e-boekhouden

UBL-factuur maken

Een UBL-factuur maken is eenvoudiger dan je denkt. Maar wat is een UBL-factuur, en waarom is het handiger dan een factuur in pdf?

Facturen maken

Een factuur maken kan op heel veel verschillende manieren. Gelukkig zijn er nog maar weinig bedrijven die per post factureren. Zo zijn facturen vanuit Word en Excel populair, vaak verstuurd als bijlage in een e-mail. Sommige ondernemers nemen nog de moeite om facturen te versturen als pdf-bestand.

Handmatig pdf-factuur verwerken

UBL-factuur makenVoor starters zijn pdf-facturen vaak een prima begin. Maar als het volume toeneemt ben je er steeds meer tijd aan kwijt. Bij facturen die niet in UBL-formaat zijn gestuurd moet je handmatig gegevens controleren en overnemen in je boekhouding, of een scan- en herkenoplossing gebruiken om een boekingsvoorstel te doen.

Vaak gaat er bij het overzetten bepaalde informatie verloren en moet je handmatig aanvullingen doen. Dit kost veel tijd en moeite. Bovendien is een foutje snel gemaakt. Daarom is de UBL-standaard bedacht. Software kan zelf UBL-facturen herkennen en al voor een deel verwerken.

UBL-factuur kan jou en je klant tijd besparen.

Software om een UBL-factuur te maken

Er zijn verschillende softwarepakketten waarmee je gemakkelijk UBL-facturen maken kunt. Drie populaire factuurprogramma’s zijn:

e-Boekhouden.nl

★ ★ ★ ★ ★ (1361)

Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur uw facturen met e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor uw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen uw factuur direct betalen via iDeal.

Gratis
  • #1 in Factureren!
  • GRATIS voor starters
  • Onbeperkt factureren
Bekijk de website

Ficsus.nl

Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Startersactie: 15 maanden gratis! Maak hier het gratis account aan!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

Teamleader

Teamleader maakt factureren makkelijk voor mkb'ers: koppel je boekhouding aan je CRM, zet offertes en uren eenvoudig om in een factuur in jouw eigen huisstijl en laat je klanten moeiteloos online betalen.

€ 50,00 per maand
  • Van uur tot factuur
  • Debiteuren overzicht
  • Koppel je boekhouding
Bekijk de website

Wat is een UBL-bestand?

UBL is een afkorting voor Universal Business Language. Het is de standaard structuur waaruit een digitale factuur is opgebouwd, zodat software deze kan inlezen. Op deze manier kan een factuur vanuit het ene boekhoudsysteem automatisch worden verwerkt in het andere.

Het is dus niet nodig om facturen eerst handmatig te exporteren of downloaden. Een boekhoudprogramma kan deze zelfstandig ophalen en verwerken. Ook een UBL-bestand wordt meestal per e-mail gestuurd. Een facturatie die voldoet aan de UBL-structuur is dan te herkennen aan het .xml-bestand, naast of in plaats van het aloude pdf-bestand.

UBL staat voor Universal Business Language.

Waarom overstappen op een UBL-factuur?

Bedrijven die zaken doen met de Rijksoverheid of gemeente zijn sinds 2019 al verplicht UBL-facturen te gebruiken. Bedrijven die consumenten of andere particuliere bedrijven factureren, zijn dit niet verplicht. Dat neemt niet weg dat UBL-facturen wel een stuk sneller en gemakkelijker zijn dan handmatig een factuur maken in Word of Excel.

Door niet elke factuur handmatig te controleren en verwerken bespaar je namelijk zeeën van tijd. Als je klant ook in UBL werkt is er nog meer tijdswinst te behalen, omdat betalingen sneller verwerkt zullen worden.

Bovendien is factureren in UBL minder foutgevoelig, omdat er geen mensenwerk aan te pas hoeft te komen. Software herkent zelf factuur-elementen zoals het bedrag en de btw. Zo kan er geen verwarring ontstaan en worden er geen fouten gemaakt in de afhandeling. Ook worden leveranciersgegevens automatisch opgenomen, zoals het KvK-nummer en bankrekeningnummer.

Hoe overstappen op UBL-facturen?

De overstap naar UBL-facturen maken doe je in de eerste plaats met een geschikt boekhoudprogramma. Alleen daarmee kun je facturen automatisch inboeken. Let wel op: nog niet elk boekhoudprogramma biedt UBL aan.

 

Als je klant ook in UBL werkt is er nog meer tijdswinst te behalen.

Heeft je boekhoudpakket wel UBL, dan kun je facturen automatisch als .xml-bijlage in een e-mail laten versturen. Als je klanten nog geen gebruik maken van UBL, kun je ervoor kiezen zowel een pdf- als xml-bestand bij te voegen. Zo weten al je klanten er raad mee.

Ben je op zoek naar een factuurprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

UBL-factuur via PEPPOL-netwerk

Een UBL-factuur kun je met een automatische e-mail versturen, maar je kunt deze ook verzenden via het Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL-)netwerk. Dit is een beveiligd netwerk waarmee je UBL-factuur direct in het boekhoudsysteem van de ontvanger terechtkomt.

Hiervoor moeten beide partijen zijn aangesloten op het netwerk. Is een ontvanger niet aangesloten maar jij wel? Dan wordt de UBL-factuur samen met een pdf-versie alsnog automatisch in een e-mail afgeleverd.

Om PEPPOL te gebruiken heb je toegang nodig tot een Access Point, maar waarschijnlijk heeft je boekhoudsoftware al een koppeling met zo’n toegangspunt. Hier vind je een lijst van geverifieerde software-organisaties waar je kunt aankloppen.