Auto van de zaak

Als ondernemer moet er met de auto een keuze gemaakt worden of de auto van de zaak wordt of dat het een privé-auto wordt. De keuze tussen een auto van de zaak of een privé-auto kan later niet zomaar veranderen en hierover moet dus goed worden nagedacht. Het heeft financiële consequenties. In ieder geval moet het wel logisch zijn. Een auto die voor het overgrote deel zakelijk wordt gebruikt moet bij de zaak worden gerekend en een auto die bijna enkel privé wordt gebruikt mag niet op de zaak worden gezet. Daartussen is een groot grijs gebied waarin een keuze moet worden gemaakt.

Auto van de zaak of privé

In eerste instantie is het met bijna alles wat je zakelijk of privé kunt kopen in 9 van de 10 gevallen beter om deze van de zaak te maken maar met een auto zijn hierop wat extra voorwaarden. Zo kan het zijn dat de ondernemer privé een bijtelling tot 25% (bron: Belastingdienst 2015) van de catalogus (nieuwwaarde) van de auto krijgt op zijn inkomen voor belasting, indien deze op naam van de zaak staat. In dit artikel meer over de verschillen tussen een auto van de zaak en een auto privé.

Een auto van de zaak
De onderneming kan verschillende bezittingen hebben en zo kan het ook voorkomen dat er een auto van de zaak aanwezig is. Alle kosten van de auto, zoals benzine, onderhoud, afschrijving, aanschaf, verzekeringen, belasting etc. komen dan op rekening van de zaak. Onder andere de BTW bij de aanschaf is dan al een fijne aftrekpost. De zaak betaalt de volledige kosten voor de auto. Door de BTW van de aanschaf en de afschrijving van de auto scheelt dit vaak al duizenden euro’s. Als dit mogelijk is, is dit meestal de goedkoopste oplossing, vandaar dat de Belastingdienst bij een auto van de zaak een belangrijke regel heeft opgesteld:

De ondernemer mag max. 500 privé kilometers per jaar rijden
De bewijslast ligt bij de ondernemer. Deze moet kunnen bewijzen dat dit het geval is. Via een sluitende rittenadministratie, en bewijzen dat deze ritten hebben plaatsgevonden via visitekaartjes van mensen waarmee een gesprek is geweest, toegangskaarten, een oude agenda, oude offertes, en een sluitende kilometer-administratie etc. Er zijn wel alternatieve manieren om dit niet te hoeven maar dan moet bijvoorbeeld de auto op een vergrendeld parkeerterrein na het werk worden achtergelaten, en/of een blackbox worden geïnstalleerd die de kilometeradministratie uit handen neemt. Op deze manier krijgen taxi-chauffeurs geen bijtelling. Ze gaan met hun privé-auto naar huis. Voor veel ondernemers die na het werk met de auto naar huis rijden is dit veelal onmogelijk. Er is simpelweg geen andere privé-auto aanwezig. Als je een zakelijke auto van duizenden euro’s voor de deur hebt staan en je moet even naar de supermarkt laat je dat ding toch niet staan verroesten?

Wat als de ondernemer meer dan 500 kilometers per jaar privé zal rijden
In dat geval komt er een bijtelling bij het belastbaar inkomen van de ondernemer als deze de auto op de zaak zet. Bij de aangifte van de inkomstenbelasting lijkt je inkomen dus hoger dan wat je werkelijk hebt verdiend. Je verdiende in natura dan ook 25% van de cataloguswaarde van de auto van de zaak, en bij de aangifte van de inkomsten belasting wordt dit bedrag bij je inkomen opgeteld.

Een auto privé
Als ondernemer is het mogelijk om een privé-auto in bezit te hebben en deze auto van jezelf ‘in te huren’ voor een bedrag van maximaal 19 cent per zakelijk gereden kilometer (bron: Belastingdienst 2015). Dit bedrag mag je zien als zakelijke kosten en hiermee daalt dus je belastbare inkomen. Het resultaat is net als andere zakelijke kosten dat er minder winst gemaakt wordt en bijv. in het geval van een eenmanszaak minder inkomstenbelasting betaald moet worden.

Deze kilometers moeten wel achteraf bewezen kunnen worden naar de Belastingdienst. Die kan vragen om bewijzen van deze kilometers. Een rittenadministratie is dan ook noodzakelijk. Daarnaast kunnen er bewijzen worden getoond via bijv. een agenda met afspraken (bewaren dus die oude agenda) en zaken als offertes die besproken zijn, visitekaartjes van mensen waar een bezoekje bij is afgelegd etc. De bewijslast bij de kilometerboekhouding is minder strikt dan de eerder besproken bewijslast van een auto die 100% van de zaak is. Een direct sluitende kilometeradministratie is niet altijd nodig, je privékilometers mag je dus buiten de boeken houden. Een rittenadministratie waaruit blijkt welke ritten je zakelijk gereden hebt en waar het bedrag vandaan komt, is natuurlijk wel noodzakelijk.

Verschillen
Er zijn dus belangrijke financiële verschillen tussen een auto van de zaak en privé. Om bovenstaande iets duidelijker te maken een voorbeeld. Let op: Onderstaande voorbeelden zijn natuurlijk geheel speculatief en enkel om een beeld te krijgen. Stel je wilt een nieuwe auto aanschaffen van 25.000 euro en verwacht 20.000 kilometer per jaar zakelijk en wil er ook graag 10.000 privé mee rijden.

100% auto van de zaak:
Ruwweg geschat kan zo’n auto met 20.000 zakelijke kilometers 7500 euro per jaar kosten. Dit is een eigen schatting en bevat alle kosten van verzekering, onderhoud, brandstof, en aanschaf. Deze zijn 100% zakelijk te declareren. Privékilometers mag je er niet mee rijden dus die kilometers zijn in dit voorbeeld niet van toepassing. Resultaat: een aftrekpost van 7700 voor belasting.

Auto van de zaak met bijtelling
Ruwweg geschat kan zo’n auto met 30.000 kilometers 9300 euro per jaar kosten. Daarentegen komt er een bijtelling bij: 22% van de nieuwwaarde van de auto: 5500. Resultaat: een aftrekpost van 3800 euro voor belasting.

Auto privé
– 19 eurocent per zakelijke kilometer: Resultaat een aftrekpost van 3800 euro voor belasting.

Met bovenstaande voorbeeld zouden we aan de cijfers niet kunnen zien welke optie de beste keuze is. De 100% zakelijke keuze is fiscaal het beste, maar dan moet je wel een oplossing vinden voor die 10.000 privékilometers en het is dan maar de vraag of die 4100 euro belastingaftrek financieel beter zijn. Wel geeft het aan dat de bijtelling een groot verschil maakt. Factoren die van invloed (kunnen) zijn op de keuze of de auto van de zaak wordt of een privé-auto wordt:
– Liquiditeit van de zaak (bijvoorbeeld voor keuze tussen leasen & kopen)
– Verwachte aantal kilometers zakelijk
– Verwachte aantal kilometers privé
– Kostprijs per kilometer (verzekeringen, belasting, brandstof, onderhoud etc.)
– Waarde (en afschrijving) van de auto (tweedehands of nieuw?)
– Functies van de auto (representatie, noodzaak van de auto)
– Inkomen en dus belastingschaal waarin ondernemer zich bevind

De keuze of de auto op de zaak wordt gezet of een privé-eigendom wordt is dan ook in de meeste gevallen niet zomaar te noemen. Dit is per persoon en per onderneming te verschillend. Reken zelf dan ook (in overleg met een specialist als boekhouder of accountant) uit wat voor jou de juiste keuze zal zijn.