menu
e-boekhouden

Offerte opvolgen

Hoe vraag je of een offerte doorgaat? Een offerte opvolgen kan spannend zijn. Maar als je soms lang aan één opdracht werkt is het belangrijk om te weten of de agenda de komende weken vol zit, of dat je op zoek moet naar andere werkzaamheden. Hoe krijg je snel een positieve reactie van de klant op jouw offerte?

Inhoud:

Offertes kosten veel geld

offerteMet offertesoftware kun je snel een professionele offerte maken, maar zelfs dan kost het maken van offertes veel tijd en geld. Er moet namelijk veel gebeuren: het verzamelen van de wensen van de klant, het afstemmen op de huidige diensten, de kosten en prijsberekening, contact met de potentiële klant, het maken én het versturen van de offerte.

Bij elkaar is dit veel tijd waarvan onzeker is of dit werkelijk tot een opdracht leidt. Als je het percentage van de gemaakte en uitgestuurde offertes dat werkelijk een opdracht realiseert kunt vergroten door deze actief op te volgen dan kan dit dus veel kosten en tijd besparen.

Een offerte maken kost veel tijd waarvan onzeker is of dit werkelijk tot een opdracht leidt.

Opvolgen van offerte loont

offerte opvolgenHet percentage van offertes dat opdrachten oplevert heb je veel invloed op, al kan ook het nabellen en namailen veel tijd kosten. Tijd die sommige ondernemers er dan niet meer in investeren. Soms omdat ze vinden dat ze al genoeg tijd in de offerte hebben gestoken of denken dat het niet werkt. Maar vaker nog omdat ze niet goed weten wat ze moeten vragen. Ze vinden het spannend om zomaar op de man af te vragen om de status van een mogelijke opdracht of zijn onzeker over de manier waarop ze de klant het beste kunnen benaderen.

Toch is dat onnodig. De meeste bedrijven of ondernemers waarderen het alleen maar als je een beetje extra aandacht schenkt aan een offerte. Het opvolgen hiervan maakt daar een belangrijk deel van uit. Want ook al heb je de offerte vaak precies op maat gemaakt dan nog is het maar de vraag of de opdrachtgever dit ook zo ervaart. Soms interpreteert die bepaalde zaken net iets anders. Een korte toelichting kan dan net hetgeen zijn dat nodig is om hem over de streep te trekken.

Zoek je software waarmee je acties rond het opvolgen van offertes kunt bijhouden? Vergelijk gemakkelijk en snel met ons overzicht van offertesoftware.

Achteraf navragen wat de status is of wanneer de beslissing wordt genomen, kan veel helpen. Het maken en versturen van een duidelijke, volledige en scherp geprijsde offerte is lang niet altijd genoeg om een klant over de streep te trekken. Juist startende of kleine ondernemers kunnen hierin goed scoren; bestaande bedrijven hebben vaak al klanten en niet in elke periode voldoende tijd om offertes goed op te volgen.

De startende ondernemer heeft dit ook lang niet altijd, maar kan hier wel enorm in uitblinken en zichzelf ermee verkopen. De prijs of kwaliteit is lang niet altijd doorslaggevend. Alleen al door een aantal keren het gezicht te laten zien, laat je merken dat er interesse is in de opdracht. Je laat zien dat er tijd en motivatie voor is.

Een offerte opvolgen is maatwerk en dus lastig te automatiseren. Toch kan offertesoftware hier wel bij helpen. Zo kan deze goed bijhouden welke offertes nog openstaan, kun je hier notities van eerdere contactmomenten in kwijt en zo jezelf herinneren om je tijd in de juiste offerte te steken. Maar vervolgens zul je er wel zelf even aandacht voor moeten nemen, pas dan is het opvolgen van een offerte echt succesvol.

Voorbeelden van follow-up na versturen offerte

Veel ondernemers vinden een offerte opvolgen spannend. Ze zijn bang dat ze hiermee de klant onder druk zetten. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Enkele voorbeelden van goede follow-up-momenten in de periode vlak nadat een offerte is gestuurd:

Na versturing (+/- 7 werkdagen na) offerte:

  1. Heeft u onze offerte correct ontvangen?
  2. Heeft u tijd gehad om onze offerte in te zien?
  3. Voldoet onze offerte aan uw wensen en eisen?
  4. Heeft u nog aanvullingen op onze offerte?
  5. Wat is uw indruk van onze offerte?
  6. In welk opzicht bevalt onze offerte u goed / niet goed?
  7. Bent u ook met andere partijen in gesprek?
  8. Hoe staan onze kansen voor het krijgen van de opdracht?
  9. Heeft u nog verdere informatie van ons nodig?
  10. Hoe is de stand van zaken momenteel?
  11. Zijn er nog onduidelijkheden?

Follow-up (verschillend per sector):

  1. Heeft u al een beslissing kunnen nemen?
  2. Wanneer gaat u de beslissing nemen?
  3. Waarom heeft u de beslissing nog niet genomen?
  4. Wat is de reden geweest om voor de door u gekozen partij te kiezen?
  5. Hoe is onze offerte in vergelijking met uw wensen / onze concurrenten?

Achteraf:

  1. Wat is de reden geweest om voor de door u gekozen (concurrerende) offerte te kiezen?

Natuurlijk zijn er ook nog tientallen follow-ups te bedenken na de acceptatie van de offerte, de zogenaamde evaluatieperiode. Een goede projectadministratie kan hierbij uitkomst bieden. Dit is weer een hoofdstuk op zich, maar met bovenstaande stappen is een goed beeld mogelijk van de stappen die na een offerte mogelijk zijn. Veel van deze vragen zijn mogelijk doorslaggevende factoren bij het wel of niet verkrijgen van de opdracht. Lang niet alle vragen zijn bij elke opdracht nodig, maar als het een twijfelgeval is, geeft informatieverstrekking of informatie aanvragen zeer vaak de doorslag.

Ben je op zoek naar offertesoftware? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van offertesoftware.