Administratie webwinkel
Met een webwinkel moet je, net als elke andere onderneming, verplicht boekhouden. Je administratie moet voldoen aan de wettelijke eisen van de belastingdienst. Je kunt de boekhouding uitbesteden aan een boekhouder, maar met een koppeling tussen boekhoudsoftware en je webshop regel je het eenvoudig zelf.
Inhoud:
- Overzicht maken
- Bestanden exporteren en importeren
- Administratie automatiseren
- Retouren en annuleringen
- Achterafbetalingen
- Leveringen binnen de EU
- Voorraadbeheer
Verplichte administratie
Als je een webwinkel begint moet je boekhouding voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Om te beginnen moet je, net als elk ander bedrijf, een financiële boekhouding opzetten en zeven jaar lang de administratie van je webwinkel kunnen bewijzen.
De boekhouding van een webshop lijkt makkelijk, want de bestellingen staan allemaal in je webshop. Als al je klanten online betalen heb je één overzicht van inkomsten. Maar dat zijn geen facturen. Hiermee kun je nog geen aangifte doen.
Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf programma's vergelijken? Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.
Administratie voor webwinkel: facturen verplicht?
Voor de zakelijke administratie van een webwinkel zijn wettelijk geen uitzonderingen. Maar de boekhouding van een webshop werkt vaak wel net wat anders.
Om te beginnen heb je soms alleen bestelbonnen van je webwinkel en dus geen facturen. Als je webshop levert aan consumenten is het niet verplicht om verkoopfacturen te overhandigen. Wettelijk gezien kun je dus deels werken met een kasboek op basis van de gegevens van je betaalprovider.
Maar je krijgt ook te maken met retouren en misschien verkoop je ook buiten je webshop om. Bedragen die minder duidelijk aantoonbaar zijn moet je bewijzen met aantekeningen, kasbonnetjes, bankafschriften et cetera. Je hebt dus meer nodig dan alleen het overzicht met bestellingen van je eigen webwinkel zelf.
Een sluitend overzicht van inkomsten en uitgaven
Over de omzet moet je aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) doen. Daarvoor heb je allereerst een goede administratie nodig van alle btw die je hebt ontvangen. Meestal maakt de webshop bij elke bestelling een bestelbon met het adres van de klant, de bestelling en de bedragen inclusief en exclusief btw.
Maar er staat geen factuurnummer op en dat maakt het lastig om te zien of de boekhouding compleet is. Als je enkel aan consumenten verkoopt mag je de bestelnummers gebruiken en werken met een kasboek. Maar retouren of inkomsten buiten de webwinkel maken dat overzicht onvolledig.
Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.
Besteloverzichten exporteren en importeren
Van alle inkomsten moet je een sluitende administratie kunnen aantonen. Met een beperkt aantal transacties kun je de boekhouding van je webshop zelf bijhouden. Je kunt je besteloverzicht exporteren naar Excel, en handmatig aanpassen. Ook kun je zo inkoopadministratie handmatig toevoegen.
Je kunt dit hele overzicht maken in Excel. Veel zzp’ers regelen hiermee vrijwel de hele boekhouding. Bij een webshop is dat vanwege het volume aan transacties, of het overzichtelijk houden hiervan, meestal niet zo handig. Doordat je veel data uit je webshop krijgt kun je met software je administratie deels automatiseren.
De bestelinformatie van je webshop is vaak onvoldoende.
Boekhouding automatiseren
Een boekhoudprogramma kan de boekhouding van je webshop automatiseren. Zo gaan er bij elke bestelling vaak kosten af, bijvoorbeeld van je betaalprovider.
De bedragen die je op je bankrekening krijgt bijgeschreven kloppen dan niet meer met je webshop-administratie. Om de boekhouding sluitend te krijgen moet je bijvoorbeeld betalingen afletteren.
Met webwinkelsoftware is het meestal mogelijk om bestelinformatie te exporteren naar een lokaal .XML- of .CSV-bestand. Met deze gegevens van je webwinkel kan een boekhoudprogramma de boekhouding deels automatiseren.
Het is daarom aan te raden om de administratie te doen met software dat je kunt koppelen, of dat jouw exportbestanden kan importeren. Zo bieden Exact Online en e-Boekhouden verschillende koppelingen met webwinkelplatformen. Hiermee is het mogelijk om de webshop met de boekhouding te synchroniseren.
Als je transacties kunt importeren in boekhoudsoftware kun je veel tijd besparen op je administratie.
Retouren en annuleringen verwerken
Een administratieve last waar webwinkels naar verhouding veel mee te maken krijgen zijn de retouren en annuleringen. Door de wet ‘verkoop op afstand’ is een webshop verplicht om een bedenktermijn te hanteren. Als de klant vooruit betaalt en jij deze dus vooruit factureert moet je deze betaling corrigeren.
Je kunt een factuur niet zomaar terugdraaien. Software staat dit niet altijd toe, omdat dit niet is toegestaan vanuit de belastingdienst. De factuurnummering klopt dan bijvoorbeeld niet meer wat de administratie onoverzichtelijk maakt. Je kunt dit oplossen door een creditfactuur te maken.
Heb je een factuur gemaakt maar annuleert de klant de bestelling? Die factuur kun je niet verscheuren!
Niet alle boekhoudpakketten gaan even flexibel met dit soort creditfacturen om. Let bij de keuze voor de ideale administratie daarom op dat de aanbieder een optie voor creditfacturen heeft. Bij voorkeur een die direct de oude factuur als betaald kenmerkt.
Klanten die achteraf betalen
In Nederland is het voor webwinkels verplicht om bij levering aan consumenten de klant de keuze te geven om de betaling deels achteraf te laten plaatsvinden. Aanbieders van webwinkelsoftware bieden soms een integratie met achterafbetaal-aanbieders als Riverty of Klarna, maar je kunt dit ook zelf oppakken.
Zo biedt Moneybird de mogelijkheid om facturen te maken waarin direct een iDeal-betaallink verwerkt zit. Wordt de factuur alsnog niet betaald? Dan kun je deze vervolgens aanmelden bij een incasso-traject inclusief herinneringen per sms en e-mail.
Leveringen binnen de EU
Lever je ook aan buitenlandse klanten? Voor zakelijke klanten moet je dan een ICP-aangifte doen. Als je aan buitenlandse consumenten levert kun je bij de btw-aangifte gebruikmaken van de One Stop Shop (OSS) regeling. Dat is een éénloketsysteem voor crossborder transacties binnen de EU.
Met deze OSS-regeling kun je via één btw-melding alle Europese btw aangeven en betalen. Dus ook de buitenlandse btw. Niet elk boekhoudprogramma ondersteunt de regeling. Je kunt dan zelf handmatig de btw-aangifte doen op de site van de belastingdienst, en er zo alsnog gebruik van maken.
Voorraadbeheer en boekhouding koppelen
Soms regelt online boekhoudsoftware ook het voorraadbeheer van de webshop. Niet elk boekhoudpakket is hier even sterk in. Je kunt de administratie van de voorraad ook buiten de software om regelen, maar als volumes groeien kan een goed overzicht veel geld en tijd besparen tijdens het boekhouden.