Ledenadministratie vereniging

De boekhouding van een vereniging verschilt soms veel met een normale onderneming. Online software voor de ledenadministratie helpt: de contributie van leden is soms het enige verdienmodel. Ook de declaraties van vrijwilligers, investeringen van een vve of wisselingen in het bestuur zijn vaak belangrijk.

Inhoud:

• Ledenadministratie
• Regelgeving
• Boekhoudprogramma’s
• Software voor ledenadministratie

Ledenadministratie van een vereniging

Of het nu om een muziek-, sportvereniging, vve of een politieke partij gaat, een vereniging bestaat uit leden die het beleid en de financiën bepalen.

Handmatig is deze administratie al snel een dagtaak. Bij verenigingen/stichtingen heb je veel periodieke (jaar)abonnementen met vaak lage bedragen. Online ledenadministratie-software kan veel tijd besparen.

Omdat veel verenigingen afhankelijk zijn van contributies is een goede ledenadministratie belangrijk. Bij  opzeggingen en prijswijzigingen ben je anders al snel het overzicht kwijt. Ook vergroot goede software de kans dat leden op tijd betalen en moet de vereniging de ledenadministratie zeven jaar  bewaren.

Een vereniging bestaat uit leden die het beleid en vaak ook de financiën bepalen. Online software kan je hierbij helpen.

De boekhouding van een vereniging werkt dankzij de ledenadministratie en contributie anders dan een reguliere onderneming. Meest gekozen boekhoudprogramma: e-Boekhouden!

Voldoet je ledenadministratie aan de regels?

Hoe verenigingen de gegevens van hun leden moeten opslaan en verwerken, staat in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Steeds meer verenigingen kiezen daarbij voor online software. Om gegevens van derden te mogen beheren, stelt de WBP de volgende eisen aan de ledenadministratie van een vereniging:

• Toestemming van het lid voor de verwerking van de gegevens
• Het juist en nauwkeurig bijhouden van deze gegevens
• Zorg dragen voor het beveiligen van de gegevens
• Op verzoek inzage verlenen in lidgegevens
• Uitsluitend gegevens gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn

Voldoet jouw vereniging niet aan deze eisen van deze administratie, dan loop je het risico dat je een sanctie krijgt. Als penningmeester is het belangrijk om de ledenadministratie goed te regelen. Als je een beperkt aantal leden hebt, kun je voor de boekhouding van een vereniging eenvoudig boekhouden in Excel. Maar neemt de omvang van de financiële administratie toe, dan is een online boekhoudprogramma beter.

Boekhoudprogramma voor een vereniging

Boekhoudprogramma’s die ook een oplossing voor de ledenadministratie bieden zijn onder andere:

Online ledenadministratie-software

Een online boekhoudprogramma is gericht op de eisen van de boekhouding, maar voor je ledeninformatie wil je soms net iets meer. Met online ledenadministratie-software kunnen leden makkelijk zelf inloggen en gegevens aanvullen en wijzigen.

Dit kan de penningmeester veel tijd besparen. Ga je online ledenadministratie-software gebruiken? Kijk dan wel of je deze kunt koppelen aan je bestaande administratiesoftware.

Elke vereniging is verplicht de financiën en boekhouding goed op orde te hebben.

Jaarresultaat en winst uitkeren

Naast de ledenadministratie heb je ook een volledige boekhouding nodig. Die bestaat minimaal uit een jaarrekening waarin alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden (resultatenrekening). Ook moet er binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar een balans worden opgemaakt.

Het is hierbij belangrijk dat de vereniging eventuele winst niet mag uitkeren aan leden of andere personen. Dat je geen commercieel doel nastreeft, betekent niet dat je geen winst mag maken maar je kunt dit niet zomaar naar jezelf overmaken. Je mag dit uitsluitend gebruiken voor de doelen van de vereniging.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de ledenadministratie zijn:

Wat is een ledenadministratie?

Een vereniging heeft leden. Vaak betalen deze jaarlijks contributie via een automatische incasso. Omdat de meeste verenigingen afhankelijk zijn van contributies van deze leden, kan hier veel geld in omgaan. Hierdoor is het voor zowel de vereniging, de leden, de belastingdienst en andere belanghebbenden belangrijk dat de administratie van de leden en haar financiën op orde is.

Kan ik de ledenadministratie bijhouden in Excel?

De ledenadministratie maakt deel uit van de financiële administratie. kleine verenigingen houden het vaak bij in Excel, net zoals zzp’ers soms boekhouden in Excel. Als het aantal leden beperkt is en jij hier een goed overzicht van kan maken, dan mag dat. Zodra de vereniging groeit of de administratie veel tijd begint te kosten is het slimmer om over te stappen op goede software.

Kan ik de ledenadministratie uitbesteden?

Zeker! Veel verenigingen besteden een groot deel van de boekhouding werkelijk uit. Niet elke boekhouder is gespecialiseerd in ledenadministratie, maar er zijn verschillende administratiekantoren die zowel werken voor het mkb als verenigingen en stichtingen.

Al valt er ook veel te automatiseren en kun je met ledensoftware het ook deels laten regelen door de leden zelf. Grote verenigingen hebben vaak online software voor de ledenadministratie. Daarin kunnen leden zelf de gegevens actualiseren, deze verstuurt automatisch rekeningen voor de jaarlijkse contributiegelden en bespaart een penningmeester veel tijd.

Wie regelt de ledenadministratie?

Het bestuur van een vereniging is verplicht om een goede boekhouding op te zetten. De bestuurder die het op zich neemt wordt ook wel penningmeester genoemd.

Deze is vaak veel tijd kwijt aan de administratie, maar dit is niet verplicht. Je kunt de ledenadministratie ook uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor, of het laten verwerken door een medewerker.

Moet ik de ledenadministratie bewaren?

De ledenadminstratie valt onder de financiële administratie van een vereniging en moet daarom zeven jaar worden bewaard.