Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Ledenadministratie vereniging

Waar een bedrijf een commerciële invalshoek heeft, is een vereniging vaak van sociale aard. Dat zie je ook terug in de boekhouding. Onderschat vooral de ledenadministratie niet.

Inhoud:

Ledenadministratie van een vereniging

leden van een verenigingOf het nu een muziekvereniging, sportvereniging of een politieke partij betreft, kenmerkend is dat een vereniging bestaat uit leden die het beleid en vaak ook de financiën bepalen. Net als bij andere organisaties moet de begroting in evenwicht zijn om een financieel gezonde voortgang te kunnen garanderen.

Een vereniging bestaat uit leden die het beleid en vaak ook de financiën bepalen.

Omdat de meeste verenigingen hoofdzakelijk afhankelijk zijn van contributies is het van groot belang dat de ledenadministratie op orde is. Goede software kan hierbij helpen. Niet alleen vergroot dit de kans dat de leden tijdig betalen, ook ben je als vereniging wettelijk verplicht om een goede ledenadministratie bij te houden. Aan deze administratieplicht is tevens een bewaarplicht van zeven jaar gekoppeld.

De boekhouding van een vereniging werkt dankzij de ledenadministratie en contributie anders. Meest gekozen boekhoudprogramma: e-Boekhouden!

Voldoe je aan de regels rond de ledenadministratie?

Hoe verenigingen de gegevens van hun leden moeten opslaan en mogen bewerken, is omschreven in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Steeds meer verenigingen kiezen daarbij voor online software. Om gegevens van derden te mogen beheren, stelt de WBP de volgende eisen aan de ledenadministratie van een vereniging:

  • Toestemming hebben van het lid voor de verwerking van de gegevens;
  • Het juist en nauwkeurig bijhouden van deze gegeven;
  • Zorgdragen voor het beveiligen van de gegevens;
  • Op verzoek inzage verlenen in lidgegevens;
  • Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Voldoet de vereniging niet aan deze eisen van deze administratie, dan loop je het risico dat je een sanctie krijgt vanuit de overheid. Als penningmeester is het dus belangrijk om de ledenadministratie vooral niet te onderschatten. Wanneer je een beperkt aantal leden hebt kun je voor de boekhouding van een vereniging eenvoudig uit de voeten met Excel. Neemt de omvang van de administratie echter toe, dan is een boekhoudprogramma beter.

Voldoet de vereniging niet aan de eisen, loop je het risico een sanctie te krijgen vanuit de overheid.

Boekhoudprogramma voor een vereniging

Boekhoudprogramma’s die ook een eenvoudige oplossing voor de ledenadministratie bieden zijn onder andere:

e-Boekhouden.nl

Geschikt voor iedere vereniging om eenvoudig een complete boekhouding & ledenadministratie te voeren. Importeer uw ledenbestand en maak onbeperkt gebruikers aan voor het bestuur, zonder extra kosten. Open nu uw gratis account!
Bekijk de website

Ficsus.nl

Geschikt voor iedere vereniging om een boekhouding & ledenadministratie te voeren. U kunt gemakkelijk uw ledenbestand invoeren. Open nu uw gratis account!
Bekijk de website

Visma

Visma eAccounting is het meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma voor het MKB. Onbeperkt boekhouden & factureren, gratis trainingen, handige mobiele app en uitstekende Klantenservice. Probeer eAccounting 30 dagen gratis!
Bekijk de website

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Online ledenadministratie-software

muziekvereniging ledenEen online boekhoudprogramma is erg gericht op de eisen van de boekhouding, maar voor alle ledeninformatie wil je soms net wat meer. Met online ledenadministratie-software kunnen leden soms eenvoudig zelf inloggen en gegevens (deels) aanvullen en wijzigen. Dit kan de penningmeester veel tijd besparen. Ga je online ledenadministratie-software gebruiken? Kijk dan wel of deze kunt koppelen aan bestaande administratiesoftware.

Verenigingen zijn verplicht hun financiën en boekhouding goed op orde te hebben.

Naast de ledenadministratie heb je ook een volledige boekhouding nodig. Die bestaat minimaal uit een jaarrekening waarin alle inkomsten en uitgaven (resultatenrekening) worden bijgehouden en binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar moet er een balans worden opgemaakt. Hierbij is het belangrijk dat eventuele winst niet mag worden uitgekeerd aan leden of andere personen. Dat je geen commercieel doel nastreeft, betekent niet dat je geen winst mag maken. Maar je kunt dit niet zomaar naar jezelf overmaken. Dit mag je uitsluitend gebruiken voor de doelen van de vereniging.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de ledenadministratie zijn:

Wat is een ledenadministratie?

Een vereniging heeft leden. Omdat de meeste verenigingen hoofdzakelijk afhankelijk zijn van contributies van deze leden, kan hier veel geld in omgaan. Hierdoor is het voor zowel de vereniging, de leden, de belastingdienst en andere belanghebbenden belangrijk dat de administratie van de leden en haar financiën op orde is.

Kan ik de ledenadministratie bijhouden in Excel?

De ledenadministratie maakt deel uit van de financiële administratie. Als het aantal leden beperkt is en jij hier een goed overzicht van kan maken, dan kun je dit bijhouden in Excel, net zoals zzp’ers soms boekhouden in Excel. Zodra de vereniging groeit of de administratie veel tijd begint te kosten is het echter slim om over te stappen op goede software.

Kan ik de ledenadministratie uitbesteden?

Zeker! Veel verenigingen besteden een groot deel van de boekhouding werkelijk uit. Niet elke boekhouder is gespecialiseerd in ledenadministratie, maar er zijn verschillende administratiekantoren die zowel werken voor het mkb als verenigingen.

Al valt er ook veel te automatiseren of te laten regelen door de leden zelf. Grote verenigingen hebben vaak goede software voor de ledenadministratie. Daarin kunnen leden vaak zelf hun gegevens actualiseren, deze verstuurt automatisch rekeningen en bespaart een penningmeester veel tijd.

Wie regelt de ledenadministratie?

Het bestuur van een vereniging is verplicht om een goede boekhouding op te zetten. De bestuurder die het op zich neemt wordt ook wel penningmeester genoemd.

Deze is vaak veel tijd kwijt aan de administratie, maar dit is niet verplicht. Je kunt de ledenadministratie ook uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor, of het laten verwerken door een medewerker.

Moet ik de ledenadministratie bewaren?

De ledenadminstratie valt onder de financiële administratie van een vereniging en moet daarom zeven jaar worden bewaard.