menu
e-boekhouden

Debiteurenadministratie

Een goede betalingstermijn en debiteurenbeheer zorgt dat je sneller je geld ontvangt. Met deze tips kun je direct met je debiteurenadministratie aan de slag. Valt het resultaat tegen? Dan kun je dit deel van de administratie ook grotendeels uitbesteden.

Inhoud:

Wat zijn debiteuren?

debiteurenadministratieDebiteuren zijn klanten die wel een rekening hebben ontvangen, maar die nog niet hebben betaald. Zij hebben daarom een soort kortlopende schuld (lening) lopen voor dit bedrag. De debiteurenadministratie is het regelwerk en bijhouden van wie wel of niet heeft betaald en het nemen van acties rond debiteuren.

Debiteurenbeheer

Je bent verplicht een overzicht bij te houden van je debiteuren. Als bedrijf moet je van de belastingdienst eens per jaar een balans opmaken. Hierop staat ook het bedrag dat je nog tegoed hebt van klanten, oftewel je debiteuren. Los van de verplichte administratie, is het ook voor jezelf handig om te zien wat je aan debiteuren hebt uitstaan. Uit de praktijk blijkt dat het lang niet altijd even snel binnenkomt, en zelfs dat je het risico loopt dat een debiteur nooit zal betalen. Bijvoorbeeld omdat deze failliet is gegaan of het nooit eens is geweest met de factuur.

Je bent verplicht om je debiteuren bij te houden.

Waarom is debiteurenadministratie belangrijk?

De debiteurenadministratie, ook wel debiteurenbeheer genoemd, is een onderdeel van de financiële administratie. Al staat het vaak niet bovenaan het lijstje: facturen worden na het versturen in een map gestopt en er wordt haast niet meer naar omgekeken. Hierdoor hebben veel ondernemers geen idee wat de precieze stand van zaken is en ze ondernemen daarom ook vaak niet op tijd actie. Ben jij er zo een, dan is het slim om een goede debiteurenadministratie op te zetten.

Via een goed boekhoudprogramma krijg je overzicht in je debiteuren. Je ziet direct welke facturen open staan, verlopen, of zijn betaald en hier acties op ondernemen. Want het lijkt zo logisch dat een klant netjes binnen de betalingstermijn betaalt, dit blijkt in de praktijk toch vaak tegen te vallen.

Hoewel het in het begin allemaal wel mee lijkt te vallen als je even veertien dagen op het geld van debiteuren moet wachten, blijkt uit de praktijk dat veel klanten zich niet houden aan betalingstermijnen. Zeker grotere organisaties hebben een heel systeem voor het betalingsverkeer bedacht. Om de periode van klus tot betaling te kunnen overbruggen, is een goed debiteurenbeheer zeker geen overbodige luxe.

Want het kan zeker voorkomen dat je gemiddeld een dag of 40-50 moet wachten op je geld. Doordat je meestal ook nog eens na het leveren van je dienst of product factureert, loop je eigenlijk altijd twee of drie maanden achter op je inkomsten. Het incasseren van geld waarvoor je hard gewerkt hebt, blijkt in het zakelijke geldverkeer dan ook een bedrijfstak op zich.

Een op de vier faillissementen ontstaat wegens debiteuren

Het beheren van de debiteuren is belangrijker dan veel ondernemers beseffen. Ongeveer een op de vier faillissementen ontstaat wegens een slechte debiteurenadministratie. In Nederland is het voor veel bedrijven de gewoonte om rustig af te wachten tot de herinneringen binnenkomen. Soms betalen ze pas pas na een derde herinnering.

wachten op betalingZonder debiteurenbeheer met tijdige herinneringen en duidelijke sancties kan het dus gebeuren dat een groot gedeelte van het inkomen zo’n 3-4 maanden wordt uitgesteld. Geld waarvoor je wel al een tegenprestatie moet leveren. Door goed zicht te houden op je betalingstermijnen, tijdig te herinneren en vooral door te  weten of je een klant nog wel moet leveren of dat die eerst zijn openstaande facturen moet voldoen, kan veel invloed hebben op jouw eigen werkkapitaal.

Zoek je een deurwaarder vanwege een openstaande vordering? Yuridis heeft een landelijk netwerk van deurwaarders op basis van vooraf overeengekomen tarieven.

Debiteurenadministratie in Excel

Veel ondernemers boekhouden in Excel. Daar is niets mis mee, al heeft een debiteurenadministratie in Excel soms wel wat nadelen. Want ook al zie je hieruit meestal wel welke klanten wel of niet hebben betaald, Excel attendeert je niet welke klanten je moet attenderen of welke klanten je even geen nieuwe klussen aan moet nemen. Een debiteurenadministratie in Excel werkt dus alleen als je actief zelf bijhoudt welke facturen te lang openstaan en hier zelf echt actie op onderneemt.

Met een goed boekhoudprogramma is dat wat makkelijker. Hier kun je meldingen, herinneringen en overzichten van debiteuren genereren. Bij veel bedrijven bestaat de debiteurenadministratie uit een overzicht van openstaande facturen, inclusief aantekeningen of hier acties bij zijn genomen, zoals herinneringen.

Veel ondernemers zijn te lief voor hun debiteuren.

Al zijn ondernemers ook dan nog altijd vaak veel te lief met het herinneren of ondernemen van acties. Het kan geen kwaad om debiteuren te laten weten wat jij acceptabel vindt. Want het voelt misschien wat opdringerig om een debiteur actief te herinneren maar als jij de hele opdracht al hebt voorgefinancierd, en pas achteraf hebt gefactureerd, dan zit je soms maanden op je geld te wachten!

Hoe ga je om met debiteuren?

Je kunt je debiteurenadministratie uitbesteden maar de meeste ondernemers behouden liever zelf contact met hun klanten, en kiezen er dus ook voor om zelf hun debiteuren te bewaken.  Door gebruik te maken van een paar handigheidjes heb je hier zelf ook al veel invloed op. Door periodiek een uurtje te reserveren voor debiteuren kun je hier veel geld besparen.

Maak het klanten makkelijk, wees duidelijk en consequent. Factureer op tijd en zorg voor een duidelijke factuur en voorwaarden. Zo zijn er nog altijd veel bedrijven die facturen per post opsturen, maar om deze te betalen moet een klant allerlei zaken overtikken. Een digitale factuur met duidelijke betaallink, die direct via iDeal kan worden betaald, zal veel eerder worden betaald. Betalen klanten dan nog niet op tijd? Dan heb je alle reden om die wat strenger aan te pakken!

Je hebt zelf veel invloed op je debiteuren.

Welke betalingstermijnen hanteer je?

betalingstermijn debiteurenIn Nederland is het in veel markten gangbaar om een betalingstermijn van 21 of 30 dagen te hanteren op de eerste factuur. De eerste herinnering is (meestal) gratis. De termijn hiervan kun je veel korter maken. Een termijn van 10 dagen is voldoende. Een volgende herinnering heeft zo nu en dan administratiekosten (meld dit wel vooraf!) en hierbij kun je zelfs kiezen voor een termijn van 8 dagen. Daarna kun je een incassobureau inschakelen. Dat kan dus al na 30 dagen na de eerst verzonden factuur.

Natuurlijk is bovenstaande plaatje niet altijd mogelijk. Soms heb je weinig keuze. Als je klanten hebt als Philips, Shell en de overheid dan kun je deze klanten nog zo hard aanpakken; zij hebben hun eigen voorwaarden en wijken daar niet van af. Vraag hier dan ook duidelijk vooraf wat voor betalingstermijn ze hanteren zodat je vooraf op de hoogte bent en weet hoe lang zij debiteur zullen zijn.

Eventueel kan bij een lange betalingstermijn worden afgesproken om de factuur in delen te splitsen om zo grote gedeelten toch tussentijds al te ontvangen. Bij kleinere klanten zoals particulieren of het mkb is het aan te raden strenge betalingstermijn te hanteren om zo het bedrag aan debiteuren onder controle te houden.

Zoek je een deurwaarder vanwege een openstaande vordering? Yuridis heeft een landelijk netwerk van deurwaarders op basis van vooraf overeengekomen tarieven.

Tips voor een goede debiteurenadministratie

Tips om dubieuze debiteuren te voorkomen:

  1. Bij twijfel over een klant; informeer vooraf bij externen over het betalingsgedrag.
  2. Factureer een deel vooruit.
  3. Verstuur de factuur op tijd. Ook daarna kun je nog service verlenen.
  4. Hanteer een korte betalingstermijn (14 dagen is eigenlijk al ruim!)
  5. Informeer een klant tijdig over de betalingstermijn.
  6. Hanteer een korting voor snelle betalers (3% korting bij vooruitbetaling of jaarbetaling)
  7. Verstuur stipt na de betalingstermijn een eerste duidelijke herinnering.
  8. Gebruik meerdere kanalen (bel de klant, bevestig het telefoongesprek per e-mail en post)
  9. Wees streng voor de klant (En voor jezelf. Wat is de kans dat hij betaalt?)
  10. Neem geen nieuwe opdrachten aan voor de oude is betaald.
  11. Maak boetes duidelijk tijdens herinneringen (breng administratiekosten in rekening)
  12. Herken smoesjes (“mijn vrouw doet de administratie” of “Hond heeft de factuur opgegeten”)
  13. Gun je concurrent de slechte betalers.
  14. Kom je er niet uit? Neem een incassobureau in de hand.
  15. Houd rekening met wanbetalers – een bepaald percentage betaalt nooit!
  16. Meer tips nodig? Debiteurenbeurs heeft nog eens 30 tips bij openstaande facturen.

Debiteurenbeheer uitbesteden, of zelf doen?

Pas wanneer je beslag wilt leggen of het echt juridisch wordt is hulp van een deurwaarder noodzakelijk. Je kunt het dus zelf doen, maar ook het debiteurenbeheer uitbesteden als dit te veel negatieve energie geeft of als je liever niet te lang wacht op je geld. Het herinneren kun je overlaten aan een incassobureau, maar via factoring kun je ook al eerder je facturen uit handen geven of zelfs selectief debiteuren aan anderen overlaten.

Veel zzp’ers durven geen incassokantoor te sturen naar klanten waar ze leuk voor hebben gewerkt en nog opdrachten van willen. Juist door de incasso uit te besteden, zorg je voor professionaliteit en haal je de emotie uit de factuur. Een incassobureau hoeft ook helemaal niet vervelend te zijn. Pas bij een deurwaarder wordt het juridisch.

Veel kleine ondernemers zijn te lief. Het beste is zelfs om je administratie en werkelijke klantenwerkzaamheden van elkaar te scheiden. Dat doen je klanten, zeker die traag betalende debiteuren, meestal ook. Die vinden het vaak helemaal niet storend, soms juist professioneel, als jij gewoon hard bent en let op je centen. Als je voor jezelf sterk en duidelijk bent, ben je dat meestal ook in je werk. En mochten ze het niet kunnen waarderen dan zou jij ook niet echt veel waardering moeten hebben voor die klanten met weliswaar leuke werkzaamheden, maar met een belabberd betalingsgedrag.

Zoek je een deurwaarder vanwege een openstaande vordering? Yuridis heeft een landelijk netwerk van deurwaarders op basis van vooraf overeengekomen tarieven.

Verkoop de vordering

Kom je er echt niet uit en is het risico voor jou slecht te overzien? Of duurt een incassotraject voor jou te lang? Via factoring kun je een factuur al uitbesteden zodra je deze verstuurt. Natuurlijk is dit niet gratis maar wat kost de tijd, liquiditeit en energie die je nu in je debiteuren steekt?

Factoringmaatschappijen die zich specifiek op  freelancers, zzp’ers en het mkb richten. of financiers met vergelijkbare oplossingen:

  • Factoring-offerte.nl
    Hier kun je direct (en vrijblijvend) offertes opvragen van meerdere factoringbedrijven. Zie website.
  • Floryn
    Heb je continu behoefte aan extra werkkapitaal? Floryn biedt snel extra zakelijk krediet op basis van bedrijfscijfers als omzet en openstaande debiteuren. Zie website.
  • Kredietvooruit
    Niet precies hetzelfde als factoring maar als je snel geld nodig hebt soms wel een oplossing met vergelijkbare flexibiliteit. Zie website.

Omgaan met dubieuze debiteuren en wanbetalers

Dubieuze debiteuren en wanbetalersHoe hard het ook klinkt: Een bepaald percentage betaalt nooit. Hoe groot dit percentage wanbetalers is valt moeilijk te zeggen. Dat is afhankelijk van het risico voor de (dubieuze?) debiteur. Factoren die van invloed kunnen zijn bestaan uit je locatie van je bedrijf, het bedrag dat betaald moet worden, het contact dat er geweest is met de klant, de dienst of het product dat geleverd is of moet worden en de financiële situatie van de debiteur.

Bijvoorbeeld:
Bij een product zoals webhosting t.w.v. 50 euro waar enkel per e-mail contact is geweest en de leverancier in Groningen woont en de klant in Zeeland is er weinig kans dat de ondernemer het persoonlijk zal komen halen. Er is een kleine kans dat er politie zal worden ingeschakeld of dat er veel moeite gedaan zal worden om het geld te krijgen.

Daarentegen is de kans dat de tuinman op de stoep staat om zijn geld persoonlijk te komen halen groot. Die heeft misschien een tuin aangelegd voor enkele honderden of zelfs duizenden euro’s en werkt in een straal van 25 kilometer weg en is al vier keer langs geweest op het adres. Hij kent je gezicht en zal veel meer moeite doen voor het bedrag. De kans dat hij niet betaald wordt is kleiner maar pas op: ook daar gebeurt het.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over debiteuren en debiteurenbeheer zijn:

Wat kan ik doen aan mijn debiteurenrisico?

Het hanteren van een duidelijke betalingstermijn en het actief bijhouden van een goed debiteurenbeheer kan je debiteurenrisico enorm verlagen.

Toch kun je dan ook te maken krijgen met onbetaalde facturen. Je kunt dit risico afdekken door gebruik te maken van factoring. Daarbij verkoop jij de factuur aan een ander bedrijf. Je kunt ook een incassobureau of deurwaarder inschakelen bij de klanten waarbij het misgaat.

Waar bestaat de debiteurenadministratie uit?

Als je facturen verstuurt aan bedrijven dan noem je daarop een betalingstermijn. Maar het gebeurt vaak dat bedrijven niet binnen deze termijn betalen. Dit moet je dus bijhouden. Dit is debiteurenadministratie. Je zult debiteuren moeten herinneren en bij nieuwe opdrachten is het belangrijk om te weten of die klant niet nog veel onbetaalde facturen heeft staan.

Hoe ga ik om met openstaande debiteuren?

Als een factuur ondanks herinneringen lang blijft openstaan zul je wat zwaardere maatregelen moeten nemen. Je kunt dan een incassobureau inzetten. Werkt dat ook niet? Dan kun je het echt juridisch spelen door een  deurwaarder in te schakelen.

Wat is een acceptabele betalingstermijn voor debiteuren?

In Nederland is het vrij gangbaar om een betalingstermijn van ongeveer 30 dagen te hanteren. De meeste klanten zullen in deze termijn uit zichzelf al betalen, dus hiermee houd je het overzichtelijk. Toch kan een kortere betalingstermijn je werkkapitaal verbeteren en het heeft meestal ook een positief effect op het betaalgedrag van je klanten.

Al zijn er ook bedrijven die altijd pas na 45 of 60 dagen betalen. Het is dus ook afhankelijk van de sector waarin jij actief bent en de bedrijven die jij bedient.

Wat zijn debiteuren en crediteuren?

Debiteuren zijn bedrijven of personen van wie jij nog geld tegoed bent. Dus bedrijven die jij een factuur hebt gestuurd maar die deze nog niet hebben betaald. Crediteuren zijn nog geld tegoed van jou. Vaak is de belastingdienst een grote crediteur omdat je omzetbelasting hebt ontvangen en dit nog moet betalen aan de belastingdienst.

Debiteurenadministratie - de laatste berichten:

Alle berichten over dit onderwerp