menu
e-boekhouden

Factuurnummers bepalen

Facturen zijn aan regels gebonden en je mag niet zelf je factuurnummers bepalen. Tenminste, niet helemaal. Wel mag je er zaken aan vast plakken, of met een ander nummer beginnen. Zolang ze maar voldoen aan de regels van de belastingdienst. Die vereist dat factuurnummers opvolgend zijn en een zekere logica bevatten.

Inhoud:

Wat is een factuurnummer?

Als je een factuur maakt ben je verplicht deze een nummer te geven en die te noemen op de factuur. Factuurnummers mag je niet zomaar verzinnen. Je bent verplicht om duidelijke opvolgende factuurnummers te hanteren. Was je vorige factuurnummer 43, dan ben je dus verplicht om je volgende factuurnummer 44 te gebruiken.

Zelf het (eerste) factuurnummer bepalen

factuurnummerJe factuurnummer moet dus opvolgend zijn. Als je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma zul je zien dat het factuurnummer een van de weinige velden is die niet of lastig is aan te passen. Meestal wordt het automatisch bepaald door de software. Wel kun je bij het opzetten van je administratie instellen hoe het factuurnummer bepaald moet worden. Maak je je facturen met Office-programma’s als Word en Excel? Dan moet je handmatig je factuurnummers invoeren.

Wel heb je een zekere vrijheid met wat je voor dat getal zet, en met welk getal je begint. Als jij net begonnen bent met ondernemen en het knullig vindt overkomen om jouw klant een factuur te sturen met nummer 1, dan mag je die klant ook een factuur sturen met een hoger factuurnummer, zodat die het niet gelijk ontdekt. De eerste factuur mag best nummer 60 zijn, alleen ben je dan bij de volgende factuur verplicht om 61 te gebruiken. Als je dus maar één klant hebt zal die dat wel kunnen opmaken uit je factuurnummers. Daar kun je dan weinig aan veranderen.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Extra informatie in het factuurnummer verwerken

Wat veel wordt gedaan is een jaartal toevoegen aan factuurnummers, zodat er geen overlap is. Dan krijg je factuurnummers als 2020-12 of 2012, waarbij 20 verwijst naar het jaar waarin de factuur gemaakt is. Ook kun je een klantnummer aan je factuurnummer plakken zolang je factuurnummers maar opvolgend blijven als je het klantnummer wegdenkt.

De factuurnummer komt bij de betaling vaak terug als omschrijving. Veel bedrijven voegen er daarom extra informatie aan toe. Als jij een factuur hebt met factuurnummer 44, mag je daar zaken aan toevoegen zolang de factuurnummers maar duidelijk terug te vinden zijn door die informatie weer weg te denken. Je mag er dus best 1612-44 van maken waarbij 16 je klantnummer, 12 je projectnummer en 44 je werkelijke factuurnummer is.

De belastingdienst vereist dat je factuurnummers logisch en opvolgend zijn. Extra info zoals klantnummers of projectnummers zijn voor de belastingdienst niet zo relevant. Bij een controle kun je aangeven dat je factuurnummers altijd te herkennen zullen zijn door bijvoorbeeld de eerste 4 cijfers weg te denken, als dit je project- of klantnummers zijn. Er blijft dan automatisch een opvolgend factuurnummer over.

Factuurnummer overgeslagen of dubbel gebruikt?

Als je een goed facturatieprogramma of boekhoudprogramma gebruikt zal die automatisch ervoor zorgen dat je nooit een factuurnummer dubbel gebruikt of overslaat. Doe jij de boekhouding in Excel, Word, of heb je een andere handmatige oplossing? Dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je factuurnummers niet overslaat of dubbel gebruikt!

Is dat toch een keer gebeurd? Dan is het slim om dit alsnog te corrigeren. Bijvoorbeeld door je klant te informeren dat je per ongeluk een verkeerd factuurnummer had gebruikt en die een nieuwe factuur te overhandigen. Is dat niet meer mogelijk omdat het te lang geleden is? Dan is het helaas niet meer te corrigeren. Als het één keer is voorgekomen zal de belastingdienst van alleen deze fout waarschijnlijk geen probleem maken. Al maak je die hier niet erg blij mee. Als het vaker voorkomt is het dus slim om toch maar af te stappen van de handmatige factuurnummering en te kiezen voor software die automatisch facturen voor je nummert.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Waar vind ik een factuurnummer op de kassabon of acceptgiro?

kassabonEen kassabon of een acceptgiro is geen factuur. Deze hebben daarom ook geen factuurnummer. Ook bestellingen die uit een online kassa komen rollen hebben vaak geen factuur maar een bon zonder factuurnummer. Dat hoeft geen probleem te zijn, want als je verkoopt aan consumenten ben je niet altijd verplicht om een factuur te overhandigen. Soms lukt dat ook niet, want vaak heb je geen factuuradres of andere gegevens die je gewoonlijk op een factuur plaatst.

Verkoop je iets aan een ander bedrijf? Dan is een factuur verplicht. Daarnaast is het werken zonder facturen soms lastiger voor je eigen administratie. Om die reden kan het soms alsnog handig zijn om je kassa te koppelen aan je administratie en zo voor zakelijke klanten of voor je eigen boekhouding alsnog facturen aan te maken.

Factuur onjuist of niet betaald? Dan crediteren!

Wordt de factuur niet betaald? Dan kun je deze niet zomaar verscheuren want dan ontstaan er gaten in de boekhouding. Dit is ook precies een van de redenen waarom ze opvolgend moeten zijn. Het is een van de controlepunten voor de belastingdienst om te zien of al je facturen wel in je boekhouding zijn verwerkt.

Als een factuur niet betaald wordt, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is gegaan of omdat je een verkeerd bedrag op de factuur had gezet en de klant dit dus niet wil betalen, dan moet je deze crediteren. Dat betekent dat je een nieuwe factuur maakt, met een negatief bedrag. Die krijgt vervolgens weer een nieuw nummer, waarmee de boekhouding weer rechtgetrokken wordt.

Lange factuurnummers van grote bedrijven

Grote bedrijven hanteren soms bijzonder lange factuurnummers. Hebben die dan zoveel klanten? Dat ook, maar ze gebruiken deze ook om de boekhouding mee te automatiseren. Het factuurnummer komt vaak in de omschrijving van een betaling terug. Administratiesoftware herkent de nummers, en hierdoor worden deze automatisch verwerkt in de boekhouding.

Mede om die reden willen grote bedrijven soms wat meer informatie bij een betaling achterhalen. Ze zetten bijvoorbeeld een klantnummer of projectnummer voor het factuurnummer. Zo kunnen ze sneller via zoekfuncties de betaling vinden of overzichten maken. Ze kunnen via een zoekopdracht op het klantnummer direct zien welke facturen deze heeft betaald. Voor de belastingdienst is dit geen probleem, zolang de factuurnummers zelf maar duidelijk te achterhalen en opvolgend zijn.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over factuurnummers zijn:

Hoe bepaal ik het factuurnummer?

Factuurnummers mag je niet zomaar verzinnen. Was je vorige factuurnummer 43, dan ben je dus verplicht om je volgende factuurnummer 44 te gebruiken. Het eerste factuurnummer kun je wel grotendeels zelf bepalen. Vervolgens moeten deze opvolgend zijn. Een facturatieprogramma regelt dit vaak automatisch voor je.

Een factuurnummer overgeslagen/dubbel gebruikt, wat nu?

Als het kan is het goed om dit te corrigeren. Dus door je klant te vertellen dat je een onjuiste factuur hebt overhandigd die hij kan verscheuren en een nieuwe correcte factuur te overhandigen.

Lukt dit niet meer? Dan kun je een uitleg toevoegen aan je administratie en het zo laten. Als dit de enige fout is in de boekhouding zal de belastingdienst bij controle hier geen punt van maken. Maar zorg wel dat het niet te vaak gebeurt! Bijvoorbeeld door te kiezen voor een facturatieprogramma die automatisch correcte factuurnummers toevoegt.

Waarom hebben sommige facturen zo'n lang nummer?

Het is toegestaan om aan het factuurnummer extra informatie toe te voegen. Zo kun je bijvoorbeeld aan elke factuur ook een klantnummer of jaartal toevoegen zolang de factuurnummers maar duidelijk terug te vinden zijn door die informatie weer weg te denken. Je mag van factuurnummer 44 dus best 1612-44 van maken waarbij 16 je klantnummer, 12 je projectnummer en 44 je werkelijke factuurnummer is.

De belastingdienst vereist dat je factuurnummers logisch en opvolgend zijn. Bij een controle kun je aangeven dat je factuurnummers altijd te herkennen zullen zijn door bijvoorbeeld de eerste 4 cijfers weg te denken, als dit je project- of klantnummers zijn. Er blijft dan automatisch een opvolgend factuurnummer over.

Hoe werkt het met creditfacturen?

Een creditfactuur is gewoon een factuur maar dan met een negatief bedrag. Deze krijgt dus gewoon het eerstvolgende factuurnummer. Als je een factuur crediteert krijg je dus twee facturen, ook als er geen betalingen zijn geweest.

Waar vind ik het factuurnummer in mijn webwinkel of op mijn kassabon?

Een kassabon, acceptgiro of bestelbon uit een webwinkel is geen factuur. Deze hebben daarom ook geen factuurnummer. Als je een zakelijke transactie via je webshop of kassa dien je daarvoor dus ook nog een factuur te maken.