e-boekhouden

Penningmeester

Wil je penningmeester worden en de financiën en administratie beheren van een club, vereniging of stichting? Een penningmeester is vaak belangrijk voor een organisatie en je doet zo vaak leuke contacten op. Alles over de werkzaamheden en verantwoordelijkheden die bij deze functie komen kijken.

Inhoud:

Wat is een penningmeester?

Penningmeester vormt samen met secretaris en voorzitter het bestuurSamen met de voorzitter en secretaris vormt de penningmeester het dagelijkse bestuur van een organisatie. Je regelt de taken voor de financiële administratie van een stichting, vereniging, club of commissie. Vaak gaat het om een vrijwillige (maar eervolle) functie. Je bent een soort schatbewaarder en regelt alle financiële zaken van een organisatie.

De functie en werkzaamheden van een penningmeester zijn soms zowel vergelijkbaar met die van een financieel directeur, als van een administratief medewerker. Je werkt veel met cijfers en meestal intensief samen met de voorzitter, secretaris of andere bestuursleden.

De taken van een penningmeester?

Je bent als penningmeester verantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven. Goed financieel inzicht helpt om de boekhouding van een stichting of vereniging bij te houden. Meestal werkt een penningmeester met software voor de ledenadministratie en/of een boekhoudprogramma al zijn er ook veel kleine verenigingen waarvan je de financiën prima kunt bijhouden in Excel, als je daar handig mee bent.

De boekhouding van een stichting of vereniging werkt dankzij donateurs, leden of contributie vaak net anders. Meest gekozen boekhoudprogramma: e-Boekhouden!

penningmeester houdt zich bezig met de boekhouding

De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie en de taken zijn gericht op het in orde houden van de cijfers, verslagen en overzichten. Een penningmeester betaalt de rekeningen en controleert de inkomsten. Naast het verwerken van financiën bepaal je of de plannen van het bestuur financieel haalbaar zijn en vertaal je het beleid naar een financieel overzicht. Daarbij kun je denken aan werkzaamheden als:

Welke kwaliteiten heeft een penningmeester?

penningmeesterIedereen die kan boekhouden kan penningmeester worden, want het is geen beschermde functie. Bij een kleine club of vereniging van eigenaren is het werk meestal simpel.

Bij een actieve vereniging of stichting is het handig als je naast een goed financieel inzicht beschikt over organisatievermogen, enige bestuurlijke ervaring hebt en bekend bent met (boekhoud)software. Bij grotere organisaties, waar regelmatig grote geldbedragen in omgaan, is het niet ongebruikelijk dat een penningmeester een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) moet overleggen.

In theorie kan iedereen die kan boekhouden penningmeester worden.

Is er een vergoeding?

Soms krijgt de penningmeester een vaste vergoeding. Daarnaast krijgen ze vaak een onkostenvergoeding. Dat kan via declaraties en dus werkelijk gemaakte kosten, of op basis van een vast bedrag. Ook kan een penningmeester werken in loondienst bij een vereniging, maar dat is niet gebruikelijk. Als je wel in dienstverband werkt bij een vereniging krijg je gewoon salaris en vakantiegeld, net als bij elke baan.

Onkostenvergoeding is onbelast

Als penningmeester doe je de werkzaamheden meestal als vrijwilliger. Als de vergoeding niet hoger is dan een vaste vergoeding van 150 euro per maand en 1500 euro per kalenderjaar hoef je hierover geen belasting te betalen. De vergoeding is dan belastingvrij en je hoeft hiervan geen aangifte te doen bij de belastingdienst. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van alle vergoedingen, dus inclusief reiskostenvergoeding of gekregen sportkleding van een sportvereniging.

Ben of word je zelf penningmeester? Naast een goed boekhoudprogramma is de ledenadministratie van een vereniging voor jou misschien ook interessant.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een penningmeester zijn:

Wat is een penningmeester?

Een penningmeester is iemand die de boekhouding van een club, vereniging of stichting organiseert en hiervoor verantwoordelijk is. Hierdoor is de functie een mix van een financieel directeur, administratief medewerker en boekhouder.

Wat doet een penningmeester?

Bij een vereniging of stichting is een penningmeester verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie. De taken zijn gericht op het in orde houden van de financiën, verslagen en overzichten.

Je werkt meestal met een boekhoudprogramma en werkzaamheden als de facturatie, beheren van de bankrekening, verzorgen van de ledenadministratie en het bijhouden van de crediteuren, debiteuren en belastingaangiftes van de stichting of vereniging.

Wie controleert de penningmeester?

Een penningmeester is vaak zowel de persoon die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt. Deze besluiten maak je meestal niet alleen en andere bestuursleden kijken dus mee bij de besluitvorming. Maar soms is dat beperkt. Bij kleine verenigingen of stichtingen wordt een penningmeester maar weinig gecontroleerd.

Bij grotere verenigingen is er vaak een samenwerking met een boekhouder, of worden daar taken aan uitbesteed. Ook controleert een boekhouder of administratiekantoor de administratie daar regelmatig.

Is een penningmeester aansprakelijk voor fouten?

Meestal is de vereniging en stichting zelf aansprakelijk voor alle zaken, inclusief de financiële gezondheid. Maar hierop zijn veel uitzonderingen van toepassing. Of een penningmeester aansprakelijk is voor de financiën en eventuele gemaakte fouten is afhankelijk van de constructie van de vereniging of stichting.

Soms staan hier zaken over in de statuten geregeld. Als er grote fouten of zelfs wanbeleid plaatsvindt, kan de penningmeester hiervoor alsnog aansprakelijk zijn. Als bestuur kun je bestuursaansprakelijkheid deels verzekeren.