Zelf een zzp-boekhouding opzetten
Als zzp’er kun je zelf je boekhouding opzetten. Het mag in Excel, maar je regelt het al in een goed boekhoudprogramma voor een tientje per maand. Naast dat je hiermee snel en foutloos facturen maakt en bewaart, kun je er vaak ook eenvoudig de btw-aangifte zelf mee indienen.
Inhoud:
- Beste programma’s voor zzp’ers
- Facturen maken of inboeken
- Btw-aangifte doen
- Uren- en rittenregistratie bijhouden
- Boekhouding opzetten in Excel
Waaruit bestaat een zzp-boekhouding?
Een simpele zzp-boekhouding bestaat minimaal uit:
- overzicht van inkomsten en uitgaven (winst- en verliesrekening)
- overzicht van de verschillende kostenposten (grootboekrekeningen)
- overzicht van bezittingen, debiteuren en schulden (balans inclusief afschrijvingen)
Je overzicht met facturen en uren bewaar je om bovenstaande overzichten te kunnen toelichten. Als je de boekhouding doet in Excel dan zijn de eerste twee stappen vrij eenvoudig. Voor de afschrijvingen of het toepassen van fiscale voordelen kun je dan een boekhouder inschakelen.
Met een online boekhoudprogramma heb je alles in één pakket en kun je bijna de hele boekhouding zelf opzetten.
Boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
De meeste zzp’ers doen hun boekhouding met een boekhoudprogramma. Zo voorkom je fouten, voldoe je aan de belastingregels en is je administratie meteen goed opgeslagen. Handige boekhoudprogramma’s voor zzp’ers zijn:
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren. Het is een populair all-round pakket dat veel handige koppelingen biedt met andere software. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis.
- ook voor webshops of verenigingen
- meer dan 500.000 klanten
- ondersteuning per telefoon en e-mail
- gratis boekhoudcursus
- voorraadbeheer (optioneel)
Zet zelf je eigen administratie op, of werk samen met een boekhouder. Gericht op zzp'ers die werken met een uurtarief. Het programma werkt eenvoudig. Het duurste pro-pakket is 29,50 euro per maand. Start 30 dagen gratis, daarna blijft het gratis tot je boven de 5.000 euro omzet komt.
- beste urenregistratie in onze test
- ideaal voor dienstverlenende zzp'ers
- goede vriendelijke helpdesk
- gratis tot je 5.000 euro omzet maakt
- gratis bankkoppeling
Met SnelStart inKaart regel je de volledige boekhouding online voor 19,50 euro per maand. Inclusief scan- en herkenfunctie en onbeperkt factureren. De eerste 30 dagen zijn gratis. Voor starters heeft het handige instructievideo's. Voor het mkb veel koppelingen en handige dashboard-functies.
- uitgebreide rapportages op cijfers
- koppeling Handelsregister KVK
- verschillende pakketten per doelgroep
- uitgebreide voorraad- en ordermodules
Dit online boekhoudprogramma helpt met het automatiseren van je administratie. Denk aan het maken van offertes, bijhouden van abonnementen, terugkerende facturen, betaalherinneringen (debiteurenbeheer) of invullen van de btw-aangifte. Pakketten kosten tussen de 14 en 35 euro per maand.
- slimme scan-en-herken-functie
- eigen bankrekening
- sterk in automatisering
- goede offerte-functies
Boekhoudprogramma voor zzp'ers. In onze review beoordelen we het als gebruiksvriendelijk, goedkoop en compleet. Je kunt hiermee zelf boekhouden. Het pakket kost 14,50 euro per maand, en is inclusief btw-aangifte en een uren- en rittenadministratie. Biedt gratis een extra login voor je boekhouder.
- zelf boekingen corrigeren
- veel (gevorderde) grootboekfuncties
- goede overstap vanuit andere pakketten
- 30 dagen gratis proberen
Rompslomp is een eenvoudig facturatie- en boekhoudprogramma en app voor zzp'ers en kleine ondernemers. Het gratis starterspakket is beperkt tot 5 facturen (incl iDEAL-link) per maand. Het Basic-pakket kost 12,50 euro per maand. Een Professional-abonnement geeft extra opties en credits.
- je kunt direct boekhouden
- gratis starterspakket
- fijne scan-en-herken-functie
- inclusief uren en rittenregistratie
- onderdeel van de Visma Group
Biedt een gratis zakelijke rekening met Nederlandse IBAN, én boekhoudprogramma in-een. Automatisch transacties inladen, de betaalstatus van facturen inzien en het bevat een goede winst- en verliesrekening. Tot 3 facturen per maand is Tellow gratis, daarna kost het €12,99 per maand.
- Bankrekening & boekhoudprogramma in-een
- Gratis tot 3 facturen per maand
- In het Nederlands én het Engels mogelijk
- 'Compleet'-pakket is incl. boekhouder
Online boekhoudprogramma, inclusief de optie om een abonnement af te sluiten bij een aangesloten boekhouder voor een vast bedrag van 69,95 per maand. Jij factureert naar je klanten en upload je inkopen en bonnetjes naar je online boekhouding. Je vaste boekhouder controleert, en regelt de aangiftes.
Bij het gratis pakket van dit boekhoudprogramma kun je onbeperkt (UBL-)facturen maken, uren en ritten bijhouden en een winst- en verliesrekening maken. Het premium-abonnement biedt extra mogelijkheden als een jaarrekening, eigen opmaak van facturen en meesturen van bijlagen zoals urenoverzichten.
- volledig gratis boekhoudprogramma
- korting bij jaarabonnementen
- inclusief offertes (en online ondertekenen)
- gericht op freelancers & zzp'ers
Compleet boekhoudprogramma voor het mkb. Software is volledig zelf ontwikkeld (geen overnames of externe modules). AFAS SB+ is flexibel, en geeft veel inzicht in de cijfers. Zoals een top-5 klanten, berekening van je winstmarge of andere overzichten van je administratie. Het kost 59 euro per maand.
- volledig zelf ontwikkeld (geen overnames of externe modules)
- beste salaris en HR-modules
- veel vrijheid in instellingen
- beste rapportages
Met Informer ben je zeker van een correcte boekhouding. Eenvoudig factureren, automatische btw-aangifte en boekhoudhulp van de Belastingdienst voor 15 euro per maand. Ook scan je snel bonnen met de Informer-app. Geschikt voor ZZP, MKB, starters en stichtingen.
De software van Exact neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. Het biedt integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. De software is betrouwbaar en vooral populair bij middelgrote mkb-bedrijven. Het goedkoopste pakket kost 42 euro per maand.
Het complete boekhoudpakket van Visma eAccounting biedt innovatieve en gebruiksvriendelijke software. Hiermee kun je onbeperkt factureren en boekhouden voor 21 euro per maand inclusief handige app, e-learnings en klantenservice.
Bovenstaande pakketten bleken in onze tests het beste voor een zzp-boekhouding. Daarbij is e‑Boekhouden.nl populair door de lage instap (acties voor starters), MoneyMonk biedt de beste ondersteuning voor zzp’ers die uren factureren. SnelStart biedt een goede mix tussen kosten en functies, inclusief overzichtelijk dashboard.
Facturen maken of inboeken
Als je een boekhoudprogramma hebt gekozen, kun je facturen gaan maken. Al moet je meestal eerst je relaties (klanten) toevoegen, en kun je pas daarna de factuur maken. Een goed programma helpt je automatisch met het factuurnummer en rekent de btw voor je uit. Jij hoeft alleen de datum, het bedrag en een korte omschrijving in te vullen.
Naast je inkomsten houd je ook je zakelijke kosten bij. Als je het programma koppelt aan je bankrekening dan staan deze er vaak al in, en vraagt het programma je per uitgave om een bewijs toe voegen. Veel boekhoudprogramma’s hebben hiervoor een scan-&-herken-functie. Daarmee maak je met je mobiele app een foto van een bonnetje of factuur, die je dan aan de betaling koppelt. Daarna moet je nog aangeven wat voor soort uitgave het is.
Veel programma’s hebben een scan-&-herken-functie.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.
Btw-aangifte doen
Met bovenstaande administratie kun je ook je btw-aangifte doen. Als je alle inkomsten en uitgaven goed hebt ingevoerd dan berekent het programma meestal automatisch hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt. Soms kun je de aangifte zelfs direct vanuit het programma indienen bij de Belastingdienst. Je moet deze dan alleen nog controleren.
Uren- en rittenregistratie bijhouden
Met bovenstaande oplossingen kun je eenvoudig de basis van een zzp-boekhouding regelen. Wat je verder moet bijhouden hangt deels af van je eigen onderneming. Zo houden veel zzp’ers een urenregistratie bij, om aan te tonen dat ze voldoen aan het urencriterium. Verder is een rittenadministratie handig om je zakelijke kilometers te kunnen boeken.
Boekhouding opzetten in Excel
Heb je weinig administratie en ken je Excel goed? Dan kun je daarmee ook handmatig een boekhouding opzetten. Je maakt dan zelf je eigen overzicht van al je facturen. Een voorbeeld van zo’n overzicht:
inkomsten bijhouden
De datum en het factuurnummer zijn verplicht. Het factuurnummer is altijd opvolgend. Omzet hoef je niet te rubriceren in je grootboek, maar het mag wel. Zo kun je omzet via producten of diensten scheiden. Daarnaast heb je een overzicht nodig van alle zakelijke kosten, die je ook eenvoudig in een spreadsheet kunt bijhouden. Een voorbeeld hiervan:
Met een overzicht van alle inkomsten (verstuurde facturen) en uitgaven (ontvangen facturen of andere kosten) heb je een eigen winst- en verliesrekening gemaakt. Dit wordt ook wel een resultatenrekening genoemd. Als je alle btw-bedragen los meeneemt kun je hiermee ook telkens de btw-aangifte doen.
Wil je de complete boekhouding in Excel? Voor 97 euro heb je de templates van professionals, inclusief financieel dashboard, offertes, facturatie, kilometer-, uren- en projectadministratie.
Grootboek en grootboekrekeningen bepalen
Als je een winst- en verliesrekening hebt gemaakt dan zie je hoeveel omzet of kosten je in totaal maakt. Door deze te rubriceren zie je bijvoorbeeld ook hoeveel geld je in totaal uitgeeft aan posten als vervoer, kantoorkosten of je website. Dit overzicht van alle verschillende kostenposten heet een grootboek.
Elke kostenpost is een grootboekrekening met een eigen code. Bijvoorbeeld vervoer geef je een code, kantoorkosten een losse code, et cetera. Je mag deze grootboekrekeningen zelf bedenken, al zijn er wel enkele standaardcodes die boekhouders veel gebruiken.
Daarnaast is het handig als je zaken die bij elkaar passen ook weer in één groep kan terugvinden. Denk aan kantoorkosten 4501 en softwarekosten 4502. Hiermee zie je aan het einde van het jaar direct hoeveel je bijvoorbeeld per jaar uitgeeft aan website-, kantoor- of softwarekosten samen.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.
Voorbeeld van een overzicht met grootboekrekeningen
Balans: afschrijven en debiteurenadministratie
De boekhouding van zzp’ers bestaat vooral uit het bijhouden van bovenstaande posten. Maar voor de aangifte van de inkomstenbelasting heb je ook een balans nodig. Hierop zie je je bezittingen en schulden op een bepaald moment. Hiervoor heb je een overzicht van je debiteuren en afschrijvingen nodig.
Debiteuren zijn klanten die jij wel een factuur hebt gestuurd maar die nog niet hebben betaald. Crediteuren zijn juist van jou nog geld tegoed. Zoals facturen die je nog moet betalen, of de belastingdienst, waar jij nog omzetbelasting aan moet afdragen. Ook leningen staan aan deze kant op de balans.
Alle zakelijke aankopen boven de 450 euro excl. btw moet je afschrijven. Dat betekent dat je de uitgaven niet direct als kosten boekt, maar stapsgewijs in waarde laat afnemen. Als je een laptop koopt voor 500 euro en in 5 jaar afschrijft is die na één jaar nog 400 euro waard. Deze waarde zie je terug op je balans.
Aan de ene zijde staan je bezittingen (activa). Aan de andere kant (passiva) hoe je deze financiert. Met je eigen vermogen breng je de balans in evenwicht. Met je balans kun je de aangifte inkomstenbelasting doen. Deze is lastiger dan de btw-aangifte en je kunt hiervoor ook een boekhouder inhuren.
