Projectadministratie

Projectadministratie is soms noodzakelijk om het verloop van je zakelijke projecten inzichtelijk te maken. Lever je bijvoorbeeld diensten aan veel verschillende klanten? Heb je meerdere deadlines of werk je binnen een strikt budget? Dan is nauwkeurige projectadministratie en -software onmisbaar voor je onderneming.

Inhoud:

• Software voor projectadministratie
• Planning en tijdsmanagement
• Projectbegroting ter kostenbeheersing
• Kosten per project bijhouden
• Heldere communicatie en evaluatie

Wat is projectadministratie, en wat heb je eraan?

Projectadministratie is al het administratieve werk dat bij een klus komt kijken. Denk aan offertes, planningen of andere documentatie.

Het lijkt al snel een kostenpost maar door deze administratie goed in te richten kun je jouw organisatie een stuk efficiënter maken. Het helpt vooral als je meerdere verschillende projecten op hetzelfde moment hebt lopen.

De projectadministratie is al het regel- en papierwerk dat bij projecten komt kijken.

Goede projectadministratie-software biedt inzage in de voortgang, tijdsinvestering en materialen die diverse lopende projecten van jou of je team vragen. Welke projecten lopen er, wie werken hieraan en in welke fase bevindt het project zich? Werk je op schema of dreigt het project uit te lopen, misschien met hogere kosten als gevolg?

Projectmanagement-software helpt je om overzicht te houden van de voortgang van projecten. Daarnaast maakt het de boekhouding eenvoudiger en kan het je werkproces optimaliseren. Hier profiteer je zowel vooraf, tijdens als na het project van.

Meer inzicht in je projectadministratie en je werkproces dankzij software?  Vergelijk gemakkelijk en snel met ons overzicht van offertesoftware.

Goede projectadministratie-software

Als je bedrijf sinds de start een sterke groei heeft doorgemaakt, is projectmanagement-software geen overbodige luxe. Enkele aanbieders voor het mkb:

Nu is de vraag: met welke projectadministratie-software kan je het beste aan de slag? Voor veel kleine bedrijven of zelfstandigen kan Excel of Google Spreadsheets zelfs afdoende zijn om een goed beeld van de projectvoortgang te krijgen. Met deze software kun je jouw administratie naar eigen behoefte inrichten en zo makkelijk of moeilijk maken als je zelf wilt. Bovendien beheersen veel mensen de basisvaardigheden om ermee te werken. In een Google Spreadsheet kun je daarbij realtime met meerdere mensen tegelijkertijd aan de slag.

Is Excel niet langer voldoende? Dan kan goede projectadministratie-software uitkomst bieden.

Heb je grover geschut nodig, bijvoorbeeld omdat je veel tijd verliest aan het management van projecten? Dan kun je voor deze administratie een geïntegreerde software-oplossing kiezen. Het voordeel is dat deze software vaak speciaal voor deze doeleinden zijn ontworpen. In Excel zijn formules soms lang en complex, waardoor er weleens fouten doorheen glippen. Daarnaast zijn tikfoutjes daar al snel gemaakt.

Planning en tijdsmanagement

Door vooraf en tijdens je opdrachten een projectplanning bij te houden, houd je grip op je doelen en of je deze op tijd behaald. Een goede projectadministratie kan hierbij helpen. Formuleer bij voorbaat heldere doelstellingen en deadlines voor je projecten, en wees realistisch in de hoeveelheid werk die in de gegeven tijd gedaan kan worden.

Je wilt natuurlijk zo voorbereid mogelijk zijn, maar plan ook niet te ver vooruit. Een tienjarenplan klinkt goed, maar tegen die tijd zullen randvoorwaarden of regelgeving rondom je project veranderd zijn. Afhankelijk van je branche, ben je met overmatige planning doorgaans inefficiënt bezig. Een jaar vooruit kijken is in de regel meer dan voldoende.

Wees realistisch in de hoeveelheid werk die in de gegeven tijd gedaan kan worden.

Verdeel het werk zo nodig in deelprojecten of verschillende projectfasen. Door het project te faseren, kun je het eindproduct opbreken in tussentijdse doelen of ‘tussenproducten’. Welke taken zijn er nodig voor elk tussenproduct, wie is hiervoor verantwoordelijk en hoeveel tijd gaat het kosten?

Je planning bijstellen

Natuurlijk kan het voorkomen dat je de planning moet bijstellen. Misschien heeft je klant extra wensen, duurt een taak langer dan verwacht of is er ergens in de uitvoering een fout gemaakt. Wederom is het van belang realistisch te blijven en de projectplanning hierop aan te passen. Door de planning bij te houden en actief te managen, voorkom je de nachtmerrie van menig ondernemer: de zogenaamde ‘scope creep’. Hierbij neemt het uit te voeren werk ongemerkt toe, terwijl er geen extra tijd of geld voor vrij wordt gemaakt.

Projectbegroting ter kostenbeheersing

Maak van tevoren een projectbegroting met alle kosten die bij het project komen kijken. Denk hierbij aan het uurtarief voor een medewerker (of jezelf) en het aankopen van de benodigde materiële aankopen. Tijdens het project kun je de uren registreren en zo werkelijk gemaakte kosten vergelijken: in hoeverre komen de twee overeen? Als je dit in projectadministratie-software bijhoudt, kun je grote verschillen op tijd opmerken en hier in de toekomst rekening mee houden.

Blijken de kosten hoger dan verwacht? Dan is het een teleurstelling, maar bovenal een wijze les. Kun je bijvoorbeeld binnen het project kosten besparen? Waren je verwachtingen realistisch? Alle uitgaven die je registreert, komen aan het einde van de rit van pas als je de factuur opstelt voor je klant. Bovendien kun je de lessen die je uit je begroting trekt, voortaan toepassen als je een offerte maakt.

Meer inzicht in je projectadministratie en je werkproces dankzij software?  Vergelijk gemakkelijk en snel met ons overzicht van offertesoftware.

Kosten per project bijhouden

Je kosten bijhouden in een financiële projectadministratie, geeft verder inzicht in de winstgevendheid van je projecten. Zo kun je op elk gegeven moment inzien of je project uiteindelijk meer oplevert dan het kost. Als het goed is, heb je inmiddels een helder beeld van de kosten van het project. Trek deze af van de opbrengsten.

Wat voor marge wil je overhouden aan de investering die je doet? Houd in je achterhoofd dat een te lage marge risico’s met zich meebrengt en om strak projectmanagement vraagt. Zeker als je van tevoren een prijsafspraak met de klant maakt, wil je voorkomen dat je zelf opdraait voor de onverwachte uitschieters.

Kijk ook eens kritisch naar je tarieven. Idealiter zijn deze niet te laag waardoor je een te groot verlies lijdt, maar ook niet te hoog waardoor je klanten misloopt. Vergelijk je tarieven bijvoorbeeld met concurrenten om te zien of deze marktconform zijn. Wanneer je weet hoe winstgevend je projecten zijn, kun je voortaan beter beoordelen welk project je wel of juist niet moet aannemen.

Goede projectadministratie-software toont direct inzicht in kosten of winstgevendheid van projecten.

Heldere communicatie dankzij een goede projectadministratie

Naast nauwkeurige planning en kostenbeheersing, is projectadministratie belangrijk om communicatie rondom het project efficiënter te maken. Niet alleen jij wilt inzicht in de voortgang en winstgevendheid van het project, je collega’s en klanten willen dit waarschijnlijk ook.

Een project heeft verschillende belanghebbenden met elk een andere informatiebehoefte. Een lid van het projectteam wil weten wat zijn of haar taak is, en wanneer deze moet zijn volbracht. Je klant zal willen weten wanneer de eindstreep bereikt wordt, en natuurlijk met welk prijskaartje. en belanghebbende is in staat het project te maken of te breken. Daarom is het essentieel deze in hun informatiebehoefte te voorzien en helder met elkaar te communiceren.

Je project na afloop evalueren

Je project na afloop evalueren, is een onlosmakelijk onderdeel van goede communicatie. Door het projectverloop trouw bij te houden in goede software, kun je hier altijd op teruggrijpen in de toekomst. Alleen zo leer je van eerder gemaakte fouten en kun je ze voorkomen. Was je planning achteraf gezien niet haalbaar? Was uitloop van het project te voorkomen? Liepen de kosten voor de projecten hoger op dan nodig? Neem deze kennis mee en leer hiervan.

Ben je op zoek naar offertesoftware? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van offertesoftware.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over projectadministratie zijn:

Wat is projectadministratie en heb ik dat nodig?

Als je uren verkoopt aan klanten en soms klussen door elkaar hebt lopen dan krijg je al snel te maken met verschillende offertes, klantcontacten en andere administratie. Je mag dit helemaal organiseren zoals jij wilt, maar als deze projectadministratie goed inricht, bijvoorbeeld door gebruik te maken van goede software, kan dit je organisatie een veel efficiënter maken.

Moet ik de projectadministratie bewaren?

De belastingdienst verplicht je om de financiële administratie te bewaren. Maar daarbij zul je vooral denken aan facturen of andere zaken uit de boekhouding. De projectadministratie bevat vooral planningen of communicatie met klanten. Deze ben je dus niet verplicht om jarenlang te bewaren.

Hoe maak ik een goede planning?

Als je projectadministratie vooral bestaat uit een inschatting van je uren dan is een goede planning van alle verschillende projecten essentieel.

Hoe je dit maakt is per project, organisatie en planning enorm verschillend. Als je de planning maakt via software dan heeft deze vaak al sjablonen waarmee je deze vooraf kunt plannen en tussentijds eenvoudig de voortgang kunt bijhouden.