Zelf een zzp-boekhouding opzetten

Als zzp’er kun je zelf je boekhouding opzetten. Je moet zelf facturen maken en ontvangen facturen bewaren. Hiermee kun je de btw-aangifte indienen. Het opzetten van een boekhouding kun je zelf doen in Excel of een eenvoudig boekhoudprogramma.

Waaruit bestaat een zzp-boekhouding?

Een simpele zzp-boekhouding bestaat minimaal uit:

  • een winst- en verliesrekening (overzicht van inkomsten en uitgaven)
  • overzicht van grootboekrekeningen (overzicht per kostencode)
  • balans inclusief overzicht van debiteuren en afschrijvingen

Met een online boekhoudprogramma heb je alles in één pakket en kun je bijna de hele boekhouding zelf opzetten. Als je de boekhouding doet in Excel dan zijn de eerste twee stappen vrij eenvoudig. Voor de afschrijvingen of het toepassen van fiscale voordelen kun je ook een boekhouder inschakelen.

Winst- en verliesrekening maken in Excel

Als zzp’er wil je zakelijke inkomsten zelf factureren. Als je een eerste boekhouding wilt opzetten heb je om te beginnen een overzicht nodig van al deze facturen. Je kunt zelf facturen maken in Word en Excel. Deze moet je bewaren, maar je moet er ook een overzicht van maken. Een voorbeeld van zo’n overzicht in Excel:

inkomsten bijhouden in Excel
inkomsten bijhouden in Excel

De datum en het factuurnummer zijn verplicht. Het factuurnummer is altijd opvolgend. Omzet hoef je niet te rubriceren in je grootboek, maar het mag wel. Zo kun je omzet via producten of diensten scheiden. Meer over grootboekrekeningen lees je bij de volgende tussenkop.

Daarnaast heb je een overzicht nodig van alle zakelijke kosten, die je ook eenvoudig in een spreadsheet kunt bijhouden. Een voorbeeld hiervan:

uitgaven bijhouden in excel

Met een overzicht van alle inkomsten (verstuurde facturen) en uitgaven (ontvangen facturen of andere kosten) heb je een eigen winst- en verliesrekening gemaakt. Dit wordt ook wel een resultatenrekening genoemd. Als je alle btw-bedragen los meeneemt kun je hiermee ook telkens de btw-aangifte doen.

zzp-ondernemer aan het werk

Grootboek en grootboekrekeningen bepalen

Als je een winst- en verliesrekening hebt gemaakt dan zie je hoeveel omzet of kosten je in totaal maakt.  Door deze te rubriceren zie je bijvoorbeeld ook hoeveel geld je in totaal uitgeeft aan posten als vervoer, kantoorkosten of je website. Dit overzicht van alle verschillende kostenposten heet een grootboek.

Elke kostenpost is een grootboekrekening met een eigen code. Bijvoorbeeld vervoer geef je een code, kantoorkosten een losse code, et cetera. Je mag deze grootboekrekeningen zelf bedenken, al zijn er wel enkele standaardcodes die boekhouders veel gebruiken.

Daarnaast is het handig als je zaken die bij elkaar passen ook weer in één groep kan terugvinden. Denk aan kantoorkosten 4501 en softwarekosten 4502. Hiermee zie je aan het einde van het jaar direct hoeveel je bijvoorbeeld per jaar uitgeeft aan website-, kantoor- of softwarekosten samen.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.

Voorbeeld van grootboekrekeningen
Voorbeeld van een overzicht met grootboekrekeningen

Balans: afschrijven en debiteurenadministratie

De boekhouding van zzp’ers bestaat vooral uit het bijhouden van bovenstaande posten. Maar voor de aangifte van de inkomstenbelasting heb je ook een balans nodig. Hierop zie je je bezittingen en schulden op een bepaald moment. Hiervoor heb je een overzicht van je debiteuren en afschrijvingen nodig.

Debiteuren zijn klanten die jij wel een factuur hebt gestuurd maar die nog niet hebben betaald. Crediteuren zijn juist van jou nog geld tegoed. Zoals facturen die je nog moet betalen, of de belastingdienst, waar jij nog omzetbelasting aan moet afdragen. Ook leningen staan aan deze kant op de balans.

Alle zakelijke aankopen boven de 450 euro excl. btw moet je afschrijven. Dat betekent dat je de uitgaven niet direct als kosten boekt, maar stapsgewijs in waarde laat afnemen. Als je een laptop koopt voor 500 euro en in 5 jaar afschrijft is die na één jaar nog 400 euro waard. Deze waarde zie je terug op je balans.

Aan de ene zijde staan je bezittingen (activa). Aan de andere kant (passiva) hoe je deze financiert. Met je eigen vermogen breng je de balans in evenwicht. Met je balans kun je de aangifte inkomstenbelasting doen. Deze is lastiger dan de btw-aangifte en je kunt hiervoor ook een boekhouder inhuren.

Uren- en rittenregistratie bijhouden

Met bovenstaande zaken heb je de basis van je boekhouding op orde. Wat je verder moet bijhouden hangt deels af van je eigen onderneming. Zo houden veel zzp’ers een urenregistratie bij, om aan te tonen dat ze voldoen aan het urencriterium. Verder is een rittenadministratie handig om je zakelijke kilometers te kunnen boeken.

Simpele boekhoudsoftware

Als zzp’er kun je zelf je boekhouding regelen. Met een simpel boekhoudprogramma kun je deze administratie volledig zelf bijhouden. Drie handige boekhoudpakketten voor zzp’ers zijn:

Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ook ondersteuning per telefoon of e-mail en handige koppelingen.

Met SnelStart inKaart regel je de volledige boekhouding voor 18 euro per maand. Inclusief scan- en herkenfunctie en onbeperkt factureren. De eerste 30 dagen zijn gratis. Voor starters heeft het handige instructievideo's. Voor het mkb veel koppelingen en handige dashboard-functies.

Met MoneyMonk zet je eenvoudig een eigen administratie op. Software is gericht op dienstverlenende zzp'ers. Klanten waarderen vooral de eenvoud van het programma en de ondersteuning vanuit de helpdesk. De software is de eerste maand gratis, daarna 7,50 euro per maand.

Als zzp’er kun je ook eenvoudig een boekhouding opzetten in Excel. Daarmee kun je zelf facturen maken en overzichten bijhouden. Als je dat goed doet en bewaart heb je daarmee al een goede basis van een zzp-boekhouding opgezet.

Ben je zzp’er? Dan mag je zelf je eigen boekhouding doen.

Wil je de complete boekhouding in Excel? Voor 97 euro heb je de templates van professionals, inclusief financieel dashboard, offertes, facturatie, kilometer-, uren- en projectadministratie.