Werken in de cloud
Steeds meer bedrijven werken in de cloud. Niet alleen het grootbedrijf kan niet zonder een digitale werkplek, ook steeds meer zzp’ers werken online. Jij bepaalt of je vandaag op kantoor, in de trein of thuis werkt, met wie je documenten deelt en vanaf welk device je deze opent.
Wat is werken in de cloud?
Werken in de cloud is een verzamelnaam voor allerlei software die alleen online beschikbaar is. Dat begint met een simpel backupsysteem of online e-mailprogramma. Maar een digitale werkplek gaat verder dan dat.
In de cloud blijft software automatisch up-to-date en kun je data automatisch benchmarken en overal beschikbaar maken. Dankzij een digitale werkplek kun je gemakkelijk toegang geven of op een andere locatie via de cloud verder werken.
Werken in de cloud betekent dat je werkt met online applicaties en je documenten en bestanden online opslaat.
Door alles vanuit de cloud te serveren kun je met applicaties werken waarvoor de hardware zo zwaar is dat je nooit op je eigen computer had kunnen installeren. Online is de software voorzien van goede backups en de beste hardware.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.
Online werken in vier stappen
Als je nu alles lokaal op je computer opslaat is werken in de cloud misschien een grote overstap voor jou. Veel ondernemers nemen de stap in verschillende fases. Ze beginnen met een back-up in de cloud, zetten daarna de boekhouding online om vervolgens via online toepassingen vanuit de cloud te werken.
Wil jij ook graag digitaliseren maar heb je geen idee met welke applicaties je de eerste stap moet zetten? Met de volgende cloudoplossingen kun jij ook stapsgewijs werken aan een digitale werkplek.
In vier stappen van lokaal werken op je eigen computer naar een online werkomgeving.
Begin met een online back-up
Een eerste stap naar een online werkplek is een online back-up. Je werkt op dezelfde applicaties, maar ben verbonden met een online omgeving en slaat je bestanden (ook) op in Dropbox, iCloud of Google Drive.
Het voordeel met online opslaan van bestanden is dat je weinig aan je werkwijze hoeft te veranderen, maar je via de cloud wel overal toegang hebt tot je data. Online opslaan is een prima eerste stap maar het nadeel is dat je niet direct kunt samenwerken in bestanden. Je moet je online opgeslagen gegevens en bestanden ook zelf controleren en bijhouden.
Breng je boekhouding naar de cloud
Veel ondernemers hebben nog een deel van de boekhouding offline in Excel of zelfs op papier. Regelmatig spreken ze af met een boekhouder om een stappen mappen met facturen, offertes of belangrijke notities door te nemen. Met een cloud-oplossing maak je dit direct efficiënter.
Een goed online boekhoudprogramma werkt met een ‘Scan & Herken’-functie en zet alles veilig in de cloud. Bonnetjes hoef je alleen nog maar even een fotootje van te maken met een app op je mobiele telefoon, en met een online programma kun je gemakkelijk bepalen hoeveel inzicht je wil delen met je boekhouder.
Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf programma's vergelijken? Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.
Werken in de cloud dankzij Google en Microsoft
Werk je samen met collega’s, opdrachtgevers of leveranciers? Dan is de opslag van documenten in een online backup meestal niet voldoende. Je wilt direct in bestanden kunnen samenwerken.
Als je bekend bent met Microsoft Office-programma’s als Outlook, Word en Excel, kun je overstappen op het zakelijke pakket van Office. Als alternatief kun je de cloudomgeving van Google Workspace overwegen. Hiermee werk je eenvoudig in de cloud en beheer je automatisch je werkbestanden inclusief zakelijke e-mail online.
Met Microsoft 365 of Google Workspace staan al je je documenten automatisch in de cloud.
Microsoft Office 365 kun je online kopen bij een Nederlandse speler als KPN of Yourhosting inclusief Nederlandstalige ondersteuning. In je online omgeving kun je gemakkelijk toegang delen met collega’s en je bestanden via verschillende apparaten vinden. Werk je soms thuis, op kantoor of zelfs in de trein of bij een opdrachtgever? Waar je ook bent, in de cloud kun je altijd je bestanden vinden.
Houd zakelijk en privé gescheiden. Via Rinkel.com schakel je een vast nummer eenvoudig door naar je mobiel. Inclusief virtuele telefooncentrale. Probeer het 7 dagen gratis.
CRM- of projectsoftware
Een Customer Relationship Management Systeem, kortweg CRM software, biedt je extra voordelen voor locatie-onafhankelijk werken. Zo kun je niet alleen online bestanden opslaan, maar hier ook context aan meegeven. Denk aan notities bij een offerte, het verslag van een bespreking of telefoongesprek, noteren wanneer een offerte is verstuurd, enzovoort. Ben jij een dag niet op kantoor en belt er een belangrijke klant? Je collega’s kunnen direct de laatste transacties, documenten of gespreksnotities online vinden.
Een CRM is vooral gericht op sales. Werk je vooral aan projecten? Dan is projectsoftware als Slack of Trello een logischere keuze. Hiermee kun je taken, bestanden, notities en voortgang delen met je opdrachtgever, collega of projectteam.
Nederland loopt achter met werken in de cloud
Bedrijven hebben voordeel bij het bieden van een online werkplek. Daarom is het zo opvallend dat het Nederlandse mkb voor de coronacrisis nog achterliep met werken in de cloud. Bedrijven zagen de toegevoegde waarde van een digitale werkplek niet in, of maken zich zorgen over de bescherming van gevoelige data. Dat is inmiddels veranderd.
Werken in de cloud betekent zakelijk namelijk vooral gemak op het gebied van samenwerken. Bestanden en documenten creëer en deel je makkelijk met elkaar, waardoor informatie altijd up-to-date is.
Digitaal samenwerken maakt je productiever dan telkens alles moeten delen via e-mails met bijlagen of meerdere softwaresystemen die niet op elkaar aansluiten, waardoor je alleen maar dubbel werk doet. Daarnaast raak je het in de cloud minder snel kwijt dan op een lokale omgeving, die gevoelig is voor problemen met jouw eigen computer, diefstal of brand.
Nadelen van een online werkplek
Een nadeel van werken in de cloud is dat je continu een internetverbinding nodig hebt, al heeft iedereen tegenwoordig een telefoon die een goede verbinding heeft. Een serieuzer nadeel van programma’s die in de cloud worden bijgewerkt, de beste hardware vragen en waarin veel mensen zowel samen als vanaf verschillende apparaten online werken, is dat het kostbaar is om te maken.
Aan de meeste cloudsoftware hangt daarom een maandabonnement. Het is goedkoop om ermee te beginnen maar als je lang abonnee blijft betaal je op den duur flink meer dan wanneer je eenmalig software voor je eigen computer had gekocht.
Toch wegen de voordelen van zakelijk werken in de cloud meestal op tegen de nadelen zoals het continu verbonden moeten zijn of de maandelijkse kosten. Zelfs voor een zzp’er heeft werken in de cloud de toekomst.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.
Online data beschermen
Werken in de cloud maakt je zakelijke werkzaamheden vele malen makkelijker. Maar zorg wel dat je je data goed beschermd. Zorg dus ten eerste dat je cloud-systeem, waarin al je gegevens zijn opgeslagen, altijd up-to-date is en voorzien is van voldoende beveiliging.
Daarnaast is het belangrijk dat helder is wie er verantwoordelijk is voor dataveiligheid binnen jouw bedrijf. Veel bedrijven zijn onvoldoende beschermd tegen digitale lekken, terwijl je moet voorkomen dat gevoelige informatie als de boekhouding op straat komt te liggen. Laat staan dat klantgegevens ongewenst naar buiten lekken, met als gevolg dat klanten vertrouwen in je bedrijf verliezen of er zelf nadeel van ondervinden.
Al beschermt online software data vaak beter dan een offline alternatief. Bestanden die alleen op jouw computer zijn opgeslagen zijn veel vatbaarder voor diefstal, een hack of computercrash dan wanneer dit online staat. Daarnaast is het maar de vraag hoe goed jij jouw computer hebt afgeschermd tegen virussen, hackers en andere bedreigingen.
Online data veilig opgeslagen? In de praktijk is de eigen organisatie meestal de zwakste schakel.
Gebruikers zijn de zwakste schakel
In de praktijk blijkt dat met name de eigen organisatie vaak de zwakste schakel is. Stel jezelf daarom de vraag: hoe makkelijk of moeilijk komen medewerkers bij de data? Kun je deze helemaal vertrouwen en wat gebeurt er als een medewerker besluit ergens anders te gaan werken? Hoe zorg je dat alleen de juiste mensen bij de data kunnen, nu en in de toekomst?
Zijn je wachtwoorden veilig, verander je ze regelmatig en beheer je de toegang voldoende actief? Het is verstandig een extra beschermingslaag op je cloudsysteem te hebben, zoals een token om in te loggen of een tweestapsverificatie. Zorg bovendien dat medewerkers geen privé e-mailadres gebruiken voor toegang of het uitwisselen van belangrijke documenten.