Salarisadministratie

Ga je personeel aannemen met een eenmanszaak of vof? Dan moet je een salarisadministratie bijhouden. Als je een bv hebt, en jezelf een salaris uitbetaalt, geldt dit ook. Dit kan de boekhouding van je onderneming ingewikkeld maken. Hoe pak je dit handig aan?

Inhoud:

• Zelf doen of uitbesteden?
• Waaruit bestaat het
• Een salarisadministratie opzetten
• Loonstroken en jaaropgaves delen
• Wat kost de loonadministratie?
• Uitbesteden, of zelf doen?

Salarisadministratie van personeel of eigen dga-salaris

Heb je een bv en dus een dga-salaris? Of wil je starten met personeel? Dan hoort daar een salarisadministratie bij. Als werkgever ben je verplicht om elke maand loonaangifte te doen en het juiste bedrag aan loonheffingen aan de belastingdienst af te dragen.

Je kunt dit zelf regelen. Vooral als het enkel gaat om de salarisadministratie van jou als DGA kan een goed boekhoudprogramma hierbij al veel stappen regelen. Maar ook voor een boekhouder kost de maandelijkse loonaangifte van één DGA of medewerker weinig tijd.

Heb je een bv of wil je starten met personeel? Dan krijg je te maken met een salarisadministratie.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden

Salarisadministratie moet aan bepaalde regels voldoen, bijvoorbeeld omdat de Belastingdienst gegevens wil kunnen inzien. Een boekhouder heeft vaak betere software en kan delen automatiseren, waardoor de meeste ondernemers deze administratie uitbesteden. Online kun je eenvoudig offertes opvragen, en meestal kost het slechts een paar tientjes per maand.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Waaruit bestaat de salarisadministratie?

De loonstaat, loonstrook en jaaropgave vormen het belangrijkste deel van de salarisverwerking. Net als bij andere administratie wordt er van je verwacht dat je de salarisadministratie zeven jaar bewaard. Waar een loonadministratie verder precies uit bestaat, is per bedrijf verschillend.

Sommige bedrijven houden bijvoorbeeld de uren van medewerkers bij. Ook is een goede administratie van de vakantie- of ziektedagen, of de onkosten van medewerkers (declaraties) vaak onderdeel van de personeelsadministratie. Verder zijn documenten met huisregels soms onderdeel van de personeelsadministratie.

De salarisadministratie bestaat minimaal uit:

• loonstaten
• loonstroken
• jaaropgaves

Wat staat op een loonstaat?

De loonstaat is een intern document van de werkgever zelf. Hierop staan alle loongegevens van een werknemer die nodig zijn voor de belasting en administratie. Werkgevers moeten dit bijhouden voor de Belastingdienst. Meestal combineert die deze informatie op de loonstrook.

De loonstaat bevat minimaal de volgende info:

• Het bruto- en nettoloon
• De verschuldigde loonbelasting
• Premies voor verzekeringen
• NAW-gegevens van de medewerker
• Het BSN-nummer van de medewerker

Wat staat er op een loonstrook?

Een loonstrook is het overzicht van de verdiensten van de werknemer. Deze deel je ook met medewerkers. Heb je meerdere medewerkers, dan heb je er een voor elke werknemer. Op een loonstrook staat, naast veel info van de loonstaat, ook vaak:

• De overeengekomen of gewerkte uren
• Het tijdvak
• De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
• Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
• NAW-gegevens van de werknemer
• Gegevens van de werkgever

Soms staat ook het minimumloon vermeld. Verder staan onkostenvergoedingen en de opbouw van het vakantiegeld vaak op de loonstrook, al is dit niet verplicht. 

Jaaropgave

De jaaropgave is het jaarlijkse overzicht. Je kunt hiervoor de laatste loonstrook van het jaar als jaaropgave gebruiken. Dan moet je wel alle verplichte gegevens noteren en je werknemer hierover informeren. Op de jaaropgave staat een overzicht van alle informatie over het loon en de inhoudingen, waaronder:

• Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
• De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
• Het BSN-nummer
• Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
• De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
• Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

Zelf een salarisadministratie opzetten

Bij de indiensttreding van je eerste werknemer, leg je ten eerste een loonstaat aan. Per afzonderlijke werknemer houd je hier persoonsgegevens en loongegevens bij. Denk aan het loonbedrag, loonbelasting, premies, reiskostenvergoeding, NAW-gegevens en het Burgerservicenummer.

Hierin staat ook de toepassing van loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (IKV). Dit is een uniek nummer van maximaal vier cijfers wat je elk dienstverband toekent en noemt op de loonstaat. Als een werknemer meerdere functies vervult, kan deze meerdere loonstaten hebben. Bij je eerste werknemer kun je dus beginnen bij 0001. Een softwareprogramma maakt de loonstaat voor jou aan.

Loonstroken en jaaropgaves delen met medewerkers

Je bent verplicht om een loonstrook en jaaropgave te delen met je medewerkers. Dat hoeft niet elke maand, zoals veel mensen denken. Wel moet je dit doen bij de eerste loonbetaling of als er iets verandert in het salaris. Op de loonstrook staan onder andere het aantal uren, het bruto loon, de opbouw van het loon, toeslagen en inhoudingen.

Als het salaris hetzelfde blijft als de vorige maand, hoef je niet elke keer een loonstrook te sturen. Dit is niet verplicht bij elke betaling. Het is wel slim om dit met je medewerker te bespreken.

Kosten van een loonadministratie

De administratie van de eerste medewerker is het grootst, omdat je dan alles moet opzetten. Denk aan de kosten van het opstellen van een arbeidscontract, verzekeringen en het opstellen van de loonadministratie.

Als er meer medewerkers bijkomen, en je de kosten kan spreiden over meer medewerkers, dalen de kosten per medewerker.

Gemiddeld liggen de administratieve lasten per werknemer op zo’n 2.000-2.500 euro per jaar voor kleine bedrijven met minder dan tien werknemers. Deels bestaan de kosten uit het bijhouden van werktijden, voortgangsgesprekken of het verwerken van het salaris.

Je bespaart dus al tijd als je de medewerkers vraagt om zelf de vakantie- of ziektedagen bij te houden in een gedeeld Excel-bestand. Het overmaken van het salaris of reserveren van vakantiegeld is ook een taak die je prima zelf kunt doen. De verplichte loonstroken, de jaaropgave of het verwerken van de loonadministratie kun je al uitbesteden voor enkele tientjes per maand. De kosten van de salarisadministratie zijn dus erg afhankelijk van wat hier precies onder valt, en hoe je dit beheert.

De salarisadministratie uitbesteden kan al vanaf een paar tientjes per maand.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Salarisadministratie uitbesteden

Vaak hoeft het uitbesteden niet meer dan een uurtje per maand te kosten. Omdat veel processen geautomatiseerd zijn, hoeft een boekhouder alleen iets aan te passen bij veranderingen. Denk aan een nieuw contract, salarisaanpassing, bonus of verandering in uren.

Als er geen wijzigingen zijn, regelt de software de salarisadministratie meestal automatisch. Heb je zelf de administratie rond ziekte- en vakantiedagen goed geregeld? Dan is er meestal weinig werk, en zijn de kosten beperkt. De meeste ondernemers besluiten daarom om de salarisadministratie uit te besteden aan een boekhouder.

Zonder de juiste software kan de salarisadministratie aardig wat tijd kosten. Vooral als je meer medewerkers hebt, is het lastig om alles bij te houden, zoals gewerkte uren, tijdelijke contracten en declaraties. Ook veranderingen in cao’s en wet- en regelgeving maken het ingewikkeld.

Software voor de salarisadministratie

Veel boekhoudpakketten bieden wel een oplossing voor de salarisadministratie, maar ook dan is het soms best een klus om de juiste gegevens bij te houden. Voor jouw eigen loonadministratie is het soms voldoende. De wet- en regelgeving is dan meestal wel geregeld.

Jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften worden in de software verwerkt. Het programma zal bijvoorbeeld de loonheffingen voor jou berekenen. Daarnaast bespaar je jezelf dan de risico’s van mogelijke tik- en rekenfouten. Bij personeel raak je alsnog snel het overzicht kwijt. Dan is het alsnog slim om een boekhouder in te schakelen.

Administratie uitbesteden via payroll

Je kunt ook zaken via payroll regelen. Daarbij wordt het payrollbedrijf juridisch de werkgever, en neemt het dus ook de salarisadministratie over. Zij regelen dan bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, loonbetaling bij ziekte en verwerken cao- en wetswijzigingen. Op de werkvloer verandert er niets: jij blijft als opdrachtgever verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.
Payroll vermindert administratie en risico’s, maar het kost vaak meer dan wanneer je zelf personeel in dienst neemt en alleen de salarisadministratie uitbesteedt. De kosten verschillen per aanbieder. Daarom is het slim om meerdere offertes aan te vragen en goed te vergelijken.