Combined Shape menu

Algemene voorwaarden

Het is vaak niet het eerste waar je aan denkt als je wilt beginnen met ondernemen. Algemene voorwaarden, ook wel aanvullende voorwaarden genoemd. Toch krijgt uiteindelijk elke ondernemer vroeg of laat een ontevreden klant over een punt dat niet in het standaard contract verwerkt is. Het is onmogelijk om in elke offerte alle mogelijke scenario’s af te dekken. Vandaar dat er algemene voorwaarden zijn bedacht.

Wat zijn algemene voorwaarden
Veel zaken wisselen per project maar het overgrote deel is altijd hetzelfde. Hoe je bijvoorbeeld wenst te reageren als je bedrijf afbrand en je een bestelde dienst niet kunt leveren bijvoorbeeld. Dat soort zaken kun je dan ook in een standaard document afdekken. De in eerste instantie belangrijke zaken als je voor een klant gaat werken, zoals de prijs, de dienst, de opzeg- of levertermijn zijn zaken die in de meeste gevallen wel schriftelijk worden afgesproken. Maar toch is het onmogelijk om altijd alle details vast te leggen. Vandaar dat er algemene voorwaarden gehanteerd worden. Zo kun je toch die ene offerte in een paar uur volledig maken en alle zaken die je niet beschrijft afdekken met je algemene voorwaarden.

Hoe kom je aan algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden kun je gewoon zelf schrijven. Pas hier wel altijd mee op. Hoe weet je nu zeker dat je alles hebt afgedekt? Vandaar dat wij kleine ondernemers altijd afraden om zelf zomaar algemene voorwaarden te schrijven. Beter is het om algemene voorwaarden te hanteren die door juristen zijn gecontroleerd. Het is meestal vrij gemakkelijk hier aan te komen. Bij de Kamer van Koophandel kun je voor een of twee tientjes al algemene voorwaarden van verschillende branches kopen.

Een andere manier is om bij de geschikte branchevereniging hiernaar te vragen. Meestal hebben deze wel eigen algemene voorwaarden die voor de branche gemaakt zijn. Deze worden door tientallen bedrijven gebruikt en zijn door diverse juristen gecontroleerd. De kans dat hiermee zaken dan ook vergeten zijn is relatief laag. Via sites als VeiligDoen.nl kun je algemene voorwaarden op maat laten maken.

Algemene voorwaarden hanteren
Enkel het hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. Deze zijn enkel geldig als je kunt aantonen dat je voldoende moeite hebt gedaan om de klant hierover te informeren. Bij een geschil pas gaan zwaaien met juridische papieren heeft dus geen zin. Als je offertes verstuurd, stuur dan ook altijd een kopie van de algemene voorwaarden mee. Per e-mail kan natuurlijk ook, maar vraag even om een ontvangstbevestiging. Verder zijn algemene voorwaarden enkel geldig als deze redelijk zijn (vaag begrip) en niet in strijd zijn met de Nederlandse en Europese wetgeving (duidelijker begrip). Tussentijds aanpassen van de algemene voorwaarden is wel toegestaan maar dat is voor de klant wel reden tot ontbinding van de overeenkomst. Pas dus op voor je dit doet.

Algemene voorwaarden deponeren
Er gaan geruchten rond dat algemene voorwaarden enkel geldig zouden zijn als deze bij de notaris gedeponeerd zijn. Dit is niet waar. De enige vereisten zijn dat ze gehanteerd moeten worden en aan de klant vooraf duidelijk gemaakt moeten zijn. Deponeren maakt het wel makkelijker om aan te tonen dat deze tussentijds niet zijn gewijzigd, en om ze openbaar te maken. Grote bedrijven willen deze nog wel eens opvragen en op deze manier zijn ze publiekelijk opvraagbaar, maar dat hoeft niet bij de notaris. Je kunt ze dus ook publiekelijk op je website plaatsen en met alle offertes meesturen. Hiermee is het zelfs makkelijker om een klant van jouw regels op de hoogte te brengen, dan wanneer je deze zou hebben gedeponeerd bij een notaris.