menu

Een offerte een opdracht maken

De periode na het versturen van een offerte kan voor sommige ondernemers erg spannend zijn. Zeker als die soms lang aan één opdracht werkt, kan het lastig zijn om in te schatten of de agenda de komende weken vol zit, of dat er meer offerte-trajecten gestart moeten worden. Hoe zorg je nu dat je snel een positieve reactie krijgt van de klant op jouw offerte?

Offerte opvolgen: het traject Een offerte maken kost veel geld. Er moet namelijk veel gebeuren: het verzamelen van de wensen van de klant, het afstemmen op de huidige diensten, de kosten en prijsberekening, contact met de potentiële klant, het maken én het versturen van de offerte. Bij elkaar is dit veel tijd waarvan onzeker is of dit later in geld én een werkelijke opdracht kan worden omgezet. Helemaal als maar een laag percentage van de gemaakte en uitgestuurde offertes ook werkelijk een verkoop wordt.

Opvolgen van offerte loont

Dat percentage heb je veel invloed op, al kan ook het nabellen en namailen veel tijd kosten. Tijd, die sommige ondernemers er dan niet graag meer in investeren. Toch is dit vaak enorm belangrijk. Wat is de gemiddelde kans van slagen bij alle potentiële klanten waar minimaal één keer contact mee is geweest? Achteraf navragen wat de status is, of wanneer de beslissing wordt genomen, kan veel helpen. Het maken en versturen van een duidelijke, volledige en scherpe offerte is lang niet altijd genoeg om een klant over de streep te trekken. Juist startende of kleine ondernemers kunnen hierin goed scoren; bestaande bedrijven hebben vaak al klanten en niet in elke periode voldoende tijd om achter offertes aan te gaan.

De startende ondernemer heeft dit ook lang niet altijd, maar kan hier wel enorm in uitblinken en zichzelf ermee verkopen. De prijs of kwaliteit is lang niet altijd doorslaggevend. Alleen al door een aantal keren het gezicht te laten zien, laat je merken dat er interesse is in de opdracht. Je laat zien dat er tijd en motivatie voor is.

Follow-up mogelijkheden na versturen van een offerte

Enkele voorbeelden van follow-up momenten in de periode vlak nadat een offerte is gestuurd:

Na versturing (+/- 7 werkdagen na) offerte:

  1. Heeft u onze offerte correct ontvangen?
  2. Heeft u tijd gehad om onze offerte in te zien?
  3. Voldoet onze offerte aan uw wensen en eisen?
  4. Heeft u nog aanvullingen op onze offerte?
  5. Wat is uw indruk van onze offerte?
  6. In welk opzicht bevalt onze offerte u goed / niet goed?
  7. Bent u ook met andere partijen in gesprek?
  8. Hoe staan onze kansen voor het krijgen van de opdracht?
  9. Heeft u nog verdere informatie van ons nodig?
  10. Hoe is de stand van zaken momenteel?
  11. Zijn er nog onduidelijkheden?

Follow-up (verschillend per sector):

  1. Heeft u al een beslissing kunnen nemen?
  2. Wanneer gaat u de beslissing nemen?
  3. Waarom heeft u de beslissing nog niet genomen?
  4. Wat is de reden geweest om voor de door u gekozen partij te kiezen?
  5. Hoe is onze offerte in vergelijking met uw wensen / onze concurrenten?

Achteraf:

  1. Wat is de reden geweest om voor de door u gekozen (concurrerende) offerte te kiezen?

Natuurlijk zijn er ook nog tientallen follow-ups te bedenken na de acceptatie van de offerte, de zogenaamde evaluatieperiode. Een goede projectadministratie kan hierbij uitkomst bieden. Dit is weer een hoofdstuk op zich, maar met bovenstaande stappen is een goed beeld mogelijk van de stappen die na een offerte mogelijk zijn. Veel van deze vragen zijn mogelijk doorslaggevende factoren bij het wel of niet verkrijgen van de opdracht. Lang niet alle vragen zijn bij elke opdracht nodig, maar als het een twijfelgeval is, geeft informatieverstrekking of informatie aanvragen zeer vaak de doorslag.