e-boekhouden

Algemene voorwaarden

Elk bedrijf hanteert eigen regels. Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar meestal wel verstandig om te doen. Lees wat algemene voorwaarden precies zijn, hoe je eraan komt en zorgt dat ze geldig zijn.

Algemene voorwaarden opstellen is niet het eerste waar je aan denkt als je wilt beginnen met ondernemen. Daarnaast is lang niet elke ondernemer bekend met zijn juridische risico’s. Toch zijn deze aanvullende voorwaarden genoemd, belangrijk. Zonder deze voorwaarden trek je als ondernemer vaak aan het kortste eind.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaardenAlgemene voorwaarden zijn aanvullende voorwaarden die niet standaard in je offerte of opdracht staan beschreven. Want veel zaken wisselen per project maar het overgrote deel is altijd hetzelfde. Hoe je bijvoorbeeld wenst te reageren als je bedrijf afbrandt en je een bestelde dienst niet kunt leveren bijvoorbeeld. Dat soort zaken kun je dan ook in een standaard document afdekken. Dit zijn je algemene voorwaarden die je standaard bij elke klant hanteert.

Deze zijn alleen aanvullend, dus voor punten die niet in de offerte beschreven staan. Dingen zoals de prijs, de dienst, de opzeg- of levertermijn zijn meestal wel schriftelijk afgesproken. Deze voorwaarden zijn er dus alleen voor punten die je niet in een offerte noemt.

Met offertesoftware verstuur je bij elke offerte automatisch je voorwaarden mee. Vergelijk makkelijk en snel met ons overzicht van offertesoftware.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht

Uit onderzoek van Reaal, gehouden in oktober 2018, bleek dat bijna de helft (45,6%) van alle ondernemers geen of gedateerde algemene voorwaarden heeft opgesteld. Slechts een derde (32,6%) controleert jaarlijks of vaker zijn leveringsvoorwaarden.

De helft van alle ondernemers heeft geen of alleen oude algemene voorwaarden.

Meestal is dat geen enkel probleem. De meeste klanten denken graag met je mee als er zaken uit de offerte niet duidelijk zijn. Maar soms gaat het mis omdat de klant een andere oplossing ziet dan jij. Als het misgaat kan dat soms snel tot grote kosten leiden. Het ontbreken van actuele en volledige leveringsvoorwaarden leidt volgens de verzekeraar vaak tot kostbare conflicten.

Het is onmogelijk om in elke offerte alle mogelijke scenario’s af te dekken. Vandaar dat er algemene voorwaarden zijn bedacht. Zo kun je toch die ene offerte in een paar uur volledig maken en alle zaken die je niet beschrijft afdekken met aanvullende voorwaarden.

Heb je risico’s ziekte of arbeidsongeschiktheid al afgedekt? Op Yezzer kun je de laagste premies en beste voorwaarden vanĀ AOV verzekeringen vergelijken.

Zelf voorwaarden opstellen

Je kunt ze gewoon zelf schrijven. Pas hier wel altijd mee op. Hoe weet je nu zeker dat je alles hebt afgedekt? Vandaar dat wij kleine ondernemers altijd afraden om zelf zomaar algemene voorwaarden op te stellen. Beter is het om algemene voorwaarden te hanteren die door juristen zijn gecontroleerd.

Als je juristen voor jou algemene voorwaarden laat opstellen krijg je waarschijnlijk de beste dekking. Maar ook de hoogste rekening, en als je nog meer net begonnen hebt en een kleine eenmanszaak hebt dan wil je jouw geld misschien liever ergens anders besteden. Gelukkig kun je meestal vrij gemakkelijk juridisch geldende voorwaarden vinden. Bij de Kamer van Koophandel kun je voor een of twee tientjes al aanvullende voorwaarden van verschillende branches kopen.

Een andere manier is om bij de geschikte branchevereniging hiernaar te vragen. Meestal hebben deze wel eigen algemene voorwaarden die voor de branche gemaakt zijn. Deze worden door tientallen bedrijven gebruikt en zijn door diverse juristen gecontroleerd. De kans dat hiermee zaken dan ook vergeten zijn is relatief laag. Via sites alsĀ VeiligDoen.nl kun je aanvullende voorwaarden op maat laten maken.

Aanvullende voorwaarden hanteren

Enkel algemene voorwaarden hebben is niet genoeg. Deze zijn pas geldig als je kunt aantonen dat je voldoende moeite hebt gedaan om de klant hierover te informeren. Bij een geschil pas gaan zwaaien met juridische papieren heeft dus geen zin.

Je voorwaarden zijn pas geldig als je kunt aantonen dat je de klant hierover hebt geinformeerd.

Als je offertes verstuurt, stuur dan ook altijd een kopie van je voorwaarden mee. Per e-mail kan natuurlijk ook, maar vraag even om een ontvangstbevestiging. Verder zijn je voorwaarden enkel geldig als deze redelijk zijn (vaag begrip) en niet in strijd zijn met de Nederlandse en Europese wetgeving (duidelijker begrip). Tussentijds aanpassen van de algemene voorwaarden is wel toegestaan maar dat is voor de klant wel reden tot ontbinding van de overeenkomst. Pas dus op voor je dit doet.

Algemene voorwaarden deponeren

BrievenbusEr gaan geruchten rond dat algemene voorwaarden alleen geldig zouden zijn als deze zijn gedeponeerd bij de notaris. Dit is niet waar. Je moet ze alleen actief hanteren en vooraf aan de klant duidelijk maken.

Deponeren maakt het wel makkelijker om aan te tonen dat deze tussentijds niet zijn gewijzigd, en om ze openbaar te maken. Grote bedrijven willen deze nog wel eens opvragen en op deze manier zijn ze publiekelijk opvraagbaar, maar dat hoeft niet bij de notaris. Je kunt ze dus ook publiekelijk op je website plaatsen en met alle offertes meesturen. Hiermee is het zelfs makkelijker om een klant van jouw regels op de hoogte te brengen, dan wanneer je deze zou hebben gedeponeerd bij een notaris.