e-boekhouden

Gewerkte uren bijhouden in Excel

Uren bijhouden is niet verplicht, maar vaak wel verstandig. Met een eenvoudige urenregistratie krijg je inzage in het verloop van projecten of de productiviteit van je medewerkers. Excel is vaak de eerste keus. Het is gratis, snel en je hebt er al ervaring mee. Tips om goed je gewerkte uren bij te houden in Excel.

Waarom je gewerkte uren bijhouden

In Excel gewerkte uren registrerenEr zijn verschillende redenen waarom je gewerkte uren bij wilt houden. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat je als zelfstandige aan het urencriterium van de belastingdienst voldoet voor ondernemersaftrek.

Als je geen bewijs hebt dat je 1.225 uur per jaar maakt, zoals medewerkers op de loonlijst, kan de belastingdienst om je urenregistratie vragen.

Uren registreren per project

Daarnaast wil je van verschillende projecten de voortgang bijhouden. Zo zie je direct welk project volgens plan loopt en wat je kunt factureren bij de klant. Zonder urenregistratie loop je achteraf het risico dat je een te ruwe of zelfs foutieve schatting van de uren maakt. Dat maakt de kans groter dat een project uitloopt of dat je waarschijnlijk te weinig in rekening brengt.

Door je uren te registreren verklein je de kans dat een project uitloopt of dat je te weinig in rekening brengt.

Gewerkte uren registreren in een boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Zelf vergelijken? Zie het overzicht met urenregistratie-programmas.

Tevens is het waardevol te weten welke activiteiten jou of je medewerkers veel tijd kosten, maar daarentegen weinig rendabel zijn. Misschien kun je deze beter inruilen voor werkzaamheden die juist meer opleveren, omdat ze goed te declareren zijn.

Weet welke activiteiten jou of je medewerkers veel tijd kosten, maar weinig opleveren.

1 op de 4 houdt uren bij in Excel

uren bijhoudenSoms is bijhouden van uren inbegrepen in je boekhoudprogramma. Dan is dat meestal je eerste keus. Als deze geen urenregistratie aanbiedt is investeren in een app of softwareprogramma voor urenregistratie lang niet altijd nodig.

Van de ondernemers met maximaal 20 werknemers, kiest één op de vier er bewust voor om de urenregistratie in Excel of een vergelijkbaar offline programma bij te houden.

Het fijne aan uren bijhouden in Excel is dat je het programma misschien toch al op je computer hebt staan, waardoor je gemakkelijk en zonder extra kosten met je administratie aan de slag kunt. Ook kan je tegenwoordig online in een Excel-blad (samen)werken.

Gewerkte uren bijhouden in Excel

Een Excel-bestand heeft als voordeel dat je het volledig naar eigen wens kunt inrichten. Net als in een softwareprogramma kun je in een Excel-urenregistratie automatisch totalen, gemiddelden en verhoudingen berekenen. Tenslotte maakt het voor de belastingdienst niet uit in welke vorm je het levert, als je maar kunt bewijzen dat je voldoet aan de 1.225 uur per jaar. Belangrijker is dat je het bijhouden van de uren consequent doet. En dus wil je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken.

administratie in excelHoe je een Excel-werkblad het beste inricht verschilt per onderneming. Ben je zzp’er? Dan is het belangrijk een onderscheid per klant en/of project te kunnen maken. Een midden- of kleinbedrijf wil ook een urenregistratie van personeel bijhouden.

Daarnaast wil je waarschijnlijk in Excel bijhouden waar je je uren precies aan besteedt. Niet alleen directe uren, maar ook indirecte uren zoals acquisitie, boekhouding, onderzoek en sociale media zijn besteed aan de zaak. Geef ook aan welke uren je wel en welke je niet in rekening brengt bij de klant.

Urenregistratie Excel-sjablonen

Online zijn talloze kant-en-klare werksjablonen te vinden voor je urenregistratie in Excel. Het makkelijkste is om een eenvoudig sjabloon of template te zoeken en deze naar je eigen behoeften aan te passen. Zorg dat je een start- en eindtijd kunt invoeren, waarna het totaal aantal gewerkte uren automatisch in een derde kolom verschijnt. Omschrijf ook aan welke activiteit de uren zijn opgegaan, op welke datum, voor welke klant of welk project, door welke medewerker en mogelijk het bijbehorende uurtarief voor de facturatie.

Online zijn talloze kant-en-klare werksjablonen te vinden voor je urenregistratie in Excel.

Ook erg handig: je kernactiviteiten scheiden van je ondersteunende werkzaamheden. Dit is niet alleen belangrijk voor het urencriterium, maar ook voor inzage in je werkverdeling. Welk aantal gewerkte uren is nu echt besteed aan rendabele activiteiten en als je moet kiezen waar kun je dan beter je tijd in steken?

Je kunt bijvoorbeeld categorieën hanteren voor terugkerend werk als administratie, (voor)onderzoek, acquisitie en productie. Voor de verschillende categorieën kun je wederom totalen en gemiddelden automatisch laten berekenen in Excel.

Onderweg gewerkte uren bijhouden in Excel

Registreer automatisch uren met software of apps

Naast het bijhouden van de uren, kun je er ook voor kiezen om de hele boekhouding in Excel bij te houden. Je bespaart kosten van software, toch is dat niet altijd aan te raden. Excel voorziet in veel gemakken, maar je loopt altijd het risico dat je bestand onbruikbaar of verloren raakt.

Daarnaast ben je er altijd invoertijd aan kwijt, ondanks de nodige automatische berekeningen die Excel kan maken. Omdat zelf invoeren onvermijdelijk is bij Excel maak je hiermee sneller fouten in je administratie. Als je hier tijd wilt besparen, kun je kiezen voor een boekhoudprogramma dat ook urenregistratie bevat, of voor losse apps of een urenregistratieprogramma.

Vaak regelt zo’n app of programma je urenregistratie en facturatie in één en bespaar je gelijk tijd met het automatisch opstellen van facturen.

Gewerkte uren met een boekhoudprogramma registreren? probeer e-Boekhouden gratis uit! Zelf vergelijken? Zie ons overzicht met urenregistratie-programmas.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een urenregistratie in Excel zijn:

Wat is een goed template voor een urenadministratie?

Je kunt in Excel zelf de indeling maken maar voor de urenregistratie biedt Microsoft ook sjablonen. Online zijn er ook verschillende sjablonen die je kunt downloaden. Soms bieden boekhouders ook een voorbeelbestand voor de registratie van uren.

Hoe kan ik het beste mijn uren bijhouden in Excel?

Je kunt in Excel eenvoudig je uren bijhouden door dagelijks aan het einde van je werkdag aan te geven welke taken je hebt uitgevoerd en hoeveel tijd je hiermee bezig was. Voor bijvoorbeeld het urencriterium is dit voldoende. Wil je een urenregistratie vanuit waar je direct kunt factureren of kunt zien wat je uren opleveren? Dan is een urenregistratie-app of boekhoudprogramma meestal een betere keuze.