Dubieuze debiteuren

Als je klanten een verkoopfactuur stuurt, horen zij deze binnen de betalingstermijn te betalen. Vervolgens kun je debiteuren bijvoorbeeld aanmaningen sturen en herinneringskosten in rekening brengen. Maar wat als het onzeker is of een klant ooit de rekening gaat betalen?

Wat zijn dubieuze debiteuren?

Als je reden hebt om aan te nemen dat het onzeker is of je klant ooit nog gaat betalen dan kun je deze omschrijven als dubieuze debiteur. Je twijfelt dan of je debiteur een wanbetaler is. Bijvoorbeeld omdat deze failliet gaat of onbereikbaar blijkt.

Dubieuze debiteuren brengen veel zorgen en bovendien verlies met zich mee, maar het uitblijven van de betaling is niet altijd moedwillig. Soms kan de afnemer niet betalen door financiële problemen of is er sprake van gezondheidsproblemen, bijvoorbeeld. Hoe ga je hier als bedrijf mee om?

Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Floryn kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.

Dubieuze debiteuren voorkomen

Sommige bedrijven hebben een voorziening dubieuze debiteuren. Ze geven daarmee eigenlijk aan dat ze verwachten dat ze een percentage van de omzet nooit ontvangen. Een voorziening kan een deel van de oplossing zijn, maar beter is het natuurlijk als je laat- en wanbetalers voorkomt.

Als je met een nieuwe klant in zee gaat zijn er ook een aantal stappen die je kunt nemen om zo min mogelijk risico te lopen. Controleer bijvoorbeeld de kredietwaardigheid van een bedrijf en houd een administratie bij van openstaande facturen.

Check debiteuren vooraf

Er zijn speciale bedrijven en databases om de kredietwaardigheid van je debiteuren te controleren, maar je kunt zelf ook al een klein testje doen. Bijvoorbeeld door de financiële gegevens bij de Kamer van Koophandel op te vragen, zoals de balansgegevens. Blijkt het bedrijf financieel ongezond of heb je twijfels? Laat de klant dan vooruit betalen. Je kunt ook een gedeelte van het bedrag vooraf factureren om minder risico te lopen.

Debiteurenrisico verkleinen: laat klanten (een deel) vooruit betalen.

Een goede debiteurenadministratie lost ook vaak een hoop problemen rond oninbare vorderingen op. Daarom is het belangrijk om overzicht te hebben van de status van je debiteurenbeheer. Zorg dat je altijd inzicht hebt in welke rekeningen er nog bij welke partij openstaan. Ook zorg je er op deze manier voor dat alle gegevens op de factuur kloppen en contactgegevens niet verouderd zijn.

Je kunt dit vaak ook zelf inregelen via boekhoudprogramma’s. Daarmee kun je bijvoorbeeld een automatische herinnering opsturen wanneer de deadline voor betaling nadert.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Na de betalingstermijn

Als iemand de betalingstermijn overschrijdt, kun je die herinneren. Als je dit eng of lastig vindt kun je dit uitbesteden aan een incassobureau. De meeste ondernemers doen de eerste herinnering nog zelf en besteden het pas uit als ze denken dat het tijdrovend wordt.

Stuur kort na de deadline een herinneringsfactuur. Blijft een reactie uit? Neem dan contact op, bij voorkeur telefonisch. Op dit punt kun je eventueel een betalingsregeling treffen met je debiteur.

Heb je meerdere aanmaningen gestuurd en blijft vordering nog steeds uit? Dan kun je alsnog een incassobureau inschakelen. Daarmee start je het voorwerk waarmee je later een juridische procedure kunt beginnen om de vordering van een dubieuze debiteur te innen. Het incassobureau kan worden opgevolgd door een deurwaarder. Een deurwaarder kan iemand voor de rechter dagen of beslag leggen op iemands spullen of inkomen.

Dubieuze debiteuren in de boekhouding

Veel bedrijven hebben een voorziening op de balans voor mogelijke dubieuze debiteuren. Voor openstaande rekeningen kun je een belastingvrije voorziening aanleggen, maar hiervoor moet je wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. De kosten moeten bijvoorbeeld als beroepsverliezen aftrekbaar zijn en vastgelegd in een of meerdere geïdentificeerde facturen.

Daarmee los je op papier misschien het probleem een beetje op, maar eigenlijk wil je er gewoon vanaf. De rekeningen die je hebt gestuurd aan dubieuze debiteuren, die wanbetalers blijken te zijn, wil je het liefst uit de boekhouding verwijderen.

Een oninbare vordering kun je crediteren

Een factuur die niet wordt betaald mag je niet zomaar verwijderen. Je kunt oninbare of onjuiste vorderingen wel crediteren. Als het ging om een onjuiste factuur dan maak je een nieuwe factuur waarop je het bedrag negatief boekt en waarbij je in de omschrijving duidelijk vermeldt waarom je deze crediteert.

Ook een creditfactuur kun je niet zomaar verwijderen dus je moet wel zeker van je zaak. Zorg dus dat je pas crediteert als je niet anders kan, en eerst de moeite neemt om het bedrag te innen. Herinneringen en aanmaningen, of een incassobureau inschakelen, kan hierbij helpen.

Crediteur een vordering pas als je niet anders kan. Een incassobureau kan hierbij helpen.

Je kunt ook een kredietverzekering afsluiten. Vaak zitten incassowerkzaamheden en een percentage van het vorderingsbedrag inbegrepen. De verzekeringsmaatschappij dekt in dat geval bijvoorbeeld tot tachtig of negentig procent van het factuurbedrag. Bij grote opdrachten waarbij je afhankelijk bent van een klein aantal klanten of facturen kan dit zeker nuttig zijn.