e-boekhouden

Penningmeester

Iedereen kan penningmeester worden en de financiën, boekhouding of administratie beheren van een club, vereniging of stichting. Alles over de werkzaamheden en de verantwoordelijkheid die bij deze functie komt kijken.

Inhoud:

Wat is een penningmeester?

Een penningmeester houdt zich bezig met de taken die nodig zijn voor de financiële administratie van een stichting, vereniging, club of commissie. Vaak gaat het om een vrijwillige (maar eervolle) functie. Het is een soort schatbewaarder en regelt alle financiële zaken die bij de organisatie plaatsvinden.

Samen met de voorzitter en secretaris vormt de penningmeester het bestuur van een stichting, vereniging, club of commissie. De functie en werkzaamheden zijn soms zowel vergelijkbaar met die van een financieel directeur, als van een administratief medewerker.

De taken van een penningmeester?

Aangezien de penningmeester verantwoordelijk is voor alle inkomsten en uitgaven en dus de  totale boekhouding van een stichting of vereniging, is het belangrijk dat hij beschikt over een goed financieel inzicht. Hij werkt meestal met software voor de ledenadministratie en/of een boekhoudprogramma.

De boekhouding van een stichting of vereniging werkt dankzij donateurs, leden of contributie vaak net anders. Meest gekozen boekhoudprogramma: e-Boekhouden!

De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie en zijn taken zijn gericht op het in orde houden van de cijfers, verslagen en overzichten. Daarnaast bepaalt hij of de plannen van het bestuur financieel haalbaar zijn en vertaalt hij het beleid naar een financieel overzicht. Daarbij kun je denken aan werkzaamheden als:

Welke kwaliteiten heeft een penningmeester?

penningmeesterIedereen die kan boekhouden kan penningmeester worden, want het is geen beschermde functie. Bij een kleine club of vereniging van eigenaren is het werk meestal simpel.

Bij een actieve vereniging of stichting is het handig als je naast een goed financieel inzicht beschikt over organisatievermogen, enige bestuurlijke ervaring hebt en bekend bent met (boekhoud)software. Bij grotere organisaties, waar regelmatig grote geldbedragen in omgaan, is het niet ongebruikelijk dat een penningmeester gevraagd een Verklaring Omtrent het Gedrag moet overleggen.

In theorie kan iedereen die kan boekhouden penningmeester worden.

Is er een vergoeding?

Soms krijgt de penningmeester een vaste vergoeding. Daarnaast krijgen ze vaak een onkostenvergoeding. Die kan worden uitgekeerd op basis van de werkelijk gemaakte kosten of op basis van een vast bedrag. Voor de laatste vorm heeft de Belastingdienst een (maximum)bedrag vastgesteld van 150 euro per maand en 1500 euro per kalenderjaar. Ook is het mogelijk dat de penningmeester een dienstverband aangaat met de vereniging, alhoewel dit in de praktijk niet erg gebruikelijk is.

Onkostenvergoeding is onbelast

Wanneer de werkzaamheden als vrijwilliger worden vervuld en de vergoeding de bovenstaande bedragen niet overschrijdt, dan hoeft je hierover geen belasting te betalen. De vergoeding is dan belastingvrij en je hoeft de Belastingdienst hiervan niet op de hoogte te stellen. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van alle vergoedingen, dus inclusief reiskostenvergoeding of gekregen sportkleding van een sportvereniging.

Ben of word je zelf penningmeester? Naast een goed boekhoudprogramma is de ledenadministratie van een vereniging voor jou misschien ook interessant.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een penningmeester zijn:

Wat is een penningmeester?

Een penningmeester is iemand die de boekhouding van een club, vereniging of stichting organiseert en hiervoor verantwoordelijk is. Hierdoor is hij een soort combinatie tussen een financieel directeur, administratief medewerker en boekhouder.

Wat moet een penningmeester doen?

Bij een vereniging of stichting is hij verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie. Zijn taken zijn gericht op het in orde houden van de cijfers, verslagen en overzichten.

Hij werkt meestal met een boekhoudprogramma en houdt zich bezig met werkzaamheden als de facturatie, beheren van de bankrekening, verzorgen van de ledenadministratie en het bijhouden van de crediteuren, debiteuren en belastingaangiftes van de stichting of vereniging.

Wie controleert de penningmeester?

Een penningmeester is vaak zowel de persoon die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt.

Deze besluiten maakt een penningmeester natuurlijk niet alleen en andere bestuursleden zullen in ieder geval bij de besluitvorming zaken controleren. Al is dat dus beperkt en het kan bij zeer kleine verenigingen of stichtingen dus voorkomen dat een penningmeester maar weinig wordt gecontroleerd.

Bij grotere verenigingen is er vaak een samenwerking met een boekhouder, of worden daar taken aan uitbesteed. Ook controleert een boekhouder of administratiekantoor de administratie daar regelmatig.

Is een penningmeester aansprakelijk voor fouten?

Gebruikelijk is dat de vereniging en stichting zelf aansprakelijk zijn voor alle zaken, inclusief de financiële gezondheid, en het bestuur dus niet. Maar hierop zijn veel uitzonderingen van toepassing. Of een penningmeester aansprakelijk kan zijn voor de boekhouding en eventuele gemaakte fouten is afhankelijk van de constructie van de vereniging of stichting.

Soms staan hier zaken over in de statuten geregeld. Los daarvan is de penningmeester soms alsnog aansprakelijk voor zijn eigen handelen. Indien er grote fouten of zelfs wanbeleid plaatsvindt, kan het zijn dat de penningmeester hiervoor alsnog aansprakelijk is.