Projectadministratie
Als je diensten levert aan veel verschillende klanten verlies je al snel het overzicht van je zakelijke projecten. Heb je meerdere deadlines of werk je binnen een strikt budget? Dan is nauwkeurige projectadministratie en -software onmisbaar voor je onderneming.
Inhoud:
- Software voor projectadministratie
- Planning en tijdsmanagement
- Projectbegroting ter kostenbeheersing
- Kosten per project bijhouden
- Heldere communicatie en evaluatie
Wat is projectadministratie?
Projectadministratie is al het administratieve werk dat bij een klus komt kijken. Denk aan offertes, planningen of andere documentatie.
Door deze administratie goed in te richten kun je jouw organisatie een stuk efficiënter maken. Het helpt vooral als je meerdere verschillende projecten en deadlines op hetzelfde moment hebt lopen.
De projectadministratie is al het regel- en papierwerk dat bij projecten komt kijken.
Goede projectadministratie-software biedt inzage in de voortgang, tijdsinvestering en materialen die diverse lopende projecten van jou of je team vragen. Welke projecten lopen er, wie werken hieraan en in welke fase bevindt het project zich? Werk je op schema of dreigt het project uit te lopen?
Het voordeel is dat deze software vaak speciaal voor management van projecten zijn ontworpen. Daarnaast maakt het de boekhouding eenvoudiger en kan het je werkproces optimaliseren. Hier profiteer je zowel vooraf, tijdens als na het project van.
Goede projectadministratie-software
Is Excel of je eigen agenda niet meer voldoende? Projectmanagement-software helpt je om overzicht te houden van de voortgang van projecten. Enkele aanbieders voor het mkb:
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren én uren registreren. Hiervoor heeft het een losse urenmodule. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ondersteuning per telefoon of e-mail en enkele handige koppelingen.
Biedt een simpele app voor de urenregistratie. Inclusief timer, waarmee je projecten en klussen eenvoudig mobiel bijhoudt. Gewerkte uren zet je eenvoudig om naar een factuur en deze boek je direct in het boekhoudprogramma zelf. Biedt het ook een oplossing voor de rittenregistratie.
Laat medewerkers uren klokken met een inkloksysteem op locatie met een app, druppel, bankpas of OV-Chipkaart. Kloktijden koppelt het urenregistratiesysteem automatisch aan roostertijden. Uren kun je vervolgens eenvoudig bijhouden op één centrale plek.
Planning en tijdsmanagement
Door vooraf en tijdens je opdrachten een projectplanning bij te houden, houd je grip op je doelen en of je deze op tijd behaald. Een goede projectadministratie kan hierbij helpen. Formuleer heldere doelstellingen en deadlines voor je projecten, en wees realistisch in de hoeveelheid werk.
Verdeel het werk zo nodig in deelprojecten of verschillende projectfasen. Door het project te faseren, kun je het eindproduct opbreken in tussentijdse doelen of ‘tussenproducten’. Welke taken zijn er nodig voor elk tussenproduct, wie is hiervoor verantwoordelijk en hoeveel tijd gaat het kosten?
Natuurlijk kan het voorkomen dat je de planning moet bijstellen. Misschien heeft je klant extra wensen, duurt een taak langer dan verwacht of is er ergens in de uitvoering een fout gemaakt. Wederom is het van belang realistisch te blijven en de projectplanning hierop aan te passen.
Projectbegroting ter kostenbeheersing
Maak van tevoren een projectbegroting met alle kosten die bij het project komen kijken. Denk hierbij aan het uurtarief voor een medewerker (of jezelf) en het aankopen van de benodigde materiële aankopen. Tijdens het project kun je de uren registreren en zo werkelijk gemaakte kosten vergelijken: in hoeverre komen de twee overeen? Als je dit in projectadministratie-software bijhoudt, kun je grote verschillen op tijd opmerken en hier in de toekomst rekening mee houden.
Blijken de kosten hoger dan verwacht? Dan is het een teleurstelling, maar bovenal een wijze les. Kun je bijvoorbeeld binnen het project kosten besparen? Waren je verwachtingen realistisch? Alle uitgaven die je registreert, komen aan het einde van de rit van pas als je de factuur opstelt voor je klant. Bovendien kun je de lessen die je uit je begroting trekt, voortaan toepassen als je een offerte maakt.
Meer inzicht in je projectadministratie en je werkproces dankzij software? Vergelijk gemakkelijk en snel met ons overzicht van offertesoftware.
Kosten per project bijhouden
Je kosten bijhouden in een financiële projectadministratie, geeft verder inzicht in de winstgevendheid van je projecten. Zo kun je op elk gegeven moment inzien of je project uiteindelijk meer oplevert dan het kost. Als het goed is, heb je inmiddels een helder beeld van de kosten van het project. Trek deze af van de opbrengsten.
Wat voor marge wil je overhouden aan de investering die je doet? Houd in je achterhoofd dat een te lage marge risico’s met zich meebrengt en om strak projectmanagement vraagt. Zeker als je van tevoren een prijsafspraak met de klant maakt, wil je voorkomen dat je zelf opdraait voor de onverwachte uitschieters.
Kijk ook eens kritisch naar je tarieven. Idealiter zijn deze niet te laag waardoor je een te groot verlies lijdt, maar ook niet te hoog waardoor je klanten misloopt. Vergelijk je tarieven bijvoorbeeld met concurrenten om te zien of deze marktconform zijn. Wanneer je weet hoe winstgevend je projecten zijn, kun je voortaan beter beoordelen welk project je wel of juist niet moet aannemen.
Goede projectadministratie-software toont direct inzicht in kosten of winstgevendheid van projecten.
Heldere communicatie
Naast nauwkeurige planning en kostenbeheersing, is projectadministratie belangrijk om communicatie rondom het project efficiënter te maken.
Niet alleen jij wilt inzicht in de voortgang en winstgevendheid van het project, je collega’s en klanten willen dit waarschijnlijk ook.
Een project heeft verschillende belanghebbenden met elk een andere informatiebehoefte. Een lid van het projectteam wil weten wat zijn of haar taak is, en wanneer deze moet zijn volbracht. Je klant zal willen weten wanneer de eindstreep bereikt wordt, en natuurlijk met welk prijskaartje. en belanghebbende is in staat het project te maken of te breken. Daarom is het essentieel deze in hun informatiebehoefte te voorzien en helder met elkaar te communiceren.
Je project na afloop evalueren
Je project na afloop evalueren, is een onlosmakelijk onderdeel van goede communicatie. Door het projectverloop trouw bij te houden in goede software, kun je hier altijd op teruggrijpen in de toekomst. Alleen zo leer je van eerder gemaakte fouten en kun je ze voorkomen. Was je planning achteraf gezien niet haalbaar? Was uitloop van het project te voorkomen? Liepen de kosten voor de projecten hoger op dan nodig? Neem deze kennis mee en leer hiervan.
Ben je op zoek naar offertesoftware? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van offertesoftware.
Veelgestelde vragen
Enkele veelgestelde vragen over projectadministratie zijn:
Wat is projectadministratie en heb ik dat nodig?
Als je uren verkoopt aan klanten en soms klussen door elkaar hebt lopen dan krijg je al snel te maken met verschillende offertes, klantcontacten en andere administratie. Je mag dit helemaal organiseren zoals jij wilt, maar als deze projectadministratie goed inricht, bijvoorbeeld door gebruik te maken van goede software, kan dit je organisatie een veel efficiënter maken.
Moet ik de projectadministratie bewaren?
De belastingdienst verplicht je om de financiële administratie te bewaren. Maar daarbij zul je vooral denken aan facturen of andere zaken uit de boekhouding. De projectadministratie bevat vooral planningen of communicatie met klanten. Deze ben je dus niet verplicht om jarenlang te bewaren.
Hoe maak ik een goede planning?
Als je projectadministratie vooral bestaat uit een inschatting van je uren dan is een goede planning van alle verschillende projecten essentieel.
Hoe je dit maakt is per project, organisatie en planning enorm verschillend. Als je de planning maakt via software dan heeft deze vaak al sjablonen waarmee je deze vooraf kunt plannen en tussentijds eenvoudig de voortgang kunt bijhouden.