Ledenadministratie vereniging

Waar een bedrijf een commerciële invalshoek heeft, is een vereniging van sociale aard. Dat zie je ook terug in de boekhouding. Onderschat vooral de ledenadministratie niet. De contributie van leden is soms het enige verdienmodel.

Inhoud:

• Ledenadministratie
• Regelgeving
• Boekhoudprogramma’s
• Software voor ledenadministratie

Ledenadministratie van een vereniging

Of het nu om een muziekvereniging, sportvereniging of een politieke partij gaat, een vereniging bestaat uit leden die het beleid en vaak ook de financiën bepalen. Net als bij andere organisaties moet de begroting in evenwicht zijn om een financieel gezonde voortgang te kunnen verzekeren.

Een vereniging bestaat uit leden die het beleid en vaak ook de financiën bepalen.

Omdat de meeste verenigingen grotendeels afhankelijk zijn van contributies, is het heel belangrijk dat de ledenadministratie op orde is. Goede software kan je hierbij helpen. Allereerst vergroot dit de kans dat leden op tijd betalen. Bovendien ben je als vereniging wettelijk verplicht om een goede ledenadministratie bij te houden. Aan deze administratieplicht is ook een bewaarplicht van zeven jaar gekoppeld.

De boekhouding van een vereniging werkt dankzij de ledenadministratie en contributie anders. Meest gekozen boekhoudprogramma: e-Boekhouden!

Voldoe je aan de regels rond de ledenadministratie?

Hoe verenigingen de gegevens van hun leden moeten opslaan en verwerken, is omschreven in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Steeds meer verenigingen kiezen daarbij voor online software. Om gegevens van derden te mogen beheren, stelt de WBP de volgende eisen aan de ledenadministratie van een vereniging:

• Toestemming van het lid voor de verwerking van de gegevens
• Het juist en nauwkeurig bijhouden van deze gegevens
• Zorg dragen voor het beveiligen van de gegevens
• Op verzoek inzage verlenen in lidgegevens
• Uitsluitend gegevens gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn

Voldoet jouw vereniging niet aan deze eisen van deze administratie, dan loop je het risico dat je een sanctie krijgt van de overheid. Als penningmeester is het dus belangrijk om de ledenadministratie vooral niet te onderschatten. Wanneer je een beperkt aantal leden hebt, kun je voor de boekhouding van een vereniging eenvoudig boekhouden in Excel. Maar neemt de omvang van de administratie toe, dan is een online boekhoudprogramma beter.

Voldoet jouw vereniging niet aan de eisen, dan loop je het risico een sanctie te krijgen vanuit de overheid.

Boekhoudprogramma voor een vereniging

Boekhoudprogramma’s die ook een eenvoudige oplossing voor de ledenadministratie bieden zijn onder andere:

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Online ledenadministratie-software

Een online boekhoudprogramma is gericht op de eisen van de boekhouding, maar voor je ledeninformatie wil je soms net iets meer. Met online ledenadministratie-software kunnen leden makkelijk zelf inloggen en gegevens aanvullen en wijzigen. Dit kan de penningmeester veel tijd besparen. Ga je online ledenadministratie-software gebruiken? Kijk dan wel of je deze kunt koppelen aan je bestaande administratiesoftware.

Verenigingen zijn verplicht hun financiën en boekhouding goed op orde te hebben.

Naast de ledenadministratie heb je ook een volledige boekhouding nodig. Die bestaat minimaal uit een jaarrekening waarin alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden (resultatenrekening). Ook moet er binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar een balans worden opgemaakt. Het is hierbij belangrijk dat mogelijke winst niet mag worden uitgekeerd aan leden of andere personen. Dat je geen commercieel doel nastreeft, betekent niet dat je geen winst mag maken. Maar je kunt dit niet zomaar naar jezelf overmaken. Je mag dit uitsluitend gebruiken voor de doelen van de vereniging.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de ledenadministratie zijn:

Wat is een ledenadministratie?

Een vereniging heeft leden. Omdat de meeste verenigingen hoofdzakelijk afhankelijk zijn van contributies van deze leden, kan hier veel geld in omgaan. Hierdoor is het voor zowel de vereniging, de leden, de belastingdienst en andere belanghebbenden belangrijk dat de administratie van de leden en haar financiën op orde is.

Kan ik de ledenadministratie bijhouden in Excel?

De ledenadministratie maakt deel uit van de financiële administratie. Als het aantal leden beperkt is en jij hier een goed overzicht van kan maken, dan kun je dit bijhouden in Excel, net zoals zzp’ers soms boekhouden in Excel. Zodra de vereniging groeit of de administratie veel tijd begint te kosten is het echter slim om over te stappen op goede software.

Kan ik de ledenadministratie uitbesteden?

Zeker! Veel verenigingen besteden een groot deel van de boekhouding werkelijk uit. Niet elke boekhouder is gespecialiseerd in ledenadministratie, maar er zijn verschillende administratiekantoren die zowel werken voor het mkb als verenigingen.

Al valt er ook veel te automatiseren of te laten regelen door de leden zelf. Grote verenigingen hebben vaak goede software voor de ledenadministratie. Daarin kunnen leden vaak zelf hun gegevens actualiseren, deze verstuurt automatisch rekeningen en bespaart een penningmeester veel tijd.

Wie regelt de ledenadministratie?

Het bestuur van een vereniging is verplicht om een goede boekhouding op te zetten. De bestuurder die het op zich neemt wordt ook wel penningmeester genoemd.

Deze is vaak veel tijd kwijt aan de administratie, maar dit is niet verplicht. Je kunt de ledenadministratie ook uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor, of het laten verwerken door een medewerker.

Moet ik de ledenadministratie bewaren?

De ledenadminstratie valt onder de financiële administratie van een vereniging en moet daarom zeven jaar worden bewaard.