Urenregistratie personeel
Als je medewerkers aanneemt heb je een urenregistratie nodig. Zo zie je direct hoeveel tijd je werknemers aan je onderneming werken. Deze registratie is verplicht, maar meestal ben jij de enige die deze uren controleert. Hoe leg je de urenregistratie van je werknemers het beste vast, en waarop moet je letten bij online urenregistratie-software?
Inhoud:
- Wettelijke verplichtingen
- Registratiesoftware en -apps
- Welke uren registreren
- Koppelen met boekhouding
Veel ondernemers laten medewerkers zelf ziekte- en vakantiedagen bijhouden. Soms regelen ze het overzicht pas als de inspectie ernaar vraagt. Toch heeft een urenregistratie voordelen. Je voorkomt gedoe rond ziekte of overuren. En met een urenapp zie je ook waaraan je medewerkers werken.
Een urenregistratie van medewerkers bijhouden
Je bent als werkgever verplicht om de arbeids- en rusttijden van werknemers bij te houden. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan via deze tijdregistratie controleren of je onderneming de Arbowet en Arbeidstijdenwet (ATW) naleeft.
Als je alle ziekte- en vakantiedagen of -uren bijhoudt, en van de werkdagen duidelijke werktijden en pauzes hebt, dan heb je al snel een goed beeld van het aantal gewerkte uren. Deze registratie moet je minimaal 52 weken bewaren.
De Inspectie controleert vooral bij meldingen of in risicosectoren. Toch is structuur fijn, zeker als je onderneming groeit. Zonder duidelijke afspraken over werktijden krijg je al snel gedoe over vakantiedagen of overuren. Hoe je dit aanpakt, verschilt per sector.
Medewerkers zelf uren laten registreren
Wat je registreert hangt af van hoeveel overzicht je nodig hebt, hoe je team werkt, en of je ook wilt koppelen met de loonadministratie of facturatie.
Veel ondernemers beginnen met een (gedeeld) Excel-bestand. Jij of je werknemers vullen de begin- en eindtijd in, of het aantal gewerkte uren. Dat werkt zolang het team klein is en iedereen netjes invult.
Als medewerkers zelf gewerkte uren in Excel bijhouden, kun je hier ook een overzicht per klant of project mee maken. Dit is vooral handig in de dienstverlening, als je wilt zien wat je kunt factureren. In winkels en horeca registreert het kassasysteem vaak ook meteen de werktijden. Wordt het drukker of werk je met wisselende roosters, dan kiezen veel ondernemers voor een app of online urenregistratiesysteem.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
Urenregistratie-software voor personeel
Er zijn verschillende apps en programma’s om de uren van je personeel bij te houden. Voor de wet zijn ze allemaal voldoende. Veel apps bieden extra functies, zoals een koppeling met de boekhouding. Zo kun je declarabele uren direct factureren of inzicht krijgen in de uren per klant of project.
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren én uren registreren. Hiervoor heeft het een losse urenmodule. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ondersteuning per telefoon of e-mail en enkele handige koppelingen.
Laat medewerkers uren registreren op locatie met een app, druppel, inkloksysteem, bankpas of ov-chipkaart. Kloktijden koppelt het urenregistratiesysteem automatisch aan roostertijden. De geregistreerde uren kun je eenvoudig bijhouden op één centrale plek. Vanaf 3,25 euro per maand per medewerker.
Deze software is gestart als facturatieprogramma en dat zie je erin terug. Uren houd je eenvoudig bij via een mobiele app. Je kunt een omschrijving, contact of project toevoegen en en aangeven of je uren declarabel zijn. Er werken al 300.000 ondernemers met Moneybird.
Welke uren van medewerkers wil je registreren?
Voor iemand met een fulltime contract hoef je niet elk uur te registreren. Als de werktijden en pauzes helder zijn heb je al snel een goed beeld. Al is het wel belangrijk om naast de gewerkte uren ook de overuren-, ziekte- en vakantiedagen bij te houden.
Registreer je via een app of systeem, dan zie je meer dan alleen uren. Je krijgt inzicht in waar tijd naartoe gaat: klantwerk, interne projecten, ziekte of overleg. Vooral in de dienstverlening is dat handig, omdat je snel ziet welke uren je kunt declareren. Maar ook in andere sectoren wil je het weten als er ergens onnodig tijd verloren gaat.
Freelancers, oproepkrachten en ploegendiensten
Als je medewerkers thuiswerken of flexibele uren hebben, is het wat belangrijker om de uren te registreren. Je voorkomt gedoe met heldere afspraken: hoeveel uur werk je per dag, hoe leg je het vast, en wat telt als werktijd? Vertrouwen en verantwoordelijkheid gaan goed samen, zolang je duidelijk bent over wat je verwacht.
Werk je met roosters, oproepkrachten of ploegendiensten, dan leg je ook die planning vast. Overuren noteer je los, net als ziekte- en verlofuren. In sommige sectoren, zoals zorg of techniek, hoort ook reistijd erbij als dat onderdeel is van de werktijd. Wat je precies moet bijhouden hangt af van je sector en afspraken.
Urenregistratie koppelen aan boekhouding
Een koppeling met je boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de gewerkte uren automatisch in je boekhouding staan. Ook kun je in de software vaak uurtarieven instellen per functie, waardoor je dit niet maandelijks hoeft aan te passen in je facturatie. Dit maakt de facturatie makkelijker en sneller.
Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste programma’s kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.
