Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Dubieuze debiteuren

Als je klanten een verkoopfactuur stuurt, horen zij deze binnen de betalingstermijn te betalen. Vervolgens kun je bijvoorbeeld aanmaningen sturen en herinneringskosten in rekening brengen. Maar wat als het onzeker is of een klant ooit de rekening gaat betalen?

Wat zijn dubieuze debiteuren?

Dubieuze debiteurenAls je reden hebt om aan te nemen dat het onzeker is of je klant ooit nog gaat betalen dan kun je deze omschrijven als dubieuze debiteur. Je twijfelt dan of je debiteur een wanbetaler is. Die brengen veel zorgen en bovendien verlies met zich mee, maar het is niet altijd moedwillig. Soms kan de afnemer niet betalen door financiële problemen of is er sprake van faillissement, bijvoorbeeld. Hoe ga je hier als bedrijf mee om?

Zoek je een deurwaarder vanwege een openstaande vordering? Yuridis heeft een landelijk netwerk van deurwaarders op basis van vooraf overeengekomen tarieven.

Dubieuze debiteuren voorkomen

Het beste is natuurlijk om laat- en wanbetalers te voorkomen. Een goede debiteurenadministratie lost vaak al een hoop problemen op. Als je met een nieuwe klant in zee gaat zijn er ook een aantal stappen die je kunt nemen om zo min mogelijk risico te lopen. Controleer bijvoorbeeld de kredietwaardigheid van een bedrijf.

Hiervoor zijn speciale bedrijven en databases, maar je kunt zelf ook al een klein testje doen. Bijvoorbeeld door de financiële gegevens bij de Kamer van Koophandel op te vragen, zoals de balansgegevens. Blijkt het bedrijf financieel ongezond of heb je twijfels? Laat de klant dan vooruit betalen. Je kunt ook een gedeelte van het bedrag vooraf factureren om minder risico te lopen.

Daarnaast is het belangrijk om overzicht te hebben door middel van debiteurenbeheer. Zo heb je altijd inzicht in welke rekeningen er nog bij welke partij openstaan. Ook zorg je er op deze manier voor dat alle gegevens op de factuur kloppen en contactgegevens niet verouderd zijn. Je kunt dit vaak ook zelf inregelen via boekhoudprogramma’s. Daarmee kun je bijvoorbeeld een automatische herinnering opsturen wanneer de deadline voor betaling nadert.

Inzicht in je debiteuren met een boekhoudprogramma: probeer e-Boekhouden gratis! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Na de betalingstermijn

Als iemand de betalingstermijn overschrijdt, kun je die herinneren. Stuur kort na de deadline een herinneringsfactuur. Blijft een reactie uit? Neem dan contact op, bij voorkeur telefonisch. Op dit punt kun je eventueel een betalingsregeling treffen met je klant.

Heb je meerdere aanmaningen gestuurd en blijft vordering nog steeds uit? Dan is dit het moment om een incassobureau in te schakelen. Daarmee start je een juridische procedure om de vordering van een dubieuze debiteur te innen en die kan worden opgevolgd door een deurwaarder. Hoewel dit soms de enige optie is, kies er ook weer niet te snel voor. Het schrikt de klant namelijk af en is bedoeld als er geen andere oplossing te vinden is.

Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Dubieuze debiteuren in de boekhouding

boekhouden in excelVeel bedrijven hebben een voorziening op de balans voor mogelijke dubieuze debiteuren. Voor openstaande rekeningen kun je een belastingvrije voorziening aanleggen, maar hiervoor moet je wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. De kosten moeten bijvoorbeeld als beroepsverliezen aftrekbaar zijn en vastgelegd in een of meerdere geïdentificeerde facturen.

Daarmee los je op papier misschien het probleem een beetje op, maar eigenlijk wil je er gewoon vanaf. De rekeningen die je hebt gestuurd aan dubieuze debiteuren, die wanbetalers blijken te zijn, wil je het liefst uit de boekhouding verwijderen. Helemaal verwijderen mag niet, maar je kunt onjuiste facturen wel crediteren.

Als het ging om een onjuiste factuur dan maak je een nieuwe factuur waarop je het bedrag negatief boekt en waarbij je in de omschrijving duidelijk vermeldt waarom je deze crediteert. Ook een creditfactuur kun je niet zomaar verwijderen dus je moet wel zeker van je zaak. Zorg dus dat je pas crediteert als je niet anders kan, en eerst de moeite neemt om het bedrag te innen. Herinneringen en aanmaningen, of een incassobureau inschakelen, kan hierbij helpen.

Je kunt ook een kredietverzekering afsluiten. Vaak zitten incassowerkzaamheden en een percentage van het vorderingsbedrag inbegrepen. De verzekeringsmaatschappij dekt in dat geval bijvoorbeeld tot tachtig of negentig procent van het factuurbedrag. Bij grote opdrachten waarbij je afhankelijk bent van een klein aantal klanten of facturen kan dit zeker nuttig zijn.