e-boekhouden

Administratie webwinkel

Met een webwinkel moet je – net als elke andere onderneming – verplicht boekhouden. Je administratie moet voldoen aan de wettelijke eisen van de belastingdienst. Je kunt het uitbesteden aan een boekhouder, maar met een koppeling tussen boekhoudsoftware en je webshop regel je het eenvoudig zelf.

Verplichte administratie

Administratie webwinkelBen je een webwinkel begonnen en wil je weten of je boekhouding voldoet aan de eisen van de belastingdienst? Om te beginnen moet je, net als elk ander bedrijf, een financiële administratie opzetten en minimaal zeven jaar lang de administratie van je webwinkel kunnen bewijzen.

De boekhouding van een webshop lijkt makkelijk, want de bestellingen staan allemaal in je webshop en als al je klanten online betalen heb je één overzicht van inkomsten. Maar dat zijn geen facturen. Daarnaast verkoop je misschien soms ook wat buiten je webshop om. Bedragen die minder duidelijk aantoonbaar zijn moet je bewijzen met aantekeningen, kasbonnetjes, bankafschriften et cetera.

Een goed boekhoudprogramma voor je webshop? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie voor webwinkel: facturen verplicht?

factuur maken voor de boekhoudingVoor de zakelijke administratie van een webwinkel zijn wettelijk geen uitzonderingen of aanvullingen. Maar praktisch gezien is de boekhouding van een webshop wel net wat anders. Om te beginnen heb je soms alleen bestelbonnen van je webwinkel en dus geen facturen.

Als je webshop levert aan consumenten is het gelukkig niet verplicht om verkoopfacturen te overhandigen, en wettelijk gezien kun je dus deels werken met een kasboek op basis van de gegevens van je betaalprovider.

Een sluitend overzicht van inkomsten en uitgaven

Over de omzet van je webshop moet je meestal elk kwartaal btw-aangifte doen. Los van dat facturen niet verplicht zijn, moet je bij een controle van je aangifte wel een sluitende administratie kunnen aantonen. Meestal maakt de webshop een bestelbon. Daarop staat netjes het adres van de klant, de bestelling en de bedragen inclusief en exclusief btw.

Maar er staat geen factuurnummer op en dat maakt het lastig om te zien of het overzicht compleet is. Vaak gaan er nog kosten af, bijvoorbeeld van je betaalprovider. De bedragen die je op je bankrekening krijgt bijgeschreven kloppen dan niet meer met je administratie.

Als je puur aan consumenten verkoopt mag je de bestelnummers als factuurnummer gebruiken maar om de boekhouding sluitend te krijgen moet je gaan afletteren. Als je bijvoorbeeld ook een stenen winkel hebt, of voor inkomsten buiten de webwinkel al een los programma gebruikt, dan is ook daarmee je overzicht nog niet volledig. Met een beperkt aantal transacties kun je de boekhouding van je webshop dan soms handmatig bijhouden, maar als het aantal groeit is een boekhoudprogramma hiervoor wel aan te raden.

De bestelnummers van je webshop kun je meestal niet als factuurnummers gebruiken.

Koppeling met een boekhoudpakket

zelf boekhouden met een boekhoudprogrammaAls je wel de bestelbon van de webwinkel zelf gebruikt zorg dan dat deze te importeren zijn in de boekhouding. Met webwinkelsoftware is het over het algemeen mogelijk om facturen en rekeningen te exporteren naar een lokaal .XML- of .CSV-bestand. Het is daarom aan te raden om de administratie te doen met software dat je kunt koppelen, of dat jouw exportbestanden kan importeren.

Als je transacties kunt importeren in boekhoudsoftware kun je veel tijd besparen op je administratie.

De grotere softwareleveranciers hebben soms ook koppelingen. Zo biedt marktleider Exact Online een koppeling met de software van webwinkels. Ook e-Boekhouden biedt verschillende koppelingen met webwinkelplatformen. Hiermee is het mogelijk om de webshop en de boekhouding met elkaar te synchroniseren.

Een goed boekhoudprogramma voor je webshop? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Creditfacturen maken

De boekhouding van de webshop corrigerenEen administratieve last waar webwinkels naar verhouding veel mee te maken krijgen zijn de retouren en annuleringen. Door de wet ‘verkoop op afstand’ is een webshop verplicht om een bedenktermijn te hanteren. Als er vooruit is betaald en gefactureerd moet je deze betaling corrigeren.

Beginnende ondernemers willen nog wel eens proberen de factuur gewoon te verscheuren maar dit mag en kan niet zomaar. Het is niet toegestaan vanuit de belastingdienst en ook staat de software het niet altijd toe. De factuurnummering klopt dan bijvoorbeeld op eens niet meer waardoor de administratie rommelig wordt.

Heb je een factuur gemaakt maar annuleert de klant de bestelling? Die factuur kun je niet verscheuren!

Je kunt dit oplossen door een creditfactuur te maken. Niet alle boekhoudpakketten gaan even flexibel met dit soort creditfacturen om. Let bij de keuze voor de ideale administratie daarom op dat de aanbieder een optie voor creditfacturen heeft. Bij voorkeur een die zorgt dat direct de oude factuur als betaald wordt gekenmerkt.

Klanten die achteraf betalen

In Nederland is het voor webwinkels verplicht om bij levering aan consumenten de klant de keuze te geven om de betaling deels achteraf te laten plaatsvinden. Aanbieders van webwinkelsoftware bieden soms mooie koppelingen met achterafbetaal-aanbieders als Afterpay of Klarna, maar je kunt dit ook zelf oppakken.

Zo biedt Moneybird de mogelijkheid om facturen te maken waarin direct een iDeal-betaallink verwerkt zit. Wordt de factuur alsnog niet betaald? Dan kun je deze vervolgens aanmelden bij een incasso-traject inclusief herinneringen per SMS en e-mail.

Voorraadbeheer en boekhouding koppelen?

Soms is het mogelijk om de boekhouding te koppelen met het voorraadbeheer van de webwinkel. Dit is nog een verschijnsel dat nog niet bij alle aanbieders compleet is doorgevoerd en eigenlijk is dit ook geen vereiste voor een goede administratie.