Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

UBL-factuur maken

Een UBL-factuur maken is eenvoudiger dan je denkt. Maar wat is een UBL-bestand en waarom is het beter dan het versturen en verwerken van pdf-bestanden? Alles over de werkwijze van UBL en UBL-facturen maken.

Facturen maken

Een factuur maken kan op heel veel verschillende manieren. Er zijn gelukkig nog maar weinig bedrijven die per post factureren. Wel zijn facturen vanuit Word en Excel populair. Deze bestanden gaan vaak als bijlage in een e-mail. Sommige ondernemers nemen nog even de moeite om ze te versturen als pdf-bestand.

Handmatig pdf-factuur verwerken

UBL-factuur makenVoor starters zijn pdf-facturen vaak een prima begin. Maar als het volume toeneemt ben je er steeds meer tijd aan kwijt. Bij facturen die niet in UBL-formaat zijn gestuurd moet je handmatig gegevens controleren en overnemen in je boekhouding, of een scan- en herkenoplossing gebruiken om een boekingsvoorstel te doen.

Vaak gaat er bij het overzetten detailinformatie verloren en zijn handmatige aanvullingen noodzakelijk. Dit maakt het proces omslachtig, tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Hiervoor is de UBL-standaard bedacht. Software kan zelf de UBL-facturen herkennen en al deels verwerken.

UBL-factuur kan jou én je klant tijd besparen.

Software om een UBL-factuur te maken

Online zijn er verschillende softwarepakketten waarmee je makkelijk UBL-facturen maken kunt. Drie populaire factuurprogramma’s zijn:

e-Boekhouden.nl

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Gratis voor alle starters: Maak, beheer n verstuur uw facturen met e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor uw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen uw factuur direct betalen via iDeal.

Gratis
  • #1 in Factureren!
  • GRATIS voor starters
  • Onbeperkt factureren
Bekijk de website

Ficsus.nl

Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Startersactie: 15 maanden gratis! Maak hier het gratis account aan!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

Exact

★ ★ ★ ☆ ☆ (2127)

Wil je tijd besparen en je cashflow verbeteren? Ga digitaal factureren met het online factuurprogramma van Exact. Niet voor niets vertrouwen meer dan 500.000 bedrijven voor hun zakelijke cijfers op de slimme software van Exact.

€ 39,00 per maand
  • Eenvoudig factureren
  • Win veel tijd
  • 220+ koppelingen
Bekijk de website

Wat is een UBL-bestand?

UBL betekent Universal Business Language. Het is de standaard structuur waaruit een digitale factuur is opgebouwd, zodat software deze kan inlezen. Op deze manier kan een factuur vanuit het ene boekhoudsysteem automatisch verwerkt worden in het andere.

Het is dus niet nodig om facturen eerst handmatig te exporteren of downloaden. Een boekhoudprogramma kan deze zelfstandig ophalen en verwerken. Meestal worden ze ook per e-mail gestuurd. Een facturatie die voldoet aan de UBL-structuur is dan te herkennen aan het .xml-bestand, naast of zelfs in plaats van een bestand in pdf-formaat.

UBL staat voor Universal Business Language.

Al sinds begin 2017 stelt de Nederlandse overheid elektronische facturen in UBL verplicht voor transacties tussen de Rijksoverheid en leveranciers.

Waarom overstappen op UBL-facturen?

Als je zakendoet met de Rijksoverheid of kleinere overheden zoals de gemeente, dan moet je per april 2019 verplicht een UBL-factuur maken. Bedrijven die consumenten of andere particuliere bedrijven factureren, zijn dit niet verplicht. Maar UBL is wel een stuk sneller en gemakkelijker dan handmatig factureren in Word of Excel.

Je zult wel moeten overstappen op een geschikt boekhoudprogramma. De kosten daarvan zijn soms een paar tientjes per maand maar meestal zijn die snel terugverdiend. Je bespaart zeeën van tijd door niet elke factuur handmatig te controleren en verwerken, maar deze automatisch in te boeken met UBL. Als je klant ook in UBL werkt is er bovendien nog meer tijdswinst te behalen, omdat betalingen veel sneller verwerkt zullen worden.

Als je klant ook in UBL werkt is er nog meer tijdswinst te behalen.

Daarbij is factureren in UBL minder foutgevoelig, omdat er geen mensenwerk aan te pas hoeft te komen. Software herkent factuur-elementen als het bedrag en de btw zelf. Zo kan er geen verwarring ontstaan en worden er geen fouten gemaakt in de afhandeling. Tevens worden leveranciersgegevens automatisch opgenomen, zoals het KvK-nummer en bankrekeningnummer.

UBL-factuur via e-mail

Hoe kun je overstappen op UBL-facturen? Dat doe je in de eerste plaats door gebruik te maken van een boekhoudsysteem. Alleen dan kunnen je facturen immers automatisch ingeboekt worden in je boekhoudsoftware. Nog niet elk boekhoudprogramma biedt UBL aan, let hier dus op als je een keuze maakt. Als je een boekhoudpakket met UBL-facturen hebt gevonden dan kun je facturen automatisch versturen vanuit je softwaresysteem als .xml-bijlage in een e-mail. Als je klanten hebt die nog geen gebruik maken van UBL, kun je ervoor kiezen zowel een pdf- als xml-bestand bij te voegen. Dan weet elk van je klanten er raad mee.

Ben je op zoek naar een factuurprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

UBL-factuur via PEPPOL-netwerk

Je kunt een factuur in UBL automatisch laten versturen in een e-mail, maar je kunt ze ook verzenden via het zogenaamde Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) facturatienetwerk. Dit vormt een veilig alternatief voor verzending via e-mail.

PEPPOL is een beveiligd netwerk waar je UBL-facturen in plaats van via e-mail, direct naar het boekhoudsysteem van de ontvanger kunt sturen. Beide partijen moeten hiervoor zijn aangesloten op het netwerk. Is een ontvanger niet aangesloten maar jij wel? Dan wordt de UBL-factuur meestal samen met een pdf-versie alsnog automatisch in een e-mail afgeleverd.

Om PEPPOL te gebruiken heb je toegang nodig tot een Access Point, maar waarschijnlijk heeft je boekhoudsoftware al een koppeling met zo’n toegangspunt. Hier vind je een lijst van geverifieerde software-organisaties waarbij je kunt aankloppen.