Onbetaalde facturen
Onbetaalde facturen kunnen veel werkkapitaal kosten. Zeker als ze na de betalingstermijn nog openstaan. Als je debiteuren niet binnen de afgesproken termijn betalen kun je deze herinneren, en uiteindelijk zelfs een juridisch traject starten. Oninbare facturen kun je in je administratie verwerken door deze te crediteren.
Inhoud:
- Openstaande facturen verwerken
- Juridisch incasseren
- Facturen verkopen
- Inkomstenbelasting
- Afboeken en btw terugvragen
Onbetaalde facturen
Facturen hebben (meestal) een betalingstermijn. Maar betekent niet dat elke debiteur binnen die termijn betaalt. Er zijn verschillende redenen waarom een klant de factuur niet betaalt binnen de betalingstermijn.
Bijvoorbeeld omdat die (momenteel) het geld niet heeft om de vordering te voldoen. Maar het kan ook zijn dat de debiteur niet tevreden is over jouw dienst of product. Daarnaast heb je nog afnemers die altijd de factuur zo laat mogelijk betalen. Of helemaal niet van plan zijn om aan hun verplichtingen te voldoen. Hoe ga je om met het betalingsgedrag van deze debiteuren?
Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Svea kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.
Openstaande factuur verwerken
Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen als een debiteur je factuur niet betaalt. Veel bedrijven sturen herinneringen per e-mail, maar als je daar ook de eerste factuur al naartoe stuurde kan het ook helpen om naast de mail bijvoorbeeld ook even te bellen of een tekstberichtje te sturen.
Al kost het herinneren en controleren van betalingen hierdoor wel veel tijd. Deels kun je stappen automatiseren met een goed boekhoudprogramma, maar je kunt er ook een incassobureau voor inschakelen. Hoewel die hetzelfde doet als jij, heeft die er toch soms meer succes mee.
Een goed boekhoudprogramma kan op je debiteurenbeheer veel tijd besparen.
Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden.nl of MoneyMonk gratis uit. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.
Juridische stappen nemen
Voor de meeste debiteuren is het inschakelen van een incassobureau, en het zien van de extra kosten, voldoende reden om het openstaande bedrag nu wel binnen de betalingstermijn te voldoen. Toch zijn er altijd afnemers die ook dan niet betalen. Dan kun je overgaan tot het juridisch incasseren van de factuur.
Als je een gerechtelijke procedure wilt starten heb je een deurwaarder nodig. Meestal stuurt die eerst nog een laatste aanmaning waarbij de klant op een normale manier kan betalen. Daarna kun je een dagvaarding uitsturen om de wanbetaler op te roepen om voor de rechter te verschijnen.
Weigert de debiteur ook nog na de uitspraak van de rechter om de vordering te voldoen (of komt die niet opdagen), dan volgt er een dwangbetaling. Als het probleem zit in de financiële situatie van de debiteur kan een juridisch traject extra opties bieden, zoals het beslag leggen op inkomsten of bezittingen verkopen via een executieveiling.
Een deurwaarder kan dagvaarden of andere juridische stappen nemen.
Facturen voorschieten via factoring
Heb je een factuur waarvan je weet dat de debiteur moet en kan betalen, maar zelf geen interesse of geduld om bovenstaande traject door te lopen? Je kunt dan je openstaande facturen verkopen aan factoringbedrijven. Dit zijn speciale financieringsbedrijven die geld verdienen met het voorschieten van facturen.
Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Svea kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.
Onbetaalde factuur en inkomstenbelasting
Wat de reden ook is, onbetaalde facturen zijn bijzonder vervelend. Niet alleen omdat het ten koste gaat van jouw eigen liquiditeit, maar ook omdat deze facturen op administratief vlak de nodige rompslomp met zich meebrengt.
Niet alleen met de dagelijkse debiteurenadministratie, waarmee je bijhoudt welke klanten nog onbetaalde facturen hebben liggen, maar ook vanwege het voorschieten van de btw en wanneer je aan het einde van het boekjaar de balans opmaakt voor de inkomstenbelasting.
De meeste boekhoudprogramma’s automatiseren stappen, waardoor je alle gegevens in de juiste posten plaatst. Doe je de administratie in Excel, dan kan het handig zijn om de balans even te laten checken bij een boekhouder.
Onbetaalde facturen brengen de nodige rompslomp met zich mee!
Ben je op zoek naar een online boekhoudprogramma? De populairste kun je makkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.
Onbetaalde facturen afboeken
Ondanks dat er meerdere opties zijn om onbetaalde facturen toch te kunnen innen, zijn er ook situaties waarbij dit niet lukt, of simpelweg niet de moeite waard is.
Soms levert het meer op als je jouw tijd ergens anders aan besteedt. Ook blijven facturen soms onbetaald omdat de debiteur failliet is gegaan, is overleden of onvindbaar blijkt. Dan moet je soms je verlies nemen.
Creditfactuur maken
Een oninbare factuur mag je niet verwijderen uit je administratie. Je kunt ze wel afboeken door een creditnota te maken. Daarvoor moet je wel kunnen aantonen dat de vordering oninbaar is, maar dat moet geen probleem zijn wanneer je bovenstaande stappen hebt gevolgd.
Een creditfactuur heeft dezelfde eisen en opmaak als elke andere factuur, met als verschil dat de bedragen negatief zijn. Om verwarring te voorkomen kun je het woord ‘factuur’ vervangen door ‘creditfactuur’.
Moet je een onbetaalde factuur afboeken? Vergeet deze dan niet te te crediteren.
Betaalde btw terugvragen
Met het afboeken van de onbetaalde factuur heb je voldaan aan je administratieve plichten. Wanneer het gaat om een klein bedrag kun je ervoor kiezen om het hierbij te laten. Een creditfactuur corrigeert automatisch de omzetbelasting die je door de originele factuur moest afdragen bij de volgende btw-aangifte.
Veelgestelde vragen
Enkele veelgestelde vragen over onbetaalde facturen zijn:
Wat moet ik doen bij openstaande facturen?
Zijn de facturen niet betaald binnen de betalingsregeling die is afgesproken en heeft je debiteur geen reden opgegeven? Dan kun je deze herinneren. Als herinneringen ook geen betaling opleveren kun je nieuwe acties ondernemen.
Je kunt dan een incassobureau of zelfs een deurwaarder inschakelen. Levert dit ook geen resultaat op? Bijvoorbeeld omdat je debiteur failliet is gegaan? Dan moet je de factuur afboeken. In dit artikel zijn deze stappen beschreven.
Hoe verwerk ik administratief openstaande facturen?
Het bijhouden en verwerken van openstaande facturen valt onder het debiteurenbeheer, ook wel debiteurenadministratie genoemd. De meeste boekhoudprogramma’s bieden hier allerlei handige oplossingen voor maar je kunt ook zelf bedenken hoe je jouw debiteurenbeheer wilt inrichten en verwerken.
Wanneer vervallen onbetaalde facturen?
Soms staat op een factuur een vervaldatum dat betekent niet dat de betalingsverplichting vervalt. Meestal betekent dit dat als er niet binnen deze termijn is overgemaakt er extra kosten, zoals wettelijke rente, in rekening worden gebracht. Wel verjaren facturen na enkele jaren.
Heb je al eerder het idee dat jouw factuur niet wordt betaald? Dan kun je er zelf wel voor kiezen om deze te laten vervallen. In de administratie kun je deze afboeken door een creditfactuur te maken.
Kan ik onbetaalde facturen verkopen?
Ja. Als je een openstaande factuur hebt waarvan je weet dat de debiteur moet en kan betalen, maar zelf geen interesse of geduld hebt om dit af te wachten kun je deze verkopen aan een factormaatschappij.
Wanneer schakel ik een incassobureau of deurwaarder in?
Wanneer je precies een incassotraject mag starten, is afhankelijk van het type afnemer. Bij een zakelijke klant mag je direct na het verlopen van de uiterste betaaldatum een incassobureau in de arm nemen. Particuliere afnemers zijn wat meer beschermd vanwege de Wet Incassokosten (WIK).
Concreet betekent dit dat je een consument eerst een aanmaning moet sturen. In deze laatste herinnering, die een betaaltermijn van minimaal veertien dagen moet hebben, geef je de klant nog één kans om de onbetaalde factuur zonder bijkomende kosten te voldoen. Heb je op dag vijftien niets ontvangen, dan mag je incassokosten rekenen en deze verhalen op de debiteur.
