Bedrijfsruimte inrichten

Als je eenmaal een bedrijfsruimte hebt betrokken, dan ben je er nog niet. Die kantoorruimte moet ook ingericht worden. Niet alleen de hoognodige bureaustoelen, computers, bureaus en koffiezetapparaten dien je aan te schaffen, vergeet ook de ordners, brandblussers en whiteboards niet.

Heb je als ondernemer de stap van zolderkamer naar zelfstandige bedrijfsruimte gemaakt, dan is het zaak om die ook in te richten. Zoiets verbetert niet alleen de sfeer en uitstraling van datgene wat je nu officieel je kantoor mag noemen, maar het kan ook bijdragen aan een fijnere werkomgeving waarin je op een geïnspireerde en overzichtelijke manier kan werken.

Maar waar moet je allemaal aan denken als je van plan bent om je bedrijfsruimte in te richten? Wij helpen je op weg met een handig overzicht van dingen die niet mogen ontbreken in je nieuwe kantoor.

Bureau. Het centrum van al jouw werkzaamheden op kantoor. Zonder bureau geen kantoor. Kies voor een stevig en groot genoeg bureau waar je niet alleen je computer op kwijt kan, maar waar je ook voldoende ruimte hebt om te typen, te schrijven, papieren neer te leggen en uiteraard koffie te drinken.

Bureaustoel. Een bureau kan natuurlijk niet zonder stoel. Kies hiervoor in elk geval voor gemak, want je zit hier zo veertig uur per week op.

Computer. Als ondernemer kan je gewoon niet zonder. Ondanks het gemak van tablets en laptops is een goede, snelle desktop-pc haast onmisbaar. Denk ook goed na over je monitor, want daar zul je heel wat uurtjes per week achter zitten. Het gemak en gebruik staat voorop, dus ga niet gelijk voor het mooiste beeldscherm, maar laat je goed inlichten.

Bureau-accessoires. Erg handig voor als je je dagelijkse zaken niet wil belemmeren met het lenen van spullen bij collegabedrijven in het kantoorpand of door steeds weer naar de winkel te rennen. Je kunt je bedrijfsruimte inrichten met minimaal een nietmachine, een paar goed werkende pennen, genoeg papier, plakband, een laptopsteun en natuurlijk een koffiemok.

Koffiezetapparaat. En daarmee komen we gelijk uit bij iets dat door sommige kantoorklerken als de heilige graal wordt beschouwd: het koffiezetapparaat. Kies niet gelijk voor de allergoedkoopste en simpelste optie, waarbij je bijvoorbeeld maar twee kopjes per keer kan zetten, want als je klanten hebt die regelmatig over de vloer komen, dan wil je die natuurlijk ook iets lekkers kunnen voorschotelen.

Whiteboard. Niet alleen gewenst als je met meerdere mensen werkt, maar ook als eenmanszaak is een whiteboard op kantoor een uitkomst. Ideaal voor het noteren van belangrijke agendapunten, toekomstplannen, schetsen en to do-reminders.

Archiefkast. Een archiefkast, opbergkast, kantoorkast of dossierkast mag niet ontbreken in je bedrijfsruimte als je graag het overzicht bewaart en geen belangrijke documenten kwijt wil raken. Gebruik deze kast niet alleen voor facturen, uitgeprinte emails, folders, promotiemateriaal, maar ook voor papieren van de belastingdienst, de Kamer van Koophandel, klantenbestanden et cetera. Zorg er te allen tijde voor dat alles goed geordend en afgebakend is, zodat niet alles door elkaar komt te liggen.

Mappen en ordners. Als onderdeel van je (archief)kast of gewoon binnen handbereik op je bureau, het gebruik van mappen en ordners kan erg handig zijn om bepaalde documenten snel te kunnen raadplegen of op te bergen. Ook als je diverse papieren op diverse dagen van de week nodig hebt kan een stapel mappen of A4-sorteerbakken uitkomst bieden.

Planten. Deze groene vrienden zorgen voor een leuke aankleding van je bedrijfsruimte. Maar pas op! Bij verkeerd gebruik kan een dor, slap of zelfs zwart en stervende plant ook veel afbruik doen aan de sfeer. Let dus bij het inrichten van je bedrijfsruimte goed op dat je kiest voor planten die wat langer mee kunnen gaan, tegen de gebruikte verlichting kunnen en het kan vaak ook geen kwaad als ze niet direct kapot gaan van restje oude koffie.

Lampen. Als je soms overwerkt kan het wel eens donker worden. Goede belichting is dan erg belangrijk, want te weinig licht kan funest zijn voor je ogen. En aangezien je het merendeel van de dag binnen zit is het van belang dat je voor verlichting kiest die fijn is voor je ogen. Kies niet voor te felle lampen, maar zeker ook niet voor te weinig licht.

Beveiliging. Misschien niet iets waar je direct aan denkt bij het inrichten van je bedrijfsruimte, maar daardoor niet geheel onbelangrijk. Natuurlijk zorg je ervoor dat het kantoor goed af te sluiten is, maar ook ín het kantoor moet je voor goede beveiliging zorgen. Laat je archiefkast bijvoorbeeld voorzien van een goed en stevig slot. Mocht er dan ooit een keer ingebroken worden, dan zorg je er in ieder geval voor dat je kast minder snel geopend wordt. Beveilig ook je laptop(s) en computer, want niemand zit erop te wachten dat zijn of haar bedrijfsgegevens op straat komen te liggen.

Brandpreventie. Ook zo’n maatregel waarvan je hoopt dat je die niet zal hoeven nemen. Toch moet je hier wel degelijk stil bij staan bij het inrichten van je bedrijfsruimte. Zo kan polyetherschuim, dat gebruikt wordt in sommige bureaustoelen, flink veel dichte rook veroorzaken. Plastic panelen kunnen giftige gassen afgeven bij brand. Zorg er daarom voor dat je in je kantoor een brandblusser, blusdeken, rookmelder en sprinklerinstallatie hebt zitten, zodat je op alles voorbereid bent.

Vitrinekasten en folderrekken. Heb je een bedrijfsruimte die vaak door anderen, waaronder klanten, bezocht wordt, dan kun je je kantoor natuurlijk ook hierop inrichten. Wat denk je bijvoorbeeld van een virtrinekast waarin je enkele van jouw producten tentoonspreidt. Of een folderrek met daarin diverse folders en flyers die jouw bedrijf en diensten onder de aandacht brengen.