Urenregistratie personeel
Zodra je medewerkers aanneemt ben je verplicht om een urenregistratie van je personeel bij te houden. Al is dat voor de meesten alleen een formaliteit en willen ze vooral inzicht in de uren van projecten en werkzaamheden. Hoe doe je deze registratie het makkelijkst en waar moet je op letten?
Inhoud:
- Urenregistratiesoftware
- Waarom de uren van personeel bijhouden?
- Waar moet je rekening mee houden?
- Hoe hou je de gewerkte uren bij?
- Urenregistratie koppelen met boekhouding
Urenregistratie-software voor personeel
Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar om de urenregistratie van personeel bij te houden.
Exact
Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact dé keuze van ruim 9000 accountants.
e-Boekhouden.nl
Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.
Rompslomp.nl
Rompslomp is hét meest eenvoudige facturatie en boekhoudprogramma, speciaal gemaakt voor ZZP'ers en kleine ondernemers. Je administratie wordt veilig opgeslagen en met onze handige app kun je altijd je administratie bekijken. Boekhouden wordt aangenaam met Rompslomp.nl!
Probeer het gewoon zelf gratis uit op Rompslomp.nl
Waarom moet je een urenregistratie van personeel bijhouden?
Je bent als werkgever verplicht om de arbeids- en rusttijden van werknemers bij te houden. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan via deze tijdregistratie controleren of je onderneming de wet naleeft.
Je moet verplicht arbeids- en rusttijden van personeel bijhouden.
Al is dit vrij beperkt. Als je alle ziekte- en vakantiedagen of -uren bijhoudt en daarnaast duidelijke werk- en pauzetijden hanteert dan heb je al snel een goed beeld van de gewerkte uren. Deze registratie moet je minimaal 52 weken bewaren.
Welke uren van medewerkers moet je registreren?
Het is belangrijk om niet alleen de reguliere gewerkte uren bij te houden, maar ook de toeslag-, verlof en ziekte-uren. Daarnaast is het goed om na te denken over hoe je de uren bijhoudt van oproepkrachten.
Voor iemand met een fulltime contract hoef je niet elk uur concreet vast te leggen, zo lang je maar rekening houdt met pauzes en rusttijden. Je bent altijd verplicht de urenregistratie van personeel bij te houden, ongeacht de arbeidsovereenkomst. Voor het niet hebben van een arbeids- en rusttijdregistratie kan je per direct een boete krijgen. Deze varieert van 100 euro tot 10.000 euro per medewerker.
Inzicht in de uren van projecten en klanten
Voor de wet is de registratie vrij beperkt. De meeste bedrijven die nauwkeurig een urenregistratie van personeel bijhouden doen dit vooral om hiermee inzicht te krijgen in projecten. Ze berekenen zo hoeveel uren ze aan klanten kunnen declareren, of wat de kosten van bepaalde projecten zijn geweest.
Ook geeft het bij sommige werkzaamheden een indicatie van hoe het personeel functioneert. Zo wil je van een oproepkracht of freelancer mogelijk elk gewerkt uur kunnen vastleggen.
Hoe hou je de gewerkte uren bij?
Veel bedrijven registreren handmatig gewerkte uren in Excel. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer tijd dit handmatige werk kost. Daarnaast is de kans op invoerfouten groot. Er zijn naast het zelf invoeren ook andere manieren die het voor jou én je personeel makkelijker maken:
- Laat werknemers zelf uren online bijhouden
Door je werknemers zelf een overzicht van de uren te laten maken geef je hen een controle-moment op hun gewerkte uren. Het scheelt jou als werkgever natuurlijk tijd als je werknemers zelf hun urenregistratie bijhouden. Zorg er dan wel voor dat dit voor je werknemers eenvoudig is.
Voor een simpel overzicht van ziekte- of vakantiedagen is Excel vaak voldoende. Wil je per project inzicht in de uren? Dan is een online urenregistratie-app waarschijnlijk eenvoudiger om de uren in bij te houden. Je werknemer wil namelijk niet teveel tijd verliezen aan het registreren van uren.
- Automatiseer met een prikklok
Om het nóg makkelijker te maken is het automatiseren van de urenregistratie ook een optie. Door in je software een prikklok in te stellen kunnen je werknemers met een pasje of sleutelhanger in- en uitklokken. De gewerkte uren worden dan automatisch in de software bijgewerkt, wat natuurlijk een nauwkeurige registratie van de uren oplevert.
- Automatiseer via urenregistratie-software
Wil je niet alleen weten wanneer iemand werkte maar ook welke werkzaamheden door welke medewerker zijn uitgevoerd of aan welk project door wie is gewerkt? Dan is goede software voor de urenregistratie waarschijnlijk geen overbodige luxe. Hiermee kun je direct inzicht krijgen hoeveel uren aan elke klant of project is besteed. Als werkgever monitor je de kosten makkelijker en krijg je meer inzicht in het verschil tussen de geplande en gewerkte tijden.
Urenregistratie koppelen aan boekhouding
Zoals al eerder gezegd maakt software het een stuk makkelijker om de urenregistratie van je personeel accuraat bij te houden. Wanneer je je hierin verdiept is het goed te kijken naar de mogelijke koppelingen.
Een koppeling met je boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de gewerkte uren automatisch in je boekhouding staan. Dit zorgt er ook voor dat het factureren van tijd makkelijker en sneller kan. Ook kun je in de software vaak uurtarieven instellen per functie, waardoor je dit niet maandelijks hoeft aan te passen in je facturatie.
Daarnaast heeft tijdregistratie-software vaak ook een feature waarbij een melding krijgt als er afwijkingen zijn in de urenregistratie, zoals wanneer overuren te hoog oplopen. Dit geeft je een extra controle of je aan de wetgeving voldoet.
Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.