menu

Gewerkte uren bijhouden in Excel

Uren bijhouden is niet verplicht, maar vaak wel verstandig. Zo krijg je inzage in het verloop van projecten, offertes of de productiviteit van je medewerkers. Hiervoor is Excel vaak de eerste keus: het is gratis, gemakkelijk en uitgebreid. Tips en uitleg om goed je gewerkte uren bij te houden in Excel.

Gewerkte uren bijhouden in Excel

Waarom je gewerkte uren bijhouden?

Er zijn verschillende redenen om je gewerkte uren bij te houden. Ten eerste om aan te tonen dat je als zelfstandige aan het urencriterium van de belastingdienst voldoet, zodat je ondernemersaftrek kunt krijgen. Als je geen ander bewijs hebt voor het feit dat je 1225 uur per jaar maakt, zoals medewerkers op de loonlijst, zal de belastingdienst namelijk om je urenregistratie vragen.

Daarnaast wil je van verschillende projecten de voortgang bijhouden, niet op zijn minst om de gemaakte uren te factureren bij de klant. Te vaak wordt achteraf een ruwe en foutieve schatting gemaakt van de uren, in plaats van deze daadwerkelijk bij te houden. Zo maak je het risico dat een project uitloopt dermate groter, laat staan dat je waarschijnlijk te weinig uren in rekening brengt.

Tevens is het waardevol te weten welke activiteiten jou of je medewerkers veel tijd kosten, maar daarentegen weinig opleveren. Misschien kun je deze beter inruilen voor werkzaamheden die juist meer opleveren, en dus rendabel zijn.

1 op de 4 houdt gewerkte uren bij in Excel

Investeren in een softwareprogramma voor urenregistratie is lang niet altijd nodig. Van de ondernemers met maximaal 20 werknemers, kiest één op de vier er bewust voor om de urenregistratie in Excel of een vergelijkbaar offline programma bij te houden. Het fijne aan Excel is dat je het misschien toch al op je computer hebt staan, waardoor je gemakkelijk en zonder extra kosten met je administratie aan de slag kunt. Ook kan je tegenwoordig online in een Excel-blad (samen)werken.

Excel heeft daarnaast als voordeel dat je het volledig naar eigen wens kunt inrichten. Net als in een softwareprogramma kun je dan ook automatisch totalen, gemiddelden en verhoudingen berekenen. Tenslotte maakt het voor de belastingdienst niet uit in welke vorm je het levert, als je maar kunt bewijzen dat je voldoet aan de 1225 uur per jaar. Belangrijker is dat je het consequent doet. En dus wil je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken.

Neem deze zaken op in je Excel-urenregistratie

Hoe kun je je werkblad nu het beste inrichten? Dat zal per onderneming verschillen. Ben je zzp’er? Dan is het belangrijk een onderscheid per klant en/of project te kunnen maken. Een midden- of kleinbedrijf wil tevens het aantal uren per medewerker kunnen bijhouden. Daarnaast wil je waarschijnlijk inzien waar je je uren precies insteekt. Niet alleen directe uren, maar ook indirecte uren zoals acquisitie, boekhouding, onderzoek en sociale media zijn uren die je maakt voor de zaak. Geef ook aan welke uren je wel en welke je niet in rekening brengt bij de klant.

Online zijn talloze kant-en-klare werksjablonen te vinden voor je urenregistratie in Excel. Het makkelijkste is om hier een van te gebruiken en deze eventueel naar je eigen behoeften aan te passen. Zorg dat je een start- en eindtijd kunt invoeren, waarna het totaal aantal gewerkte uren automatisch in een derde kolom verschijnt. Omschrijf ook aan welke activiteit de uren zijn opgegaan, op welke datum, voor welke klant of welk project, door welke medewerker en mogelijk het bijbehorende uurtarief om in rekening te brengen.

Ook erg handig: je kernactiviteiten scheiden van je ondersteunende werkzaamheden. Dit is niet alleen belangrijk voor het urencriterium, maar ook voor inzage in je werkverdeling. Is het aantal uren gespendeerd aan een activiteit rendabel? Waar zou in vergelijking meer tijd in moeten worden gestoken? Je kunt bijvoorbeeld categorieën hanteren voor terugkerend werk als administratie, (voor)onderzoek, acquisitie en productie. Voor de verschillende categorieën kun je wederom totalen en gemiddelden automatisch laten berekenen in Excel.

Automatisch uren bijhouden met software

Naast het bijhouden van de uren, kun je er ook voor kiezen om de hele boekhouding in Excel bij te houden. Je bespaart kosten van software, toch is dat niet altijd aan te raden. Excel voorziet in veel gemakken, zeker voor ondernemingen met een lichte administratielast. Ondanks de nodige automatische berekeningen die Excel kan maken, ben je er altijd invoertijd aan kwijt. Omdat eigenhandig invoeren onvermijdelijk is bij Excel, zul je sneller fouten maken in je administratie.

Als je hier de nodige tijd wilt besparen, kun je kiezen voor een boekhoudprogramma dat ook urenregistratie bevat, of voor een los urenregistratieprogramma. Vaak regelt zo’n programma je urenregistratie en facturatie in één, en bespaar je gelijk tijd met het automatisch opstellen van facturen.