Electronisch factureren

Vanaf februari 2009 heeft het ministerie van Financiën bepaald dat de elektronische rekening dezelfde status heeft als de papieren variant. Dat betekent dat de belastingdienst digitale facturen accepteert, en zelfs stimuleert om te gebruiken. Ondanks dat bedrijven wel oren hebben naar de enorme besparingen die digitaal factureren met zich meebrengt (geen postzegels, geen papier, geen verwerkingskosten), blijken organisaties bepaalde reserves te hebben voor de definitieve overstap naar elektronisch factureren. Terecht, of onterecht?

Voordelen electronisch factureren
Het elektronisch afhandelen van facturen levert een gemiddelde tijdsbesparing op van 30 tot 70 procent.

Hoe? Bedrijven zijn ongeveer zeven minuten bezig met het maken van een verkoopfactuur, en tien minuten met het verwerken van een inkoopfactuur. Om dit goed te doen, moeten medewerkers de bijbehorende documenten erbij halen, zoals offertes en orders. Dit kost ook tijd. De tijd die besteed wordt aan het verwerken of opstellen van de factuur, plus  de zoektijd naar juiste documenten , is samen de tijd die bespaard kan worden door  het factuurproces elektronisch af te handelen. Een bijkomend voordeel van elektronisch afhandelen van facturen is naast de tijdsbesparing  de foutenverminderingen. Het handmatig verwerken van facturen is nu eenmaal foutgevoelig, en het herstellen van fouten kost tijd en dus geld.

Valkuil: niet betrekken van de medewerkers.

Doordat digitaal factureren enorm veel tijd bespaart, zal de financiële afdeling haar takenpakket moeten herdefiniëren. Niet alle medewerkers kijken uit naar verandering, dus het is belangrijk vooraf iedereen te betrekken en te informeren. Door de facturen elektronisch te verwerken kunnen de financiële medewerkers zich gaan richten op het aansturen en coördineren van financiële processen, het bewaken en versterken van de financiële positie en het managen van financiële risico’s. Dit is een hele omslag, die alleen succesvol is als de medewerkers de verandering naar digitalisering niet alleen accepteren, maar ook kunnen volgen en ondersteunen.

Valkuil: te snel van start

Sommige organisaties zijn zo enthousiast over kostenbesparingen, dat ze zich zonder gedegen oriëntatie het roer in een keer om willen gooien. Dat is niet verstandig. Niet voor uw organisatie, maar ook niet voor uw klanten en leveranciers. Waar moet u op letten? Wees ervan bewust dat elektronisch factureren een onlosmakelijk onderdeel is van het gehele inkoop- en betaalproces. Wat zijn de gevolgen van het overstappen op digitale facturen op andere processen, zoals de inkoop, voorraadbeheer en logistiek? Hoe staan de medewerkers van deze afdelingen tegenover digitalisering van inkooporders of pakbonnen? Hoever zijn uw klanten bij het accepteren van digitale facturen. Welk systeem gaat u aanschaffen om de facturen elektronisch te verwerken. Is een maatoplossing nodig, of volstaat een standaard pakket? Allemaal zaken die vooraf duidelijk moeten worden, ander neemt u misschien wel beslissingen die later duur zijn om terug te draaien.

Succesfactor: Betrek uw klanten en leveranciers bij uw plannen voor elektronisch factureren

Pas wanneer elektronisch factureren door alle Nederlandse bedrijven is geaccepteerd, zullen de besparingsvoordelen pas echt duidelijk zijn. Maar de medewerking van alle denkbare economische partijen is hiervoor wel een vereiste. Is het realistisch om te veronderstellen dat iedereen tegelijkertijd overstapt naar elektronisch factureren? Waarschijnlijk niet. Tot die tijd heeft u te maken met organisaties die nog geen, of beperkt gebruik maken, van digitale facturen. Vanaf februari 2009 mag u alle klanten en leveranciers een digitale factuur sturen, zonder vooraf overleg te voeren. Als de klant betaalt, geeft hij daarmee aan dat hij digitale facturen kan en wil ontvangen. Maar als de klant niet betaalt, moet u uitzoeken wat het probleem is. De oorzaak kan liggen in het feit dat de klant geen digitale facturen wil verwerken of deze niet eens kan ontvangen. Daarom is het beter vooraf uw klant te informeren over uw plannen, en toestemming te vragen voor het versturen van digitale facturen. Ook kunt u afspreken in welk formaat u de factuur stuurt en of u gebruik maakt van een geavanceerde elektronische handtekening. Vergeet niet dat door het accepteren van elektronische facturen de klant of leverancier het mogelijk maakt dat uw organisatie geld bespaart. Daarom kunt u de klant  ‘belonen’ door het geven van korting op de order, of ervoor zorgen dat de leverancier binnen zeven dagen betaald wordt.

Succesfactor: Maak uw factuur herkenbaar

Een goede factuur wordt door de ontvanger onmiddellijk herkend als een factuur van uw organisatie. Dat kan door het gebruik van logo’s of andere bedrijfsafhankelijke uiterlijke kenmerken, maar bij een digitale factuur kan dit ook door het plaatsen van een geavanceerde elektronische handtekening. Hierdoor kan het factuursysteem automatisch controleren dat de factuur niet gewijzigd is en van uw organisatie afkomstig is. De controleerbaarheid van het factuurproces is erg belangrijk. Het gaat om de authenticiteit van de factuur (is de factuur werkelijk afkomstig van de leverancier) en de integriteit (zijn de gegevens niet wijzigbaar of niet gewijzigd). Als extra controlemiddel kunt u regelmatig verzamelfacturen sturen. Hierin staat een overzicht van de regels die zijn gefactureerd, waardoor in een keer duidelijk is welke facturen zijn verstuurd en wat moet erop staan. Het factuursysteem kan deze controle volledig automatisch uitvoeren.

Ten slotte:

Als u overstapt op elektronisch factureren is het van belang tijd in te bouwen voor een goede testprocedure. Monitor samen met de belanghebbende het conversieproces en bouw evaluatiemomenten in, zodat tijdig processen aangepast of ingebouwd kunnen worden. Op dit moment behoren bedrijven die overstappen op elektronisch factureren tot een selecte groep grondleggers, die niet bang zijn voor innovatie en begrijpen dat besparingen nu al gerealiseerd kunnen worden.  Over enkele jaren zal er geen papieren factuur meer te vinden zijn. Blijft over de vraag: wanneer stapt u over?

Auteur:
Kevin Raaijmakers