Urenadministratie
Veel ondernemers houden een urenadministratie bij voor de Belastingdienst, maar het is ook nuttig voor jezelf. Je ziet hoeveel tijd je besteedt aan verschillende taken en of dat rendabel is. Verkoop je uren? Dan helpt de administratie je te bepalen hoeveel je kunt factureren.
Inhoud:
- Urencriterium voor belastingvoordelen
- Software voor urenadministratie
- Uren in Excel registreren
- Tijd vrijmaken voor de boekhouding
Als ondernemer voor de belastingdienst kun je in aanmerking komen voor fiscale voordelen. Daarvoor moet je minimaal 1.225 uren per jaar in je onderneming werken. Een andere reden is om inzicht te krijgen in je declarabele uren.
Uren bijhouden voor belastingvoordelen
Voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek moet je voldoen aan het urencriterium. Als dat duidelijk is, bijvoorbeeld door openingstijden van je winkel, of gefactureerde uren, is een urenregistratie niet nodig.
Als je vanuit huis werkt als zzp’er en weinig omzet hebt, kan het lastiger zijn om aan te tonen dat je genoeg uren werkt. Je kunt dit dan bewijzen door een urenadministratie bij te houden. De urennorm geldt per kalenderjaar. Alle uren die je aan je onderneming besteedt, tellen mee.
Software voor urenadministratie
Er is veel software waarin je uren kunt bijhouden. Veel boekhoudprogramma’s hebben er een losse functie voor, maar er zijn ook aparte tools voor urenregistratie. Sommige hiervan zijn speciaal gemaakt voor ondernemers met een eenmanszaak.
Meestal werken deze programma’s in de cloud, zodat je via een mobiele app eenvoudig je uren bijhoudt op je telefoon. Vaak kun je ze ook koppelen aan andere boekhoudsoftware, zodat je naast je uren ook de rest van je administratie makkelijk regelt.
Enkele softwareoplossingen voor de urenadministratie:
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren én uren registreren. Hiervoor heeft het een losse urenmodule. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ondersteuning per telefoon of e-mail en enkele handige koppelingen.
Laat medewerkers uren registreren op locatie met een app, druppel, inkloksysteem, bankpas of ov-chipkaart. Kloktijden koppelt het urenregistratiesysteem automatisch aan roostertijden. De geregistreerde uren kun je eenvoudig bijhouden op één centrale plek. Vanaf 3,25 euro per maand per medewerker.
Deze software is gestart als facturatieprogramma en dat zie je erin terug. Uren houd je eenvoudig bij via een mobiele app. Je kunt een omschrijving, contact of project toevoegen en en aangeven of je uren declarabel zijn. Er werken al 300.000 ondernemers met Moneybird.
Biedt een simpele app voor de urenregistratie. Inclusief timer, waarmee je projecten en klussen eenvoudig mobiel bijhoudt. Gewerkte uren zet je eenvoudig om naar een factuur en deze boek je direct in het boekhoudprogramma zelf. Biedt het ook een oplossing voor de rittenregistratie.
Met de iOS- of Android-app kun jij, collega's of medewerkers eenvoudig zelf uren bijhouden. Koppel klanten en taken aan jouw uren en beslis zelf of je gebruik maakt van taak- of klantdetails. Inclusief (in .pdf of .csv downloadbare) rapportages. Gratis voor zzp'ers (één gebruiker).
Uren in Excel registreren
Je kunt ook je gewerkte uren in Excel bijhouden. Voor de fiscale voordelen als de zelfstandigenaftrek of startersaftrek is een simpel overzicht met je uren voldoende.
Een goede urenadministratie kan ook veel inzicht geven in hoeverre je uren en activiteiten rendabel zijn. Vaak wil je niet alleen het totaal weten, maar ook hoeveel uur je een klant of project kunt declareren. Als je een overzicht maakt in Excel, is het daarom ook handig om gelijk je uren te koppelen aan een klant of project. Een extra kolom waarin je een project- of klantnummer kunt noemen is daarvoor voldoende.
Verder kun je niet-declarabele uren splitsen in verschillende categorieën zoals administratie, vervoer, acquisitie, onderhoud, etc. Op die manier kun je later eenvoudig terugzien waar jij je tijd zoal aan spendeert. Zie hier een voorbeeld van een Excel-administratie van onze redactie.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
Je uren dagelijks bijhouden
Bepaal wanneer en hoe vaak je de urenadministratie bij wilt gaan houden. Zeker in het begin, wanneer je er veel wisselende werkzaamheden hebt, is het aan te raden om elke dag de administratie bij te werken. Met een mobiele app is dat weinig werk en het helpt om te onthouden hoelang je overal precies mee bezig bent geweest.
Je mag het wat afronden op hele of halve uren, maar zorg dat je overzicht betrouwbaar blijft. In plaats van dat je aangeeft dat je op één dag al je tijd aan één project hebt besteed, kun je de uren verder specificeren. Denk aan je reistijd, administratie of taken als het bijwerken van je website of het maken van een offerte. Zolang je de tijd investeert om hier uiteindelijk zakelijke voordelen uit te halen, telt het mee voor het urencriterium.
