menu

Bepaal jij datum van je factuur?

Lang niet alle ondernemers factureren op hetzelfde moment. Het is ook bekend dat lang niet alle klanten zich aan de betalingstermijnen van jouw facturen houden. Door een berichtje op De Telegraaf ontstaat nu een discussie over een klant die facturen – die te laat binnenkomen – zelfs helemaal wil weigeren. Maar daar zijn toch gewoon regels voor?

Berichtje over factuurtermijn op De Telegraaf
Vol verbazing las ik vanmorgen een bericht op De Telegraaf over een bedrijf dat aangeeft facturen die na drie maanden nog binnenkomen, niet langer in behandeling te nemen. De columnist vraagt zich af of zoiets eigenlijk wel mag?

Persoonlijk kan ik dit initiatief van deze niet bij naam genoemde klant alleen maar toejuichen. Drie maanden is wel wat snel, dat wel. Persoonlijk zou ik een voorstander zijn van vier maanden. Mogelijk dat deze klant dat intern ook wel aanhoudt maar duidelijk wil communiceren dat een snelle afhandeling van de administratie hier zeer op prijs wordt gesteld. 

In het artikel wordt direct gesproken over het inschakelen van juristen. Het niet in behandeling nemen van facturen wordt gezien als een grote beperking van de vrijheid van de ondernemer. Maar is dat eigenlijk wel zo? De schrijver is er niet bang voor, want die hanteert zijn eigen leveringsvoorwaarden.

Helpen leveringsvoorwaarden nou écht?
Voor ik de discussie begin wil ik allereerst die schrijver even waarschuwen. Leverings-voorwaarden zijn meestal niet meer dan aanvullende voorwaarden. Als jouw klant een clausule direct met jou doorneemt en jij gaat akkoord (stilzwijgend in dit geval) dan overrulen die meestal de aanvullende voorwaarden en zijn ze dus alsnog geldig. Ook al staat in je voorwaarden wat anders.

De Belastingdienst eist direct factuur
En dan inhoudelijk: Er is gewoon een regel vanuit de Belastingdienst. Je bent als ondernemer helemaal niet vrij om te bepalen wanneer je facturen maakt. Je moet die rekening sturen, binnen een kalendermaand na oplevering van de opdracht. Officieel zelfs binnen tien dagen. Of je wilt of niet. Nu is dat bijna niet te controleren en wordt praktisch gezien een maand nog wel gedoogd maar dan houdt het eigenlijk wel op. Je moet binnen een maand na oplevering factureren.

En daar zijn hele duidelijke redenen voor. Als je facturen vele maanden mag uitstellen wordt de administratie van een bedrijf opeens zeer onduidelijk. Zo kun je een kalenderjaar als ondernemer behoorlijk beïnvloeden als je opeens in januari van de laatste zes maanden gaat factureren. Of als je gaat emigreren en de nieuwe facturen vanuit het nieuwe land gaat sturen bijvoorbeeld. Al dat soort zaken tellen mee.

Ook ik wil gewoon mijn facturen!
Maar praktisch zijn er ook bijzondere bezwaren. Ik als ondernemer wil gewoon een factuur binnen enkele weken zien. Krijg ik na maanden nog de factuur waarop voor mij een onduidelijke urendeclaratie ten grondslag ligt dan is dat voor mij niet meer te controleren. Er is geen discussie meer mogelijk. Ik kan dus niet meer controleren of de factuur wel terecht is!

Zo komt ook mijn financiële administratie in gevaar. Als ik na zes maanden opeens allerlei facturen krijg krijg van het jaar ervoor raakt mijn complete administratie – mogelijk zelfs mijn gekoesterde liquiditeit in de war. Ik wil die factuur gewoon het liefst gelijk oversteken met de oplevering van de dienst of product, en dan het liefst met een betalingstermijn van een dag of dertig zodat ik in die maand kan bepalen of ik het voor of na de vaste kosten de factuur overmaak.

Mocht het echt een keer een probleem zijn dan speel ik liever open kaart en vraag ik mijn leverancier om een langere betaaltermijn. De factuur mag evengoed gewoon gemaakt worden. Zo weten we beiden in ieder geval waar we aan toe zijn!

Conclusie bij deze opdrachtgever
Het is in dit voorbeeld op De Telegraaf duidelijk geen onwil. De schrijver geeft aan dat deze klant altijd netjes binnen de betalingstermijn de facturen overmaakt. Geweldig! Dat soort klanten heb je zelden genoeg. Waarom dan toch zo streng?

Ik kan me voorstellen dat de genoemde klant in het artikel op de Telegraaf uren eventueel wil kunnen nagaan. Een controle op de diensten wil kunnen uitvoeren en gewoon inzicht wil in de debiteuren- en crediteurenadministratie. Snelle facturen zijn niet alleen wettelijk verplicht of praktisch handig. Ze maken de administratie ook transparant, controleerbaar en veel beter beheersbaar. Dat bespaart fouten, beter overzicht bespaart kosten, en helpt tegen fraude. Zolang de klant er tegenoverstelt dat hij óók snel de facturen overmaakt lijkt het me meer een win-win-situatie voor beide partijen.

Waarom zou een ondernemer dáár nou een probleem van kunnen maken? 

Verder lezen

Reacties