Ledenadministratie vereniging

Voor een vereniging is de contributie van leden is soms het enige verdienmodel. Ook hebben verenigingen soms veel declaraties van vrijwilligers, donaties, investeringen van een vve of wisselingen in het bestuur. Deze ledenadministratie regel je eenvoudig met goede online software.

Inhoud:

• Excel-administratie
• Software
• Regelgeving
• Onderdelen administratie
• Belastingdienst
• Jaarresultaat (uitkeren)

Ledenadministratie van een vereniging

Of het nu om een muziek-, sportvereniging, vve of een politieke partij gaat, een vereniging bestaat uit leden die het beleid en de financiën bepalen.

Handmatig is deze administratie al snel een dagtaak. Bij verenigingen/stichtingen heb je veel periodieke (jaar)abonnementen met vaak lage bedragen. Online ledenadministratie-software kan veel tijd besparen.

Omdat veel verenigingen afhankelijk zijn van contributies is een goede ledenadministratie belangrijk. Bij  opzeggingen en prijswijzigingen ben je anders al snel het overzicht kwijt. Ook vergroot goede software de kans dat leden op tijd betalen en moet de vereniging de ledenadministratie zeven jaar bewaren.

De boekhouding van een vereniging bestaat voor een groot deel uit de ledenadministratie. Goede software helpt.

Ledenadministratie in Excel

Met een vereniging met honderd leden of minder kun je de ledenadministratie zelf regelen in Excel. Ideaal is dat niet, maar het scheelt je wel kosten. Gebruik duidelijke kolommen, zodat je hier later op kunt filteren. Zo kun je snel zien wie bijvoorbeeld heeft betaald, of wie bijvoorbeeld op welke dag aanwezig is.

Een eerste opzet voor zo’n Excel-overzicht ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Deze administratie voor Excel downloaden. Let er bij Excel-bestanden altijd goed op dat je werkt met persoonsgegevens. Scherm het bijvoorbeeld af met een wachtwoord, vergrendel cellen die niet aangepast hoeven te worden en deel het bestand niet zonder reden.

Software voor een vereniging

Heb je een grotere vereniging? Dan kun je de administratie het beste bijhouden in een veilige cloud-oplossing. Boekhoudprogramma’s die ledenadministratie-software bieden zijn onder andere:

Voldoet je ledenadministratie aan de regels?

Hoe verenigingen de gegevens van hun leden moeten opslaan en verwerken, staat in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Online software helpt daarbij. Daarbij heeft de AVG de volgende voorwaarden voor een ledenadministratie:

• Toestemming: je moet toestemming of een goede reden hebben, zoals een lidmaatschap.
• Kloppende gegevens: Gegevens moeten juist en actueel zijn.
• Beveiliging: Je moet de gegevens beveiligen (veilig bewaren).
• Inzage: Leden mogen hun gegevens inzien, aanpassen of laten verwijderen.
• Doel: Je mag gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor je ze verzamelt.

De penningmeester regelt vaak de ledenadministratie, maar het hele bestuur kan verantwoordelijk zijn voor fouten. Als een bestuurslid bewust regels overtreedt, kan die persoonlijk aansprakelijk zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of organisaties zich houden aan de AVG.

Als je een beperkt aantal leden hebt, kun je voor de boekhouding van een vereniging eenvoudig boekhouden in Excel. Als de financiële administratie toeneemt, dan is een online boekhoudprogramma beter.

De boekhouding van een stichting of vereniging werkt dankzij donateurs, leden of contributie vaak net anders. Meest gekozen boekhoudprogramma onder penningmeesters: e-Boekhouden.

Onderdelen van een ledenadministratie

Een ledenadministratie van een vve, muziek of sportvereniging bestaat meestal uit een overzicht van de leden en de contributies. Afhankelijk van het type vereniging bestaat het bij een kleine tot middelgrote vereniging verder uit de volgende onderdelen:

Ledeninformatie:

• Persoonlijke gegevens: naam, adres, geboortedatum, contactinformatie.
• Lidmaatschapsstatus: actief, inactief, proeflid, opgezegd.
• Inschrijfdatum en lidmaatschapsduur.
• Indeling in commissies, teams of afdelingen.
• Specifieke functies of rollen, zoals voorzitter of trainer.
• Eventuele bijzonderheden zoals voorkeuren.
• Toestemmingen voor het gebruik van persoonsgegevens (AVG-documentatie).

Contributieadministratie:

• Overzicht van betaalde en openstaande contributies.
• Betalingsmethoden en facturen.
• Automatische incasso of herinneringen.
  Vrijwilligersadministratie:
• Overzicht van leden die vrijwilligerswerk doen.
• Taken, verantwoordelijkheden en beschikbaarheid.

Communicatie- of evenementen:

• Verzonden nieuwsbrieven, uitnodigingen of belangrijke berichten.
• Registratie van contactmomenten.
• Deelname aan activiteiten, wedstrijden of bijeenkomsten.
• Aanmeldingen en betalingen voor evenementen.

Ledenadministratie en de belastingdienst

De ledenadministratie is vooral voor intern gebruik. De belastingdienst kan wel vragen hebben, of delen willen inzien. Vooral als de vereniging belasting betaalt (grotere verenigingen) of bij een speciale status, zoals een algemeen nut beogende instelling (ANBI) of een sportvereniging met btw-vrijstelling.

De belastingdienst kan benieuwd zijn naar wie contributie heeft betaald en hoeveel. Hiervoor houd je bij welk lid welke bijdrage heeft geleverd (voor bijvoorbeeld controle van de contributiestructuur). Daarvoor kan het bewijzen van betalingen willen inzien, zoals facturen of banktransacties.

Verder kan de belastingdienst vragen stellen over het gebruik van inkomsten. Dit geldt vooral bij ANBI’s of als er vrijstellingen gelden. Tot slot kan de belastingdienst een overzicht willen inzien van vergoedingen aan vrijwilligers, om te controleren of deze onder de vrijstellingsgrenzen blijven.

Elke vereniging is verplicht de financiën en boekhouding goed op orde te hebben.

Jaarresultaat en winst uitkeren

Naast de ledenadministratie heb je ook een financiële boekhouding nodig. Die bestaat minimaal uit een jaarrekening waarin alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden (resultatenrekening) en je moet een balans opmaken.

De vereniging mag eventuele winst niet zomaar uitkeren aan leden of andere personen. Dat betekent niet dat je geen winst mag maken, maar je kunt dit niet zomaar overmaken. Je mag dit alleen gebruiken voor de doelen van de vereniging.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de ledenadministratie van een vereniging zijn:

Wat is een ledenadministratie?

Een vereniging heeft leden. Vaak betalen deze jaarlijks contributie via een automatische incasso. Omdat de meeste verenigingen afhankelijk zijn van contributies van deze leden, kan hier veel geld in omgaan. Hierdoor is het voor zowel de vereniging, de leden, de belastingdienst en andere belanghebbenden belangrijk dat de administratie van de leden en haar financiën op orde is.

Kan ik de ledenadministratie bijhouden in Excel?

De ledenadministratie maakt deel uit van de financiële administratie. kleine verenigingen houden het vaak bij in Excel, net zoals zzp’ers soms boekhouden in Excel. Als het aantal leden beperkt is en jij hier een goed overzicht van kan maken, dan mag dat. Zodra de vereniging groeit of de administratie veel tijd begint te kosten is het slimmer om over te stappen op goede software.

Kan ik de ledenadministratie uitbesteden?

Zeker! Veel verenigingen besteden een groot deel van de boekhouding werkelijk uit. Niet elke boekhouder is gespecialiseerd in ledenadministratie, maar er zijn verschillende administratiekantoren die zowel werken voor het mkb als verenigingen en stichtingen.

Al valt er ook veel te automatiseren en kun je met ledensoftware het ook deels laten regelen door de leden zelf. Grote verenigingen hebben vaak online software voor de ledenadministratie. Daarin kunnen leden zelf de gegevens actualiseren, deze verstuurt automatisch rekeningen voor de jaarlijkse contributiegelden en bespaart een penningmeester veel tijd.

Wie regelt de ledenadministratie?

Het bestuur van een vereniging is verplicht om een goede boekhouding op te zetten. De bestuurder die het op zich neemt wordt ook wel penningmeester genoemd.

Deze is vaak veel tijd kwijt aan de administratie, maar dit is niet verplicht. Je kunt de ledenadministratie ook uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor, of het laten verwerken door een medewerker.

Moet ik de ledenadministratie bewaren?

De ledenadminstratie valt onder de financiële administratie van een vereniging en moet daarom zeven jaar worden bewaard.