menu

Projectadministratie

Projectadministratie is niet de spannendste taak van een ondernemer, maar wel noodzakelijk om het verloop van je zakelijke projecten inzichtelijk te maken. Lever je bijvoorbeeld diensten aan veel verschillende klanten? Heb je meerdere deadlines of werk je binnen een strikt budget? Dan is nauwkeurige projectadministratie en -software onmisbaar voor je onderneming.

Projectadministratie - planning, kosten en communicatie van projecten

Wat is projectadministratie, en wat heb je eraan?

Projectadministratie helpt je bij het managen van verschillende projecten. Zo heb je altijd inzage in de voortgang, tijdsinvestering en materialen die diverse projecten van jou of je team vragen. Welke projecten lopen er, wie werken hieraan en in welke fase bevindt het project zich? Werk je op schema of dreigt het project uit te lopen, misschien met hogere kosten als gevolg? Nauwkeurige projectadministratie helpt je niet alleen het overzicht te houden, maar kan bovendien je werkproces optimaliseren. Hier profiteer je zowel vooraf, tijdens als na het project van.

Welke software gebruik je voor projectadministratie?

Nu is de vraag: met welke software kan je het beste aan de slag met projectadministratie? Voor veel kleine bedrijven of zelfstandigen zal Excel of Google Spreadsheets afdoende zijn. Je kan het naar je eigen behoefte inrichten en zo makkelijk of moeilijk maken als je zelf wilt. Bovendien beheersen veel mensen de basisvaardigheden om ermee te werken. In een Google Spreadsheet kun je daarbij realtime met meerdere mensen tegelijkertijd aan de slag.

Heb je grover geschut nodig, bijvoorbeeld omdat je veel tijd verliest aan je administratie? Dan kun je beter voor een geïntegreerde software-oplossing kiezen. Het voordeel is dat deze vaak speciaal voor deze doeleinden zijn ontworpen. In Excel kunnen formules langer en complexer worden, waardoor er weleens fouten doorheen glippen. Daarnaast zijn tikfoutjes daar al snel gemaakt.

Als je bedrijf sinds de start een sterke groei heeft doorgemaakt, is software voor de projectadministratie dan ook geen overbodige luxe. Enkele aanbieders voor het mkb:

Teamleader

Houd gepresteerde uren automatisch of manueel bij en bewaar het overzicht over de prestaties voor een klant of project. Verwerk je geregistreerde, factureerbare uren tot een factuur en houd je ongefactureerde uren inzichtelijk! Bekijk de website

TimeChimp - Eenvoudige & Complete Urenregistratie (TIP)

TimeChimp is de meest eenvoudige en complete urenregistratie voor MKB. Uren, Uitgaven, Verlof, Projectmanagement, Mobiele App, Factureren, Goedkeuren en veel meer. Probeer nu 14 dagen gratis! Bekijk de website

Exact Online

Maximale facturabiliteit en een kerngezonde cashflow door de urenregistratie en -administratie te integreren met je facturatie, boekhouding en relatiebeheer. Online urenregistratie en facturatie was nog nooit zo efficiënt! Bekijk de website

Planning en tijdsmanagement

Door vooraf en tijdens je opdrachten een projectplanning bij te houden, houd je grip op je doelen en of deze op tijd worden behaald. Formuleer bij voorbaat heldere doelstellingen en deadlines, en wees realistisch in de hoeveelheid werk die in de gegeven tijd gedaan kan worden. Verdeel het werk zo nodig in deelprojecten of verschillende projectfasen. Door het project te faseren, kun je het eindproduct opbreken in tussentijdse doelen of ‘tussenproducten’. Welke taken zijn er nodig voor elk tussenproduct, wie is hiervoor verantwoordelijk en hoeveel tijd gaat het kosten?

Natuurlijk kan het voorkomen dat de planning die je bij voorbaat hebt gemaakt, moet worden bijgesteld. Misschien heeft je klant extra wensen, duurt een taak langer dan verwacht of is er ergens in de uitvoering een fout gemaakt. Wederom is het van belang realistisch te blijven en de projectplanning hierop aan te passen. Door de planning bij te houden, voorkom je de nachtmerrie van menig ondernemer: de zogenaamde ‘scope creep’. Hierbij neemt het uit te voeren werk ongemerkt toe, terwijl er geen extra tijd of geld voor vrij wordt gemaakt.

Je wilt natuurlijk zo voorbereid mogelijk zijn, maar plan ook niet te ver vooruit. Een tienjarenplan klinkt goed, maar tegen die tijd zullen randvoorwaarden of regelgeving rondom je project veranderd zijn. Afhankelijk van je branche, ben je met overmatige planning doorgaans inefficiënt bezig. Maximaal drie jaar vooruit kijken, zal in de regel meer dan voldoende zijn.

Projectbegroting ter kostenbeheersing

Maak van tevoren een projectbegroting met alle kosten die bij het project komen kijken. Denk hierbij aan het uurtarief voor een medewerker (of jezelf) en mogelijke materiële aankopen die je nodig hebt. Tijdens het project kun je de werkelijk gemaakte kosten hiermee vergelijken: in hoeverre komen de twee overeen? Als je dit in je projectadministratie bijhoudt, kun je grote verschillen op tijd opmerken en hier in de toekomst rekening mee houden.

Blijken de kosten hoger dan verwacht? Dan is het een teleurstelling, maar bovenal een wijze les. Kun je bijvoorbeeld binnen het project kosten besparen? Waren je verwachtingen realistisch? Alle uitgaven die je registreert, komen aan het einde van de rit van pas als je de factuur opstelt voor je klant. Bovendien kun je de lessen die je uit je begroting trekt, toepassen bij het maken van toekomstige offertes.

Kosten per project bijhouden

Je kosten bijhouden in je projectadministratie, geeft verder inzicht in de winstgevendheid van je projecten. Zo kun je op elk gegeven moment inzien of je project uiteindelijk meer oplevert dan het kost. Als het goed is, heb je inmiddels een helder beeld van de kosten van het project. Trek deze af van de opbrengsten. Wat voor marge wil je overhouden aan de investering die je doet?

Houd in je achterhoofd dat een te lage marge risico’s met zich meebrengt en om strak projectmanagement vraagt. Zeker als je van tevoren een prijsafspraak met de klant maakt, wil je voorkomen dat je zelf opdraait voor de onverwachte uitschieters. Kijk ook eens kritisch naar je tarieven. Idealiter zijn deze niet te laag waardoor je een te groot verlies lijdt, maar ook niet te hoog waardoor je klanten misloopt. Vergelijk je tarieven bijvoorbeeld met concurrenten om te zien of deze marktconform zijn. Wanneer je weet hoe winstgevend je projecten zijn, kun je voortaan beter beoordelen welk project je wel of juist niet moet aannemen.

Heldere communicatie en evaluatie

Naast nauwkeurige planning en kostenbeheersing, is projectadministratie belangrijk om communicatie rondom het project efficiënter te maken. Niet alleen jij wilt inzicht in de voortgang en winstgevendheid van het project, je collega’s en klanten willen dit waarschijnlijk ook. Een project heeft verschillende belanghebbenden met elk een andere informatiebehoefte. Een lid van het projectteam wil weten wat zijn of haar taak is, en wanneer deze moet zijn volbracht. Je klant zal willen weten wanneer de eindstreep bereikt wordt, en natuurlijk met welk prijskaartje. Een belanghebbende is in staat het project te maken of te breken. Daarom is het essentieel deze in hun informatiebehoefte te voorzien en helder met elkaar te communiceren.

Je project na afloop evalueren, is hier een onlosmakelijk onderdeel van. Door het projectverloop trouw bij te houden, kun je hier altijd op teruggrijpen in de toekomst. Alleen zo leer je van eerder gemaakte fouten en kun je ze voorkomen. Was je planning achteraf gezien niet haalbaar? Was uitloop van het project te voorkomen? Liepen de kosten hoger op dan nodig? Neem deze kennis mee en leer hiervan.