Incassobureau inschakelen

Een incassobureau inschakelen is voor veel ondernemers een grote stap. Maar als je openstaande facturen niet actief opvolgt kan dat je geld kosten. Uitleg over wat een incassobureau doet, de kosten ervan en wat je zelf moet doen voor je een incassotraject start.

Inhoud:

• Waarom een incassobureau?
• Wanneer inschakelen?
• Hoe verloopt een incasso-traject?
• Kosten van een incassobureau

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau helpt bij het incasseren van facturen. Ze herinneren je klant dat die moet betalen. Als deze niet betaalt na herinneringen van het incassobureau geven ze je opvolgend incasso-advies.

Als je nog maar kort onderneemt dan lijkt een bureau inschakelen misschien wat overdreven. Herinneren kun je toch prima zelf? Starters zijn vaak bang voor de kosten van een incassobureau en de reactie van de klant. Maar als je wat langer bezig bent ontdek je dat het herinneren van debiteuren niet leuk is om te doen, en dat het wel veel tijd kan kosten.

Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Svea kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.

Facturen en administratie op orde maken

Het debiteurenrisico van openstaande facturen kun je vooraf al beperken. Als jij duidelijke facturen maakt, ze op tijd verstuurt en actief herinnert, dan minimaliseer je hiermee de kans op een incassotraject. De eerste stap is dus het opzetten van een goede administratie, bijvoorbeeld met een goed boekhoudprogramma.

Heldere facturen maken het je klant makkelijk om snel te betalen. Denk aan duidelijke betalingstermijnen,  gebruiksvriendelijke betalingsopties, zoals een iDEAL-betaallink direct op de factuur. Herinner de klant op tijd als deze niet betaalt. Betaalt de klant dan nog niet? Dan kun je een incassobureau inschakelen.

Het herinneren van debiteuren is niet leuk om te doen en kan veel tijd kosten.

Waarom een incassobureau inschakelen?

Een incassobureau inschakelen kost geld en je kunt zelf dus ook al veel doen om te zorgen dat je debiteur betaalt. Maar ook dan betaalt niet iedereen op tijd.

Soms heeft een klant het geld écht niet, maar het gebeurt ook regelmatig dat iemand de moeite niet neemt om te betalen.

Een incassobureau kan hierbij helpen. Soms omdat deze net wat meer druk legt. Soms helpt het dat jij de moeite neemt om er een in te schakelen. Daarna wordt het echt juridisch.

Dat jij de moeite neemt om een incassobureau in te schakelen laat mensen soms al betalen.

Wanneer schakel je er een in?

Veel ondernemers zijn bang om het herinneren te snel juridisch te maken. Hoe komt een incassotraject over op de klant? Maar vaak werkt duidelijk zijn juist positief. Als iemand écht het geld niet heeft dan kun je soms nog wel begrip opbrengen. Maar als jij goed werk levert dan wil je klanten die daarvoor betalen.

Als je debiteuren uiteindelijk dubieuze debiteuren blijken te zijn zit er eigenlijk maar een ding op. Een incassobureau inschakelen. Veel mensen denken daarbij gelijk aan boze deurwaarders die met verbaal en non-verbaal geweld het geld komen ophalen. Maar dat komt in de praktijk weinig voor.

Incassobureaus kun je zien als juridische hulpverleners met een specialisatie voor administratie. Ze gaan zelden zomaar naar de klant toe. Na het inschakelen start een bureau meestal met het versturen van een herinnering. Afhankelijk van het bedrag en het traject dat je afspreekt kan dit een vriendelijke sms of whatsapp-berichtje zijn, maar ook een wat dwingendere aangetekende brief of telefoontje.

Dat kun je dus zelf ook, maar omdat een incassobureau gespecialiseerd is in het op een juridisch correcte manier informeren over een betaling(sachterstand), hebben ze vaak meer succes.

Het verloop van een incasso-traject

Een incasso-traject heeft meestal een vast stappenplan. Want alhoewel je bij sommige klanten het risico van wanbetaling al vooraf aan ziet komen is het niet aan te raden deze direct na het versturen juridisch via een incassobureau te incasseren.

Een factuur heeft een vervaldatum, waarna je die eerst herinnert. Deze stappen voeren de meeste ondernemers zelf nog uit voordat ze een incassobureau inschakelen. Zelfs als je weet dat een debiteur hier  op wacht moet je deze administratieve kosten maken. Deze kosten kun je dan het beste vooraf deels inplannen in je verkooptarief. Bij de tweede herinnering is de toon vaak wel gezet.

Bij herinneringen is het belangrijk dat je aangeeft wat de gevolgen zijn van een volgende stap. Bijvoorbeeld dat je dan administratiekosten in rekening brengt. Kijk ook of je debiteur de berichten wel goed ontvangt. Komt daar nog steeds geen reactie op? Dan kun je juridische stappen nemen die nodig zijn om de factuur voldaan te krijgen.

Te beginnen met een incassobureau en uiteindelijk de stap naar de rechtszaal. Daarvoor heb je ook een deurwaarder nodig, maar ook daarbij kan een incassobureau hulp bieden. Meestal hebben zij deurwaarders in hun netwerk, die ze kunnen aanbevelen. Heb je regelmatig te maken met incassotrajecten? Dan kun je je afvragen of je niet alleen het incassotraject, maar misschien ook je debiteurenbeheer moet uitbesteden.

Kosten van een incassobureau

Wat de kosten zijn verschilt per incassobureau. Online kun je gemakkelijk offertes opvragen uit je eigen regio. Het inschakelen van een incassobureau kost geld maar meestal draait jouw debiteur voor die kosten op.

Als je eerst zelf een factuur hebt gestuurd, vervolgens een herinnering stuurt en daarna pas een incassobureau inschakelt heb je het recht om administratiekosten te maken die bovenop de bestaande factuur komen. Je dient dit wel vooraf te melden. Bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden, maar ook op de herinneringen.

Betaalt de debiteur niet en moet je gerechtelijke stappen ondernemen? Dan krijg je te maken met een deurwaarder en het griffierecht. Dit zijn de kosten die de rechtbank in rekening brengt voor de rechtszaak.

De kosten van een incassobureau kun je in rekening brengen bij je je debiteur.

Hoeveel je gedurende het hele traject in rekening brengt kun je zelf beïnvloeden maar er is in de markt wel een standaard voor die juridisch het sterkste staat. Hoeveel dit is, hangt af van het factuurbedrag. Zo kun je voor een factuur van 250 euro ongeveer veertig euro exclusief btw in rekening brengen voor incassokosten, en bij een factuurbedrag van vijfduizend euro is ongeveer zeshonderd euro aan incassokosten gangbaar.

Daar bovenop kun je wettelijke rente rekenen. Met dit geld kun je het ingeschakelde incassobureau betalen en als het incassotraject succesvol is houd je er soms zelfs geld aan over.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen zijn:

Een incassobureau inschakelen: wanneer doe je dat?

Er is geen formule wanneer je het beste hulp kunt inschakelen. Zorg allereerst voor een duidelijke factuur inclusief vervaldatum. Voor de tweede herinnering kun je er al een inschakelen, maar die kosten kun je nog niet doorberekenen naar de klant.

Als je het bij de tweede factuur duidelijk aangeeft kun je vanaf dat moment de (administratie)kosten doorberekenen. Daarna kun je juridische stappen nemen om de factuur voldaan te krijgen. Te beginnen met een incassobureau en uiteindelijk de stap naar een deurwaarder.

wat kost een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn afhankelijk van de diensten die je afneemt. Er zijn bureaus die op basis van no-cure-no-pay werken. Vaak werken ze met vaste prijzen op basis van de hoogte van de factuur en meestal adviseren ze je een incassotraject waarbij deze kosten voor rekening komen van je debiteur.

Van de deurwaarder liggen de ambtelijke kosten, zoals van het beslag leggen of dagvaarden, vast. Deze kosten komen vaak voor rekening van je debiteur en meestal kun je tussentijds nog besluiten of je het  zover wilt laten komen.

Hoe verloopt een incasso-traject?

Elk incassobureau heeft een eigen werkwijze en elk traject is natuurlijk verschillend. Toch zijn er wel vaste stappen die ze bijna altijd nemen. Denk aan het versturen van een factuur, afwachten van de eerste vervaldatum en de eerste herinnering. Wil je ook dit traject liever niet afwachten? Dan is factoring, het voorfinancieren van debiteuren, een betere oplossing voor jou.

Beslag leggen op spullen, of iemand voor de rechter dagen

Een incassobureau heeft niet het recht om beslag te leggen op spullen en kan iemand ook niet voor de rechter dagen. Daarvoor heb je een deurwaarder nodig. Dit is openbaar ambtenaar en deze heeft de wettelijke status om een casus voor te leggen aan een rechter of beslag leggen op spullen of inkomsten.

Beide werken vaak intensief samen waarbij het incassobureau het voorwerk doet en juridische bewijsmateriaal verzamelt, en de deurwaarder vervolgens de beslaglegging of juridische procedure afhandelt.

Vanaf welk bedrag is een incassobureau rendabel?

Vanaf welk bedrag je een incassobureau moet inschakelen ligt helemaal aan jouw relatie met jouw debiteur. Kleine opdrachten heb je misschien minder goed vastgelegd. Dan staan deze juridisch gezien niet altijd even sterk. Ook is het goed om vooraf in te schatten of de debiteur wel in staat is om te betalen.

Is jouw case wel waterdicht en vind je het vervelend dat jouw debiteur niet gewoon netjes de rekening betaalt? Dan kan een kleine schuld al rendabel zijn om juridisch een zaak van te maken. Voor de incassokosten geldt is een minimumbedrag, waardoor het ook al bij kleine bedragen mogelijk is.