Urenregistratie personeel
Als ondernemer is het verstandig om je uren goed bij te houden. Zodra je medewerkers aanneemt ben je verplicht om een urenregistratie van je personeel bij te houden. Al is dat voor de meesten alleen een formaliteit en willen ze vooral inzicht in projecten en werkzaamheden. Hoe doe je deze registratie het makkelijkst en waar moet je op letten?
Inhoud:
- Urenregistratiesoftware
- Waarom de uren van personeel bijhouden?
- Waar moet je rekening mee houden?
- Hoe hou je de gewerkte uren bij?
- Urenregistratie koppelen met boekhouding
Urenregistratie personeel
Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar om de urenregistratie van personeel bij te houden.
e-Boekhouden.nl
Overal eenvoudig uren registreren, boekhouden & factureren op een manier die u begrijpt. 15 maanden helemaal GRATIS! Trustpilotbeoordeling 9,3! Maak nu uw gratis account aan.
FaceClock
FaceClock | Gezichtsherkenning & Urenregistratie.
Zoek niet verder want in- en uitklokken is nu makkelijker en leuker dan ooit. Moderniseer je bedrijf en laat medewerkers voortaan in- en uitklokken met hun gezicht!
Rompslomp.nl
Dé makkelijkste urenregistratie app voor ondernemers - Registreer gemakkelijk je gewerkte uren & ritten - Gebruik onze handige timer - Zet je uren om naar een factuur - Maak nu je gratis account aan en probeer het zelf!
Waarom moet je een urenregistratie van personeel bijhouden?
Je bent als werkgever verplicht om de arbeids- en rusttijden van werknemers bij te houden. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan op die manier controleren of je onderneming de wet naleeft.
Je bent verplicht om arbeids- en rusttijden van personeel bij te houden.
Al is dit vrij beperkt. Als je alle ziekte- en vakantiedagen of -uren bijhoudt en daarnaast duidelijke werk- en pauzetijden hanteert dan heb je al snel een goed beeld. Deze registratie moet je minimaal 52 weken bewaren.
Waar moet je rekening mee houden
Het is belangrijk om niet alleen de reguliere gewerkte uren bij te houden, maar ook de toeslag-, verlof en ziekte-uren. Daarnaast is het goed om na te denken over hoe je de uren bijhoudt van oproepkrachten.
Voor iemand met een fulltime contract hoef je niet elk uur concreet vast te leggen, zo lang je maar rekening houdt met pauze- en rusttijden. Je bent altijd verplicht de urenregistratie van personeel bij te houden, ongeacht de arbeidsovereenkomst. Voor het niet hebben van een arbeids- en rusttijdregistratie kan je per direct een boete krijgen. Deze varieert van 100 euro tot 10.000 euro per medewerker.
Daarnaast hebben veel bedrijven ook een urenregistratie van personeel om hiermee inzicht te krijgen in projecten. Ze berekenen zo welke uren ze aan klanten kunnen declareren, of wat de kosten van bepaalde projecten zijn geweest. Daarnaast geeft het bij sommige werkzaamheden een indicatie van hoe het personeel functioneert. Zo wil je van een oproepkracht of freelancer mogelijk elk gewerkt uur kunnen vastleggen.
Hoe hou je de gewerkte uren bij?
Veel bedrijven registreren handmatig gewerkte uren in Excel. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer tijd dit handmatige werk kost. Daarnaast is de kans op invoerfouten groot. Er zijn naast het zelf invoeren ook andere manieren die het voor jou én je personeel makkelijker maken:
- Laat werknemers zelf uren online bijhouden
Door je werknemers zelf hun uren bij te laten houden geef je hen een controle moment op hun gewerkte uren. Het scheelt jou als werkgever natuurlijk tijd als je werknemers zelf hun urenregistratie bijhouden. Zorg er dan wel voor dat dit voor je werknemers eenvoudig is, door bijvoorbeeld goede software te gebruiken. Je werknemer wil namelijk niet teveel tijd verliezen aan urenregistratie.
- Automatiseer met een prikklok
Om het nóg makkelijker te maken is het automatiseren van de urenregistratie ook een optie. Door in je software een prikklok in te stellen kunnen je werknemers met een pasje of sleutelhanger in- en uitklokken. De uren worden dan automatisch in de software bijgewerkt, wat natuurlijk een nauwkeurige registratie oplevert.
- Automatiseer via urenregistratiesoftware
Wil je niet alleen weten wanneer iemand werkte maar ook welke werkzaamheden zijn uitgevoerd of aan welk project is gewerkt? Dan is goede software voor de urenregistratie waarschijnlijk geen overbodige luxe. Hiermee kun je direct inzicht krijgen aan welke klanten of projecten de meeste uren worden besteed. Als werkgever monitor je de kosten makkelijker en krijg je meer inzicht in het verschil tussen de geplande en gewerkte tijden.
Urenregistratie koppelen aan boekhouding
Zoals al eerder gezegd maakt software het een stuk makkelijker om de urenregistratie van je personeel accuraat bij te houden. Wanneer je je hierin verdiept is het goed te kijken naar de mogelijke koppelingen.
Een koppeling met je boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de gewerkte uren automatisch in je boekhouding staan. Dit zorgt er ook voor dat het factureren van tijd makkelijker en sneller kan. Ook kun je in deze software vaak ook uurtarieven instellen per functie, waardoor je dit niet maandelijks hoeft aan te passen in je facturatie.
Daarnaast heeft software vaak ook een feature waardoor je enkel een melding krijgt als er afwijkingen zijn in de urenregistratie, zoals wanneer overuren te hoog oplopen. Dit geeft je een extra controle of je aan de wetgeving voldoet.
Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van beste boekhoudprogramma’s voor het mkb.