Combined Shape menu

Salarisadministratie

Voor jezelf hoef je geen salarisadministratie bij te houden. Maar als je bedrijf groeit en je wilt personeel aannemen, krijg je hier wel opeens mee te maken. Dit kan de boekhouding van je onderneming een stuk ingewikkelder maken. Hoe pak je dit handig aan?

Salarisadministratie

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Als zzp’er kun je de boekhouding meestal vrij gemakkelijk zelf doen. Je bent niet verplicht een jaarverslag af te geven of salarisadministratie bij te houden. Zodra je personeel aanneemt, wordt dit al snel een zware opgave. Loonadministratie is namelijk tijdsintensief en complex. Je moet niet alleen veel berekenen en bijhouden, ook worden wetten en cao’s continu gewijzigd. Daarnaast zijn er kleinschalige wijzigingen zoals het aantal gewerkte uren, tijdelijke contracten, declaraties en bonussen.

Als je kiest voor een administratief softwareprogramma zijn dit soort zaken meestal geregeld. De lastige en tijdsintensieve processen hoef je dan in ieder geval niet meer handmatig te doen. Wetswijzigingen zijn bijvoorbeeld ingecalculeerd. Jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften worden in de software verwerkt. Het programma zal bijvoorbeeld de loonheffingen voor jou berekenen. Daarnaast bespaar je jezelf dan de risico’s van mogelijke tik- en rekenfouten.

Omdat je het overzicht snel kwijtraakt, kan het raadzaam zijn een boekhouder in te schakelen. Een fout is snel gemaakt, en als starter zit je niet op torenhoge naheffingen te wachten. Ook is het vaak onduidelijk waar een degelijke loonadministratie aan moet voldoen. De expertise van een specialist is dan een geruststelling.

Kosten van het uitbesteden

De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie vallen meestal reuze mee. Omdat software veel automatiseert hoeft een boekhouder eigenlijk alleen werk te verrichten als er ook echt wijzigingen zijn. Denk aan een nieuw contract, salarisaanpassing, bonus of wisseling in uren. Zijn dit soort wijzigingen er niet? Dan is de aangifte van de loonheffing het meeste werk en blijven de kosten van het uitbesteden meestal beperkt tot een uur per maand. De kosten van het uitbesteden zijn dus vooral afhankelijk van hoeveel wijzigingen jij met je medewerkers maakt.

Een salarisadministratie opzetten

De loonadministratie wil je als bedrijfseigenaar op orde hebben, maar zeker ook om je te verantwoorden naar de fiscus. De Belastingdienst stelt eisen waar je administratie aan moet voldoen. Bij de indiensttreding van je eerste werknemer, leg je ten eerste een loonstaat aan. Per afzonderlijke werknemer houd je hier persoonsgegevens en loongegevens bij. Denk aan het loonbedrag, loonbelasting, premies, reiskostenvergoeding, NAW-gegevens en het Burgerservicenummer.

Hierin staat ook de toepassing van loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (IKV). Dit is een uniek nummer van maximaal vier cijfers wat je elk dienstverband toekent en noteert op de loonstaat. Als een werknemer meerdere functies vervult, kan deze meerdere loonstaten hebben. Bij je eerste werknemer kun je dus gewoon beginnen bij 0001. Een softwareprogramma maakt de loonstaat overigens voor jou aan.

Naast de loonstaat, overhandig je je personeel een loonstrook. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, hoeft dit niet maandelijks te zijn. Wel ben je verplicht dit bij de eerste loonbetaling te doen, of als er iets verandert ten opzichte van de vorige loonstrook. Hierop staan zaken als het aantal uren, bruto loon, de opbouw van het loonbedrag, bijslagen en inhoudingen.

Tenslotte geef je jaarlijks de jaaropgave uit. Hierop staat bijvoorbeeld het loon van het afgelopen jaar, de ingehouden loonbelasting en premies, het loon en de ingehouden bijdrage voor de Zorgverzekeringswet, loonheffingskorting en het totaal aan verrekende arbeidskorting. Je kunt de laatste loonstrook van het jaar als jaaropgave gebruiken, deze is voor de fiscus namelijk vormvrij. In dat geval moet je wel alle verplichte gegevens noteren en je werknemer hiervan op de hoogte stellen. Omdat de jaaropgave vaak een uitvoerige rekensom is, kun je vragen een expert hier eenmaal per jaar naar te kijken voor de Belastingaangifte.