e-boekhouden

Offerte opvolgen

Hoe vraag je of een offerte doorgaat? Een offerte opvolgen kan spannend en tijdrovend zijn. Maar soms wil je weten of de agenda de komende weken vol zit, of dat je op zoek moet naar andere werkzaamheden. Hoe krijg je snel een positieve reactie op jouw offerte?

Inhoud:

Offertes kosten veel geld

offerte opvolgenMet offertesoftware kun je snel een professionele offerte maken, maar zelfs dan kost het versturen van offertes veel tijd en geld. Er moet namelijk veel gebeuren: het verzamelen van de wensen van de klant, het afstemmen op de huidige diensten, de kosten en prijsberekening, contact met de potentiële klant, het maken én het versturen van de offerte.

Bij elkaar is dit veel tijd waarvan onzeker is of dit werkelijk tot een opdracht leidt. Door offertes actief op te volgen, vergroot je de kans op opdrachten. Op korte termijn kost het wat meer inspanning, maar op de langere termijn bespaart het tijd én kosten.

Een offerte herinneren of digitaal laten tekenen: automatiseer je klantenbeheer, projectmanagement en facturatie met de CRM-software van Teamleader.

Offerte opvolgen loont

Wat doe je nadat een offerte verstuurd is?Het percentage van offertes dat opdrachten oplevert heb je veel invloed op, al kan ook het nabellen en namailen veel tijd kosten.

Tijd die sommige ondernemers er dan niet meer in investeren. Soms omdat ze vinden dat ze al genoeg tijd in de offerte hebben gestoken of denken ze dat het niet werkt. Maar vaker nog omdat ze niet goed weten hoe het moet. Het is spannend om zomaar te vragen om de status van een opdracht. Veel mensen zijn onzeker over de manier waarop ze de klant het beste kunnen benaderen. Toch is dat onnodig.

Een offerte opvolgen lijkt eng, maar meestal kan de klant de extra aandacht wel waarderen.

De meeste bedrijven of ondernemers waarderen het juist als je een beetje extra aandacht aan ze schenkt. Een offerte opvolgen maakt daar een belangrijk deel van uit. Want ook al heb je die vaak precies op maat gemaakt dan nog is het maar de vraag of de opdrachtgever dit ook zo ervaart. Een korte toelichting kan dan net het zetje  zijn dat nodig is om hem over de streep te trekken.

Laat weten dat er interesse is voor de opdracht

offertes van potentiële klanten nabellenAchteraf navragen wat de status is of wanneer de beslissing wordt genomen, kan veel helpen.

Het maken en versturen van een duidelijke, volledige en scherp geprijsde offerte is lang niet altijd genoeg om een klant over de streep te trekken. Juist startende of kleine ondernemers kunnen hierin goed scoren; bestaande bedrijven hebben vaak al klanten en niet in elke periode voldoende tijd om offertes goed op te volgen.

Offertesoftware kan helpen

De startende ondernemer heeft dit ook lang niet altijd, maar kan hier wel in uitblinken en zichzelf ermee verkopen. De prijs of kwaliteit is lang niet altijd doorslaggevend. Alleen al door een aantal keren je gezicht te laten zien, laat je merken dat er interesse is in de opdracht. Je laat zien dat er tijd en motivatie voor is.

Offertes opvolgen is maatwerk en dus lastig te automatiseren. Toch kan offertesoftware hier wel bij helpen. Zo kan deze goed bijhouden welke offertes nog openstaan, kun je hier notities van eerdere contactmomenten in kwijt en zo jezelf herinneren om je tijd in de juiste offerte te steken. Maar vervolgens moet je er wel zelf even aandacht voor nemen. Pas dan is het opvolgen van een offerte echt succesvol.

Een offerte herinneren of digitaal laten tekenen: automatiseer je klantenbeheer, projectmanagement en facturatie met de CRM-software van Teamleader.

Voorbeelden van follow-up na versturen offerte

Veel ondernemers vinden offertes opvolgen spannend. Ze zijn bang dat ze hiermee de klant onder druk zetten. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Enkele voorbeelden van goede follow-up-momenten in de periode vlak nadat een offerte is gestuurd:

Na versturing (+/- 7 werkdagen na) offerte:

  1. Heeft u onze offerte correct ontvangen?
  2. Heeft u tijd gehad om deze in te zien?
  3. Voldoet de offerte aan uw verwachtingen?
  4. Heeft u nog aanvullingen?
  5. Wat is uw indruk van onze offerte?
  6. In welk opzicht bevalt ons aanbod u goed / niet goed?
  7. Bent u ook met andere partijen in gesprek?
  8. Hoe staan onze kansen voor het krijgen van de opdracht?
  9. Heeft u nog verdere informatie van ons nodig?
  10. Hoe is de stand van zaken momenteel?
  11. Zijn er nog onduidelijkheden?

Follow-up (verschillend per sector):

  1. Heeft u al een beslissing kunnen nemen?
  2. Wanneer gaat u de beslissing nemen?
  3. Waarom heeft u de beslissing nog niet genomen?
  4. Wat is de reden geweest om voor de door u gekozen partij te kiezen?
  5. Hoe is onze offerte in vergelijking met uw wensen / onze concurrenten?

Achteraf:

  1. Wat is de reden geweest om voor de (andere) offerte te kiezen?

Natuurlijk zijn er ook nog tientallen follow-ups te bedenken na de acceptatie van de offerte, de zogenaamde evaluatieperiode. Een goede projectadministratie kan hierbij uitkomst bieden. Dit is weer een hoofdstuk op zich, maar met bovenstaande stappen is een goed beeld mogelijk van de stappen die na een offerte mogelijk zijn.

Veel van deze vragen zijn mogelijk doorslaggevend bij het wel of niet krijgen van de opdracht. Lang niet alle vragen zijn bij elke opdracht nodig, maar als het een twijfelgeval is, geeft een beetje extra aandacht of informatie vaak de doorslag.

Ben je ook veel tijd kwijt aan het maken van een offerte? Automatiseer stappen en bespaar tijd met goede offertesoftware.