Grootboekrekening
Een traditioneel onderdeel van het boekhouden is het grootboek. Hierin kun je de grootboekrekeningen bijhouden. Het woord grootboekrekening klinkt lastig, maar eigenlijk is het alleen een eenvoudige manier om je inkomsten en uitgaven te rubriceren. Een grootboekrekening geeft snel inzicht in je administratie.
Inhoud:
- Wat is een grootboek?
- Voorbeeld van een grootboekrekening
- Grootboekrekeningschema
- Cijfers en grootboeknummers
Wat is een grootboek?
Een grootboek kom je tegen tijdens het boekhouden. Hierin zijn alle inkomsten en uitgaven verzameld en gesorteerd. Door alle gelijksoortige uitgaven en inkomsten in een grootboekrekening bij elkaar te zetten zie je direct wat je over een langere periode aan iets hebt betaald of verdiend.
Je ziet met een grootboekrekening tijdens het boekhouden direct een overzicht van kosten als inventaris, autokosten of de waarde van de voorraad. In een oogopslag zie je wat je hieraan hebt uitgegeven. Indien je specifiekere informatie zoekt, kun je in een grootboekrekening de exacte uitgaven vinden.
Grootboekrekeningen geven inzicht in de inkomsten en uitgaven van je bedrijf.
Wat is het nut naast een winst- en verliesrekening?
In je winst- en verliesrekening staan alle posten los onder elkaar, meestal op datum. Hierdoor verlies je al snel het overzicht tijdens het boekhouden. Wat betaalde je nu over een bepaalde periode aan kantoor-, auto-, of verkoopkosten? Door deze te rubriceren met grootboeknummers krijg je inzicht in de totalen van deze kosten.
Dankzij de grootboekrekeningen, die allemaal samenkomen op de balans (of het grootboek), kun je snel een overzicht krijgen van de status van je bedrijf. In het grootboek staan alle grootboekrekeningen die elk een bepaalde kostenpost vertegenwoordigen. Hiermee maak je de boekhouding meer overzichtelijk.
Een boekhoudprogramma regelt ook je grootboekrekeningen. Populaire software kun je makkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.
Welke grootboekrekening moet je waar gebruiken?
Dankzij grootboekrekeningen staan kostenposten als een bureaustoel, wasstraat of inkopen niet allemaal als losse kostenposten op de balans maar worden verschillende kostenposten samengevoegd en als één uitgave gebundeld.
Dat klinkt misschien makkelijker dan het lijkt. Want boek je de autoverzekering nu onder autokosten, of onder de grootboekrekening met verzekeringen? En zet je leverancierskrediet nu onder kortlopende leningen, of onder crediteuren?
Het is slim om je grootboekrekeningschema op je eigen bedrijfsvoering af te stemmen. Heb jij een bepaalde dienst waarvan je de kosten of omzet graag in een keer inzichtelijk wilt hebben als je aan het eind van het jaar de cijfers opmaakt? Dan kun je daarvoor een losse grootboekrekening maken.
Een grootboek maken met een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.
Een grootboekrekeningschema maken
Als je een schema maakt van alle grootboekrekeningen is het belangrijk dat je kosten goed onderverdeeld. Dit noemen we een grootboekrekeningschema. Je mag deze deels zelf indelen al is het belangrijk om er logica in te brengen en om bepaalde kosten met vergelijkbare fiscale regelgeving bij elkaar te houden.
Op deze manier komen afschrijvingen niet bij reguliere bedrijfskosten terecht en is het voor een boekhouder of andere geïnteresseerde duidelijk hoe de boekhouding in elkaar zit. Online zijn er verschillende voorbeelden te vinden maar een grootboekrekeningschema is eigenlijk best persoonlijk. Als jij geen voorraad, kantoor of auto hebt dan zijn deze rubrieken voor jou overbodig en zo zijn er zeker meer voorbeelden te noemen van overbodige grootboekrekeningen.
Grootboekrekeningen in een boekhoudprogramma
Boekhoudprogramma’s hebben vaak een voorbeeld die je aan kunt houden want bijna elk boekhoudprogramma werkt met grootboekrekeningen, al kom je deze term steeds minder vaak tegen.
Een grootboekrekeningschema is jargon waar zzp’ers die zelf willen boekhouden soms op afschrikken. Vandaar dat de meeste boekhoudprogramma’s een grootboekrekening meestal anders omschrijven en bepaalde kostenposten samenvoegen in categorieën of rubrieken. Feitelijk doen ze dan hetzelfde als wat al jaren gebeurt via alle grootboekrekeningen.
Het grootboekrekeningschema dat je via een boekhoudprogramma wordt aangeboden is dus zeker een interessante leidraad, maar je bent zeker niet verplicht om je hieraan te houden en het is slim om je grootboekrekeningschema op je eigen bedrijfsvoering af te stemmen.
Stem het schema met grootboekrekeningen af op je eigen bedrijfsvoering.
Cijfers en grootboeknummers
Vroeger toen mensen nog veel met pen en papier werkten was het onmogelijk om alles netjes te rubriceren via mooie omschrijvingen en rubrieken. Om die reden werden grootboekrekeningen vaak afgekort met een of enkele cijfers.
Deze cijfers hadden vaak ook weer een relatie met elkaar. Als jij bijvoorbeeld de rubriek inkopen het cijfer 3 meegeeft, en specifieke inkopen voor een bepaald product of productgroep los in het grootboek terug wilt zien, dan kun je die het grootboeknummer 31 meegeven. Een volgende productgroep krijgt dan nummer 32.
Op die manier kun je in een oogopslag aan het eerste cijfer zien dat het gaat om inkopen. Op die manier kunnen posten snel en overzichtelijk worden gerubriceerd zonder dat er telkens hele teksten hoefden te worden opgeschreven.
Tegenwoordig is het binnen een online boekhoudprogramma geen enkel probleem om te werken met categorie- of rubrieknamen en facturen daarin onder te brengen. Dat geeft sneller inzicht en dit is ook gelijk voor iedereen duidelijk. Grootboeknummers zijn vaak heel duidelijk voor de persoon die er dagelijks mee werkt, maar minder makkelijk als je een nieuw iemand in moet werken of de resultaten wil bespreken met een adviseur of boekhouder.
Grootboeknummers verwerken in factuurnummers
Ondanks dat het niet echt nodig is wordt er nog vaak met grootboeknummers gewerkt. Een simpele reden is dat deze vrij gemakkelijk op een factuur kunnen worden genoemd. Soms worden ze zelfs in een factuurnummer verwerkt. Vaak staan ze dan voor het werkelijke factuurnummer en als een factuur betaald is, of juist lang openstaat, kan de ondernemer direct in een oogopslag zien waarvoor deze was gemaakt.
Maar meer dan een soort korte samenvatting van een grootboekrekening zijn ze niet. Als jij met korte rubrieknamen werkt en de rubrieken niet wilt vermelden op de factuur, is er eigenlijk geen enkele reden meer om te blijven werken met grootboeknummers.
Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.
Veelgestelde vragen
Enkele veelgestelde vragen over het grootboek en grootboekrekeningen zijn:
Wat is een grootboek?
Een grootboek kom je tegen tijdens het boekhouden. Het is een verzamelnaam voor verschillende rekeningen, die samen een bepaalde kostenpost vertegenwoordigen.
Door alle autokosten uit de winst- en verliesrekening één grootboeknummer te geven kun je in een oogopslag zien wat de totale kosten van elk grootboekrekening zijn. Hiermee maak je de boekhouding meer overzichtelijk.
Wat is een grootboekrekening?
Het grootboek is een samenvatting van kostenposten. Deze posten worden grootboekrekeningen genoemd. Elk grootboekrekening bundelt verschillende uitgaven.
Zo kun je bijvoorbeeld alle autokosten of vervoerskosten uit de winst- en verliesrekening rubriceren en van elke code één grootboekrekening maken. Zo maak je de administratie overzichtelijker. Een boekhoudprogramma heeft meestal al een sjabloon voor de meest gebruikelijke grootboekrekeningen.
Hoe maak ik een grootboek(rekening)?
Je mag zelf je eigen grootboek samenstellen. Elk bedrijf is uniek dus je hoeft je niet te houden aan de grootboekrekeningen die anderen gebruiken. Al is het wel aan te raden om die vooraf even door te nemen. Ook boekhoudprogramma’s bieden meestal sjablonen. Sommige maken zelfs helemaal automatisch het grootboek, zo heb je er zelf vrijwel geen omkijken naar!
Wat is het grootboeknummer voor mijn uitgave?
Grootboekrekeningen worden meestal samengevat via grootboeknummers. Hiervoor zijn er enkele die gangbaar zijn onder boekhouders, maar je hoeft deze grootboeknummers niet aan te houden.
Voordelen van grootboekrekeningen
Het gebruik van een grootboek of van grootboekrekeningen is niet verplicht, maar om je boekhouding goed te doen is het wel bijna noodzakelijk. Zonder grootboekrekeningen wordt je balans al snel onoverzichtelijk met al die verschillende kostenposten.
Daarnaast kun je dankzij grootboekrekeningen soms je boekhouding makkelijker corrigeren. Heb jij bijvoorbeeld veel lunchbonnetjes, relatiegeschenken of studiekosten die je maar beperkt mag aftrekken? Dan kun je deze telkens per transactie corrigeren maar dan klopt het bedrag niet meer met de factuur waardoor je het overzicht kwijtraakt. Door te werken met een grootboekrekening waarbij je in één keer de boekhouding corrigeert, behoud je het overzicht en kun je de facturen gewoon automatisch blijven inboeken volgens de bedragen die daarop vermeld staan.