e-boekhouden

Rittenadministratie

Als een auto van de zaak hebt, rijd je waarschijnlijk ook een paar privékilometers. Je komt dan haast niet onder de fiscale bijtelling uit. Door een rittenadministratie bij te houden, kun je die bijtelling vermijden. Maar hoe doe je dat?

Rittenadministratie voor de belastingdienst

RittenadministratieAls je zakelijke kilometers rijdt, heb je grofweg drie opties. Je kunt de auto privé kopen en je zakelijke kilometers voor 19 cent per kilometer in mindering brengen op je winst. Dit kun je gemakkelijk zelf in Excel of een ander programma bijhouden. Je kunt ook een auto van de zaak kopen, maar dan krijg je meestal te maken met een bijtelling.

De bijtelling wordt berekend over de nieuwwaarde van de auto. Hier kom je voor in aanmerking als je met een auto van de zaak meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Ook al is die zaak van jouzelf. Hierdoor lijkt je inkomen op papier hoger dan wat er werkelijk op je rekening binnenkomt. En dus betaal je meer inkomstenbelasting.

Regel je jouw financiële admininstratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Minder dan 500 kilometer privé? Dat moet je aantonen

Rijd je jaarlijks niet meer dan vijfhonderd kilometer privé en wil je geen bijtelling? Dan moet je dat wel kunnen aantonen bij de belastingdienst. Zo kunnen taxibedrijven aantonen dat de auto’s buiten werktijd in een afgesloten parkeerterrein staan. Daarnaast hebben zij meestal een GPS of black box die de ritten automatisch registreert.

Voor veel ondernemers die na het werk met de auto naar huis rijden, is dit onmogelijk. Er is simpelweg geen privé-auto aanwezig. Er worden dus ook wel eens privéritjes gereden, zoals een bezoek aan de supermarkt tijdens het woon-werkverkeer.

Doe je dit niet? Dan moet je een sluitende rittenadministratie bijhouden. Elke rit die je rijdt, of die nou zakelijk of privé is, moet je kunnen verantwoorden.

Ritten handmatig bijhouden in Excel

Je kunt je rittenadministratie bijhouden via Excel of een ander spreadsheetprogramma. Elke rit voer je dan handmatig in. Op de website van Microsoft is een Excel-sjabloon te vinden waarmee je gemakkelijk de rittenadministratie bij kan houden.

Let er wel op dat je ritten registreren in Excel tijdrovend en foutgevoelig is. De kans dat je een keer een ritje vergeet is groot, en dan is je administratie al niet meer sluitend. Als je niet meer kunt aantonen dat je de kilometers zakelijk hebt gereden, krijg je te maken met bijtelling.

Wil je dat niet, dan moet je dus een sluitende kilometerregistratie bijhouden. Wat je in ieder geval per rit moet bijhouden voor je rittenadministratie:

  • Datum
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • De eindstand van de kilometerteller
  • Vertrek- en aankomstadres
  • Aard van de rit (privé of zakelijk)
  • De gereden route

Regel je jouw financiële admininstratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Automatische rittenadministratie

Je kunt zelf al je kilometers handmatig bijhouden, maar dat is niet erg praktisch. Zeker als je alleen zakelijk rijdt en dus niet de bijtelling wilt, zoals bij een lesauto, taxi of bestelbus. Omdat je dit sluitend moet aantonen bij de belastingdienst, doe je dit het liefst met een automatische rittenregistratie. Dit kan via een black box of los GPS-systeem in je auto.

Eigenlijk is een black box ook een soort GPS-systeem. Het enige verschil is dat die al in de auto is ingebouwd. Dit kan een voordeel zijn als het voertuig door meerdere bestuurders wordt gebruikt. Een los GPS-systeem is iets goedkoper en kan ook prima voldoen als er één en dezelfde bestuurder is, zoals in een bestelbus of auto van de zaak.

Rittenadministratie via GPS bijhouden

Met een GPS-systeem krijg je automatisch een volledig sluitende rittenadministratie. Heb je geen zin meer in het handmatig bijhouden van je ritten? Of wil je aantonen dat je niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt om bijtelling te voorkomen? Dan is het ritregistratiesysteem van TrackJack (al vanaf 145 euro via de webshop) een goede oplossing.

Naast een sluitende rittenadministratie die is goedgekeurd voor de Belastingdienst, heb je constant zicht op het voertuig en kun je alles nog eens terugkijken. . Je kunt naderhand altijd nog wijzigingen aanbrengen, zoals aangeven dat een rit privé was.