Urenregistratie personeel
Zodra je medewerkers aanneemt moet je verplicht een urenregistratie van je personeel bijhouden. Al is dat vooral een formaliteit, inzicht in de uren van projecten en werkzaamheden kan handig zijn. Hoe registreer je uren eenvoudig en waarop moet je letten bij online urenregistratie-software?
Inhoud:
- Urenregistratiesoftware
- Waarom de uren van personeel bijhouden?
- Waar moet je rekening mee houden?
- Hoe hou je de gewerkte uren bij?
- Urenregistratie koppelen met boekhouding
Urenregistratie-software voor personeel
Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar om de urenregistratie van personeel bij te houden.
Exact
Met de software van Exact heb je je urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden in 1 handig programma en het geeft je grip en bespaart je veel tijd. De slimme software verbetert je cashflow en werkt altijd en overal.
e-Boekhouden.nl
Overal eenvoudig uren registreren, boekhouden & factureren op een manier die je begrijpt. 15 maanden helemaal GRATIS! Trustpilotbeoordeling 9,3! Maak nu je gratis account aan.
Shiftbase
Veel bedrijven houden hun gewerkte uren nog bij in Excel, een tijdrovende klus. Om duidelijk overzicht te houden en fouten te voorkomen, kun je de gewerkte tijden bijhouden met onze online urenregistratie software, Shiftbase.
Moet personeel een urenregistratie bijhouden?
Je bent als werkgever verplicht om de arbeids- en rusttijden van werknemers bij te houden. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan via deze tijdregistratie controleren of je onderneming de wet naleeft.
Al is de verplichte tijdregistratie beperkt. Als je alle ziekte- en vakantiedagen of -uren bijhoudt en daarnaast duidelijke werktijden en pauzes hanteert dan heb je al snel een goed beeld van de gewerkte uren. Deze registratie moet je minimaal 52 weken bewaren.
Je moet verplicht arbeids- en rusttijden van personeel bijhouden.
Welke uren van medewerkers moet je registreren?
Het is belangrijk om niet alleen de reguliere gewerkte uren bij te houden, maar ook de toeslag-, verlof en ziekte-uren. Daarnaast is het goed om na te denken over hoe je van oproepkrachten de gemaakte uren goed bijhoudt.
Voor iemand met een fulltime contract hoef je niet elk uur concreet vast te leggen, zo lang je maar rekening houdt met pauzes en rusttijden. Je bent altijd verplicht de urenregistratie van personeel bij te houden, ongeacht de arbeidsovereenkomst. Voor het niet hebben van een arbeids- en rusttijdregistratie kan je per direct een boete krijgen. Deze varieert van 100 euro tot 10.000 euro per medewerker.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
Inzicht in de uren van projecten en klanten
Voor de wet is de registratie vrij beperkt. De meeste bedrijven die nauwkeurig een urenregistratie van personeel bijhouden doen dit vooral om met de geregistreerde uren inzicht te krijgen in projecten. Ze berekenen zo hoeveel uren ze aan klanten kunnen declareren, of wat de kosten van bepaalde projecten zijn geweest.
Ook geeft het bij sommige werkzaamheden een indicatie van hoe het personeel functioneert. Zo wil je van een oproepkracht of freelancer mogelijk elk gewerkt uur kunnen vastleggen.
Hoe kun je de gewerkte uren bijhouden?
Veel bedrijven registreren handmatig gewerkte uren in Excel. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer tijd dit handmatige werk kost. Daarnaast is de kans op invoerfouten groot. Er zijn naast het zelf invoeren ook andere manieren die het voor jou én je personeel makkelijker maken:
- Laat werknemers zelf gewerkte uren invoeren
Door je werknemers zelf een overzicht van de uren te laten maken geef je hen een controle-moment op de gemaakte uren. Het scheelt jou als werkgever natuurlijk tijd als je werknemers zelf hun urenregistratie bijhouden. Zorg er dan wel voor dat dit voor je werknemers eenvoudig is.
Voor een simpel overzicht van bijgehouden ziekte- of vakantiedagen is Excel vaak voldoende. Wil je per project inzicht in de uren? Dan is een online urenregistratie-app waarschijnlijk eenvoudiger om de uren in bij te houden. Je werknemer wil namelijk niet teveel tijd verliezen aan het registreren van uren.
- Automatiseer met een prikklok
Om het nóg makkelijker te maken is het automatiseren van de urenregistratie ook een optie. Door in je software een prikklok in te stellen kunnen je werknemers met een pasje of sleutelhanger in- en uitklokken. De software werkt de uren dan automatisch bij, wat een nauwkeurige registratie van de uren oplevert.
- Automatiseer via urenregistratie-software
Wil je niet alleen weten wanneer iemand werkte maar ook welke werkzaamheden door welke medewerker zijn uitgevoerd of aan welk project door wie is gewerkt? Dan is goede software voor de urenregistratie waarschijnlijk geen overbodige luxe. Met een urenregistratiesysteem heb je direct inzicht in hoeveel uren aan elke klant of project is besteed. Als werkgever monitor je de kosten makkelijker en krijg je meer inzicht in het verschil tussen de geplande en gewerkte tijden.
Urenregistratie koppelen aan boekhouding
Zoals al eerder gezegd maakt software het makkelijk uren accuraat bij te houden. Wanneer je je verdiept in de urenregistratie van je personeel is het goed te kijken naar de mogelijke koppelingen.
Een koppeling met je boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de gewerkte uren automatisch in je boekhouding staan. Dit zorgt er ook voor dat het factureren van tijd makkelijker en sneller kan. Ook kun je in de software vaak uurtarieven instellen per functie, waardoor je dit niet maandelijks hoeft aan te passen in je facturatie.
Gewerkte uren declarabel maken? De urenregistratie koppelen aan je boekhouding maak dit eenvoudig.
Daarnaast heeft tijdregistratie-software vaak ook een feature waarbij een melding krijgt als er afwijkingen zijn in de urenregistratie, zoals wanneer overuren te hoog oplopen. Dit geeft je een extra controle of je aan de wetgeving voldoet.
Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste programma’s kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.