e-boekhouden

Rittenadministratie

Als je een auto hebt die op naam van de zaak staat, dan kom je met het rijden van de haast onvermijdelijke privékilometers soms niet onder de fiscale bijtelling uit. Door een rittenadministratie bij te houden kun je die bijtelling vermijden. Maar hoe hou je die goed bij?

Rittenadministratie voor de belastingdienst

RittenadministratieAls je zakelijke kilometers rijdt heb je grofweg drie opties. Je kunt de auto privé kopen en je zakelijke kilometers voor 19 cent per kilometer in mindering brengen op je winst. Dit kun je gemakkelijk zelf in Excel of ander programma bijhouden. Je kunt ook een auto van de zaak kopen, maar dan krijg je meestal te maken met een bijtelling.

Je komt in aanmerking voor de bijtelling, die wordt berekend over de nieuwwaarde van de auto, als je meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt met een auto van zaak. Ook al is die zaak van jouzelf. Hierdoor lijkt je inkomen op papier wat hoger dan wat er werkelijk op je rekening binnenkomt en betaal je dus meer inkomstenbelasting.

Regel je jouw financiële admininstratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Aantonen dat er minder dan 500 kilometers privé worden gereden

Wil je die bijtelling niet en rij je jaarlijks niet meer dan vijfhonderd kilometer privé dan moet je dat kunnen aantonen bij de belastingdienst. Zo kunnen taxibedrijven aantonen dat de auto’s buiten werktijd in een afgesloten parkeerterrein staan. Daarnaast zit hierin meestal een GPS of black box verwerkt die de ritten registreert.

Voor veel ondernemers die na het werk met de auto naar huis rijden is dit veelal onmogelijk. Er is simpelweg geen andere privé-auto aanwezig. Er worden dus ook wel eens privéritjes mee gereden of soms gaat men tijdens het woon-werkverkeer ook langs de supermarkt. Doe je dit niet? Dan moet je een sluitende rittenadministratie bijhouden. Elke rit die je rijdt, of het nou zakelijk of privé is, moet je dan kunnen verantwoorden.

Mogelijkheden voor een automatische rittenadministratie

Je kunt zelf al je kilometers handmatig bijhouden maar soms is dat niet erg praktisch. Zeker wanneer de auto alleen zakelijk rijdt en dus niet die bijtelling wilt, zoals bij een lesauto, taxi of bestelbus soms het geval is. Omdat je dit sluitend moet kunnen aantonen bij de belastingdienst en dus geen missers wilt maken, is een automatische rittenregistratie hier wel aan te raden. Hiervoor zijn een black box of los GPS-systeem goede oplossingen.

Eigenlijk is een black box ook een soort GPS-systeem met als verschil dat deze in de auto is ingebouwd. Dit kan een voordeel zijn als het voertuig door meerdere bestuurders wordt gebruikt. Een los GPS-systeem is meestal iets goedkoper en kan ook prima voldoen als het voertuig altijd dezelfde bestuurder heeft, zoals bij een bestelbus of auto van de zaak.

Rittenadministratie via GPS bijhouden

Met een GPS-systeem kun je een sluitende automatische rittenadministratie opzetten. Als je liever zelf niet zo veel tijd wil besteden aan het bijhouden van je rittenadministratie of je maakt veel verschillende soorten ritten, dan is het GPS-systeem van Nedsoft (206 euro via Coolblue.nl) een populaire oplossing.

Indien je deze correct inzet voldoet deze aan de eisen van de belastingdienst. Deze houdt automatisch de rittenadministratie bij. Eventueel kun je zelf inloggen en aangeven of een rit privé is geweest en de rapporten opslaan voor de belastingdienst.

Regel je jouw financiële admininstratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Ritten handmatig in Excel bijhouden

Meestal is GPS-software wel aan te raden als je echt de belastingdienst wilt overtuigen rond de bijtelling. Je mag de rittenadministratie ook bijhouden via Excel maar dit is tijdrovend en foutgevoelig. Je moet dan elke rit documenteren. De kans dat je een keertje een ritje vergeet is groot en vervolgens is je administratie direct niet sluitend meer. Zodra je niet meer kunt aantonen dat je de kilometers zakelijk hebt gereden krijg je te maken krijgen met de eerder genoemde bijtelling.

Wil je dat niet dan moet je dus een sluitende kilometerregistratie bijhouden. Wat in ieder geval per rit aan gegevens moet worden bijgehouden voor de rittenadministratie:

  • De datum
  • De beginstand van de kilometerteller
  • De eindstand van de kilometerteller
  • Plaats van vertrek
  • Plaats van bestemming
  • Aard van de rit (privé of zakelijk)
  • Gereden route

Op de website van Microsoft is een Excel-sjabloon te vinden waarmee je gemakkelijk de rittenadministratie bij kan houden.