e-boekhouden

Personeel aannemen

In een eenmanszaak personeel aannemen klinkt voor sommige mensen riskant. Maar hoe klein de onderneming ook is, elke bedrijf dat levensvatbaar is heeft zijn drukke (en minder drukke) dagen waarop een extra helpende hand een uitkomst zou bieden. Waarom is het starten met personeel eigenlijk zo’n grote stap?

Inhoud:

Personeel aannemen bij een eenmanszaak

personeel aannemenVeel mensen denken dat je bij een eenmanszaak geen personeel kan aannemen, maar de naam verwijst alleen naar het eigendom. De loonlijst van het bedrijf staat hier helemaal los van.

Ook kleine eenmanszaken hebben vaak baat bij een paar medewerkers. Toch zijn er maar weinig eenmanszaken met personeel.

Aantal bedrijven dat ervoor kiest om te starten met personeel neemt af.

Het aantal bedrijven is de laatste jaren toegenomen tot twee miljoen, maar dit komt eigenlijk alleen door het aantal zelfstandigen zonder personeel. Sommige bedrijven zetten de stap naar het starten met personeel maar het aantal zelfstandigen dat iemand aanneemt is beperkt. Uit cijfers van het CBS blijkt zelfs dat tussen 2012 en 2018 het aantal werkgevers dat 2 of meer werkzame personen had jaarlijks afnam, in totaal met zo’n 20.000, zo’n 6% van het totaal.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook wel een arbeidscontract of andere tips.

Starten met personeel blijkt grote stap

groeien met personeelIn de bouw, horeca of logistiek werken steeds meer zelfstandigen zonder personeel. Omdat ze vaak freelance werken voor vaste opdrachtgevers zullen deze ondernemingen niet snel groeiambities vertonen. Aan de andere kant zijn er ook veel ondernemers die de stap van het aannemen van een medewerker zouden moeten nemen, maar niet durven! Als zij extra handen nodig hebben proberen zij het met familie, kennissen, vrienden of relaties tijdelijk op te lossen.

Er zijn veel ondernemers die de stap van een medewerker zouden moeten maken, maar niet durven.

Een extra medewerker biedt echter vaak veel groeikansen en gemak, en hoeft helemaal niet zo eng te zijn. De verplichte (salaris)administratie die erbij komt kijken kun je als werkgever voor een paar tientjes per maand uitbesteden aan een boekhouder. Die kan je vaak ook adviseren bij verzekeringen voor je personeel en risico’s zoals ziekte of aansprakelijkheid. Dat laatste is vaak al gedekt onder je bestaande verzekering.

Bij het begin je risico’s inschatten

Als je het spannend vindt om personeel aan te nemen hoef hoef je natuurlijk niet direct met een fulltime werknemer te starten. Als je begint met een jonge medewerker die op basis van een halfjaarcontract twee of drie dagen per week werkt, weet je vooraf wat dit gaat kosten. afhankelijk van de functie en het salaris dat je biedt kun je de kosten van het contract goed inschatten.

Als iemand jou een periode komt helpen, wat zou dit jou kunnen opleveren?

Mocht het voortijdig helemaal misgaan, en je je nog voor de besproken einddatum wilt stoppen, dan is je risico als werkgever dus meestal beperkt tot enkele duizenden euro’s. En mocht het wel slagen, wat zou deze persoon dan op kunnen leveren?

Wil je een werknemer aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook wel een arbeidscontract of andere tips.

Verschillende vormen van personeel

arbeidscontractVeel ondernemers zonder personeel zien op tegen alles wat er bij die eerste medewerker komt kijken. Maar om die reden kun je er ook geleidelijk mee beginnen, want er zijn grote verschillen tussen de vormen van personeel.

De bekendste oplossing is door direct te starten met een extra vaste medewerker maar daar zijn de gevolgen ook het grootst. Van salarisadministratie tot het opstellen van een goed arbeidscontract. Wellicht is vast personeel de ultieme oplossing voor langere tijd, maar om direct van zzp’er naar een zaak met vaste medewerkers te gaan kan een grote stap zijn. Er zijn ook andere oplossingen:

  • Stagiaire

    Een stagiaire is vaak maar enkele dagen in de week beschikbaar en gaat ook nog naar school. Daarnaast is het (op afstuderende studenten na) eigenlijk altijd een tijdelijke oplossing. Daar staat tegenover dat stagiaires vaak goedkoop zijn. Helaas zijn ze niet voor alles geschikt. Bij sommige taken neemt het uitleggen ervan net zo veel tijd in beslag als de tijd die deze kracht uit handen neemt. Voordelen zijn dat een jonge medewerker vaak veel van nieuwe technologie af weet, goed met computers werkt en de Engelse taal beheerst. Een stagiaire kan een frisse wind door het bedrijf laten waaien.

  • Uitzendkracht

    Een uitzendkracht heeft als voordeel dat het uitzendbureau de werving en selectie doet. Uiteindelijk berekent het uitzendbureau dit wel door in de uurprijs, maar je hoeft hier zelf minder tijd in te steken. Verder krijg je gewoon een factuur en hiermee ben je af van alle extra administratie die bij personeel komt kijken. Indien er slechtere tijden aankomen kun je de uitzendperiode vroegtijdig verbreken. Daarnaast kan na een langdurige uitzendperiode worden gedacht aan een vaste baan. Na een bepaald aantal uren kan de uitzendkracht vaak boetevrij worden aangenomen.

  • Payroll (detachering)

    Werknemers op basis van payroll (detachering) zijn vergelijkbaar met de werknemers van een uitzendbureau. Het verschil is dat een payroll-medewerker vaak voor een langere periode komt werken. De prijs per uur is daarom vaak iets lager omdat er wordt uitgegaan van meer uren. Met payroll komt er een eigen medewerker in dienst. De werving en selectie kan ook zelf gedaan worden, alleen de salarisadministratie van personeel wordt uitbesteed.

  • Freelance

    Met een freelancer leg je de opdracht bij een andere ondernemer neer. Deze werkt dan onder jouw naam al zal de freelancer de opdracht misschien wel in zijn eigen portfolio zetten. Voordelen zijn dat het deels op afstand kan gebeuren, en dat je vrijer bent met het stellen van voorwaarden. Een nadeel is dat de freelancer nergens anders voor inzetbaar is. Deze gaat niet even koffie zetten of brieven posten, om maar iets te noemen.

  • Uitbesteden

    Het uitbesteden van opdrachten past inderdaad niet echt onder het kopje van starten met personeel. Maar heb je er wel over nagedacht wat je wilt laten doen door de extra medewerker? De telefoon opnemen en administratie bijwerken kan prima worden uitbesteed aan een klantcontact- of administratiebureau.

Er zijn ook andere termen bekend als een bijbaan, interim, flexwerkers, werving en selectie. Deze worden in de media veelvuldig genoemd maar juridisch gezien komen ze meestal alsnog op een van bovenstaande methoden neer.

Personeel aannemen: aandachtspunten

Er zijn een honderdtal punten nodig waar op te letten als er wordt gedacht aan het aannemen van personeel. Let in ieder geval altijd goed op waar je precies naar op zoek bent, en of daar verschillende rollen bij passen. Als je besluit te starten als werkgever bereid het sollicitatiegesprek dan gedegen voor, zorg voor een goede werkplek en dat je voorbereid bent op de extra administratie als je personeel in dienst neemt.

Daarnaast heeft elke ondernemer zijn eigen wensen en werkwijze. Wel zijn er enkele veelvoorkomende. Bij deze een selectie:

  • Periode

    Bedenk goed voor welke periode je personeel wilt aannemen. Als dit langdurig is, bijvoorbeeld enkele jaren, dan is een stagiaire aannemen misschien niet de oplossing. Bij zeer korte opdrachten is een vaste medewerker misschien weer niet handig.

  • Administratie

    Gemiddeld kost een medewerker een paar duizend euro per jaar aan administratie. Een stagiaire of uitzendkracht is administratief goedkoper maar heeft wel weer andere nadelen.  Stagiaires willen vaak niet alleen stagevergoeding, maar er komt ook iemand van de opleiding langs, er moet een verslag gemaakt worden, presentatie gegeven worden en andere zaken waar de ondernemer misschien niet op zit te wachten.

  • Aansprakelijkheid

    Aansprakelijkheid lijkt weer zo’n addertje: bij het aannemen van personeel via een uitzend- of detacheringsbureau ben je van de meeste zaken af maar controleer wel even de aansprakelijkheidsverzekering. Deze dekt schade bij jou, de uitzendkracht of bij een klant waarvoor je bedrijf aansprakelijk is.

  • Taken

    Niet alle taken kunnen direct worden overgenomen door nieuw personeel. De ondernemer zelf heeft misschien wel honderd uur per week werk voor handen, maar klantenbezoeken, technische klussen, of andere specifieke taken kunnen niet altijd direct worden overgenomen door een ander persoon. Welke taken zijn ook door een ander te doen, en welke niet? Maak hiervan vooraf een selectie!

  • Bijkomende zaken

    Naast administratie komen ook nog andere zaken kijken als je begint met medewerkers. Is er een werkplek? Toilet? Ben je voldoende aanwezig om deze persoon in te werken en aan te sturen? Is op andere dagen de deur ook tijdens kantooruren open? Is het bereikbaar? Stagiaires komen vaak via het openbaar vervoer.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook wel een arbeidscontract of andere tips.

Praat eens met andere ondernemers met personeel

Vraag er ook eens naar bij mede-ondernemers met een eenmanszaak of vof. Wat waren voor hen de struikelblokken toen ze personeel in dienst namen? Waarom kozen zij voor een bepaalde oplossing? Als er gebruik wordt gemaakt van een tussenpersoon als een uitzendbureau, kan deze vaak veel vragen direct beantwoorden. Personeel aannemen is een grote stap voor een (kleine) ondernemer en andere ondernemers weten ongetwijfeld nog wel wat hen uiteindelijk heeft overtuigd om ermee te starten.

Bij het aannemen van personeel, plaatsen van een vacature of het voorbereiden van een sollicitatiegesprek komen veel zaken om de hoek kijken. Maar als er al een idee is wat je iemand wilt laten doen, voor welke periode en onder welke voorwaarden, dan kun je wel gericht gaan zoeken. Heb je een kandidaat gevonden en zijn jullie samen akkoord over het loon en de andere zaken uit het arbeidscontract? Vergeet dan ook de eerstedagsmelding niet bij de belastingdienst.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over personeel aannemen bij een eenmanszaak zijn:

Kan ik personeel in dienst nemen in mijn eenmanszaak?

Zeker. Het woord eenmanszaak verwijst naar het eigendom van het bedrijf, niet naar het aantal medewerkers. Je kunt dus zeker mensen aannemen en veel ondernemers met een eenmanszaak hebben ook enkele medewerkers in dienst.

Al ben je bij een eenmanszaak wel hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van het bedrijf. Begint het personeelsbestand sterk te groeien? Dan kun je overwegen er toch een besloten vennootschap van te maken.

Wat komt er allemaal bij kijken als ik iemand ga aannemen?

Als je begint met een eerste medewerker komt er best wat bij kijken. Alleen al het feit dat je een tweede werkplek nodig hebt, iemand moet inwerken of dat je je koffie en toilet opeens moet delen.

Ook wettelijk gezien komt er wel wat bij kijken als je personeel in dienst neemt. Maar je kunt ook zaken uitbesteden aan een boekhouder. De salarisadministratie voor één medewerker is meestal een paar tientjes per maand en meestal heeft een boekhouder ook wel tips voor het arbeidscontract of andere vragen die je mogelijk hebt als je gaat starten met personeel.

Welke kosten komen er bij personeel kijken?

Als je begint met een eerste medewerker dan komen hier ook kosten bij kijken. Deze zijn sterk afhankelijk van de functie en werkplek. Heeft deze medewerker alleen een laptop nodig of ook een auto van de zaak? En moet je vanuit je CAO medewerkers gelijk pensioen aanbieden of kun je eerst eens met een stagiaire kijken wat er bij een extra stel helpende handen zoal komt kijken?

Wanneer is het moment om te starten met personeel?

Steeds minder zelfstandigen kiezen voor personeel. Van de twee miljoen bedrijven in Nederland is bijna twee derde zzp’er, wat wil zeggen dat deze ondernemers geen medewerkers in dienst hebben. Toch kan een extra stel helpende handen vaak wel een sterke groei realiseren! En met een goede voorbereiding is de stap naar personeel kleiner dan je denkt.

Personeel aannemen - de laatste berichten:

Alle berichten over dit onderwerp