menu

Penningmeester

Samen met de voorzitter en secretaris vormt de penningmeester het bestuur van een stichting, vereniging of commissie. De taken van een penningmeester bestaan uit het beheren van de financiën van deze organisatie. Daarnaast bepaalt hij of de plannen van het bestuur financieel haalbaar zijn en vertaalt hij het beleid naar een financieel overzicht.

Inhoud:

Wat is een penningmeester?

Een penningmeester houdt zich bezig met de taken die nodig zijn voor de financiële administratie van een stichting, vereniging, club of commissie. Vaak gaat het om een vrijwillige (maar eervolle) functie en is het een verzamelnaam voor alle financiële zaken die bij de organisatie plaatsvinden. Daar kunnen zijn functie en werkzaamheden dus zowel vergelijkbaar zijn met die van een financieel directeur, als administratief medewerker.

De taken van een penningmeester?

Aangezien de penningmeester verantwoordelijk is voor alle inkomsten en uitgaven, is het belangrijk dat hij beschikt over een goed financieel inzicht. Hij werkt meestal met software voor de ledenadministratie en/of een boekhoudprogramma.

Hij is verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie en zijn taken zijn gericht op het in orde houden van de cijfers, verslagen en overzichten. Daarbij kun je denken aan werkzaamheden als:

Welke kwaliteiten heeft een penningmeester?

penningmeesterIn theorie zou iedereen die kan boekhouden het kunnen worden, want het is geen beschermde functie. Maar om de rol te vervullen is het handig als je naast een goed financieel inzicht beschikt over organisatievermogen, enige bestuurlijke ervaring hebt en bekend bent met (boekhoud)software. Bij grotere organisaties, waar regelmatig grote geldbedragen in omgaan, is het niet ongebruikelijk dat er aan de penningmeester gevraagd wordt om een Verklaring Omtrent het Gedrag te kunnen overleggen.

Is er een vergoeding?

Bestuurders van een organisatie mogen net als andere vrijwilligers een vergoeding voor hun onkosten vragen. Daarnaast kan er een vergoeding worden betaald voor het vervullen van de functie. De vergoeding voor de onkosten kan worden uitgekeerd op basis van de werkelijk gemaakte kosten of op basis van een vast bedrag. Voor de laatste vorm heeft de Belastingdienst een (maximum)bedrag vastgesteld van 150 euro per maand en 1500 euro per kalenderjaar.

Wanneer de werkzaamheden als vrijwilliger worden vervuld en de vergoeding de bovenstaande bedragen niet overschrijdt, dan is de tegemoetkoming onbelast en hoeft de Belastingdienst hiervan niet op de hoogte te worden gesteld. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van alle vergoedingen, dus inclusief reiskostenvergoeding of verstrekte sportkleding in het geval van een sportvereniging.

Ook is het mogelijk dat de penningmeester een dienstverband aangaat met de vereniging, alhoewel dit in de praktijk niet erg gebruikelijk is.

Ben of word je zelf penningmeester? Naast een goed boekhoudprogramma is de ledenadministratie van een vereniging voor jou misschien ook interessant.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een penningmeester zijn:

Wat is een penningmeester?

Een penningmeester is iemand die de boekhouding van een club, vereniging of stichting organiseert en hiervoor verantwoordelijk is. Hierdoor is hij een soort combinatie tussen een financieel directeur, administratief medewerker en boekhouder.

Wat moet een penningmeester doen?

Hij is verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie en zijn taken zijn gericht op het in orde houden van de cijfers, verslagen en overzichten.

Hij werkt meestal met een boekhoudprogramma en houdt zich bezig met werkzaamheden als de facturatie, beheren van de bankrekening, verzorgen van de ledenadministratie en het bijhouden van de crediteuren, debiteuren en belastingaangiftes van de stichting of vereniging.

Wie controleert de penningmeester?

Een penningmeester is vaak zowel de persoon die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt.

Deze besluiten maakt een penningmeester natuurlijk niet alleen en andere bestuursleden zullen in ieder geval bij de besluitvorming zaken kunnen controleren. Al is dat dus beperkt en het kan bij zeer kleine verenigingen of stichtingen dus voorkomen dat een penningmeester maar weinig wordt gecontroleerd.

Bij grotere verenigingen is het gebruikelijk dat er veel administratieve zaken worden uitbesteed aan een boekhouder. Ook is het daar gebruikelijk dat de administratie periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, wordt gecontroleerd door een boekhouder of adminstratiekantoor.

Is een penningmeester aansprakelijk voor fouten?

Gebruikelijk is dat de vereniging en stichting zelf verantwoordelijk en dus aansprakelijk zijn voor alle zaken, inclusief de financiële gezondheid, en het bestuur dus niet. Maar hierop zijn veel uitzonderingen van toepassing. Of een penningmeester aansprakelijk kan worden gesteld voor de boekhouding en eventuele gemaakte fouten is afhankelijk van de constructie van de vereniging of stichting.

Soms staan hier zaken over in de statuten geregeld. Los daarvan is de penningmeester soms alsnog aansprakelijk voor zijn eigen handelen. Indien er grote fouten of zelfs wanbeleid plaatsvindt, kan het zijn dat de penningmeester hier alsnog soms aansprakelijk voor wordt gesteld.