e-boekhouden

Factureren

Voor veel ondernemers is factureren – het maken en versturen van facturen – het leukste deel van de boekhouding. Toch blijkt dat we veel fouten maken tijdens de facturatie. Door vooraf goed over je facturen na te denken kun je veel tijd en geld besparen.

Inhoud:

Wat is factureren?

online facturerenSimpel gezegd betekent factureren het maken en versturen van een rekening naar een zakelijke klant. Een rekening en een factuur zijn hetzelfde, met als verschil dat een rekening alleen als doel heeft om iemand te informeren wat hij moet betalen en dat een factuur ook belangrijke bewijslast is voor de boekhouding. Deze moet kunnen worden gecontroleerd en dus zijn er voorwaarden aan facturen gesteld.

Online factureren

Veel ondernemers vinden factureren best een leuke bezigheid, maar de totale boekhouding een tijdrovende klus. Met online factureren kun je veel tijd besparen. Zo helpt het als je goede software hebt dat ervoor zorgt dat de facturen aan de regels van de belastingdienst voldoen, je helpt bij het herinneren van een factuur en inkomende facturen gemakkelijk laat inboeken. Bijvoorbeeld via een app op je mobiele telefoon.

Drie softwarepakketten waarmee je online kunt factureren:

e-Boekhouden.nl - ZZP (15 maanden gratis)

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Voor ZZP'ers & Freelancers: Maak, beheer én verstuur uw facturen met e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor uw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen uw factuur direct betalen via iDeal.

Gratis
  • Eenvoudig & compleet!
  • Factuur in eigen huisstijl
  • Uitstekende helpdesk
Bekijk de website

Ficsus.nl - Gratis factuurprogramma

Boekhoudpakket voor ZZP'ers. Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Startersactie: 15 maanden gratis! Maak hier het gratis account aan!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

Rompslomp.nl - Facturen maken voor ZZP'ers

★ ★ ★ ★ ★ (273)

Slimme ZZP'ers kiezen voor factureren met Rompslomp.nl. Waarom? Met hét meest eenvoudige factuurprogramma: Rompslomp, wordt factureren een fluitje van een cent! Maak nu je gratis account aan en ervaar het zelf!

Gratis
  • 100% voor ZZP'ers
  • Alles met Facturen
  • Onbeperkt en GRATIS
Bekijk de website

Online factureren is makkelijk en snel. Bovendien verkleint de software de kans op fouten.

Met facturatie-software kun je niet alleen facturen maken en versturen in je eigen huisstijl maar verklein je ook de kans op fouten. Verder kun je het factureren en debiteurenbeheer deels automatiseren. Dat levert zowel tijdwinst op bij de facturatie als de belastingaangiftes. Ook ben je hierdoor meestal beter op de hoogte van hoe jouw onderneming financieel draait.

Zelf factureren in Excel en Word

factureren in ExcelWil je factureren in Excel en Word? Dat mag! Er zijn wel regels wat je op een moet vermelden, maar niet hoe je deze opstelt. Boekhouden in Excel en Word is prima mogelijk en er zijn ook veel ondernemers die hiermee hun facturen maken. Als je nog amper klanten hebt en nog maar net begonnen bent kan het zeker geen kwaad.

Je mag factureren in Excel, maar als je bedrijf groeit zijn er betere oplossingen.

Wanneer je bedrijf groeit dan is het het meestal niet meer zo handig om op deze manier te factureren. Een tikfout is zo gemaakt en omdat je alle berekeningen zelf moet maken is de kans groot dat wanneer je bedrijf groeit je uiteindelijk toch fouten maakt of bepaalde zaken gaat vergeten.

Daarnaast kunnen facturatieprogramma’s bepaalde zaken automatiseren. Dat bespaart niet alleen veel tijd, waardoor je die software zo terugverdient, ook voorkom je onnodige fouten. Bij het zelf maken van facturen loop al snel de kans dat je een foutje maakt. Bijvoorbeeld in het factuurnummer, rekeningnummer of bedragen. Dat kan grote gevolgen hebben. Maar als je nog niet veel facturen hebt kun je de eerste facturen maken met Word en Excel.

Wil je factureren met een online facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Digitaal UBL-facturen maken en verzenden

Factureren via Excel is prima als je maar weinig facturen hebt. Maar als het aantal groeit zijn er betere oplossingen. Boekhoudprogramma’s factureren online via e-mail, bijvoorbeeld in de vorm van online facturen als pdf-bijlage. Dat is al beter maar factureren in UBL is ook in opkomst. Onder andere de overheid maakt al gebruik van UBL-bestanden.

Factureren met een UBL-bestand maakt het mogelijk dat boekhoudsoftware deze direct inleest en verwerkt waardoor je administratieve handelingen kunt automatiseren. Daarnaast vermindert dit de kans op menselijke fouten en omdat software facturen automatisch kan verwerken hebben UBL-bestanden bij sommige bedrijven ook een positief effect op de betalingstermijn. Nog niet alle boekhoudsoftware kan een UBL-factuur verwerken dus als je facturen gaat maken kun je deze momenteel nog het beste zowel in PDF als UBL-formaat versturen.

Regels voor factureren

facturerenDe belastingdienst heeft regels opgelegd waaraan elke factuur moet voldoen. De meeste punten daarvan lijken logisch. Zo moet je duidelijk het bedrag noemen, en moet duidelijk zijn wie de factuur verstuurt en wie hem ontvangt. Zowel jouw KvK-nummer, bedrijfsnaam en adresgegevens als die van je klant moet je dus duidelijk vermelden.

Je moet dus duidelijke bedragen factureren en er moet duidelijk omschreven staan waar het precies om gaat. Gaat het om goederen? Dan dien je dus ook te vermelden om hoeveel artikelen het gaat en wanneer de levering plaatsvond. Soms gelden aangepaste regels voor het factureren.

Deze punten zijn allemaal vrij voor de hand liggend, en gaan dus meestal goed. Waar het in de facturatie soms op misgaat zijn het factuurnummer, de factuurdatum, onduidelijkheid rond de btw, of het noemen van alleen een postbus als adres. Een goed facturatieprogramma kan hierbij helpen, maar sluit ook niet alle fouten uit.

Wil je factureren met een online facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Factuurnummer en -datum

Facturen zijn belangrijke bewijzen voor de administratie en moeten dus duidelijk geordend zijn. Dat zijn ze deels door de factuurdatum, noem deze dus ook! Maar het kan zijn dat je niet elke dag bezig bent met factureren, en dus op één dag tientallen facturen maakt. Om hier een duidelijke volgorde in te maken is het belangrijk dat je facturen nummert, en dat de nummering het hele (kalender)jaar continu oploopt.

Factuurnummers moeten opvolgend zijn.

Niet alleen is het gemakkelijk voor jou om een betaling snel terug te kunnen vinden, ook je klant verwacht een duidelijk factuurnummer. De meeste klanten noemen deze bij de betaling, waardoor je je administratie hiermee deels kunt automatiseren. Facturatiesoftware nummert je facturen meestal automatisch. Maak je facturen handmatig? Zorg dan dat je een duidelijk systeem hebt om facturen opvolgend en foutloos te nummeren!

Houd rekening met een betalingstermijn

Houd bij het factureren rekening met een betalingstermijn.
Houd rekening met een betalingstermijn.

Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas factureren nadat de dienst of het product geleverd is, houd er dan rekening mee dat je dit lang moet voorfinancieren en te maken krijgt met een debiteurenadministratie.

In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas factureert na 4 weken omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd dan heb je dus soms het geld pas na twee of drie maanden op je rekening. Houd hier rekening mee of factureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit.

Een factuur is direct geldig

Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je aan het einde van het kwartaal nog veel factureert, moet je dus de maand erop al een flink bedrag aan omzetbelasting afdragen. Ook als deze klanten de facturen nog niet hebben betaald! Omzetbelasting bereken je over verstuurde facturen en dus niet op betaalde facturen. Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of wacht even met factureren en stuur ze pas op de eerste dag van een nieuw kwartaal.

Factuur onjuist? Dan maak je een creditfactuur!

Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is. Factuurnummers zijn opvolgend en een factuur kan dus niet opeens vervallen en verdwijnen. Zijn bedragen veranderd of facturen komen te vervallen? Bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat er fouten op de factuur staan? Dan kun je hiervoor een creditfactuur maken.

De oude factuur blijft dan bestaan maar wordt verrekend met een nieuwe extra factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft. De creditfactuur krijgt dan een eigen factuurnummer en zo is alles weer in orde.

Vermeld op elke factuur het bedrag inclusief en exclusief btw

Factureren met of zonder btwVeel fouten tijdens het factureren hebben te maken met de omzetbelasting. Soms is de berekening verkeerd. Startende ondernemers willen ook nog wel eens vergeten om btw te noemen op de factuur. Ondernemers die hier al langer bekend mee zijn zullen dit meestal wel noemen en juist berekenen, toch gaat het daar ook wel eens mis.

Bijvoorbeeld omdat het onduidelijk is wat het bedrag met of zonder btw is, en de klant de factuur zonder btw overmaakt, of omdat alleen het bedrag of percentage is genoemd. Het is verplicht om beide op de factuur te vermelden. Zorg dat de btw duidelijk op de factuur te vinden is en dat de klant ziet welk bedrag hij moet overmaken.

Zorg ook dat je eigen btw-identificatienummer op de factuur vermeld staat. Nederlandse bedrijven betalen de factuur anders ook nog wel, maar buitenlandse klanten controleren vaak eerst het btw-identificatienummer. Daarnaast is het verplicht om het btw-identificatienummer op de factuur te noemen.

Duidelijke adresgegevens

Het is belangrijk dat je vestigingsadressen noemt op de factuur. Zowel van jou, als van de klant. Zelfs als je daar nooit afspreekt en daar ook liever geen post ontvangt. Niet alleen verplicht de belastingdienst je dit, ook is het verstandig omdat een deurwaarder weinig met een postbus kan.

Bied meerdere betaalmethoden

BetaalmethodenDaarnaast maken ondernemers het zichzelf moeilijk door op de factuur maar één betaalmethode aan te bieden en geen betalingstermijn te noemen. Vrijwel elke ondernemer noemt een IBAN op zijn factuur.

Facturen betalen per IBAN is gangbaar maar het is ook omslachtig: je moet hiervoor inloggen bij de bank, en alles handmatig invoeren. Het is niet verplicht om meerdere betalingsmethoden te bieden, maar een factuur die lastig is om te betalen belandt al snel op de stapel met andere administratie.

Wil je dat klanten de factuur snel betalen? Bied dan ook betalingsmogelijkheden als iDeal of Paypal aan.

Je maakt het zowel je klant als jezelf makkelijker als je ook een betaalmethode als iDeal aanbiedt op de factuur. Dan hoeft er niets meer te worden overgetypt, wat het aantal fouten verkleint. Zeker zzp’ers die veel met hun telefoon e-mailen, zullen de factuur vaak direct bij binnenkomst betalen als er een iDeal-betaallink in verwerkt zit die direct de app van hun huisbank opent.

Bij sommige boekhoudprogramma’s is het zelfs mogelijk om ook via creditcard of internationale betaalmethoden als PayPal te betalen. Zeker als je ook klanten uit het buitenland hebt, kan dit wonderen doen voor je debiteurenbeheer.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over factureren zijn:

Hoe kan ik foutloos en snel online factureren?

Je mag je factuur maken zoals jij dat wilt, zolang de inhoud maar voldoet aan de regels van de belastingdienst. Je kunt dus factureren in Excel en Word. Maar een foutje is dan zo gemaakt! Als je snel en goed facturen wilt maken en versturen kun je ook online factureren met een facturatieprogramma.

Hoe verwerk ik facturen in de boekhouding?

De facturatie is een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Je moet facturen bewaren en de bedragen bijhouden in een winst- en verliesrekening. Het makkelijkste doe je dit via een boekhoudprogramma, maar je mag ook in Excel boekhouden.

Wanneer moet ik factureren?

Als ondernemer ben je verplicht om te factureren. De belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt.

Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is. Al gebeurt dit misschien wel, want het is vaak aan jou om te bepalen wanneer een opdracht écht is afgerond.

Kan ik een onbetaalde factuur weer verwijderen?

Factuurnummers zijn opvolgend en facturen mag je niet zomaar laten vervallen.

Je kunt facturen dus niet terugdraaien. Is dit nu toch noodzakelijk, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat er fouten op de factuur staan, dan kun je een nieuwe creditfactuur maken die ervoor zorgt dat de boekhouding weer sluitend is.

Kan ik facturen maken als particulier?

Een factuur is een ander woord voor rekening, of nota. Je kunt als particulier dus een rekening sturen als je iets verkoopt. Bij bedrijven zijn de facturen onderdeel van de boekhouding en de belastingdienst heeft daarvoor regels opgesteld.

Wat doe ik met openstaande facturen?

Facturen hebben meestal een betalingstermijn. Als dat te lang duurt kun je facturen verkopen. Betaalt de klant niet binnen de betalingstermijn dan kun je deze herinneren. Uiteindelijk kom je dan bij een incassobureau uit. Al deze zaken vallen onder de debiteurenadministratie.

Factureren - de laatste berichten: