Factureren

Voor veel ondernemers is factureren – het maken en versturen van facturen – het leukste deel van de boekhouding. Toch blijkt dat we veel fouten maken tijdens de facturatie. Door vooraf goed over je facturen na te denken en stappen te automatiseren kun je veel tijd en geld besparen.

Inhoud:

• Wat is factureren?
• Online factureren
• Factureren in Excel
• Factureren in UBL
• Regels voor facturen

Wat is factureren?

Factureren betekent het maken en versturen van een rekening naar een zakelijke klant. Een rekening en een factuur zijn hetzelfde, met als verschil dat een rekening alleen iemand vertelt wat hij moet betalen en dat een factuur ook bewijslast is voor controles van de boekhouding. De meeste ondernemers regelen deze facturatie zelf.

Online factureren

Veel ondernemers vinden factureren best een leuke bezigheid, maar de totale boekhouding een tijdrovende klus. Online factureren kan veel tijd besparen. Met goede software maak je eenvoudig een digitale factuur die aan de regels van de belastingdienst voldoet. Ook kan deze helpen met herinneren van een factuur en inkomende facturen sneller inboeken. Bijvoorbeeld via een app op je mobiele telefoon.

Drie softwarepakketten waarmee je online kunt factureren:

Digitaal factureren is makkelijk en snel. Bovendien verkleint de software de kans op fouten.

Met digitale facturatie-software kun je snel facturen maken en versturen in je eigen huisstijl. Ook verkleint het de kans op fouten. Verder kun je met elektronisch factureren je debiteurenbeheer deels automatiseren. Dat levert zowel tijdwinst op bij de facturatie als de belastingaangiftes en zie je sneller hoe jouw onderneming financieel draait.

Zelf factureren in Excel en Word

Je kunt factureren in Excel en Word. Er zijn regels wat je op een factuur moet vermelden, maar niet hoe je deze opstelt. Boekhouden in Excel en Word is prima mogelijk en er zijn veel ondernemers die hiermee hun facturen maken.

Wanneer je bedrijf groeit dan is er betere software voor de facturatie. Een tikfout is zo gemaakt en als je factureert via Excel moet je alle berekeningen zelf  invoeren. De kans is dan groot dat je uiteindelijk toch fouten maakt of bepaalde zaken vergeet.

Je mag factureren in Excel, maar als je bedrijf groeit zijn er betere oplossingen.

Bij het zelf maken van facturen loop al snel de kans dat er iets misgaat. Facturatieprogramma’s automatiseren taken. Zoals het factuurnummer, waarbij ondernemers die facturen maken met Word en Excel vaak foutjes maken.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig sjablonen downloaden voor Excel-facturen. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Digitaal UBL-facturen maken en verzenden

Factureren via Excel is prima als je maar weinig facturen hebt. Maar als het aantal groeit zijn er betere oplossingen. Boekhoudprogramma’s factureren online via e-mail, bijvoorbeeld in de vorm van online facturen als pdf-bijlage. Dat is al beter maar factureren in UBL is ook in opkomst. Onder andere de overheid maakt al gebruik van UBL-bestanden.

Elektronisch factureren met een UBL-bestand maakt het mogelijk dat boekhoudsoftware deze direct inleest en verwerkt. Dit vermindert menselijke fouten en omdat software deze e-facturen automatisch inboekt hebben UBL-bestanden soms ook een kortere betalingstermijn. Nog niet alle boekhoudsoftware kan een UBL-factuur verwerken dus kun je elektronische facturen het beste zowel in PDF als UBL-formaat versturen.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit, of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Regels voor factureren

De belastingdienst heeft regels opgelegd waaraan elke factuur moet voldoen. De meeste punten daarvan lijken logisch. Zo moet je duidelijk het bedrag noemen, en moet duidelijk zijn wie de factuur verstuurt en wie hem ontvangt. Zowel jouw KvK-nummer, bedrijfsnaam en adresgegevens als die van je klant moet je dus duidelijk vermelden.

Je moet duidelijke bedragen factureren en duidelijk omschrijven waar je precies factureert. Gaat het om goederen? Vermeld dan ook om hoeveel artikelen het gaat en wanneer de levering plaatsvond. Soms gelden aangepaste regels voor het factureren.

Deze punten zijn allemaal vrij voor de hand liggend, en gaan dus meestal goed. Waar het in de facturatie soms misgaat zijn het factuurnummer, de factuurdatum, onduidelijkheid rond de btw, of het noemen van alleen een postbus als adres. Een goed facturatieprogramma helpt hierbij maar sluit ook niet alle fouten uit.

Factuurnummer en -datum

Facturen zijn belangrijke bewijzen voor de administratie en moeten dus duidelijk geordend zijn. Dat zijn ze deels door de factuurdatum, noem deze dus ook! Maar het kan zijn dat je niet elke dag bezig bent met factureren, en dus op één dag tientallen facturen maakt. Om hier een duidelijke volgorde in te maken is het belangrijk dat je facturen nummert, en dat de nummering het hele (kalender)jaar continu oploopt.

Factuurnummers moeten opvolgend zijn.

Niet alleen is het gemakkelijk voor jou om een betaling snel terug te kunnen vinden, ook je klant verwacht een duidelijk factuurnummer. Veel klanten noemen deze bij de betaling, waarmee je de administratie deels kunt automatiseren. Facturatiesoftware nummert je facturen meestal automatisch. Maak je facturen handmatig? Zorg dan dat je een duidelijk systeem hebt om facturen opvolgend en foutloos te nummeren.

Houd rekening met een betalingstermijn

Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas factureren nadat de dienst of het product geleverd is, houd er dan rekening mee dat je dit lang moet voorfinancieren en te maken krijgt met een debiteurenadministratie.

In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas factureert na 4 weken omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd dan heb je dus soms het geld pas na twee of drie maanden op je rekening. Houd hier rekening mee of factureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit.

Een factuur is direct geldig

Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je aan het einde van het kwartaal nog veel factureert, moet je dus de maand erop al een flink bedrag aan omzetbelasting afdragen. Ook als deze klanten de facturen nog niet hebben betaald! Omzetbelasting bereken je over verstuurde facturen en dus niet op betaalde facturen. Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of wacht even met factureren en stuur ze pas op de eerste dag van een nieuw kwartaal.

Factuur onjuist? Dan maak je een creditfactuur

Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is. Factuurnummers zijn opvolgend en een factuur kan dus niet opeens vervallen en verdwijnen. Zijn bedragen veranderd of facturen komen te vervallen? Bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat er fouten op de factuur staan? Dan kun je hiervoor een creditfactuur maken.

De oude factuur blijft dan bestaan maar wordt verrekend met een nieuwe extra factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft. De creditfactuur krijgt dan een eigen factuurnummer en zo is alles weer in orde.

Vermeld op elke factuur het bedrag inclusief en exclusief btw

Veel fouten tijdens het factureren hebben te maken met de omzetbelasting. Soms is de berekening verkeerd. Startende ondernemers willen ook nog wel eens vergeten om btw te noemen op de factuur. Ondernemers die hier al langer bekend mee zijn zullen dit meestal wel noemen en juist berekenen, toch gaat het daar ook wel eens mis.

Bijvoorbeeld omdat het onduidelijk is wat het bedrag met of zonder btw is, en de klant de factuur zonder btw overmaakt, of omdat alleen het bedrag of percentage is genoemd. Het is verplicht om beide op de factuur te vermelden. Zorg dat de btw duidelijk op de factuur te vinden is en dat de klant ziet welk bedrag hij moet overmaken.

Zorg ook dat je eigen btw-identificatienummer op de factuur vermeld staat. Nederlandse bedrijven betalen de factuur anders ook nog wel, maar buitenlandse klanten controleren vaak eerst het btw-identificatienummer. Daarnaast is het verplicht om het btw-identificatienummer op de factuur te noemen.

Duidelijke adresgegevens

Zelfs op een elektronische factuur is het belangrijk dat je vestigingsadressen noemt. Zowel van jou, als van de klant. Ook als je daar nooit afspreekt en daar liever ook geen post ontvangt. Niet alleen verplicht de belastingdienst je dit, een deurwaarder kan ook weinig met een postbus.

Bied meerdere betaalmethoden

Daarnaast maken ondernemers het zichzelf moeilijk door op de factuur maar één betaalmethode aan te bieden en geen betalingstermijn te noemen. Vrijwel elke ondernemer noemt een IBAN op zijn factuur.

Facturen betalen per IBAN is gangbaar maar het is ook omslachtig: je moet hiervoor inloggen bij de bank, en alles handmatig invoeren. Het is niet verplicht om meerdere betalingsmethoden te bieden, maar een factuur die lastig is om te betalen belandt al snel op de stapel met andere administratie.

Wil je dat klanten de factuur snel betalen? Bied dan ook betalingsmogelijkheden als iDeal of Paypal aan.

Je maakt het zowel je klant als jezelf makkelijker als je ook een betaalmethode als iDeal aanbiedt op de factuur. Dan hoeft er niets meer te worden overgetypt, wat het aantal fouten verkleint. Zeker zzp’ers die veel met hun telefoon e-mailen, zullen de factuur vaak direct bij binnenkomst betalen als er een iDeal-betaallink in verwerkt zit die direct de app van hun huisbank opent.

Bij sommige boekhoudprogramma’s is het zelfs mogelijk om ook via creditcard of internationale betaalmethoden als PayPal te betalen. Zeker als je ook klanten uit het buitenland hebt, kan dit wonderen doen voor je debiteurenbeheer.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over factureren zijn:

Hoe kan ik foutloos en snel online factureren?

Je mag je factuur maken zoals jij dat wilt, zolang de inhoud maar voldoet aan de regels van de belastingdienst. Je kunt dus factureren in Excel en Word. Als je snel en goed facturen wilt maken en versturen kun je ook online factureren met een facturatieprogramma.

Hoe verwerk ik facturen in de boekhouding?

De facturatie is een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Je moet facturen bewaren en de bedragen bijhouden in een winst- en verliesrekening. Het makkelijkste doe je dit via een boekhoudprogramma, maar je mag ook in Excel boekhouden.

Wanneer moet ik factureren?

Als ondernemer ben je verplicht om te factureren. De belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt.

Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is. Al gebeurt dit misschien wel, want het is vaak aan jou om te bepalen wanneer een opdracht écht is afgerond.

Kan ik een onbetaalde factuur weer verwijderen?

Factuurnummers zijn opvolgend en facturen mag je niet zomaar laten vervallen.

Je kunt facturen dus niet terugdraaien. Is dit nu toch noodzakelijk, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat er fouten op de factuur staan, dan kun je een nieuwe creditfactuur maken die ervoor zorgt dat de boekhouding weer sluitend is.

Kan ik facturen maken als particulier?

Een factuur is een ander woord voor rekening, of nota. Je kunt als particulier dus een rekening sturen als je iets verkoopt. Bij bedrijven zijn de facturen onderdeel van de boekhouding en de belastingdienst heeft daarvoor regels opgesteld.

Wat doe ik met openstaande facturen?

Facturen hebben meestal een betalingstermijn. Als dat te lang duurt kun je facturen verkopen. Betaalt de klant niet binnen de betalingstermijn dan kun je deze herinneren. Uiteindelijk kom je dan bij een incassobureau uit. Al deze zaken vallen onder de debiteurenadministratie.