Kantoorartikelen

Of je nu vanuit huis werkt of kantoorruimte huurt, voor het creëren van een fijne werkplek moet je regelmatig kantoorartikelen bestellen. Welke kantoorbenodigdheden moet je voor een productieve werkdag allemaal aan denken, wat kosten deze producten en waar kun je ze online bestellen?

Wat zijn kantoorartikelen en welke heb je nodig?

Bij kantoorartikelen denken mensen soms al snel aan een nietmachine, perforator of een notitieblok en wat pennen. Maar als je voor het eerst een werkplek inricht kun je je geld waarschijnlijk beter aan andere producten uitgeven. Welke artikelen heb je nu nodig om een volledig ingericht kantoor te realiseren?

Om te beginnen bij de basis: het inrichten van een werkplek begint met een bureau – het liefst een verstelbare – en een (ergonomische) bureaustoel, zodat je in een goede houding kunt werken. Hoewel je de kosten van de kantoorartikelen waarschijnlijk zo laag mogelijk wilt houden, is het belangrijk om niet te veel te bezuinigen op deze artikelen. Daarnaast heb je met kantoorartikelen wat terugkerende kosten. Denk aan inkt, papier, koffie of soortgelijke kantoorbenodigdheden.

Ga je zelf een thuiswerkplek inrichten? Check dan ook de tips, adviezen en artikelen van Coolblue. Zie ook de andere kosten van een eigen bedrijf.

Je werkplek begint met een bureau en bureaustoel

Er zijn talloze (web)winkels waar je bureaus en bureaustoelen kunt kopen. Wil je bij de inrichting van je kantoor op de kosten letten, dan kun je ook naar tweedehands kantoorartikelen kijken. Dit kan via bekende kanalen als marktplaats, maar er zijn ook verschillende bedrijven die gebruikte kantoorartikelen verkopen.

Weinig budget voor kantoorartikelen? Een bureau en stoel kun je ook leasen.

Een bureau en stoel kun je ook leasen. Dan ben je niet de eigenaar van de spullen, maar gedurende de looptijd mag je er wel gebruik van maken. In ruil voor een maandelijks tarief regelt de leasemaatschappij het onderhoud. Na afloop van de leaseperiode kun je de spullen teruggeven, overnemen of verder leasen.

De kosten van kantoormeubilair

Een bureau heb je vanaf een paar tientjes tot vele honderden euro (bijvoorbeeld wanneer je een zit/sta-bureau wilt). Hetzelfde geldt voor bureaustoelen. Vanaf ongeveer twintig euro heb je een simpele bureaustoel. Wil je wat meer comfort, dan gaat dit bedrag al snel richting de honderd euro. Ergonomische bureaustoelen beginnen veelal bij enkele honderden euro’s en kunnen oplopen tot ruim duizend euro.

Wil je het kantoormeubilair leasen, dan zijn de kosten hiervan onder meer afhankelijk van de producten die je wilt huren en de gewenste looptijd. Als richtlijn kun je aanhouden dat leasen vooral wordt ingezet voor de wat duurdere kantoorartikelen. Bij goedkopere bureaus en stoelen is kopen vaak voordeliger.

Opbergruimte en opbergmiddelen

Om kantoorartikelen als pennen, plakband, nietmachines, scharen, notitieblokken, post-its, enveloppen, postzegels en dergelijke producten te bewaren, is een ladeblok een aanrader. Mappen – en andere documenten – zijn fijner op te bergen in een (archief)kast. Een simpel ladeblok, ook wel bureaukast genoemd, begint bij zo’n vijftig euro. Voor een kast ben je al snel minimaal honderd euro kwijt.

Ga je zelf een thuiswerkplek inrichten? Check dan ook de tips, adviezen en artikelen van Coolblue. Zie ook de andere kosten van een eigen bedrijf.

Computer of laptop

Voor het uitoefenen van je werkzaamheden is een computer of laptop tegenwoordig niet meer weg te denken. Wie (veel) vanaf een laptop werkt, kan ook gebaat zijn bij een los toetsenbord, een monitor en een muis. Ook een laptoptas is handig voor als je je laptop wel eens meeneemt naar afspraken.

De kosten voor kantoorartikelen als een computer of laptop lopen ontzettend uiteen. Voor ongeveer tweehonderd euro heb je al een nette standaardlaptop of desktop, maar wil je bijvoorbeeld een extra snelle uitvoering of een MacBook/iMac, dan kun je hier (heel) wat meer geld voor uittrekken. Wil je daar een los toetsenbord (vanaf twintig euro), een monitor (minimaal tachtig euro) en/of een muis (vanaf een paar euro) bij, dan ben je voor deze benodigdheden op z’n minst honderd euro verder.

Software als Office en een boekhoudprogramma

Met alleen de hardware ben je er nog niet. Om fijn te werken, moet je naast bovenstaande kantoorartikelen ook software aanschaffen. Microsoft Office is populair maar daarbovenop zijn er tal van andere softwarepakketten die het leven van een ondernemer net wat makkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan een boekhoudprogramma of facturatiesoftware.

Ook een eigen website is tegenwoordig een must, ongeacht of je producten (of diensten) online aanbiedt. Om een website te kunnen lanceren, heb je een domeinnaam nodig. Daarnaast heb je webhosting nodig voor het in de lucht krijgen (en houden) van de website. Vanaf vijf euro per maand kun je terecht bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in webhosting.

Printer en printbenodigdheden

Hoewel je in theorie je kantoor papierloos kunt houden, zeker nu je steeds meer documenten online kunt beheren, kan het prettig zijn om bepaalde documenten, zoals offertes of presentaties, af te drukken. Een goede printer (eventueel met scanfunctie) is hierdoor geen overbodige luxe.

De kosten voor een printer zijn erg afhankelijk van je wensen. Maak je sporadisch een afdruk, dan volstaat een simpel thuisprinter. Voor zo’n vijftig euro heb je een nette printer, waarmee je kunt printen, scannen en kopiëren. Wil je adresstickers en (verzend)labels kunnen printer, dan is een labelprinter een aanrader. Deze printers zijn verkrijgbaar vanaf enkele tientjes, maar je hebt ook varianten van honderd(en) euro(‘s).

Naast de printer zelf heb je uiteraard kantoorartikelen als papier (vanaf een paar euro) nodig en cartridges of een toner (beiden minimaal tien euro). Werk je met vertrouwelijke informatie, dan is een papiervernietiger het overwegen waard. Reken voor dit kantoorartikel op ongeveer vijftig euro.

Visitekaartjes

Ondanks dat je via kanalen als LinkedIn eenvoudig contactgegevens kunt achterhalen, heeft een groot percentage van de ondernemers nog altijd wat visitekaartjes om tijdens een netwerkevent, meeting of andere bijeenkomst snel gegevens uit te wisselen. Er zijn talloze drukkerijen en online spelers waarbij je deze kaartjes kunt bestellen. De prijzen – voor vijfhonderd visitekaartjes – beginnen bij ongeveer tien euro.

Verlichting en klimaat

Niet alleen het meubilair is bepalend of je je werkzaamheden comfortabel kunt uitvoeren, ook de verlichting speelt een grote rol bij het werkcomfort van een kantoor. Goede verlichting stimuleert niet alleen de productiviteit, het zorgt er ook voor dat je fitter blijft. Een plafondlamp (reken op minimaal veertig euro) of inbouwspots (vanaf twee tientjes per stuk) bieden in werkkamers vaak de basisverlichting.

Een te veel aan licht is overigens ook niet prettig. Het plaatsen van zonwering kan helpen tegen warmte of spiegelend zonlicht. De prijs van dit kantoorartikel hiervan is sterk afhankelijk van het type zonwering. Jaloezieën heb je al voor enkele tientjes, terwijl de prijs van een screen begint bij ongeveer zestig euro. Voor de warme lente- en zomermaanden kan een (mobiele) airco uitkomst bieden (vanaf zo’n 250 euro).

Overige kantoorartikelen

Naast bovenstaande kantoorartikelen vinden sommige ondernemers het prettig om hun werkruimte wat op te fleuren met planten en (muur)decoraties (beiden vanaf zo’n tien euro). Ook een prullenbak (vanaf vijf euro), kapstok (vanaf tien euro) en vaste telefoon (paar tientjes) misstaan niet in een kantooromgeving.

Met planten, verplichting en decoratie kun je de sfeer van het kantoor sterk verbeteren.

Is je reguliere internet niet toereikend? Dan kan zakelijk internet handig zijn. De kosten hiervoor – die beginnen bij ongeveer veertig euro per maand – liggen hoger dan voor particulieren. Dit komt onder meer omdat de capaciteit van de internetverbinding onder minder gebruikers wordt verdeeld. Naast de hogere snelheid heeft zakelijk internet enkele andere voordelen, zoals een hogere uptime.

Kantoorkosten met terugkerende kosten

Veel kantoorartikelen koop je eenmalig, zoals kantoormeubilair, opbergmiddelen, een printer, een vaste telefoon of verlichting. Natuurlijk kun je na verloop van tijd beslissen dat de inrichting van je kantoor een upgrade of uitbreiding nodig heeft, maar met deze artikelen kun je een flinke tijd vooruit.

Ga je zelf een thuiswerkplek inrichten? Check dan ook de tips, adviezen en artikelen van Coolblue. Zie ook de andere kosten van een eigen bedrijf.

Bij andere kantoorartikelen is de kans groot dat je ze meerdere keren per jaar aanschaft. Denk aan printpapier, cartridges of toners, notitieblokken en mappen. Soms kun je deze wel goedkoper inkopen bij een groothandel. Ook de kosten voor softwarepakketten en het (zakelijke) internet zijn terugkerend. Als je bepaalde kantoorbenodigdheden gaat leasen moet je hier ook een maandelijks bedrag voor reserveren.

Welke kantoorartikelen zijn aftrekbaar?

In de regel zijn alle zakelijke kosten aftrekbaar. Of het nu drukwerk is, kantoormeubilair of een internetverbinding, zolang je het zakelijk gebruikt, mag je het opvoeren als aftrekpost. Waar je wel op moet letten is het percentage dat je het zakelijk gebruikt (bijvoorbeeld zakelijke internet- of telefoonkosten). Stel dat je je telefoon voor vijftig procent zakelijk gebruikt, dan mag je de kosten dus ook maar voor de helft aftrekken van de belasting.

Alle kantoorartikelen zijn aftrekbaar. Let wel op investeringen en privégebruik.

Verder moet je onderscheid maken tussen kosten en investeringen, oftewel aftrekposten die je verspreid over meerdere jaren van de belasting afschrijft. Om een product te mogen afschrijven moet het een waarde hebben van minimaal 450 euro exclusief btw en langer dan een jaar meegaan. De meeste kantoorartikelen in deze lijst vallen onder kosten. Maar een bureau(stoel), kast of laptop kan dus ook een investering zijn.