menu

Incassobureau inschakelen

Menig zelfstandig ondernemer ligt wel eens wakker van wanbetalers. Een incassobureau kan dan uitkomst bieden. Maar hoe vind je een geschikt bureau? En wat is het juiste moment om de vordering van dubieuze debiteuren uit handen te geven?

incassobureau inschakelenOf je nu werkzaam bent als zzp’er of een omvangrijk bedrijf hebt met diverse medewerkers, dubieuze debiteuren kunnen een flinke stempel drukken op de liquiditeit. Je kunt hier zelf veel invloed op uitoefenen door het debiteurenbeheer actief bij te houden.

Toch gebeurt het regelmatig dat bedrijven in de problemen komen door niet-betaalde facturen. Een van de manieren om de betaling te bespoedigen, is door de vordering over te dragen aan een incassobureau.

Verschil factoring- en incassobureau

Zowel een deurwaarder, incassobureau als een factoringbureau houden zich bezig met openstaande facturen. Het verschil met factoring is dat je openstaande facturen verkoopt. Dat kan dus vrijwel direct zodat je sneller je geld hebt, want een incassobureau zet je pas in als het misgaat. Maar de kosten van factoring zijn voor eigen rekening, wat bij vier tot vijf procent per ingediende factuur op jaarbasis flink kan oplopen.

Daarnaast hoeft een factormaatschappij niet elke vordering te accepteren. Hierdoor bestaat de kans dat je factuur uiteindelijk toch nog moet overdragen aan een incassobureau, of als het echt tegenzit, een deurwaarder.

Over de werkzaamheden en bevoegdheden van deze incassobureaus bestaan veel misverstanden. Kort gezegd doen ze niets meer of minder dan jouw debiteuren te sommeren om de openstaande rekening te betalen. Precies dezelfde pressiemiddelen als jij hebt dus, maar dan (als het goed is) net wat professioneler.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Voordat je de vordering daadwerkelijk uit handen geeft, moet je eerst bepalen met wat voor type debiteur je te maken hebt. Is het een zakelijke klant of betreft het een particulier? De reden dat dit van belang is, is omdat consumenten vanwege de Wet Incassokosten (WIK) meer beschermd zijn. Concreet betekent dit dat je voor een particuliere afnemer niet direct een incassoprocedure kunt opstarten.

Het voortraject voor particulieren begint met het versturen van een aanmaning, die aan strikte eisen moet voldoen. Om te beginnen moet de aanmaning, ook wel laatste herinnering genoemd, een betaaltermijn van minimaal veertien dagen hebben. Tijdens deze periode heeft de consument de kans om de factuur alsnog te betalen. In dit stadium is het verboden om extra kosten in rekening te brengen. Het factuurbedrag is dus identiek aan het bedrag van de originele nota.

Daarnaast moet je duidelijk omschrijven wat de gevolgen zijn als er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Om misverstanden te voorkomen, benoem je expliciet dat je bij een uitblijvende betaling een incassobureau zult inschakelen en dat je de bijbehorende incassokosten op hem verhaalt. Het is belangrijk dat je al in de aanmaning aangeeft hoe hoog deze incassokosten zijn. Doe je dit niet, dan vervalt het recht om de kosten in rekening te brengen bij de debiteur.

Incassobureau inschakelen bij zakelijke afnemers

Gaat het om een zakelijke klant? Dan mag je direct een incassobureau inschakelen starten zodra de afnemer de betaaltermijn heeft overschreden. Is die niet benoemd, dan kun je de wettelijke betaaltermijn van dertig dagen aanhouden. Dit komt omdat de Wet Incassokosten alleen geldt voor particulieren.

Toch komt het in de praktijk nauwelijks voor dat een zakelijke afnemer de dag na het vervallen van de factuurdatum wordt benaderd door een incassobureau. En dit moet je ook niet willen, want het zet direct de verhoudingen op scherp.

Het mag direct, maar herinneren is wel zo netjes

Hoewel het dus niet wettelijk verplicht is, kiezen de meeste ondernemers ervoor om zakelijke klanten eerst een laatste betaalverzoek te sturen. Ook wil het wel eens helpen om de afnemer gewoon te bellen. Soms is deze echt niet bij de juiste persoon aangekomen, of is er iets anders misgegaan. En zelfs als er niets is misgegaan wil dat niet zeggen dat je altijd je klant direct onder druk wilt zetten.

Wanneer het in de regel een fijne klant is, kan het goed zijn dat hij kampt met een (tijdelijk) liquiditeitsprobleem. Gelet op de toekomst kan het opstellen van een betaalregeling, al dan niet in samenwerking met een incassobureau, beter uitpakken.

Heb je echter weinig vertrouwen in een goede afloop, bijvoorbeeld omdat je de klant al vaker hebt aangesproken op wanbetalingen, dan kun je beter niet te lang wachten met het uit handen geven van de vordering. Hoe eerder je een invordering start, des te groter is de kans dat het traject succesvol wordt afgerond.

Daarnaast kunnen vorderingen verjaren. Nu is dit met de verjaringstermijn van vijf jaar voor zakelijke afnemers niet zo snel aan de orde, maar bij de verkoop van producten aan particulieren verjaart de factuur al na twee jaar. Ondanks dat het niet gebruikelijk is dat incassotrajecten meerdere jaren in beslag nemen, komt het in de praktijk wel voor.

Hoe kies je een incassobureau?

Heb je voldaan aan jouw verplichtingen en wil je de vordering overdragen, dan moet je nog bepalen welke partij je wilt inschakelen. Online kun je gemakkelijk offertes opvragen van incassobureaus uit je eigen regio. Op die manier heb je snel een tarief, al kun je je afvragen of de goedkoopste ook echt de beste is.

Want de kwaliteit kan heel uiteenlopend zijn. Dit komt omdat het beroep niet wettelijk is beschermd. Ook het afronden van een opleiding of een cursus op dit vakgebied is geen voorwaarde. Zelfs het hebben van een strafblad hoeft geen beperking te zijn voor het oprichten van een incassobureau.

Om te voorkomen dat je met een malafide kantoor in zee gaat, kun je kijken of het incassobureau van jouw keuze is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Incassobureaus worden alleen geaccepteerd als zij aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Bovendien moeten ze een gedragscode naleven bij het uitoefenen van de incasso-werkzaamheden.

Nu betekent dit niet dat overige incassobureaus het per definitie niet zo nauw nemen met de regels, maar er zijn genoeg partijen die de debiteur op een onacceptabele wijze onder druk zetten. Dit is een optie om het geld te innen, maar er zijn ook bureaus die menselijker te werk gaan en kijken of de debiteur een probleem heeft waarbij zij kunnen helpen. Bijvoorbeeld door de wanbetaler in contact te brengen met de juiste hulpverlener.

Wat is no cure no pay precies?

De meeste incassobureaus werken op basis van no cure no pay. Hierbij betaal je pas na afloop van een succesvolle incasso. De term is wel wat misleidend, want het betekent niet dat je bij vruchteloze pogingen helemaal geen kosten hebt. Om het traject op te starten, betaal je meestal een bedrag van enkele tientjes aan dossierkosten.

Slaagt het incassobureau er wel in om de vordering te innen, dan zullen zij de incassokosten (zoals vermeld in de aanmaning) verhalen op de debiteur. De meeste incassobureaus brengen vijftien procent van de vordering in rekening, aangezien dit het wettelijk maximum is. Het wettelijk minimum bedraagt 40 euro. Bij lage factuurbedragen kan het dus voorkomen dat de incassokosten (vrijwel) net zo hoog zijn als het factuurbedrag.

Waar moet je op letten bij no cure no pay?

De meeste kleine zelfstandigen en starters kiezen voor no cure no pay, omdat deze regeling voorkomt dat je onnodig veel kosten maakt. Bovendien is de dreigende toon van een incassobureau voor veel debiteuren genoeg om toch maar de rekening te betalen. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Stel dat het incassobureau kosten maakt omdat het een deurwaarder moet inschakelen, dan kunnen deze bedragen op jou worden verhaald wanneer de wanbetaler niet over de brug komt.

Ook zijn er incassobureaus die een deel van het geïnde bedrag voor zichzelf houden. Het grondig doorlezen van de voorwaarden en kleine lettertjes is dus geen overbodige luxe. Gaat het om een relatief laag factuurbedrag dat waarschijnlijk lastig te innen zal zijn, dan kun je er soms beter voor kiezen om je verlies te nemen.

Verschil incassobureau en deurwaarder

Feitelijk is een incassobureau-medewerker uitsluitend bevoegd om aanmaningen te versturen en telefonisch in gesprek te gaan met de debiteur. Wordt er niet gereageerd op de verzoeken van het incassobureau, dan zal hij (of jij) uiteindelijk alsnog een deurwaarderskantoor moeten inschakelen om de debiteur te dwingen tot betalen. Het werk van een deurwaarder ligt in het verlengde van een incassobureau-medewerker, al heeft hij veel meer bevoegdheden. Zo mag hij een dagvaarding uitbrengen, een woning ontruimen en beslag leggen op bijvoorbeeld de boedel en bankrekening.

Als de deurwaarder een dagvaarding uitreikt, betekent dit dat de debiteur een brief ontvangt waarin staat dat hij voor de rechter wordt gedaagd. Komt de wanbetaler na de rechtszitting zijn verplichtingen nog steeds niet na, dan mag de deurwaarder beslag leggen op de bezittingen van de debiteur. Door de spullen vervolgens te veilen, kan er (hopelijk) voldoende geld worden opgehaald om de vordering en de bijkomende kosten te voldoen.

In tegenstelling tot bij incassobureaus is het beroep van deurwaarder wettelijk beschermd. De kans dat je een slecht deurwaardersbureau treft, is hierdoor een stuk kleiner. Wil je het zekere voor het onzekere nemen, dan kun je een deurwaarder selecteren die is aangesloten bij de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders.