e-boekhouden

Offerte opvolgen

Hoe vraag je een potentiële klant of een offerte doorgaat? Een offerte opvolgen kan spannend en tijdrovend zijn. Maar het opstellen is veel werk en dan wil je graag weten of de agenda de komende weken vol zit, of dat je een andere klus moet zoeken. Hoe krijg je snel een positieve reactie op jouw offerte?

Inhoud:

Offertes opstellen kost veel geld

offerte opvolgenMet offertesoftware kun je snel een professionele offerte maken, maar zelfs dan kost het versturen van offertes veel tijd en geld. Van het verzamelen van de wensen van de klant, het afstemmen op de huidige diensten, de kosten en prijsberekening, contact met de potentiële klant, het maken én het correct opvolgen van de offerte.

Bij elkaar is dit veel tijd waarvan onzeker is of dit werkelijk tot een opdracht leidt. Door offertes actief op te volgen, vergroot je de kans op opdrachten. Op korte termijn kost het inspanning, maar op de langere termijn bespaart het tijd én kosten.

Maak eenvoudig offertes met Gripp. Alles in je eigen huisstijl, inclusief digitaal laten tekenen. Automatiseer je klantcontact, projectmanagement en facturatie met de juiste CRM-software.

Offerte opvolgen loont

Wat doe je nadat een offerte verstuurd is?Het percentage van offertes dat opdrachten oplevert heb je veel invloed op, al kan ook het nabellen en namailen van potentiële klanten veel tijd kosten.

Tijd die sommige ondernemers er dan niet meer in investeren. Soms omdat ze vinden dat ze al genoeg tijd in de offerte hebben gestoken, of denken ze dat het niet werkt.

Maar vaker nog omdat ze niet goed weten hoe het moet. Het is spannend om te vragen naar de status van een opdracht en mensen zijn vaak onzeker over hoe ze de klant het beste kunnen benaderen. Onnodig, want bedrijven of ondernemers waarderen het juist als je wat extra aandacht aan ze schenkt.

Een offerte opvolgen lijkt eng, maar een potentiële klant kan de klant de extra aandacht meestal wel waarderen.

Een offerte opvolgen maakt daar een belangrijk deel van uit. Want ook al heb je die vaak precies op maat gemaakt dan nog is het maar de vraag of de opdrachtgever dit ook zo ervaart. Een vriendelijke opvolgmail met korte toelichting maakt snel duidelijk wat je kansen zijn en of je de offerte nog moet aanpassen.

Laat weten dat er interesse is voor de opdracht

offertes van potentiële klanten nabellenHet maken en versturen van een duidelijke, volledige en scherp geprijsde offerte is lang niet altijd genoeg om een klant over de streep te trekken.

Achteraf de offerte opvolgen per e-mail, of telefonisch navragen wat de status is of wanneer de beslissing wordt genomen, kan veel helpen. Juist startende of kleine ondernemers kunnen hierin goed scoren. Andere bedrijven hebben vaak al klanten en niet altijd voldoende tijd om offertes goed op te volgen.

Offertesoftware kan helpen

De startende ondernemer kan hierin uitblinken en zichzelf ermee verkopen. De prijs of kwaliteit is lang niet altijd doorslaggevend. Door je gezicht te laten zien laat je merken dat er interesse is in de opdracht. Een vriendelijke herinnering laat zien dat er tijd en motivatie voor is.

Offertes opvolgen is maatwerk en dus lastig te automatiseren. Toch kan offertesoftware hier wel bij helpen. Zo kan deze goed bijhouden welke nog openstaan, kun je hier notities van eerdere contactmomenten in kwijt en zo jezelf herinneren om je tijd in de juiste offerte te steken. Maar vervolgens moet je er wel zelf even aandacht voor nemen en indien nodig de offerte aanpassen. Pas dan is het opvolgen van een offerte echt succesvol.

Maak eenvoudig offertes met Gripp. Alles in je eigen huisstijl, inclusief digitaal laten tekenen. Automatiseer je klantcontact, projectmanagement en facturatie met de juiste CRM-software.

Voorbeelden van follow-up na versturen offerte

Veel ondernemers vinden offertes opvolgen spannend. Ze zijn bang dat ze hiermee de klant onder druk zetten. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Enkele voorbeelden van goede follow-up-momenten in de periode vlak nadat een offerte is gestuurd:

Na versturing (+/- 7 werkdagen na) offerte:

  1. Heeft u onze offerte correct ontvangen?
  2. Heeft u tijd gehad om deze in te zien?
  3. Voldoet de offerte aan uw verwachtingen?
  4. Heeft u nog aanvullingen?
  5. Wat is uw indruk van onze offerte?
  6. In welk opzicht bevalt ons aanbod u goed / niet goed?
  7. Bent u ook met andere partijen in gesprek?
  8. Hoe staan onze kansen voor het krijgen van de opdracht?
  9. Heeft u nog verdere informatie van ons nodig?
  10. Hoe is de stand van zaken momenteel?
  11. Zijn er nog onduidelijkheden?

Follow-up (verschillend per sector):

  1. Heeft u al een beslissing kunnen nemen?
  2. Wanneer gaat u de beslissing nemen?
  3. Waarom heeft u de beslissing nog niet genomen?
  4. Wat is de reden geweest om voor de door u gekozen partij te kiezen?
  5. Hoe is onze offerte in vergelijking met uw wensen / onze concurrenten?

Achteraf:

  1. Wat is de reden geweest om voor de (andere) offerte te kiezen?

Natuurlijk zijn er ook nog tientallen follow-ups te bedenken na de acceptatie van de offerte, de zogenaamde evaluatieperiode. Een goede projectadministratie is weer een hoofdstuk op zich, maar bovenstaande overzicht geeft een goed beeld van de stappen die na een offerte mogelijk zijn.

Veel van deze vragen zijn mogelijk doorslaggevend bij het wel of niet krijgen van de opdracht. Lang niet alle vragen zijn bij elke opdracht nodig, maar wat extra aandacht of informatie geeft vaak de doorslag.

Ben je ook veel tijd kwijt aan het maken van een offerte? Automatiseer stappen en bespaar tijd met goede offertesoftware.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over het opvolgen van een offerte zijn:

Hoe kan ik het beste een offerte opvolgen?

Het opvolgen van offertes kan het beste op een persoonlijke manier. Je kunt een e-mail sturen, maar telefonisch raak je sneller over je voorstel in gesprek. Goede offertesoftware kan helpen met het bijhouden van de status, notities of aanpassen van de offerte.

 

Wat is het juiste moment voor het opvolgen van offertes?

Wat een goed moment is hangt sterk af van de situatie. De meeste offertes kun je het beste opvolgen tussen de 4 en 7 werkdagen na het versturen hiervan.