Online boekhouden

Wil je online boekhouden met je eenmanszaak en zoek je het beste boekhoudprogramma voor het maken van facturen of het regelen van aangiftes bij de belastingdienst? Met onderstaande oplossingen kun je eenvoudig boekhoudprogramma’s vergelijken en de administratie automatiseren van jouw onderneming.

Online boekhouden: eenmanszaak

Online boekhouden is heel eenvoudig via een boekhoudprogramma, ook voor ondernemers die geen verstand hebben van facturen maken of de financiële administratie. Zeker als het programma een online koppeling met je bankrekening heeft die betalingen automatisch verwerkt. Met heldere beheeromgevingen, regel jij zelf of samen met je boekhouder de administratie van je eenmanszaak online.

Zo maakt de software meestal automatisch journaalposten of een grootboek. En slimme boekhoudsoftware vult, via simpele dropdown-menuutjes voor uitzonderingen, meestal ook zelf de winst- en verliesrekening in. Met een simpel boekhoudprogramma krijg je als zzp’er direct inzicht in jouw financiële situatie en kun je vanuit het softwarepakket zelf de btw-aangifte indienen.

Met een online boekhoudprogramma kunnen zzp’ers direct zelf de btw-aangifte indienen bij de belastingdienst.

slimme boekhoudsoftware vergelijken

Als je zelf online wilt boekhouden dien je eerst een boekhoudprogramma uit te kiezen. Hier zijn verschillende pakketten voor. In bovenstaande overzicht van boekhoudprogramma’s hebben we naast de beste en grote pakketten ook enkele spelers die zich met hun online software richten op zzp’ers met een eenmanszaak.

Want sommige bekende namen hebben misschien goede software en een slimme automatisering, maar die programma’s richten zich meestal op grotere bedrijven. Zo is Exact Online één van de marktleiders in slimme boekhoudsoftware, maar dit is geen goed boekhoudpakket als jij alleen een simpel online boekhoudprogramma voor zzp’ers zoekt.

 Het beste boekhoudprogramma voor jouw administratie? De bekendste naam is niet altijd de beste keuze.

Online boekhoudprogramma voor zzp’ers

Vroeger was boekhouden voor een kleine eenmanszaak nog een hele klus. Nog altijd zijn er veel ondernemers die boekhouden in Excel, en door jargon of veranderende belastingregels is dat soms lastig. Maar met een simpel online boekhoudpakket  is het verwerken van de administratie vrij eenvoudig. Zeker bij een eenmanszaak is de administratie prima te doen met een goed boekhoudprogramma.

Natuurlijk, bij een complexe organisatie met buitenlandse klanten, vreemde valuta, afschrijvingen, salaris- en/of ledenadministratie komt er nog heel wat bij de zakelijke administratie kijken. Dan is het altijd beter om een boekhouder in te schakelen, al is het maar voor advies. Maar bij de meeste eenmanszaken is de boekhouding goed te overzien.

Zeker zzp’ers hebben maximaal enkele inkomende en uitgaande facturen of rekeningen per week. Het bijhouden van dit soort journaalposten klinkt misschien vreemd, maar met een goed boekhoudpakket kan iedere zzp’er dit prima zelf. Als je er wekelijks even een uurtje de tijd voor neemt kan het zelfs best leuk zijn om de boekhouding te doen.

Zelf online boekhouden is bij een kleine eenmanszaak helemaal niet zo moeilijk.

Voordelen van een boekhoudprogramma in de cloud

• Eenvoudig facturen maken in je eigen huisstijl
• Altijd en overal inzicht in je financiële situatie
• Software altijd up-to-date
• Automatische bankkoppeling
• Geen aanschafkosten
• Makkelijk te delen met boekhouder of accountant
• Makkelijk en veilig deelbaar met collega

Boekhoudsoftware kiezen voor een eenmanszaak

Welke software je ook kiest voor de boekhouding van jouw eenmanszaak, wij staan achter jouw keuze. Wel raden we altijd aan om op zijn minst bij twee of meer boekhoudprogramma’s een account aan te maken. Op deze manier kun je ontdekken welk online boekhoudpakket aansluit bij wat je van de administratiesoftware verwacht. Van de buitenkant is het lastig te zien, maar de  boekhoudpakketten verschillen op sommige punten erg sterk van elkaar.

Zoals in het overzicht hierboven duidelijk is te zien, lopen de tarieven soms sterk uiteen. Zeker bij de start van je bedrijf lijkt het logisch om hier niet direct veel geld aan uit te geven. Veel zzp’ers die online boekhouden met hun eenmanszaak kiezen lukraak voor de goedkoopste oplossing. Toch is dat niet altijd de meest voordelige keuze. Als deze boekhoudsoftware voor jou wat lastig te begrijpen is, zit je al snel wekelijks wat extra uren aan je administratie.

Zzp’ers willen niet veel betalen voor een boekhoudprogramma. Maar gemak en gebruiksvriendelijkheid verdient zichzelf meestal snel terug in tijdwinst.

Ook komen er dan snel kosten van een boekhouder of accountant om de hoek kijken. Terwijl een eenvoudig systeem – dat vragen van ondernemers goed in heldere taal kan uitleggen, en al veel zaken automatisch invult aan de hand van enkele simpele vragen – ervoor kan zorgen dat je vrij lang zelf online de boekhouding van je eenmanszaak kunt bijhouden.

Alleen online boekhouden, of inclusief facturatie?

Een ander belangrijke keuze is of je alleen online wilt boekhouden, of het ook facturen maken gaat met het boekhoudprogramma. Factureren is natuurlijk helemaal niet zoveel werk. Veel ondernemers kiezen er in eerste instantie voor om de facturatie in eigen huisstijl via Word en/of Excel te regelen. Al gaat het vaak sneller en foutloos met een facturatieprogramma. Liever nog geen abonnement? Dan is er ook veel gratis facturatie software te vinden. Dat is natuurlijk ook prima. Zeker als het aantal beperkt is, lijkt dit logisch.

Met een facturatie- of boekhoudprogramma weet je zeker dat je facturen belastingtechnisch in orde zijn. Het factuurnummer is dan bijvoorbeeld automatisch aangemaakt. Ook de verwerking is dan meestal makkelijker. Zo zijn er vaak extra functies in een facturatie- of boekhoudprogramma die aangeven welk bedrag of factuur nog openstaat, welke debiteuren de betalingstermijn hebben overschreden, of kun je een deel van de facturatie automatiseren. Bijvoorbeeld voor klanten die je maandelijks factureert.

Een online boekhoudprogramma kan soms delen van de facturatie of administratie automatiseren.

Ondernemers willen betaalbaar boekhouden maar meestal maakt de facturatie de kosten van de boekhouding niet eens hoger. Al is de software daardoor wel wat uitgebreider opgezet. Dat maakt dat het iets meer tijd kost om het bij de start allemaal onder de knie te krijgen. Wij raden toch aan om de combinatie te kiezen. Op de lange duur bespaar je daarmee veel tijd en fouten.

Offline versus online boekhoudprogramma

Je kunt de boekhouding van je eenmanszaak volledig online bijhouden en direct vanuit de software de btw-aangifte doen. Vaak is er een app voor de mobiel en het is vanaf elke locatie beschikbaar. Maar dit heeft uiteraard ook zo z’n nadelen. De verschillen tussen een offline en online boekhoudpakket zijn niet voor iedereen hetzelfde.

Bekende online boekhoudprogramma’s zijn e-Boekhouden, Moneybird en Exact Online. Bij deze systemen log je in op een site en hou je via die site je boekhouding bij. Inloggen is soms even lastig, maar niemand kan dan zomaar ongevraagd bij jouw privacygevoelige informatie. Voor een abonnement betaal je een vast bedrag per maand. Het grootste voordeel van online boekhouden is dat je de administratie van je eenmanszaak vanaf iedere denkbare plek kan bijhouden, omdat je niet gebonden bent aan een fysieke locatie.

Ook hoef je zelf geen updates uit te voeren, wat wel het geval is bij het bijhouden van je administratie op je eigen computer. Alle updates en nieuwe functies zijn direct beschikbaar. Een ander pluspunt is dat je met een online boekhoudprogramma gemakkelijk je administratie deelt of het bij iemand even snel kan laten zien. Heb je de boekhoudsoftware en al je administratie op één centrale plek staan, dan gaat dit niet of veel lastiger. Maar met een online boekhoudprogramma is het zeer eenvoudig om bijvoorbeeld je accountant of boekhouder mee te laten kijken.

Als je de administratie bij een professionele partij onderbrengt zorgen zij meestal voor relatief veilige en actuele backups. Zo weet je zeker dat de boekhouding niet zomaar verloren gaat.

Offline boekhouden

De boekhouding kun je natuurlijk ook offline draaien, op je eigen computer. Je kan een boekhoudpakket kopen dat vergelijkbaar werkt als (of zelfs werkt met) boekhouden in Excel, het digitale rekenblad-programma van Microsoft, dat bij het Office-pakket zit. Soms is Excel echt voldoende om te boekhouden. Veel startende ondernemers gebruiken alleen deze software.

Het grote voordeel van een offline boekhouding in Excel of ander programma is dat je in principe maar één keer een aankoop hoeft te doen, daarna kan je de software onbeperkt gebruiken. Daarnaast denken gebruikers soms dat offline boekhouding veiliger is dan online boekhouden. Een online boekhouding is meestal niet gemakkelijk te hacken maar garanties heb je nooit.

Veel zzp’ers gebruiken Excel als boekhoudprogramma voor de administratie.

Maar dan moet je wel zorgen dat de computer echt helemaal niet verbonden is met internet. Want meestal is niet de veiligheid van het boekhoudprogramma het probleem, maar het systeem of wachtwoord van de gebruiker. Pas als je een totale afgesloten situatie creëert kun je een echt veilige omgeving realiseren. Dat heeft natuurlijk wel wat andere nadelen. Zo kun je dan hierop niet de btw-aangifte doen. En als je de boekhouding echt offline houdt kun je deze niet koppelen met je zakelijke bankrekening.

Online of offline je boekhouding doen

Uiteindelijk is het aan jou om te kiezen waar je voor gaat: offline of online boekhouding. Zoals je hierboven ziet hebben beide opties zo hun voor- en hun nadelen. Het is aan jou om te beslissen waar je het meest belang aan hecht. Veel starters beginnen offline met boekhouden in Excel maar stappen naar verloop van tijd toch over op een abonnement. Of en wanneer jij deze keuze wilt maken is aan jou!

Zelf de boekhouding regelen of uitbesteden

Een boekhoudpakket kan voor veel ondernemers een uitkomst bieden. De kosten van deze internetoplossingen zijn in veel gevallen goedkoper dan alles uitbesteden. Dat wil echter niet zeggen dat elke zzp’er het maar zelf moet regelen. Als jij geen kaas hebt gegeten van belastingregels of niet zo sterk bent met cijfers moet je het niet doen.

Dan is het beter om je financiële administratie uit te besteden aan een boekhouder. Het bovenstaande overzicht is dus niet bedoeld om elke ondernemer maar zelf te laten boekhouden. Meer om duidelijk te maken dat dit alternatief bestaat en wint aan populariteit. De boekhoudsoftware wordt daarvoor steeds meer geschikt.

Kies het boekhoudpakket dat bij jou past

Het bovenstaande overzicht toont een geselecteerd aanbod van online boekhoudprogramma’s die wij zelf durven aan te raden. Dat garandeert uiteraard niet dat het beste boekhoudprogramma voor elke ondernemer hiertussen staat. Ook wij kennen niet alle oplossingen. Daarnaast zijn voorkeuren natuurlijk subjectief. Dat wat wij misschien omslachtige en complexe software vinden, is voor jou misschien logisch en een peulenschil.

Het bovenstaande overzicht is vooral bedoeld om je te inspireren, en niet om je te limiteren. Wij hopen dat het je helpt om een goede keuze te laten maken, maar het kan zeker geen kwaad hiernaast zelf ook nog wat onderzoek te doen. Op het internet zijn ongetwijfeld ook andere oplossingen van boekhoudsoftware te vinden.