menu

Dubieuze debiteuren

Als je klanten een verkoopfactuur stuurt, horen zij deze binnen de betalingstermijn te betalen. Vervolgens kun je bijvoorbeeld aanmaningen sturen en herinneringskosten in rekening brengen. Maar wat als het onzeker is of een klant ooit nog de rekening gaat betalen?

Dubieuze debiteurenAls je reden hebt om aan te nemen dat het onzeker is of je klant ooit nog gaat betalen dan kun je deze omschrijven als dubieuze debiteur. Je twijfelt dan of je debiteur geen wanbetaler is. Deze  brengen veel zorgen en bovendien verlies met zich mee, maar het is niet altijd moedwillig. Soms kan de afnemer niet betalen door financiële problemen of is er sprake van faillissement, bijvoorbeeld. Hoe ga je hier als bedrijf mee om?

Dubieuze debiteuren voorkomen

Het beste is natuurlijk om laat- en wanbetalers te voorkomen. Als je met een nieuwe klant in zee gaat zijn er dan ook een aantal stappen die je kunt nemen om zo min mogelijk risico te lopen. Controleer daarom de kredietwaardigheid van een bedrijf.

Hiervoor zijn speciale bedrijven en databases, maar je kunt zelf ook al een klein testje doen. Bijvoorbeeld door de financiële gegevens bij de Kamer van Koophandel op te vragen, zoals de balansgegevens. Blijkt het bedrijf financieel ongezond of heb je twijfels? Laat de klant dan vooruit betalen. Je kunt ook een gedeelte van het bedrag vooraf vorderen om minder risico te lopen.

Daarnaast is het belangrijk om overzicht te hebben door middel van debiteurenbeheer. Zo heb je altijd inzicht in welke rekeningen er nog bij welke partij openstaan. Ook zorg je er op deze manier voor dat alle gegevens op de factuur kloppen en contactgegevens niet verouderd zijn. Je kunt dit vaak ook zelf inregelen via boekhoudprogramma’s. Daarmee kun je bijvoorbeeld een automatische herinnering opsturen wanneer de deadline voor betaling nadert.

Na de betalingstermijn

Als iemand de betalingstermijn overschrijdt, kun je het volgende doen. Houd het ten eerste nauw in de gaten. Stuur kort na de deadline een herinneringsfactuur. Blijft een reactie uit? Neem dan contact op, bij voorkeur telefonisch. Op dit punt kun je eventueel een betalingsregeling treffen met je klant.

Heb je meerdere aanmaningen gestuurd en blijft vordering nog steeds uit? Dan is dit het moment om een incassobureau in te schakelen. Daarmee start je een juridische procedure om de vordering van een dubieuze debiteur te innen en die kan worden opgevolgd door een deurwaarder. Hoewel dit soms de enige optie is, kies er ook weer niet te snel voor. Het schrikt de klant namelijk af en is bedoeld als er geen andere oplossing te vinden is.

Dubieuze debiteuren in de boekhouding

De rekeningen aan dubieuze debiteuren die wanbetalers blijken te zijn moeten op den duur uit de boekhouding verwijderd worden. Voor openstaande rekeningen kun je een belastingvrije voorziening aanleggen, maar hiervoor moet je wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. De kosten moeten bijvoorbeeld als beroepsverliezen aftrekbaar zijn en vastgelegd in een of meerdere geïdentificeerde facturen.

Het helpt daarnaast om te laten zien dat je moeite hebt genomen om het bedrag te innen, zoals herinneringswaarschuwingen en aanmaningen of het inschakelen van een incassobureau. Je kunt overigens ook de btw over de openstaande factuur terugvragen aan de Belastingdienst.

Je kunt natuurlijk ook een kredietverzekering afsluiten. Vaak zitten incassowerkzaamheden en een percentage van het vorderingsbedrag inbegrepen. Bijvoorbeeld is 80 tot 90 procent van het factuurbedrag in dat geval gedekt door de verzekeringsmaatschappij. Als je langdurige dienstverlening doet, werkt met betaling op rekening of van een klein aantal klanten afhankelijk bent kan dit zeker nuttig zijn.