e-boekhouden

Werken in de cloud

Steeds meer bedrijven werken in de cloud. Niet alleen het grootbedrijf kan niet zonder een digitale werkplek, ook steeds meer zzp’ers werken online. Jij bepaalt of je vandaag op kantoor, in de trein of thuis werkt. Bovendien ben je verzekerd van een back-upsysteem als je werkt in de cloud.

Wat is werken in de cloud?

In de cloud heb je overal toegang tot je online werkplekWerken in de cloud is een verzamelnaam geworden voor allerlei software die alleen nog maar online beschikbaar is. Dat gaat van een simpel backupsysteem tot software waarvoor de hardware zo zwaar is dat je het nooit op je eigen computer had kunnen installeren.

We werken meer en meer op een digitale werkplek. Dat is niet zo gek want de voordelen van de cloud zijn enorm: je hoeft niets meer te installeren. De programma’s werken zichzelf bij, je kunt in de cloud gemakkelijk toegang geven en op een andere locatie verder werken want het is overal beschikbaar en voorzien van goede backups en de beste hardware.

Wil je boekhouden in de cloud? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Nadelen van online werken

Een eerste nadeel is dat je continu een internetverbinding nodig hebt, al heeft iedereen tegenwoordig een telefoon die continu verbinding heeft. Een serieuzer nadeel van programma’s die continu worden bijgewerkt, de beste hardware vragen en waarin veel mensen zowel samen als vanaf verschillende apparaten werken, is dat het kostbaar is om te maken.

Aan de meeste cloudsoftware hangt daarom een maandabonnement. Het is goedkoop om ermee te beginnen maar als je lang abonnee blijft betaal je op den duur flink meer dan wanneer je eenmalig software voor je eigen computer had gekocht.

Toch wegen de voordelen van zakelijk werken in de cloud meestal op tegen de nadelen zoals het continu verbonden moeten zijn of de maandelijkse kosten. Zelfs voor een zzp’er heeft werken in de cloud de toekomst.

Werken in de cloud is meer dan alleen onafhankelijk zijn van locatie

Ook zzp'ers werken in de cloud De coronacrisis heeft thuiswerken een impuls gegeven, maar ook daarvoor was er al een groeiende behoefte aan flexibel werken. De Wet Flexibel Werken uit 2016 maakt dat je als bedrijf je personeel hierin tegemoet moet komen. Maar ook als je als zzp’er is het werken in de cloud zakelijk aan te raden. Je bent dan niet alleen onafhankelijk van een locatie, maar biedt ook andere voordelen.

Ook als zzp’er heeft het grote voordelen om te werken in de cloud!

Werken in de cloud betekent zakelijk namelijk vooral gemak op het gebied van samenwerken. Bestanden en documenten creëer en deel je makkelijk met elkaar, waardoor informatie altijd up-to-date is.

Daarnaast raak je het minder snel kwijt bij problemen met jouw eigen computer, diefstal of brand. Dit in tegenstelling tot omslachtige e-mails met bijlagen of meerdere softwaresystemen die niet op elkaar aansluiten, waardoor je alleen maar dubbel werk doet. Digitaal samenwerken maakt je productiever.

Wil je boekhouden in de cloud? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Nederlandse bedrijven lopen achter met werken in de cloud

Bedrijven hebben voordeel bij het bieden van een online werkplek. Daarom is het zo opvallend dat het Nederlandse mkb voor de coronacrisis nog achterliep wanneer het aankomt op werken in de cloud. Online samenwerken bleef vooralsnog beperkt tot webmail of telefonie via internet. Bedrijven zagen de toegevoegde waarde van een digitale werkplek niet in, of maken zich zorgen over de bescherming van hun data.

Daar is inmiddels verandering in gekomen. Al is het beschermen van data wel een belangrijk aandachtspunt. Veel bedrijven zijn onvoldoende beschermd tegen digitale lekken, terwijl je natuurlijk wilt voorkomen dat gevoelige informatie als de boekhouding op straat komt te liggen. Laat staan dat klantgegevens ongewenst naar buiten worden gebracht, met als gevolg dat klanten vertrouwen in je bedrijf verliezen.

Online data beschermen

Je bestanden veilig opgeslagen door werken in de cloud
Werken in de cloud

Werken in de cloud maakt je zakelijke werkzaamheden vele malen makkelijker. Maar zorg wel dat je je data goed beschermd. Zorg dus ten eerste dat je cloud-systeem, waarin al je gegevens zijn opgeslagen, altijd up-to-date is en voorzien is van degelijke beveiligingssoftware. Daarnaast is het belangrijk dat helder is wie er verantwoordelijk is voor dataveiligheid binnen jouw bedrijf, dan wel binnen je samenwerkende partij. Wie heeft het beheer over het cloudplatform en de data die daarop circuleert? Zo voorkom je dat de bescherming hiervan tussen wal en schip valt.

Al moet worden gezegd dat online software data vaak beter beschermt dan een offline alternatief. Data dat alleen op jouw computer is opgeslagen is veel vatbaarder voor diefstal, een hack of computercrash dan wanneer dit online staat. Daarnaast is het maar de vraag hoe goed jij jouw computer hebt afgeschermd tegen virussen, hackers en andere bedreigingen.

Online data veilig? In de praktijk is de eigen organisatie meestal de zwakste schakel.

In de praktijk blijkt dat met name de eigen organisatie vaak de zwakste schakel is. Stel jezelf daarom de vraag: hoe makkelijk of moeilijk komen medewerkers bij de data? Kun je deze helemaal vertrouwen en wat gebeurt er als een medewerker besluit ergens anders te gaan werken? Hoe zorg je dat alleen de juiste mensen bij de data kunnen, nu en in de toekomst? Verander jij wachtwoorden of beheer jij de toegang voldoende actief? Het is verstandig een extra beschermingslaag op je cloudsysteem te hebben, zoals een token om in te loggen of een tweestapsverificatie. Zorg bovendien dat medewerkers geen privé e-mailadres gebruiken voor toegang of het uitwisselen van belangrijke documenten.

Online werken in vier stappen

Als je nu alles lokaal op je computer opslaat is werken in de cloud misschien een grote overstap voor jou. Veel ondernemers nemen de stap in verschillende fases. Ze beginnen met een backup in de cloud, zetten daarna de boekhouding online om vervolgens via Office 365 of samenwerkingstools als Slack of Teamleader echt online te gaan werken. Wil jij ook graag digitaliseren maar heb je geen idee hoe je het aan moet pakken? Via de volgende stappen kun jij ook werken aan een digitale werkplek.

In vier stappen van lokaal werken op je eigen computer naar een online werkomgeving.

Begin met een online back-up

Een eerste stap naar een online werkplek is een online back-upsysteem. Je werkt zoals je normaal zou doen, maar slaat je bestanden (ook) op in een online omgeving zoals Dropbox, iCloud of Google Drive. Het voordeel met online opslaan van bestanden is dat je weinig aan je werkwijze hoeft te veranderen, maar je via de cloud wel overal toegang hebt tot je data. Daarbij kun je deze oplossingen doorgaans gratis gebruiken.

Als je meer opslagruimte wenst dan de gratis versie, betaal je hier een zachte prijs voor. Online opslaan is een prima eerste stap maar het nadeel is dat je niet direct kunt samenwerken in bestanden en het lastig te delen is met derden. Je moet je gegevens en bestanden zelf controleren en bijhouden.

Breng je boekhouding naar de cloud

Veel ondernemers hebben nog een deel van de administratie op papier. Regelmatig spreken ze af met een boekhouder om een stappen mappen met facturen, offertes of belangrijke notities door te nemen. Dat is niet erg efficiënt.

Stap over op een online boekhoudprogramma dat werkt met een ‘Scan & Herken’-functie. Bonnetjes hoef je alleen nog maar even een fotootje van te maken met je mobiele telefoon, en met een online programma kun je gemakkelijk bepalen hoeveel inzicht je wil delen met je boekhouder.

Zoek je een online boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf vergelijken? Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Werken in de cloud met Office 365

Werk je samen met collega’s of met andere zzp’ers of opdrachtgevers? Dan is een online backup meestal niet voldoende. Als je bekend bent met Microsoft Office-programma’s als Word, Excel en Powerpoint, kun je het zakelijke pakket van Office overwegen. Hiermee kun je gemakkelijk in de cloud werken en automatisch je werkbestanden inclusief zakelijke e-mail online beheren.

Office 365 kun je online kopen bij een Nederlandse speler als KPN of Yourhosting inclusief Nederlandstalige ondersteuning. In je online omgeving kun je gemakkelijk toegang delen met collega’s en je bestanden via verschillende apparaten vinden. Werk je soms thuis, op kantoor of zelfs in de trein of bij een opdrachtgever? Waar je ook bent, in de cloud kun je altijd je bestanden vinden.

CRM- of projectsoftware

Een Customer Relationship Management Systeem, kortweg CRM software, biedt je nog wat extra voordelen. Zo kun je niet alleen online bestanden opslaan, maar hier ook context aan meegeven. Denk aan notities bij een offerte, het verslag van een bespreking of telefoongesprek, noteren wanneer een offerte is verstuurd, enzovoort. Ben jij een dag niet op kantoor en belt er een belangrijke klant? Je collega’s kunnen direct de laatste transacties of gespreksnotities online vinden.

Een CRM is vooral gericht op sales. Werk je vooral aan projecten? Dan is projectsoftware als Slack of Trello een logischere keuze. Hiermee kun je taken, bestanden, notities en voortgang delen met je opdrachtgever, collega of projectteam.