Facturatieprogramma

Wat is het beste facturatieprogramma voor een eenmanszaak? Met welke software kun je onbeperkt facturen opstellen in je eigen huisstijl, controleren welke openstaande facturen betaald zijn of wat zijn andere verschillen van deze softwarepakketten? Overzicht van online facturatieprogramma’s voor zzp’ers en mkb’ers waarmee je zelf snel een keuze voor jouw onderneming maakt.

Beste facturatieprogramma’s vergelijken

Met een goed boekhoudpakket doe je de volledige administratie, maar veel kleine ondernemers zijn meer op zoek naar software dat snel en foutloos facturen kan maken. Dan is een eenvoudig facturatieprogramma soms gebruiksvriendelijker.

Snel en foutloos factureren is de basis. Je wilt een professionele factuur maken in je eigen huisstijl die aan alle regels van de belastingdienst voldoet.

Waarop kun je de oplossingen dan het beste vergelijken? Je kunt natuurlijk kijken naar de kosten of welk factuurprogramma het mooiste dashboard heeft. Houd vooral ook rekening met het type facturen dat jij hebt.

Alle facturatieprogramma’s kunnen professionele facturen maken.

Factuur-functies vergelijken

Een goed factuurprogramma geeft veel vrijheid in het maken van facturen. Die gaan verder dan alleen het toevoegen van een logo of omschrijving op een nieuwe factuur. Goede software voegt automatisch essentiële gegevens toe en kan stappen automatiseren.

• Reken automatisch het btw-bedrag uit
• Voeg automatisch je btw-,  kvk-nummer en factuurnummer toe
• Voeg een iDEAL-koppeling toe
• Factureer met meerdere sjablonen

Vrijwel elk programma voldoet op dat vlak ruimschoots aan de eisen van zzp’ers of kleine mkb’ers. Ook kan het handig zijn als je facturen met meerdere sjablonen kunt versturen. Bijvoorbeeld als je meerdere handelsnamen hebt of als je ook facturen in het Engels, Duits of Vlaams wilt maken.

Elk facturatieprogramma kan een factuur maken maar er zijn wel grote verschillen.

Een factuur versturen in het Vlaams lijkt misschien overdreven maar als je op jouw factuur standaard een iDEAL-integratie gebruikt en voor Belgische klanten liever Bancontact en PayPal aanbiedt verbetert dit het betaalgedrag onder onze zuiderburen. En als jij ook facturen in andere valuta wilt maken, is het wel zo handig als je facturatiesoftware ook deze functionaliteit biedt.

Functies van het facturatieprogramma zelf

Soms kan een online facturatieprogramma net wat meer dan alleen het maken van facturen. Als je ermee wilt boekhouden, en bijvoorbeeld eenvoudig een btw-aangifte wilt indienen, dan is een compleet boekhoudprogramma logischer. Maar rond de hele facturatie, biedt een online factuurprogramma vaak wat extra functies waarmee je veel stappen kunt automatiseren.

Als je abonnementen verkoopt is een programma dat automatisch periodieke facturen kan maken, inclusief module voor een automatische incasso, belangrijk. Als het programma ook betalingen controleert, en een overzicht geeft van alle openstaande facturen of automatisch betalingsherinneringen kan versturen (debiteurenadministratie), kan het jou hierbij veel tijd besparen.

Aanvullende modules en functionaliteit

Soms bieden facturatieprogramma’s ook aanvullende modules, die je aan de software kunt koppelen. Denk aan een urenregistratie of zelfs een offerte-module waarmee je direct offertes kunt maken voor je klant. Soms kun je goede facturatie-software ook koppelen aan bestaande planning- of offerteprogramma. Zo rolt er na een afgeronde opdracht automatisch een factuur uit de software.

Soms biedt een online facturatieprogramma ook offertes, betalingsherinneringen of software voor een urenregistratie aan.

Daarnaast helpt het als je standaardzaken van klanten kunt opslaan in de software zodat je bij het maken van een eigen factuur het adres of de opdracht niet opnieuw hoeft toe te voegen. Als je crm-software gebruikt is een koppeling met dat programma waarschijnlijk voor jou ook een vereiste.

Online facturatie automatiseren

Wil je het maken en versturen van facturen deels automatiseren? Dan helpt het als je factuurprogramma kan e-factureren en dus in ieder geval UBL-facturen kan sturen. Alhoewel bijna elk bedrijf ook pdf-facturen  accepteert, is UBL-facturatie de toekomst.

Als je software werkt met UBL-bestanden stuur je zelf geen bestanden die iemand handmatig moet verwerken in zijn boekhouding, maar haalt een boekhoudprogramma deze zelf op. Deze boekt facturen met de juiste opmaak, vaak inkoopcodes, automatisch. Dit voorkomt tijd en fouten in de administratie. Als jij ook vaak dezelfde klanten periodiek factureert voor hetzelfde bedrag helpt het als jouw facturatieprogramma abonnementenfuncties biedt waardoor je de periodieke facturatie kunt automatiseren.

Extra opties als een fijne app of software met een fijne gebruikservaring kan de doorslag geven.

Gebruikersgemak software vergelijken

Natuurlijk is het ook fijn als online facturatie-software gemakkelijk is in gebruik en het maken van facturen echt een feestje wordt. Extra opties als een mooie mobiele app of fijne gebruikservaring kunnen daarom zeker de doorslag geven. Maar voordat je je hier alleen blind op staart, is het goed om zeker te weten dat het facturatieprogramma ook de functies heeft die jij voor jouw administratie nodig hebt.

Als je goed facturatieprogramma’s wilt vergelijken moet je daarom wat verder gaan dan alleen kijken naar de kosten of waarmee je zelf het snelst aan de slag gaat. Om echt alle functionaliteiten te leren kennen is het meestal slim om enkele programma’s enkele dagen gratis te proberen om zo te ontdekken welk factuurprogramma echt de maximale voordelen biedt voor jouw onderneming.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over facturatieprogramma’s zijn:

Wat is het beste facturatieprogramma voor zzp'ers met een eenmanszaak?

Wat het ideale facturatieprogramma is voor zelfstandigen met een eenmanszaak is lastig om te zeggen. Als je sterk let op de kosten is een gratis factuurprogramma erg prettig. Meestal bieden deze al een oplossing om eenvoudig facturen te maken in je eigen huisstijl. Ook kunnen ze deze meestal veilig opslaan in de cloud en kan het hiermee direct per klant een factuurgeschiedenis bijhouden.

Voor ondernemers die veel factureren naar het buitenland, een oplossing zoeken voor het debiteurenbeheer of ondernemers die veel werken met abonnementen en periodiek factureren biedt een betaalde oplossing meestal meer voordelen.

Waarmee kan ik eenvoudig facturen maken en direct versturen?

Als je maar een paar facturen hebt kun je die prima maken in Word of Excel, maar zodra het aantal oploopt biedt een goed facturatieprogramma veel voordelen.

Met vrijwel elk factuurprogramma kun je facturen maken in een eigen lay-out, en deze direct naar de klant versturen. Er zijn meer verschillen in aanvullende functies. Om deze te ontdekken kun je het beste een gratis proefperiode proberen van een of meerdere pakketten. Zo zijn er oplossingen specifiek voor kleine ondernemers die gebruikersgemak zoeken, of juist voor grotere mkb-bedrijven die stappen automatiseren, te maken krijgen met internationale klanten of een integratie zoeken met andere software.

Met een gratis proefaccount kun je zelf ontdekken of een pakket goed bij jouw onderneming past.

Kan ik facturen maken in Word of Excel

Je eerste factuur kun je prima maken met de programma’s uit Microsoft Office. Bij de start kun je zelfs de hele boekhouding in Excel regelen. Als je onderneming groeit kan de administratie tijdrovend worden. Met een online factuurprogramma maak je minder fouten en kun je betere facturen maken. Ook bespaar je tijd op het maken en versturen van de facturen en kun je taken automatiseren, zoals het sturen van een betalingsherinnering.