menu
e-boekhouden

Offerte maken

Vooraf een offerte maken is in veel branches van het bedrijfsleven gebruikelijk, zeker bij grotere opdrachten. Een offerte is een soort samenvatting van een mogelijke opdracht met de betreffende werkzaamheden, planning en kosten hierbij. Hiermee geef je de klant een goed overzicht van wat hem te wachten staat als hij de opdracht accepteert.

Inhoud:

Wat is een offerte?

Een offerte is een zakelijk voorstel waarin je meestal een prijsberekening, werkzaamheden, planning en/of verwachting beschrijft. Je maakt deze als een opdracht of aankoop niet in een oogopslag duidelijk is omdat er bijvoorbeeld maatwerk bij komt kijken. Met de offerte bied je iemand een specifiek gericht aanbod. Die ziet zo goed wat hij kan verwachten als hij je voorstel accepteert.

Ben je op zoek naar offertesoftware? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van offertesoftware.

Verschil tussen offerte, opdrachtbevestiging of prijsopgave?

offerteWettelijk gezien heeft alleen een factuur een speciale status. Een offerte of opdrachtbevestiging niet, deze is alleen iets tussen jou en de klant. Juridisch gezien is er dus geen verschil tussen een mondelinge afspraak, een mail waarin een bepaalde afspraak is gemaakt of een getekende opdrachtbevestiging.

Maar als beide partijen het gesprek anders herinneren dan is het natuurlijk wel makkelijker om te zien wie er gelijk heeft bij een getekende offerte dan wanneer jij als ondernemer aangeeft wat er enkele weken geleden mondeling is besproken. Als er achteraf meningsverschillen ontstaan kan het lastig worden om te bewijzen wie er gelijk heeft indien de afspraken niet op papier staan.

Aan de andere kant wil je soms een klant die net een grote opdracht heeft geaccepteerd niet nog een keer aan het twijfelen maken. Om die dan een vrijblijvend voorstel te doen klinkt misschien wat gek. In dat geval kun je spreken van een opdrachtbevestiging. De klant zal dan begrijpen dat het niet de bedoeling is dat hij hier nog over gaat onderhandelen. Al gebeurt dat in de praktijk natuurlijk soms nog wel.

Bij een offerte kan de klant meestal nog onderhandelen.

Wanneer moet je een offerte opstellen?

offerte makenHet is nooit verplicht om een offerte te maken. Je mag ook mondeling een afspraak maken, en die is net zo rechtsgeldig. Of het nodig is en wat hier precies in moet staan is aan jou en de klant om te beslissen.

Hoe groter de opdracht en hoe langer het duurt voor het gewenste resultaat bereikt kan worden, hoe belangrijker het is om een offerte te maken. Als je dus een vast aanbod hebt voor producten en diensten dan is een offerte meestal overbodig. Maar zodra je hiervan afwijkt kan het lastiger worden om duidelijk te maken wat een klant koopt. Dan kan het fijn zijn om de afspraak even op papier te zetten.

Is het lastig om de hele opdracht mondeling te bespreken? Dan kun je een offerte maken.

Een vast moment is er niet maar als je twijfelt kan het meestal geen kwaad om even een offerte te maken. Zeker als er tussen jullie akkoord en levering wat tijd gaat zitten is een getekende bevestiging soms fijn om te hebben. Je wilt bij een grote langdurige afspraak niet tussentijds discussie over de gemaakte afspraken. Door deze met een handtekening op papier vast te leggen is dit voor beide partijen duidelijk.

Een voorbeeld
Als bij jou thuis de vaatwasmachine stuk is en je laat een monteur langskomen, dan vraag je vooraf misschien even om zijn kennis en een prijsindicatie maar je laat hem niet eerst een hele offerte maken.

Anders wordt het als die stukke vaatwasmachine voor jou de laatste druppel is en je een hele nieuwe keuken laat plaatsen. Dan ga je eerst naar verschillende aanbieders toe en vraag je wel om een offerte met alle mogelijkheden, planningen, voorwaarden en prijzen. Bij een aankoop van duizenden euro’s waar je misschien ook nog dagenlang op moet wachten, wil je vooraf wel graag het voorstel op papier.

Wat staat er in een offerte?

Een offerte maak je om beide partijen duidelijk te maken wat het einddoel is voor beide partijen. Hoe je dat omschrijft is helemaal aan jou en de klant. Hier zijn geen regels voor. Wel komende volgende zaken vaak aan bod:

  • Beide partijen (contactgegevens en officiële benamingen)
  • Een samenvatting van de opdracht (gewenste resultaat)
  • Stappen die uitgevoerd worden (en de planning hierbij)
  • Een samenvatting van de planning
  • De kosten en tarievenstructuur
  • Een datum van akkoord
  • Geldigheidsduur van de offerte
  • Verwijzing naar algemene voorwaarden

Zaken die niet in je offerte staan maar die wel behoren tot jouw vaste zakelijke eigenschappen kun je het beste vastleggen in algemene voorwaarden en zo als losse bijlage meesturen met je offerte. Zo wordt je offerte niet onnodig lang met allerlei soms juridische zaken die helemaal niet van toepassing hoeven te zijn.

Ondertekenen en geldigheid van de offerte

Een offerte is geldig zodra beide partijen hier een akkoord op geven. Dat zou dus mondeling in een telefoongesprek kunnen gebeuren maar dan is het altijd lastig om dit achteraf te bewijzen. Meestal staat er op een offerte een datum tot wanneer deze geldig is, en moet de klant deze dus daarvoor ondertekenen met een datum, plaatsnaam en handtekening.

offerte ondertekenen
Je kunt een offerte ook digitaal ondertekenen

Een offerte hoeft dus geen handtekening te bevatten om geldig te zijn, zolang je maar kunt aantonen dat de klant akkoord was met wat er in staat beschreven. Mails waaruit dit blijkt kan dus ook de geldigheid bevestigen al is het lastiger om hiermee aan te tonen dat alles is gelezen.

Bij digitaal ondertekenen kun je dat wel verwachten en digitaal ondertekenen is dus ook helemaal geldig. Bij een grote opdracht is het altijd handig om even een kopie van een ondertekende offerte te maken zodat jij en de klant een exemplaar in bezit hebben.

Online een offerte maken

Zie je nou door de bomen het bos even niet meer, dan kun je online offertesoftware vinden waarmee je ook prima uit de voeten met het aanmaken van een offerte. Je kunt hiervoor een specifiek pakket aanschaffen, maar veel boekhoudprogramma’s bieden ook offertemodules aan, waarmee je gelijk wat stappen in de administratie automatiseert.

Partijen als e-Boekhouden, MoneyBird en Exact bieden eenvoudige software om direct een offerte te maken, versturen en administreren. Het ondertekenen kan dan zelfs online gebeuren. En als het moment van factureren is aangebroken, kun je gemakkelijk de offerteregels omzetten naar een factuur.

Met een mooie opmaak je klant overtuigen

Bedrijven vragen soms bij meerdere partijen offertes op en maken dan de keuze voor de gewenste aanbieder. Een offerte mag je zelf maken en je mag deze helemaal zelf opmaken in de huisstijl en vormgeving van jouw onderneming om zo de klant met de offerte nog een laatste goede indruk te geven van jouw bedrijf. Niet zelden is een klant pas overtuigd als ook de offerte een zeer goede indruk geeft van de kwaliteiten van de aanbieder.

Als je offerte eenmaal gestuurd is, is het deels afwachten maar dat hoeft niet direct een passieve houding tot gevolg te hebben! Als je met zorg tijd hebt besteed aan het maken van je offerte, zorg dan ook ook voor een goede follow-upstrategie om van die offerte een ondertekende opdracht te maken. Zorg dus niet alleen voor een mooie offerte, maar scoor actief de ondertekening!

Ben je op zoek naar offertesoftware? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van offertesoftware.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over offertes zijn:

Wat betekent offerte?

Een offerte is een voorstel voor een opdracht. In feite kun je het dus vertalen als (zakelijk) voorstel. Meestal bevat deze een prijsopgave of planning. Gaat het over iets dat al akkoord is? Dan spreekt men meestal van een opdrachtbevestiging.

Kun je zelf een offerte maken?

Jazeker! Een offerte klinkt misschien vrij officieel maar is gewoon een zakelijk woord voor voorstel. Als jij met iemand een vrij ingewikkelde opdracht wilt maken kun je deze altijd even op papier zetten.

Vaak bieden boekhoudprogramma’s modules om offertes mee te maken. Als je deze net wat uitgebreider wilt maken dan kan  offertesoftware je hierbij helpen.

Wat moet er in een offerte staan?

Je bent helemaal vrij om deze op te stellen op de manier die voor jou werkt. Je bent dus niet verplicht om bepaalde zaken op te nemen. Wel zijn er bepaalde zaken gebruikelijk om op te nemen.

Waar moet een offerte aan voldoen?

Voor een offerte gelden geen regels. Je mag hierin dus zetten wat je wilt. Natuurlijk kan deze wel ongeldig worden als de andere partij deze kan aanvechten. Als die bijvoorbeeld aangeeft dat het niet is wat er besproken is, als uit e-mails blijkt dat er van de offerte mocht worden afgeweken, of als bepaalde zaken in de offerte elkaar tegenspreken.

Wanneer is een offerte geldig?

Een offerte is meestal geldig als beide partijen hetgeen zijn overeengekomen.

Dat kun je bijvoorbeeld aantonen als de offerte door beide partijen is ondertekend, maar als het blijkt uit e-mails dan is dat vaak ook voldoende. Aan de andere kant kan een ondertekende offerte zelfs ook ongeldig zijn. Bijvoorbeeld als blijkt dat de persoon die deze heeft ondertekend eigenlijk niet bevoegd was om te handelen namens het bedrijf waaraan de offerte gericht was.