menu

Debiteurenadministratie

Een goede betalingstermijn en debiteurenadministratie zorgt dat je sneller je geld ontvangt. Met deze tips kun je er direct mee aan de slag. Valt het resultaat tegen? Dan kun je dit deel van de administratie ook grotendeels uitbesteden.

Inhoud:

Wat zijn debiteuren?

debiteurenadministratieDebiteuren zijn klanten die wel een rekening hebben ontvangen, maar die nog niet hebben betaald. Zij hebben daarom een soort kortlopende schuld (lening) lopen voor dit bedrag. De debiteurenadministratie is het regelwerk en bijhouden van wie wel of niet heeft betaald en het nemen van acties rond debiteuren.

Waarom is debiteurenadministratie belangrijk?

De debiteurenadministratie is voor veel ondernemers een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Facturen worden na het versturen in een map gestopt en er wordt haast niet meer naar omgekeken. Hierdoor hebben veel ondernemers geen idee wat de precieze stand van zaken is en ze ondernemen daarom ook vaak niet op tijd actie. Ben jij er zo een, dan is het slim om een goede debiteurenadministratie op te zetten.

Via een goed boekhoudprogramma krijg je overzicht in welke facturen open staan, verlopen, of zijn betaald en hier acties op ondernemen. Want het lijkt zo logisch dat een klant netjes binnen de betalingstermijn betaalt, dit blijkt in de praktijk toch vaak tegen te vallen.

Een op de vier faillissementen ontstaat wegens debiteuren

Het beheren van de debiteuren is belangrijker dan veel ondernemers beseffen. Ongeveer een op de vier faillissementen ontstaat wegens een slechte debiteurenadministratie. Ga je ervan uit dat zodra je een opdracht binnen de deadline afrondt je klant netjes binnen de betalingstermijn betaalt? Hou dan je hart maar vast. In Nederland is het voor veel bedrijven de gewoonte om rustig een dag of 40-60 te wachten met het betalen van facturen. Zij betalen pas na een derde herinnering.

wachten op betalingZonder debiteurenbeheer met tijdige herinneringen en duidelijke sancties kan het dan ook zijn dat een groot gedeelte van het inkomen zo’n 3-4 maanden wordt uitgesteld. Geld waarvoor je wel al een tegenprestatie moet leveren. Door goed zicht te houden op je betalingstermijnen, tijdig te herinneren en vooral door te  weten of je een klant nog wel moet leveren of dat die eerst zijn openstaande facturen moet voldoen, kan veel invloed hebben op jouw eigen werkkapitaal.

Zoek je een deurwaarder vanwege een openstaande vordering? Yuridis heeft een landelijk netwerk van deurwaarders op basis van vooraf overeengekomen tarieven.

Debiteurenadministratie: meer dan inzicht alleen!

Veel ondernemers boekhouden in Excel. Daar is niets mis mee, al heeft het voor de debiteurenadministratie soms wel wat nadelen. Want ook al zie je in Excel meestal wel welke klanten wel of niet hebben betaald, Excel attendeert je niet welke klanten je moet attenderen of welke klanten je even geen nieuwe klussen aan moet nemen. Een debiteurenadministratie in Excel werkt dus alleen als je actief zelf bijhoudt welke facturen te lang openstaan en hier zelf echt actie op onderneemt.

Met een goed boekhoudprogramma is dat wat makkelijker. Hier kun je meldingen, herinneringen en overzichten van debiteuren genereren. Bij veel bedrijven bestaat de debiteurenadministratie uit een overzicht van openstaande facturen, inclusief aantekeningen of hier acties bij zijn genomen, zoals herinneringen.

Veel ondernemers zijn te lief voor hun debiteuren.

Al zijn ondernemers ook hier vaak veel te lief met het herinneren of ondernemen van acties. Het kan geen kwaad om debiteuren te laten weten wat jij acceptabel vindt. Want het voelt misschien wat opdringerig om een debiteur actief te herinneren maar als jij de hele opdracht al hebt voorgefinancierd, en pas achteraf hebt gefactureerd, dan zit je soms maanden op je geld te wachten!

Hoe ga je om met debiteuren?

Je kunt je debiteurenadministratie uitbesteden maar de meeste ondernemers behouden liever zelf contact met hun klanten, en kiezen er dus ook voor om zelf hun debiteuren te bewaken.  Door gebruik te maken van een paar handigheidjes heb je hier zelf ook al veel invloed op. Door periodiek een uurtje te reserveren voor debiteuren kun je hier veel geld besparen.

Maak het klanten makkelijk, wees duidelijk en consequent. Factureer op tijd en zorg voor een duidelijke factuur en voorwaarden. Zo zijn er nog altijd veel bedrijven die facturen per post opsturen, maar om deze te betalen moet een klant allerlei zaken overtikken. Een digitale factuur met duidelijke betaallink, die direct via iDeal kan worden betaald, zal veel eerder worden betaald. Betalen klanten dan nog niet op tijd? Dan heb je alle reden om die wat strenger aan te pakken!

Welke betalingstermijnen hanteer je?

betalingstermijn debiteurenIn Nederland is het in veel markten gangbaar om een betalingstermijn van 21 of 30 dagen te hanteren op de eerste factuur. De eerste herinnering is (meestal) gratis. De termijn hiervan kun je veel korter maken. Een termijn van 10 dagen is voldoende. Een volgende herinnering heeft zo nu en dan administratiekosten (meld dit wel vooraf!) en hierbij kun je zelfs kiezen voor een termijn van 8 dagen. Daarna kun je een incassobureau inschakelen. Dat kan dus al na 30 dagen na de eerst verzonden factuur.

Natuurlijk is bovenstaande plaatje niet altijd mogelijk. Soms heb je weinig keuze. Als je klanten hebt als Philips, Shell en de overheid dan kun je deze klanten nog zo hard aanpakken; zij hebben hun eigen voorwaarden en wijken daar niet van af. Vraag hier dan ook duidelijk vooraf wat voor betalingstermijn ze hanteren zodat je vooraf op de hoogte bent en weet hoe lang zij debiteur zullen zijn.

Eventueel kan bij een lange betalingstermijn worden afgesproken om de factuur in delen te splitsen om zo grote gedeelten toch tussentijds al te ontvangen. Bij kleinere klanten zoals particulieren of het mkb is het aan te raden strenge betalingstermijn te hanteren om zo het bedrag aan debiteuren onder controle te houden.

Zoek je een deurwaarder vanwege een openstaande vordering? Yuridis heeft een landelijk netwerk van deurwaarders op basis van vooraf overeengekomen tarieven.

Tips voor een goede debiteurenadministratie

Tips om dubieuze debiteuren te voorkomen:

  1. Bij twijfel over een klant; informeer vooraf bij externen over het betalingsgedrag.
  2. Zorg dat er een gedeelte vooruit moet worden betaald.
  3. Verstuur de factuur op tijd. Tijdens en na de factuur kan er nog prima service worden verleend.
  4. Hanteer een korte betalingstermijn (14 dagen is eigenlijk al ruim!)
  5. Informeer een klant tijdig over de betalingstermijn.
  6. Hanteer een korting voor snelle betalers (3% korting bij vooruitbetaling of jaarbetaling)
  7. Verstuur stipt na de betalingstermijn een eerste duidelijke herinnering.
  8. Gebruik meerdere kanalen (bel de klant, bevestig het telefoongesprek per e-mail en post)
  9. Wees streng voor de klant (En voor jezelf. Wat is de kans dat hij betaalt?)
  10. Neem geen nieuwe opdrachten aan voor de oude is betaald.
  11. Maak boetes duidelijk tijdens herinneringen (breng €25 administratiekosten in rekening)
  12. Herken smoesjes (“Mijn vrouw doet de administratie”. “Hond heeft de factuur opgegeten”)
  13. Gun je concurrent de slechte betalers.
  14. Kom je er niet uit? Neem een incassobureau in de hand.
  15. Houd rekening met wanbetalers – een bepaald percentage betaalt nooit!
  16. Meer tips nodig? Debiteurenbeurs heeft nog eens 30 tips bij openstaande facturen.

Debiteurenadministratie uitbesteden, of zelf doen?

Pas wanneer je beslag wilt leggen of het echt juridisch wordt is hulp van een deurwaarder noodzakelijk. Je kunt het dus zelf doen, maar ook de debiteurenadministratie uitbesteden als dit te veel negatieve energie geeft of als je liever niet te lang wacht op je geld. Het herinneren kun je overlaten aan een incassobureau, maar via factoring kun je ook al eerder je facturen uit handen geven of zelfs selectief debiteuren aan anderen overlaten.

Factoringmaatschappijen die zich specifiek op  freelancers, zzp’ers en het mkb richten. of financiers met vergelijkbare oplossingen:

  • Factoring-offerte.nl
    Hier kun je direct (en vrijblijvend) offertes opvragen van meerdere factoringbedrijven. Zie website.
  • Floryn
    Heb je continu behoefte aan extra werkkapitaal? Floryn biedt snel extra zakelijk krediet op basis van bedrijfscijfers als omzet en openstaande debiteuren. Zie website.
  • Kredietvooruit
    Niet precies hetzelfde als factoring maar als je snel geld nodig hebt soms wel een oplossing met vergelijkbare flexibiliteit. Zie website.

Omgaan met dubieuze debiteuren en wanbetalers

Dubieuze debiteuren en wanbetalersHoe hard het ook klinkt: Een bepaald percentage betaalt nooit. Hoe groot dit percentage wanbetalers is valt moeilijk te zeggen. Dat is afhankelijk van het risico voor de (dubieuze?) debiteur. Factoren die van invloed kunnen zijn bestaan uit je locatie van je bedrijf, het bedrag dat betaald moet worden, het contact dat er geweest is met de klant, de dienst of het product dat geleverd is of moet worden en de financiële situatie van de debiteur.

Bijvoorbeeld:
Bij een product zoals webhosting t.w.v. 50 euro waar enkel per e-mail contact is geweest en de leverancier in Groningen woont en de klant in Zeeland is er weinig kans dat de ondernemer het persoonlijk zal komen halen. Er is een kleine kans dat er politie zal worden ingeschakeld of dat er veel moeite gedaan zal worden om het geld te krijgen.

Daarentegen is de kans dat de tuinman op de stoep staat om zijn geld persoonlijk te komen halen groot. Die heeft misschien een tuin aangelegd voor enkele honderden of zelfs duizenden euro’s en werkt in een straal van 25 kilometer weg en is al vier keer langs geweest op het adres. Hij kent je gezicht en zal veel meer moeite doen voor het bedrag. De kans dat hij niet betaald wordt is kleiner maar pas op: ook daar gebeurt het.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over debiteuren zijn:

Wat zijn debiteuren en crediteuren?

Debiteuren zijn bedrijven of personen van wie jij nog geld tegoed bent. Dus bedrijven die jij een factuur hebt gestuurd maar die deze nog niet hebben betaald. Crediteuren zijn nog geld tegoed van jou. Vaak is de belastingdienst een grote crediteur omdat je omzetbelasting hebt ontvangen en dit nog moet betalen aan de belastingdienst.

Waar bestaat de debiteurenadministratie uit?

Als je facturen verstuurt aan bedrijven dan noem je daarop een betalingstermijn. Maar het gebeurt vaak dat bedrijven niet binnen deze termijn betalen. Dit moet je dus bijhouden. Dit is debiteurenadministratie. Je zult debiteuren moeten herinneren en bij nieuwe opdrachten is het belangrijk om te weten of die klant niet nog veel onbetaalde facturen heeft staan.

Hoe ga ik om met openstaande debiteuren?

Als een factuur ondanks herinneringen lang blijft openstaan zul je wat zwaardere maatregelen moeten nemen. Je kunt dan een incassobureau inzetten. Werkt dat ook niet? Dan kun je het echt juridisch spelen door een  deurwaarder in te schakelen.

Wat is een acceptabele betalingstermijn voor debiteuren?

In Nederland is het vrij gangbaar om een betalingstermijn van ongeveer 30 dagen te hanteren. De meeste klanten zullen in deze termijn uit zichzelf al betalen, dus hiermee houd je het overzichtelijk. Toch kan een kortere betalingstermijn je werkkapitaal verbeteren en het heeft meestal ook een positief effect op het betaalgedrag van je klanten.

Al zijn er ook bedrijven die altijd pas na 45 of 60 dagen betalen. Het is dus ook afhankelijk van de sector waarin jij actief bent en de bedrijven die jij bedient.

Wat kan ik doen aan mijn debiteurenrisico?

Het hanteren van een duidelijke betalingstermijn en het actief bijhouden van een goede debiteurenadministratie kan je debiteurenrisico enorm verlagen.

Toch kun je dan ook te maken krijgen met onbetaalde facturen. Je kunt dit risico afdekken door gebruik te maken van factoring. Daarbij verkoop jij de factuur aan een ander bedrijf. Je kunt ook een incassobureau of deurwaarder inschakelen bij de klanten waarbij het misgaat.