menu

Werken in de cloud

Steeds meer bedrijven werken in de cloud. Niet alleen het grootbedrijf kan niet zonder een digitale werkplek, ook steeds meer zzp’ers werken online. Niet je locatie, maar jij bepaalt of je vandaag op kantoor, in de trein of thuis werkt. Bovendien ben je verzekerd van een back-upsysteem als je werkt in de cloud.

Werken in de cloud

Digitale werkplek is meer dan alleen onafhankelijk zijn van locatie

We werken meer en meer digitaal. Daarnaast is de behoefte aan flexibel werken groter geworden: jaarlijks werken miljoenen Nederlanders regelmatig vanuit huis (CBS). De Wet Flexibel Werken uit 2016 maakt dat je als bedrijf je personeel hierin tegemoet moet komen. Maar ook als je als zzp’er is een digitale werkplek aan te raden. Deze is niet alleen onafhankelijk van een locatie, maar biedt ook andere voordelen.

Werken in de cloud betekent namelijk vooral gemak op het gebied van samenwerken. Bestanden en documenten creëer en deel je makkelijk met elkaar, waardoor informatie altijd up-to-date is. Daarnaast zul je het minder snel kwijtraken bij problemen met jouw eigen computer, diefstal of brand. Dit in tegenstelling tot omslachtige e-mails met bijlagen of meerdere softwaresystemen die niet op elkaar aansluiten, waardoor je alleen maar dubbel werk doet. Digitaal samenwerken komt je productiviteit dan ook ten goede.

Nederlandse bedrijven lopen achter met werken in de cloud

Bedrijven zijn dus gebaat bij het bieden van een online werkplek. Daarom is het zo opvallend dat het merendeel van het Nederlandse mkb achterloopt wanneer het aankomt op werken in de cloud. Online samenwerken blijft vooralsnog beperkt tot webmail of telefoneren via internet. Bedrijven zien de toegevoegde waarde van een digitale werkplek niet in, of maken zich zorgen over de bescherming van hun data.

Hoewel het eerstgenoemde snel verworpen is – een digitale werkplek maakt jou en je team op termijn efficiënter – is het beschermen van data wel een belangrijk aandachtspunt. Veel bedrijven zijn onvoldoende beschermd tegen digitale lekken, terwijl je natuurlijk wilt voorkomen dat gevoelige informatie als de boekhouding op straat komt te liggen. Laat staan dat klantgegevens ongewenst naar buiten worden gebracht, met als gevolg dat klanten vertrouwen in je bedrijf verliezen.

Online data beschermen

Werken in de cloud
Werken in de cloud

Werken in de cloud maakt je werkzaamheden vele malen makkelijker. Maar zorg wel dat je je data goed beschermd. Zorg dus ten eerste dat je cloud-systeem altijd up-to-date is en voorzien is van degelijke beveiligingssoftware. Daarnaast is het belangrijk dat helder is wie er verantwoordelijk is voor dataveiligheid binnen jouw bedrijf, dan wel binnen je samenwerkende partij. Wie heeft het beheer over het cloudplatform en de data die daarop circuleert? Zo voorkom je dat de bescherming hiervan tussen wal en schip valt.

Al moet worden gezegd dat online software data vaak beter beschermt dan een offline alternatief. Data dat alleen op jouw computer is opgeslagen is veel vatbaarder voor diefstal, een hack of computercrash dan wanneer dit online staat. Daarnaast is het maar de vraag hoe goed jij jouw computer hebt afgeschermd tegen virussen, hackers en andere bedreigingen.

In de praktijk blijkt dat met name de eigen organisatie vaak de zwakste schakel is. Stel jezelf daarom de vraag: hoe makkelijk of moeilijk komen medewerkers bij de data? Kun je deze helemaal vertrouwen en wat gebeurt er als een medewerker besluit ergens anders te gaan werken? Hoe zorg je dat alleen de juiste mensen bij de data kunnen, nu en in de toekomst? Verander jij wachtwoorden of beheer jij de toegang voldoende actief? Het is verstandig een extra beschermingslaag op je cloudsysteem te hebben, zoals een token om in te loggen of een tweestapsverificatie. Zorg bovendien dat medewerkers geen privé e-mailadres gebruiken voor toegang of het uitwisselen van belangrijke documenten.

Soorten cloud-systemen

Er zijn verschillende manieren om online te werken. Werken in de cloud is tegenwoordig allang niet meer alleen weggelegd voor grote bedrijven met honderden medewerkers. Een digitale werkplek inrichten hoeft dan ook niet duur of moeilijk te zijn.

  1. Werken met een online back-upsysteem
    De makkelijkste en goedkoopste manier om dit te doen, is door te werken met een online back-upsysteem. Je werkt zoals je normaal zou doen, maar slaat je bestanden (ook) op in een online omgeving zoals Dropbox, iCloud of Google Drive.Het voordeel is dat je weinig aan je werkwijze hoeft te veranderen, maar je bestanden wel toegankelijker zijn. Daarbij kun je deze oplossingen doorgaans gratis gebruiken. Als je meer opslagruimte wenst dan de gratis versie, betaal je hier een zachte prijs voor.Het is een prima eerste stap maar het nadeel is dat je niet online kunt samenwerken in bestanden en het lastig te delen is met derden. Je zult het dus telkens zelf moeten controleren en bijhouden, wat het foutgevoelig maakt. Houd er ook rekening mee dat databescherming beperkt is. Voor meer bescherming kun je beter voor een van onderstaande opties kiezen.
  2. Werken met de cloudversie van Office 365
    Als jouw bedrijf al werkt met Microsoft Office-programma’s, zoals Word, Excel en Powerpoint, kun je het zakelijke pakket van Office overwegen. Hiermee kun je gemakkelijk in de cloud werken en automatisch je werkbestanden inclusief zakelijke e-mail online beheren tegen een lage prijs. Dit maakt deze oplossing goedkoop en makkelijk.Microsoft is een grote buitenlandse aanbieder en de klantenservice daardoor omslachtig kan zijn. Maar Office 365 kun je ook kopen bij een Nederlandse aanbieder waar je gemakkelijker ondersteuning kunt krijgen wanneer je vragen hebt. Ook is Microsoft beperkt wanneer je complexere administratie online wilt beheren, zoals de boekhouding.

    Je kunt in dat geval overwegen een Nederlandse aanbieder in te schakelen die zowel Microsoft 365 als aanvullende beheermogelijkheden faciliteert, zoals KPN of Yourhosting.nl. Daarnaast kun je ervoor kiezen om daarnaast ook over te stappen op online boekhoudsoftware.

  3. Online werken met een CRM
    Een Customer Relationship Management Systeem, kortweg CRM software, biedt je nog wat extra voordelen. Zo kun je niet alleen online bestanden opslaan, maar hier ook context aan meegeven. Denk aan notities bij een offerte, het verslag van een bespreking of telefoongesprek, noteren wanneer een offerte is verstuurd, enzovoort. Zodoende beschik je niet alleen over een back-upsysteem, maar over een relatiebeheersysteem. Dit maakt deze oplossing vooral geschikt voor bedrijven met meerdere medewerkers.Het voordeel is dat je meer opties hebt om je werkprocessen efficiënter te maken, zoals bovenstaande voorbeelden laten zien. Het nadeel is dat je je routine enigszins zult moeten aanpassen om optimaal van het systeem gebruik te maken. Zo moet je jezelf en je medewerkers aanleren daadwerkelijk informatie in te voeren in de databank. Er gaat dus wat aanlooptijd in zitten om de overgang te maken.