e-boekhouden

Bedrijfsruimte huren

Een eerste bedrijfsruimte huren is een grote stap, maar als je medewerkers wilt aannemen, klanten wilt ontvangen of machines of opslag nodig hebt voor je bedrijf is een eigen werkruimte essentieel. De voor- en nadelen en fiscale regels van een pand of kantoorruimte huren.

Bedrijfsruimte voor medewerkers of klanten

Bedrijfsruimte hurenDe meeste ondernemers hebben een zakelijke werkruimte nodig. Je kunt thuiswerken, een pand kopen, of een ruimte huren. Een thuiswerkplek of zelfs kantoor aan huis klinkt voordelig, maar kan ook stil of lastig zijn.

Je hebt thuis niet altijd een plek om medewerkers of klanten te ontvangen, kunt je bedrijfsinrichting of voorraad er niet in kwijt en soms wil je simpelweg bij de KvK een andere plek als vestigingsadres.

Zoek je een werk- of vergaderruimte? Regus.com biedt plekken door het hele land. Van simpel virtueel kantoor tot compleet ingerichte bedrijfsruimtes met vaste eigen werkplekken, inclusief faciliteiten.

Losse werkkamer, kantoor of heel bedrijfspand

Afhankelijk van wat je onderneming doet kun je een losse werkkamer of flexibele werkplek voor jezelf huren, maar je kunt het ook groter aanpakken. Zo heeft een autodealer al snel een flink bedrijfspand nodig door de ruimte die nodig is voor de showroom.

Een bedrijfspand kopen kan op de lange termijn interessant zijn, maar de meeste ondernemers huren een bedrijfsruimte. Een zzp’er heeft soms aan een kleine werkplek voldoende, en deelt het kantoorpand vaak graag met andere huurders. Een losse lunch-, vergader- of opslagruimte maken het pand al snel compleet.

kantoor- of winkelruimte huren voor je bedrijf

Ook zzp’ers huren vaak een eigen werkruimte

Toch kiezen ook kleine zzp’ers vaak voor een eigen werkruimte. Mede omdat er fiscaal best veel mogelijk is met zakelijke huurkosten. De huur van een bedrijfsruimte is aftrekbaar en de btw op de huurprijs kun je verrekenen in de voorbelasting. De huurkosten hebben direct effect op de winst en dus op de inkomstenbelasting. Zo betaalt de belastingdienst bijna de helft van de huur van de ruimte mee.

Complete bedrijfspanden zijn duurder dan losse werkruimtes, zelfs als je daarbij ook een gezamenlijke eet- of vergaderruimte bij zoekt. Maar fiscaal is er weinig verschil. Alle kantoorruimte is aftrekbaar als je voldoet aan de fiscale regels.

Fiscale regels voordat huurkosten aftrekbaar zijn

huur aftrekbaar bij belastingdienstDe belastingdienst heeft regels voordat de huurkosten van een bedrijfsruimte aftrekbaar zijn. De btw van een gehuurde kantoorruimte is alleen aftrekbaar als deze minimaal voor 90% via de voorbelasting is te verrekenen. Je moet dus wel echt geld verdienen.

Verder is er een huurcontact nodig waarin de volgende zaken staan:

  • Gegevens van de verhuurder
  • Of de huur is belast met btw
  • Vanaf welke datum de huur start
  • Een omschrijving van de ruimte
  • De datum van het boekjaar van de huurder

Zowel de huurder als de verhuurder van het bedrijfspand moeten het huurcontract ondertekenen.

Fiscaal aftrekbare kosten bij huur:

De volgende kosten zijn aftrekbaar als je voldoet aan bovenstaande regels:

  • De huur van de bedrijfsruimte
  • De energiekosten
  • Verzekeringskosten
  • Schoonmaakkosten
  • Inrichtingskosten (vloerbedekking, behang, maar ook bureau(s) en kasten)
  • Huisstijlkosten (poster voor het raam, naambordje bij de deur)

Voor- en nadelen van een kantoor huren

Het grote voordeel van thuiswerk is de vrijheid. Maar deze vrijheid is niet voor iedereen de beste stimulans. Als je een kantoorruimte huurt kun je eenvoudiger je werk en privé gescheiden houden. Als je een plek huurt in een verzamelpand heb je er soms ook gelijk een leuk netwerk bij.

Ga je een kantoor inrichten? Check dan ook de tips, adviezen en artikelen van Coolblue. Zie ook de andere kosten van een eigen bedrijf.

Voordelen van een ruimte in een kantoorpand

  • Duidelijke scheiding tussen privé- en werkomgeving.
  • Je vergroot je netwerk.
  • Gezamenlijke vergaderzalen en andere faciliteiten.
  • Centrale receptie voor telefoon en ontvangst.

Voordelen thuiswerken

  • Vrijheid om te werken op je eigen manier
  • Het is goedkoop
  • Je hebt van niemand last

Een uitgebreid artikel over de voor- en nadelen van een kantoor aan huis gaat nog dieper in op het onderwerp. Je hoeft overigens niet gelijk te kiezen voor een fulltime kantoor, je kan ook kijken naar de mogelijkheid om een tijdelijke kantoorruimte als een flexplek te huren. Je kunt dan voor jezelf eens testen of werken op een kantoor beter werkt of niet.

Huren in een bedrijfsverzamelgebouw

samenwerken in een kantoorruimteAls je goed met een verhuurder kunt onderhandelen kun je soms vooraf de scherpe randjes van een huurcontract nog wel bespreekbaar maken, maar los daarvan is een eigen ruimte huren een grote stap. Niet alleen vanwege de huurprijs, maar ook door de kosten van het inrichten en bijkomende zaken als het afsluiten van  zakelijk internet, schoonmaak, en onderhoud.

Als je nog maar weinig meters nodig hebt, kun je ook een bedrijfsverzamelgebouw overwegen. Hier kun je vaak vrij kleinschalig starten, bijvoorbeeld door letterlijk één werkplek af te nemen. Soms verhuren ze deze zelfs ingericht inclusief allerlei voorzieningen. Vaak is er zelfs een gedeelde vergaderruimte waardoor dit een perfecte locatie is om ook klanten te ontvangen.

Flexibele kantoorruimte bij een incubator

plek voor medewerkers van je ondernemingVoor innovatieve of snelgroeiende bedrijven biedt een business incubator soms flexibele contracten die nog een stap verder gaan dan een verzamelgebouw. Zij helpen ook bij het vinden van het juiste netwerk. Zo hebben zij vaak ook contacten met investeerders, universiteiten, media en bieden deelnemers veel ondersteuning. Incubators hebben zeker voor starters of startups met groeipotentie vaak gunstige huurvoorwaarden.

Ga je een kantoorruimte inrichten? Check dan ook de tips, adviezen en artikelen van Coolblue. Zie ook de andere kosten van een eigen bedrijf.