Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Administratie webwinkel

Een webwinkel is – net als elke andere onderneming – verplicht om een administratie bij te houden. Die moet voldoen aan de wettelijke eisen maar webwinkels hebben een aantal eigenschappen waardoor de ene boekhoudsoftware beter aansluit dan de andere.

Verplichte administratie

Administratie webwinkelBen je een webwinkel begonnen en wil je weten of je voldoet aan de eisen van de belastingdienst? Om te beginnen moet je, net als elk ander bedrijf, een financiële administratie opzetten. Wettelijk moet je minimaal zeven jaar lang de administratie van je webwinkel kunnen bewijzen.

Dat lijkt makkelijk, want de bestellingen staan allemaal in je webshop. Als al je klanten online betalen heb je één overzicht van inkomsten, al zijn dat nog geen facturen. Daarnaast verkoop je misschien soms ook wat buiten je webshop om. Bedragen die minder duidelijk aantoonbaar zijn moet je bewijzen met aantekeningen, kasbonnetjes, bankafschriften et cetera.

Een goed boekhoudprogramma voor je webshop? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie voor webwinkel: facturen verplicht?

Voor de zakelijke administratie van een webwinkel zijn wettelijk geen uitzonderingen of aanvullingen. Maar praktisch gezien is de administratie van een webshop wel net wat anders. Om te beginnen heb je soms alleen bestelbonnen van je webwinkel en dus geen facturen. Als je levert aan consumenten is het niet verplicht om facturen te overhandigen. Maar je interne administratie moet je wel sluitend kunnen maken.

Meestal maakt de webshop een bestelbon. Daarop staat netjes het adres van de klant, de bestelling en de bedragen inclusief en exclusief btw. Maar er staat geen factuurnummer op. Je bestelnummers als factuurnummer gebruiken is soms niet handig. Als je bijvoorbeeld ook een stenen winkel hebt, of voor inkomsten buiten de webwinkel al een los programma gebruikt, dan is dat overzicht niet volledig.

De bestelnummers van je webshop kun je meestal niet als factuurnummers gebruiken.

Als je wel de factuur/rekening van de webwinkel zelf gebruikt zorg dan dat deze te importeren zijn in de administratie. Met webwinkelsoftware is het over het algemeen mogelijk om facturen en rekeningen te exporteren naar een lokaal .XML- of .CSV-bestand. Het is daarom aan te raden om de administratie te doen met software dat deze bestandstypen kan importeren.

De grotere softwareleveranciers hebben soms ook unieke opmaat oplossingen. Zoals marktleider Exact Online die voor de meeste aanbieders van webwinkelsoftware een koppeling heeft. Ook e-Boekhouden biedt verschillende koppelingen met webwinkelplatformen. Hiermee is het mogelijk om de webwinkel en de administratie met elkaar te synchroniseren.

Een goed boekhoudprogramma voor je webwinkel? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Creditfacturen maken

Een administratieve last waar webwinkels naar verhouding veel mee te maken krijgen zijn de retouren en annuleringen. Door de wet ‘verkoop op afstand’ is een webwinkel verplicht om een bedenktermijn te hanteren. Als er vooruit is betaald en gefactureerd moet je deze betaling corrigeren.

Beginnende ondernemers willen nog wel eens proberen de factuur gewoon te verscheuren maar dit mag en kan niet zomaar. Het is niet toegestaan vanuit de belastingdienst en ook staat de software het niet altijd toe. De factuurnummering klopt dan bijvoorbeeld op eens niet meer waardoor de administratie rommelig wordt.

Heb je een factuur gemaakt maar annuleert de klant de bestelling? Die factuur kun je niet verscheuren!

Je kunt dit oplossen door een creditfactuur te maken. Niet alle boekhoudpakketten gaan even flexibel met dit soort creditfacturen om. Let bij de keuze voor de ideale administratie daarom op dat de aanbieder een optie voor creditfacturen heeft. Bij voorkeur een die zorgt dat direct de oude factuur als betaald wordt gekenmerkt.

Achteraf betalen

In Nederland is het voor webwinkels verplicht om bij levering aan consumenten de klant de keuze te geven om de betaling deels achteraf te laten plaatsvinden. Aanbieders van webwinkelsoftware bieden soms mooie koppelingen met achterafbetaal-aanbieders als Afterpay of Klarna, maar je kunt dit ook zelf oppakken.

Zo biedt Moneybird de mogelijkheid om facturen te maken waarin direct een iDeal-betaallink verwerkt zit. Wordt de factuur alsnog niet betaald? Dan kun je deze vervolgens aanmelden bij een incasso-traject inclusief herinneringen per SMS en e-mail.

Voorraadbeheer en administratie koppelen?

Soms is het mogelijk om de administratie te koppelen met het voorraadbeheer van de webwinkel. Dit is nog een verschijnsel dat nog niet bij alle aanbieders compleet is doorgevoerd en eigenlijk is dit ook geen vereiste voor een goede administratie.