Een offerte maken

In het bedrijfsleven is het bij de meeste ondernemers gebruikelijk om bij grotere opdrachten eerst een offerte te maken. Een offerte is een soort samenvatting van de opdracht met de betreffende werkzaamheden, planning en kosten hierbij. Door een offerte te maken geef je de klant een goed overzicht van wat hem te wachten staat indien hij met jou zaken gaat doen.

Wanneer is het noodzakelijk een offerte te maken?
Hoe groter de opdracht en hoe langer het duurt voor het gewenste resultaat bereikt kan worden, hoe belangrijker het is om een offerte te maken. Je wilt bij een grote langdurige afspraak niet tussentijds discussie over de gemaakte afspraken. Door deze met een handtekening op papier vast te leggen is dit voor beide partijen duidelijk. Dit doe je met een offerte.

Een offerte is een stukje communicatie tussen jou als ondernemer, en de klant. Er is wettelijk dan ook weinig geregeld op dit gebied en lang niet bij alle opdrachten is het maken van een offerte echt noodzakelijk. Of een offerte gebruikelijk is en wat hier precies in moet staan is aan jou en de klant om te beslissen.

Een voorbeeld
Als bij jou thuis de vaatwasmachine stuk is en je laat een monteur langskomen, dan vraag je vooraf misschien even om zijn kennis en een prijsindicatie maar je laat hem niet eerst een hele offerte maken.

Anders wordt het als die stukke vaatwasmachine voor jou de laatste druppel is en je een hele nieuwe keuken laat plaatsen. Dan ga je eerst naar verschillende aanbieders toe en vraag je wel om een offerte met alle mogelijkheden, planningen, voorwaarden en prijzen. Die wil je bij een product van duizenden euros waar je misschien ook nog dagenlang op moet wachten, vooraf wel graag op papier.

Wat staat er in een offerte?
Een offerte maak je om beide partijen duidelijk te maken wat het einddoel is voor beide partijen. In de meeste gevallen worden in een offerte daarom de volgende zaken wel opgenomen in een offerte:

  • Beide partijen (contactgegevens en officiële benamingen)
  • Een samenvatting van de opdracht (gewenste resultaat)
  • Stappen die uitgevoerd worden (en de planning hierbij)
  • Een samenvatting van de planning
  • De kosten en tarievenstructuur
  • Een datum van akkoord
  • Geldigheidsduur van de offerte
  • Verwijzing naar algemene voorwaarden

Zaken die niet in je offerte staan maar die wel behoren tot jouw vaste zakelijke eigenschappen kun je het beste vastleggen in algemene voorwaarden en zo als losse bijlage meesturen met je offerte. Zo wordt je offerte niet onnodig lang met allerlei soms juridische zaken die helemaal niet van toepassing hoeven te zijn.

Geldigheid van je offerte
Een offerte is geldig zodra beide partijen hier een akkoord op geven. Dat zou dus mondeling in een telefoongesprek kunnen gebeuren maar dan is het altijd lastig om dit achteraf te bewijzen. Meestal staat er op een offerte een datum tot wanneer deze geldig is, en moet de klant deze ondertekenen met een datum, plaatsnaam en handtekening. Het is altijd handig om even een kopie van een ondertekende offerte te maken zodat jij en de klant een exemplaar in bezit hebben.

Online een offerte maken
Zie je nou door de bomen het bos even niet meer, dan kun je online ook prima uit de voeten met het aanmaken van een offerte. Partijen als MoneyBird en Exact laten je eenvoudig een offerte maken en versturen naar je klant. Ondertekenen van de offerte kan zelfs online gebeuren. En als het moment van factureren is aangebroken, kun je gemakkelijk de offerteregels omzetten naar een factuur.

Overtuig je klant met een mooie offerte
Bedrijven vragen soms bij meerdere partijen offertes op en maken dan de keuze voor de gewenste aanbieder. Een offerte mag je zelf maken en je mag deze helemaal zelf opmaken in de huisstijl en vormgeving van jouw onderneming om zo de klant met de offerte nog een laatste goede indruk te geven van jouw bedrijf. Niet zelden is een klant pas overtuigd als ook de offerte een zeer goede indruk geeft van de kwaliteiten van de aanbieder.

Als je offerte eenmaal gestuurd is, is het deels afwachten maar dat hoeft niet direct een passieve houding tot gevolg te hebben! Als je met zorg tijd hebt besteed aan het maken van je offerte, zorg dan voor een goede follow up strategie om van die offerte een ondertekende opdracht te maken!