menu

Ledenadministratie vereniging

Waar een bedrijf een commerciële invalshoek heeft, is een vereniging vaak van sociale aard. Dat zie je ook terug in de boekhouding. Vooral de ledenadministratie mag niet onderschat worden.

Inhoud:

Ledenadministratie van een vereniging

leden van een verenigingOf het nu een muziekvereniging, sportvereniging of een politieke partij betreft, kenmerkend is dat een vereniging bestaat uit leden die het beleid en vaak ook de financiën bepalen. Net als bij andere organisaties moet de begroting van een vereniging in evenwicht zijn om een financieel gezonde voortgang te kunnen garanderen. Omdat de meeste verenigingen hoofdzakelijk afhankelijk zijn van contributies is het van groot belang dat de ledenadministratie op orde is.

Niet alleen vergroot dit de kans dat de leden tijdig betalen, ook ben je als vereniging wettelijk verplicht om een goede ledenadministratie bij te houden. Aan deze administratieplicht is tevens een bewaarplicht van zeven jaar gekoppeld.

Voldoet jouw vereniging aan de regels rond de ledenadministratie?

Hoe verenigingen de gegevens van hun leden moeten opslaan en mogen bewerken, is omschreven in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Om gegevens van derden te mogen beheren, stelt de WBP de volgende eisen aan de ledenadministratie van een vereniging:

  • Toestemming hebben van het lid voor de verwerking van de gegevens;
  • Het juist en nauwkeurig bijhouden van deze gegeven;
  • Zorgdragen voor het beveiligen van de gegevens;
  • Op verzoek inzage verlenen in lidgegevens;
  • Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Voldoet de vereniging niet aan deze eisen, dan loop je het risico dat je een sanctie krijgt vanuit de overheid. Als penningmeester is het dus belangrijk om de ledenadministratie vooral niet te onderschatten. Wanneer je een vereniging hebt met een beperkt aantal leden kun je voor de boekhouding van een vereniging nog wel uit de voeten met Excel. Neemt de omvang van de administratie van de vereniging echter toe, dan is boekhoudprogramma beter.

Boekhoudprogramma voor een vereniging

Boekhoudprogramma’s die geschikt zijn voor de boekhouding van een vereniging en ook een oplossing voor de ledenadministratie bevatten zijn onder andere:

e-Boekhouden.nl

Geschikt voor iedere vereniging om eenvoudig een complete boekhouding & ledenadministratie te voeren. Importeer uw ledenbestand en maak onbeperkt gebruikers aan voor het bestuur, zonder extra kosten. Open nu uw gratis account!
Bekijk de website

Conscribo

Wil je een online administratiepakket dat aansluit op de behoeftes van je vereniging? Waarin boekhouding, ledenadministratie en mailing één geheel vormt? Ontdek Conscribo! Ontworpen en gemaakt voor en door verenigingsbestuurders.
Bekijk de website

Ficsus.nl

Alles in 1 software voor de Zzp'er! Boekhouden, factureren, uren- en rittenregistratie. Direct starten zonder boekhoudkennis. Maak een gratis account aan!
Bekijk de website

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Losse software voor ledenadministratie

muziekvereniging ledenEen boekhoudprogramma is erg gericht op de eisen van de boekhouding, maar voor de ledenadministratie wil je soms net wat meer. Indien leden zelf kunnen inloggen en hun gegevens (deels) kunnen aanvullen en wijzigen, kan dit de penningmeester bijvoorbeeld veel tijd besparen. Wil je de ledenadministratie in losse software bijhouden? Kijk dan wel even of je deze kunt koppelen aan je boekhoudprogramma.

Zo houd je altijd een actueel overzicht hebt van de financiële situatie van jouw vereniging. Net als dat verenigingen verplicht zijn om secuur om te gaan met de gegevens van hun leden, zijn ze ook wettelijk verplicht om hun financiën en administratie goed op orde te hebben.

Zo moet er een administratie worden gevoerd waarin alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden. En binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar moet er een balans worden opgemaakt. Hierbij is het belangrijk dat eventuele winst niet mag worden uitgekeerd aan leden of andere personen. Dat een vereniging geen commercieel doel nastreeft, betekent niet dat er geen winst gemaakt mag worden maar deze mag uitsluitend worden gebruikt voor het verwezenlijken van het doel van de vereniging.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de ledenadministratie zijn:

Wat is een ledenadministratie?

Een vereniging heeft leden. Omdat de meeste verenigingen hoofdzakelijk afhankelijk zijn van contributies van deze leden, kan hier veel geld in omgaan. Hierdoor is het voor zowel de vereniging, de leden, de belastingdienst en andere belanghebbenden belangrijk dat de administratie van de leden en haar financiën op orde is.

Kan ik de ledenadministratie bijhouden in Excel?

De ledenadministratie maakt deel uit van de financiële administratie. Als het aantal leden beperkt is en jij hier een goed overzicht van kan maken, dan kun je dit bijhouden in Excel, net zoals zzp’ers soms boekhouden in Excel. Zodra de vereniging groeit of de administratie veel tijd begint te kosten is het echter slim om over te stappen op goede software.

Kan ik de ledenadministratie uitbesteden?

Zeker! Veel verenigingen besteden een groot deel van de boekhouding werkelijk uit. Niet elke boekhouder is gespecialiseerd in ledenadministratie, maar er zijn verschillende administratiekantoren die zowel werken voor het mkb als verenigingen.

Al valt er ook veel te automatiseren of te laten regelen door de leden zelf. Grote verenigingen hebben vaak goede software voor de ledenadministratie. Daarin kunnen leden vaak zelf hun gegevens actualiseren, deze verstuurt automatisch rekeningen en bespaart een penningmeester veel tijd.

Wie regelt de ledenadministratie?

Het bestuur van een vereniging is verplicht om een goede boekhouding op te zetten. De bestuurder die het op zich neemt wordt ook wel penningmeester genoemd.

Deze is vaak veel tijd kwijt aan de administratie, maar dit is niet verplicht. Je kunt de ledenadministratie ook uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor, of het laten verwerken door een medewerker.

Moet ik de ledenadministratie bewaren?

De ledenadminstratie valt onder de financiële administratie van een vereniging en moet daarom zeven jaar worden bewaard.