Maar weinig startende ondernemers zijn blij met de verplichte financiële administratie die zij moeten publiceren. Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beiden hebben ze verplichte zaken die zij moeten opgeven aan de belasting met betrekking tot de financiële administratie. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurd.

Verplichte administratie posten die u 7 jaar lang moet bewaren:

• Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé gebruik.
• Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
• Debiteuren-, crediteuren- en voorraad administratie. Hierover is het verplicht eens per jaar een balans en resultatenrekening op te maken. Elke post op deze resultatenrekening moet schriftelijk bewezen kunnen worden.
• Salaris administratie. Indien u personeel in dienst heeft moet u deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salaris administratie maar vallen wel onder de administratie en moeten i.v.m het eerste punt worden bijgehouden.

Financiële administratie voor de belasting
Al deze posten hebben invloed op twee zaken. De omzet belasting (BTW) en de inkomsten, of in het geval van een BV of NV, vennootschapsbelasting. Uw gehele administratie moet schriftelijk vastgelegd zijn. Waarschijnlijk mag per 1 januari 2007 de financiële administratie ook digitaal worden opgeslagen. Zorgt u er dan voor dat u altijd een goede backup heeft van bestanden!

Administratie en accountancy kantoren
Gegevens verzamelen van inkomsten en uitgaven dient u zelf te beheren. Niemand kan dit voor u doen. Het uiteindelijke resultaat kan een administratie kantoor voor u berekenen. U kunt met de spreekwoordelijke "schoenendoos met bonnetjes" naar een administratie kantoor stappen welke voor u de tussenstap kan zijn tussen u en de belasting. Mocht u nu echt de tijd hebben om de belastinggids uit uw hoofd te leren kunt u er altijd voor kiezen om het zelf uit te voeren. Als u weinig verstand heeft van financiële zaken is het zeker aan te raden om de financiële administratie uit te besteden. Natuurlijk kost een boekhouder geld maar hij heeft wel verstand van zaken die belastingtechnisch aftrekbaar zijn, voordeelregeltjes, en andere belastingvoordelige zaken. Deze kunnen al snel in de duizenden euro's lopen en zo veel kost een boekhouder eigenlijk nooit. Zo levert het inhuren van een boekhouder soms zelfs geld op!

Voor de grotere bedrijven zoals de Besloten Vennootschap en Limited bedrijven is een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijke administratie specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd.

Administratie bijhouden
Een administratie kantoor berekent doorgaans gewoon zijn uren. Komt u dus binnen met een schoenendoos met bonnetjes dan zal dit eerst digitaal worden ingevoerd en voor deze tijd moet u de normale hoofdprijs afrekenen. Het is dan ook aan te raden om zelf ook het een en ander van administratie af te weten en zelf de gegevens vast op te slaan in een online boekhoudprogramma of, nog goedkoper, gewoon in Excel bij te houden. Administratie kantoren kunnen u precies vertellen hoe zij graag zo'n excel bestand zien. Vraag zo nodig vooraf om een voorbeeld bestand. Ze willen u hier graag mee helpen. In ons artikel boekhouden via excel kunt u enkele voorbeeld boekhoudingen zien.

Gegevens bijhouden voor uzelf
Als er toch al vele gegevens in Excel staan kan hier maar het beste ook goed gebruik van worden gemaakt. Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over uw bedrijf. Hoe actueler, hoe beter inzicht er gekregen kan worden in:

• Het financiële plaatje van de onderneming; stijgt de winst en blijven de kosten binnen de marges?
• De kostprijs van uw product. Dit is niet alleen de grondstof maar ook uren, gas, water, licht etc. Door alle kosten te verrekenen over alle inkomsten kan een betere kostprijs worden samengevat.
• Het debiteurenbeheer. Met een actuele boekhouding is dit beter (bij) te sturen.
• Privé-uitgaven.
• Liquiditeit.

De statistieken wijzen uit dat ondernemers met een goede en bijgewerkte financiële administratie een kleinere kans hebben om failliet te gaan.

Meer informatie over de financiële administratie:
Accountancy en advies voor zelfstandigen
De Belastingdienst - Een administratie opzetten.
Boekhouden.startkabel.nl - Linkpagina m.b.t. het boekhouden.