Penningmeester
Als penningmeester van een club, vereniging of stichting beheer je de financiën en administratie. Het is een belangrijke functie voor een organisatie. Ondanks dat de functie meestal vrijwillig is, komen er soms veel werkzaamheden en verantwoordelijkheden kijken bij de rol van penningmeester.
Inhoud:
Wat is een penningmeester?
Samen met de voorzitter en secretaris vormt een penningmeester het dagelijkse bestuur van een organisatie. Taken zijn gericht op de financiële administratie van een stichting, vereniging, club of commissie.
Goed financieel inzicht helpt om de boekhouding van een stichting of vereniging bij te houden. Vaak is het een vrijwillige (maar eervolle) functie. Een penningmeester is een soort schatbewaarder en regelt alle financiële zaken van een organisatie.
De functie en werkzaamheden van een penningmeester zijn zowel vergelijkbaar met die van een financieel directeur, als van een administratief medewerker. Je verwerkt de inkomsten en uitgaven, werkt veel met cijfers en meestal intensief samen met de voorzitter, secretaris of andere bestuursleden.
De boekhouding van een stichting of vereniging werkt dankzij donateurs, leden of contributie vaak net anders. Meest gekozen boekhoudprogramma onder penningmeesters: e-Boekhouden.
Taken van een penningmeester
Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie. De taken zijn gericht op het in orde houden van de cijfers, verslagen en overzichten. Meestal werk je met een boekhoudprogramma en software voor de ledenadministratie al zijn er ook veel kleine verenigingen waarvan je de financiële administratie prima kunt bijhouden in Excel, als je daar handig mee bent.
Een penningmeester betaalt de rekeningen en controleert de inkomsten en uitgaven. Naast dat je het geld beheert en de financiën verwerkt bepaal je of de plannen van het bestuur financieel haalbaar zijn en vertaal je het beleid naar een financieel overzicht. Als penningmeester kun je denken aan werkzaamheden als:
- de facturatie, of het aansturen en controleren hiervan
- het beheren van de rekening en de kas van een organisatie
- de ledenadministratie van de vereniging
- de crediteuren– en debiteurenadministratie
- belastingaangiftes & -aanslagen verwerken
- financiële verslagen zoals jaarverslagen of jaarrekeningen
- het maken van periodieke begrotingen
- het afsluiten van relevante verzekeringen
- het tekenen van betaalopdrachten
- het bijwonen van vergaderingen
- overige financiële besluiten en werkzaamheden
Welke kwaliteiten heeft een penningmeester?
Als je kunt boekhouden kun je de rol van penningmeester uitvoeren, want het is geen beschermde functie. Bij een kleine club of vereniging van eigenaren is het werk meestal eenvoudig.
Naast financieel inzicht is het bij een actieve vereniging of stichting handig als je als penningmeester ook enige bestuurlijke ervaring hebt en kunt werken met (boekhoud)software.
Bij organisaties waar grote geldbedragen in omgaan moet een penningmeester vaak een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bezitten.
Iedereen die kan boekhouden kan penningmeester worden.
Is er een vergoeding?
Soms krijgt de penningmeester een vaste vergoeding. Daarnaast krijg je vaak een onkostenvergoeding. Dat kan via declaraties, met werkelijk gemaakte kosten, of op basis van een vast bedrag. Ook kan een penningmeester werken in loondienst bij een vereniging, maar dat is niet gebruikelijk. Als je wel in dienstverband werkt bij een vereniging krijg je salaris en vakantiegeld, net als bij elke andere baan.
Een penningmeester kan werken in loondienst bij een vereniging, maar dat is niet gebruikelijk.
Onkostenvergoeding is onbelast
Als penningmeester doe je de werkzaamheden meestal als vrijwilliger. Als de vergoeding niet hoger is dan een vaste vergoeding van 150 euro per maand en 1500 euro per kalenderjaar hoef je hierover geen belasting te betalen. De vergoeding is dan belastingvrij.
Je hoeft hiervan geen aangifte te doen bij de belastingdienst. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van alle vergoedingen, dus inclusief reiskostenvergoeding of ontvangen sportkleding van een sportvereniging.
Word je zelf penningmeester van een vereniging? Naast een goed boekhoudprogramma is de ledenadministratie van een vereniging voor jou misschien ook interessant.
Veelgestelde vragen
Enkele veelgestelde vragen over een penningmeester zijn:
Wat is een penningmeester?
Een penningmeester is iemand die de boekhouding en financiën van een club, vereniging of stichting organiseert en als bestuurslid hiervoor verantwoordelijk is. Hierdoor is de functie een mix van een financieel directeur, administratief medewerker en boekhouder.
Wat doet een penningmeester?
Bij een vereniging of stichting is een penningmeester verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de organisatie. De taken zijn gericht op het in orde houden van de financiën, verslagen en overzichten.
Je werkt meestal met een boekhoudprogramma en werkzaamheden als de facturatie, beheren van de bankrekening, verzorgen van de ledenadministratie en het bijhouden van de crediteuren, debiteuren en belastingaangiftes van de stichting of vereniging.
Wie controleert de penningmeester?
Een penningmeester is vaak zowel de persoon die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt. Deze besluiten maak je meestal niet alleen en andere bestuursleden kijken dus mee bij de besluitvorming. Maar soms is dat beperkt. Bij kleine verenigingen of stichtingen is er weinig controle op de werkzaamheden van een penningmeester.
Bij grotere verenigingen is er vaak een samenwerking met een boekhouder, of worden daar taken aan uitbesteed. Ook controleert een boekhouder of administratiekantoor de administratie daar regelmatig.
Is een penningmeester aansprakelijk voor fouten?
Meestal is niet het bestuur maar de vereniging en stichting zelf aansprakelijk voor alle zaken, inclusief de financiële gezondheid. Maar hierop zijn uitzonderingen van toepassing. Of een penningmeester aansprakelijk is voor de financiën en eventuele gemaakte fouten is afhankelijk van de constructie van de vereniging of stichting.
Soms staan hier zaken over in de statuten geregeld. Als er grote fouten of zelfs wanbeleid plaatsvindt, kan de penningmeester hiervoor alsnog aansprakelijk zijn. Als bestuur kun je bestuursaansprakelijkheid deels verzekeren.