Factuurnummer bepalen

Voor facturen gelden regels. Zo mag je niet zelf je factuurnummers bepalen. Tenminste, niet helemaal. Wel mag je er zaken aan vastplakken, of je eerste factuur met een ander nummer beginnen. Zolang de nummering van je facturen maar voldoet aan de regels van de belastingdienst.

Inhoud:

Wat is een factuurnummer?

Als je een factuur maakt moet je deze verplicht een uniek factuurnummer geven. Iedere factuur krijgt een eigen nummer en deze mag je niet zomaar verzinnen. Ze moeten opvolgend zijn en een logica bevatten. Had je vorige factuur het nummer 43 dan moet je bij de volgende factuur het factuurnummer 44 gebruiken.

De belastingdienst verplicht je om duidelijke opvolgende factuurnummers te hanteren.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Zelf het (eerste) factuurnummer bepalen

Je factuurnummer moet opvolgend zijn. Als je facturen maakt met een boekhoudprogramma is het factuurnummer een van de weinige velden die niet of lastig is aan te passen. Meestal bepaalt de software de factuurnummering automatisch.

Wel kun je bij het opzetten van je administratie instellen hoe je factuurnummer tot stand komt. Maak je je facturen met Office-programma’s als Word en Excel? Dan moet je handmatig je factuurnummers invoeren.

Als je de eerste factuur maakt heb je nog een zekere vrijheid. Bijvoorbeeld met wat je voor dat getal zet, en met welk getal je begint. Als jij net jouw onderneming bent begonnen en niet wilt starten met nummer 1, dan mag je de eerste factuur ook nummeren met een hoger factuurnummer.

Je eerste factuur mag best nummer 60 zijn. Maar bij de volgende factuur ben je dan verplicht om die te nummeren met 61. Als je dus maar één klant hebt kan die dat opmaken uit je factuurnummers. Daar kun je dan weinig aan veranderen.

Extra informatie in het factuurnummer verwerken

Het factuurnummer komt bij de betaling vaak terug als omschrijving. Veel bedrijven voegen er daarom extra cijfers aan toe. Zo kun je een jaartal toevoegen aan je factuurnummers, zodat er geen overlap is. Dan krijg je factuurnummers als 2023-30 of 2330, waarbij 23 verwijst naar het jaartal van de factuur.

Ook kun je een klantnummer aan je factuurnummer plakken zolang je factuurnummers maar opvolgend blijven als je het klantnummer wegdenkt. Als jij een factuur verstuurt met factuurnummer 44, mag je daar zaken aan toevoegen zolang de factuurnummers maar terug te vinden zijn door dat deel weg te laten.

Het factuurnummer komt vaak terug bij de betaling. Veel bedrijven voegen er daarom extra informatie aan toe.

De belastingdienst vereist dat je factuurnummers logisch en opvolgend zijn. Extra info zoals klantnummers of projectnummers zijn voor de belastingdienst niet zo relevant. Je mag er dus best 1612-44 van maken waarbij 16 je klantnummer, 12 je projectnummer en 44 je werkelijke factuurnummer is.

Bij een controle zijn je factuurnummers te herkennen door de eerste 4 cijfers weg te denken, als dit je project- of klantnummers zijn. Er blijft dan automatisch een opvolgend factuurnummer over.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Factuurnummer overgeslagen of dubbel gebruikt?

Een goed facturatieprogramma of boekhoudprogramma nummert je facturen automatisch. Bekende oplossingen zijn e-Boekhouden.nl, Moneybird of Exact Online. Doe jij de boekhouding in Excel of heb je een andere handmatige oplossing? Pas dan op dat je factuurnummers niet overslaat of dubbel gebruikt.

Is dat toch een keer gebeurd? Dan is het slim om dit snel te corrigeren. Bijvoorbeeld door je klant te informeren dat je per ongeluk een verkeerd factuurnummer had gebruikt en een nieuwe factuur te overhandigen. Is dat niet meer mogelijk of is het te lang geleden? Dan kun je het niet meer corrigeren en het zo laten met een toelichting in de administratie.

Factuurnummer overgeslagen of dubbel gebruikt? Kijk of je het nog kunt corrigeren.

Als het één keer is gebeurd maakt de belastingdienst van alleen deze fout waarschijnlijk geen probleem. Al maak je die hier niet blij mee. Als het vaker voorkomt is het dus slim om toch maar af te stappen van de handmatige factuurnummering en te werken met software die automatisch facturen voor je nummert.

Waar vind ik het nummer op de kassabon?

Een kassabon is geen factuur. Deze hebben daarom ook geen factuurnummer. Ook bestellingen die uit een online kassa komen rollen hebben vaak geen factuur maar een bon zonder factuurnummer.

Dat hoeft geen probleem te zijn, want als je verkoopt aan consumenten ben je niet altijd verplicht om een factuur te overhandigen. Soms kan dat ook niet, want vaak heb je geen factuuradres of andere gegevens die je op een factuur plaatst. Deze inkomsten boek je via het kasboek.

Verkoop je iets aan een ander bedrijf? Dan is een factuur verplicht. Daarnaast is het werken zonder facturen soms lastiger voor je eigen administratie. Dan kan het soms alsnog handig zijn om je kassa te koppelen aan je administratie en zo voor zakelijke klanten of voor je eigen boekhouding alsnog facturen aan te maken.

Factuur onjuist of niet betaald? Dan crediteren

Betaalt de klant de factuur niet? Dan kun je deze niet zomaar verscheuren. Daarmee ontstaan er gaten in de factuurnummering. Dit is juist een van de redenen waarom ze opvolgend moeten zijn. Het is een van de controlepunten voor de belastingdienst om te zien of al je facturen wel in je boekhouding zijn verwerkt.

Als je geen betaling ontvangt voor een factuur, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is gegaan of omdat je een verkeerd bedrag op de factuur had gezet, dan moet je deze crediteren. Je maakt dan een nieuwe factuur met een negatief bedrag. Die krijgt een eigen nummer en maakt de boekhouding weer in orde.

Wil je een onbetaalde factuur corrigeren? Dan kun je hiervoor een nieuwe creditfactuur maken.

Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf programma's vergelijken? Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over factuurnummers zijn:

Hoe bepaal ik het factuurnummer?

Factuurnummers mag je niet zomaar verzinnen. Was je vorige factuurnummer 43, dan ben je dus verplicht om je volgende factuurnummer 44 te gebruiken. Het eerste factuurnummer kun je wel grotendeels zelf bepalen. Vervolgens moeten deze opvolgend zijn. Een facturatieprogramma regelt dit vaak automatisch voor je.

Een factuurnummer overgeslagen/dubbel gebruikt, wat nu?

Als het kan is het goed om dit te corrigeren. Dus door je klant te vertellen dat je een onjuiste factuur hebt overhandigd. Je kunt aangeven dat hij die kan verscheuren en een nieuwe correcte factuur overhandigen.

Lukt dit niet meer? Tsja, dan is je administratie onjuist. Al is dit nog geen reden om je zorgen om te maken. Je kunt het beste een uitleg toevoegen aan je administratie want een foutje maken is menselijk. De toelichting is wel belangrijk want dan lijkt het bij een controle niet alsof er facturen ontbreken.

Als dit de enige fout is in de boekhouding zal de belastingdienst bij controle hier geen punt van maken. Maar zorg wel dat het niet te vaak gebeurt! Bijvoorbeeld door voortaan te kiezen voor een facturatieprogramma dat automatisch correcte factuurnummers toevoegt.

Waarom hebben sommige facturen zo'n lang nummer?

Je kunt extra informatie aan het factuurnummer toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld aan elke factuur ook een klantnummer of jaartal toevoegen zolang de factuurnummers maar duidelijk terug te vinden zijn door die cijfers weg te laten. Je mag van factuurnummer 44 dus best 1612-44 van maken waarbij 16 je klantnummer, 12 je projectnummer en 44 je werkelijke factuurnummer is.

De belastingdienst vereist dat je factuurnummers logisch en opvolgend zijn. Bij een controle blijven je factuurnummers te herkennen door bijvoorbeeld de eerste 4 cijfers weg te denken, als dit je project- of klantnummers zijn. Er blijft dan automatisch een opvolgend factuurnummer over.

Hoe werkt het met creditfacturen?

Een creditfactuur is een factuur met een negatief bedrag. Deze krijgt dus gewoon het eerstvolgende factuurnummer. Als je een factuur crediteert krijg je dus twee facturen, elk met hun eigen factuurnummer. Ook als er geen betalingen zijn geweest.

Waar vind ik het nummer in mijn webshop of op een kassabon?

Een kassabon of bestelbon uit een webwinkel is geen factuur en hebben daarom ook geen factuurnummer. Als je een zakelijke transactie hebt via je webshop of kassa moet je daarvoor een factuur maken.