Voordelen van grootboekrekeningen

Het gebruik van een grootboek of van grootboekrekeningen is niet verplicht, maar om je boekhouding goed te doen is het wel bijna noodzakelijk. Zonder grootboekrekeningen wordt je balans al snel onoverzichtelijk met al die verschillende kostenposten.

Daarnaast kun je dankzij grootboekrekeningen soms je boekhouding makkelijker corrigeren. Heb jij bijvoorbeeld veel lunchbonnetjes, relatiegeschenken of studiekosten die je maar beperkt mag aftrekken? Dan kun je deze telkens per transactie corrigeren maar dan klopt het bedrag niet meer met de factuur waardoor je het overzicht kwijtraakt. Door te werken met een grootboekrekening waarbij je in één keer de boekhouding corrigeert, behoud je het overzicht en kun je de facturen gewoon automatisch blijven inboeken volgens de bedragen die daarop vermeld staan.