Debiteuren administratie

Een belangrijk onderdeel van de financiële administratie is de debiteuren administratie. Debiteuren zijn klanten naar wie een factuur (rekening) is gestuurd maar die nog niet hebben betaald. Zij hebben daarom een soort kortlopende schuld (lening) bij u lopen voor dit bedrag.  Debiteuren zijn belangrijker dan menig startende ondernemer beseft. Ongeveer een op de vier faillissementen ontstaat wegens een slechte debiteuren administratie.

Slechte betalers
Ga je ervan uit dat zodra je een opdracht binnen de deadline haalt je hier netjes binnen de betalingstermijn voor betaald wordt? Hou dan je hart maar vast. In Nederland is het voor veel bedrijven de gewoonte om rustig een dag of 40-60 te wachten met betalen. Zij betalen pas na een derde herinnering. Zonder goede debiteuren administratie en tijdige herinneringen kan het dan ook zijn dat een groot gedeelte van het inkomen zo’n 3-4 maanden wordt uitgesteld. Geld waarvoor wel al een tegenprestatie moet worden geleverd.

Standaard debiteuren administratie
Als men begint met ondernemen wil men de klant niet te veel pushen. Betalen bij no-cure-no-pay en een factuur achteraf is standaard. Daarna gaat men er soms ten onrechte vanuit dat de factuur wel betaald wordt. De eerste factuur staat gewoonlijk een week of drie open. De eerste herinnering komt dan na ongeveer een maand. De tweede herinnering wachten veel ondernemers mee omdat het te opdringerig overkomt. Deze komt dan misschien pas na een maand of twee. Een groot percentage ondernemers heeft het lef om te gaan wachten tot de derde aangetekende herinnering. Dan hoeven ze pas te betalen na meerdere maanden. Als ze jaarlijks 4% rendement op hun vermogen krijgen en het een kwart jaar kunnen uitstellen is dat een mooi gratis procent extra vermogen.

Maar de ondernemer zit ermee. Die heeft wellicht moeten lenen om de hele opdracht al te moeten voorfinancieren. Die is misschien al twee maanden met de opdracht bezig en werkt al twee maanden voordat er een factuur verstuurd kan worden. Het verschil in inkomen is dan al snel zes maanden!

Goede debiteuren administratie
De ervaren ondernemer zal daarom zorgen dat zijn debiteuren goed bewaakt worden en een goede administratie bijhouden van klanten. Door elke week een uurtje te reserveren voor debiteuren kan er hier veel geld worden bespaard. Enkele tips om dubieuze debiteuren te voorkomen:

  1. Bij twijfel over een klant; informeer vooraf bij externen over het betalingsgedrag.
  2. Zorg dat er een gedeelte vooruit moet worden betaald.
  3. Verstuur de factuur op tijd. Tijdens en na de factuur kan er nog prima service worden verleend.
  4. Hanteer een korte betalingstermijn (14 dagen is eigenlijk al ruim!)
  5. Informeer een klant tijdig over de betalingstermijn.
  6. Hanteer een korting voor directe betalers (3% korting bij vooruitbetaling, jaarbetaling etc.)
  7. Verstuur stipt na de betalingstermijn een eerste duidelijke herinnering.
  8. Zet een boete op herinneringen (breng €25 administratiekosten in rekening)
  9. Gebruik meerdere kanalen (bel de klant, bevestig het telefoongesprek per e-mail en post)
  10. Wees streng voor de klant (En voor jezelf. Wat is de kans dat hij betaalt?)
  11. Neem geen nieuwe opdrachten aan voor de oude is betaald.
  12. Herken smoesjes (“Mijn vrouw doet de administratie”. “Hond heeft de factuur opgegeten”, etc.)
  13. Gun je concurrent de slechte betalers.
  14. Kom je er niet uit? Neem een incassobureau in de hand.
  15. Houd rekening met wanbetalers – een bepaald percentage betaalt nooit!

Wanbetalers
Hoe hard het ook klinkt: Een bepaald percentage betaalt niet. Hoe groot dit percentage is valt moeilijk te zeggen. Dat is afhankelijk van het risico voor de (dubieuze?) debiteur. Factoren de van invloed kunnen zijn bestaan uit je locatie van je bedrijf, het bedrag dat betaald moet worden, het contact dat er geweest is met de klant, de dienst of het produkt dat geleverd is of moet worden en de financiële situatie van de debiteur.

Bijvoorbeeld:
Bij een product zoals webhosting t.w.v. 50 euro waar enkel per e-mail contact is geweest en de leverancier in Groningen woont en de klant in Zeeland is er weinig kans dat de ondernemer het persoonlijk zal komen halen. Er is een kleine kans dat er politie zal worden ingeschakeld of dat er veel moeite gedaan zal worden om het geld te krijgen.

Daarentegen is de kans dat de tuinman op de stoep staat om zijn geld persoonlijk te komen halen groot. Die heeft misschien een tuin aangelegd voor enkele honderden of zelfs duizenden euro’s en werkt in een straal van 25 kilometer weg en is al vier keer langs geweest op het adres. Hij kent je gezicht en zal veel meer moeite doen voor het bedrag. De kans dat hij niet betaald wordt is kleiner maar pas op: ook daar gebeurt het.

Betalingstermijnen
In sommige gevallen is er weinig keuze. Als je klanten hebt als Philips, Shell en de overheid dan kun je deze klanten nog zo hard aanpakken; zij hebben hun eigen administratie. Vraag hier dan ook duidelijk vooraf wat voor betalingstermijn ze hanteren zodat je vooraf op de hoogte bent en weet hoe lang zij debiteur zullen zijn. Eventueel kan bij een lange betalingstermijn worden afgesproken om de factuur in delen te splitsen om zo grote gedeelten toch tussentijds al te ontvangen. Maar bij kleinere klanten zoals particulieren of het MKB is het aan te raden strenge betalingstermijn te hanteren om zo het bedrag aan debiteuren onder controle te houden.

In Nederland is het in veel markten gangbaar om een betalingstermijn van 14 dagen te hanteren op de eerste factuur. De eerste herinnering is meestal gratis en heeft een termijn van 8 dagen. Een tweede herinnering heeft zo nu en dan administratie kosten en opnieuw een betalingstermijn van 8 dagen. Daarna is het gangbaar om een incassobureau in te schakelen. Dat kan dus al na 30 dagen na de eerst verzonden factuur.

Online debiteuren bijhouden
Startende ondernemers verliezen regelmatig het overzicht. Facturen worden wel netjes in Excel of Word gemaakt, maar daarna in een map gestopt en er wordt haast niet meer naar omgekeken. Hierdoor hebben ze vaak geen idee wat de precieze stand van zaken is en ondernemen daarom ook vaak niet op tijd actie. Ben jij er zo een, dan is het misschien een oplossing om online je debiteuren administratie bij te houden. Een bedrijf als MoneyBird geeft je de mogelijkheid om het overzicht te bewaren tussen openstaand, veropen en betaald. En ook Exact laat je eenvoudig online de debiteuren beheren, waarbij je facturen en herinneringen ook via de mail of post kan versturen.